این مقاله ده ویژگی شگفت‌انگیز را نشان می‌دهد که ممکن است درباره آن‌ها ندانید، اما ممکن است در زمان پرداختن به ایمیل‌های معمولی در زمان شما صرفه‌جویی کند.

اگر بخش عمده‌ای از ارتباطات آنلاین ایمیل های تکراری هستند، طبیعی است که شما برای بهینه سازی آن بخش از کار خود تلاش کنید. پاسخ دادن با الگو می‌تواند جایگزینی عالی برای نوشتن ایمیل‌ها از ابتدا به روشی خسته‌کننده و کلید به‌کلید باشد.

قالب‌های Outlook

قالب‌های ایمیل در Outlook مانند سند هستند. قالب ها در Word یا قالب های کاربرگ در اکسل. اگر اغلب پیام‌های مشابه یا بسیار مشابهی را برای افراد مختلف ارسال می‌کنید، می‌توانید با کلیک کردن روی فایل > ذخیره به‌عنوان > الگوی Outlook یکی از این پیام‌ها را به عنوان الگو ذخیره کنید. (*.oft) . و سپس، به جای نوشتن ایمیل از ابتدا، با یک الگو شروع می‌کنید، در صورت نیاز آن را سفارشی می‌کنید و ارسال را فشار می‌دهید. پیام خارج می شود، اما الگو باقی می ماند و برای استفاده بعدی آماده است.

به طور پیش فرض، همه الگوهای Outlook در پوشه زیر ذخیره می شوند. این نباید تغییر کند، در غیر این صورت نمی‌توانید الگوی خود را از داخل Outlook باز کنید.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

مزایا :

• ایجاد و ذخیره آسان است.
• فیلدهای آدرس (به، رونوشت و کپی مخفی)، خط موضوع، و حتی حساب ارسال را می توان از پیش تعریف کرد.
• الگوهای پیام شما می توانندایجاد کنید.

  در اینجا نمونه ای از ظاهر قالب پیام نوشت افزار Outlook شما آمده است:

  

  مزایا : گزینه های قالب بندی فراوانی به دلیل پشتیبانی HTML

  معایب : تعداد کلیک ها برای ذخیره و دسترسی به فایل های نوشت افزار بسیار بیشتر از نیاز واقعی است

  نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2007

  فرم های سفارشی در Outlook

  من از قبل می گویم - این تکنیک برای حرفه ای ها در نظر گرفته شده است. طراحی یک فرم سفارشی بسیار پیچیده تر از هر روش دیگری است که در این آموزش بحث شده است و ممکن است به مهارت های برنامه نویسی VBA نیاز داشته باشد. برای شروع، تب Developer را در Outlook خود فعال کنید. سپس، روی Design a Form کلیک کنید، یکی از فرم های استاندارد را به عنوان پایه فرم سفارشی خود انتخاب کنید، فیلدها، کنترل ها و احتمالاً کد اضافه کنید، ویژگی ها را تنظیم کنید و فرم خود را منتشر کنید. گیج کننده و مبهم به نظر می رسد؟ در واقع، فهمیدن این موضوع زمان می برد.

  

  مزایا : یک ویژگی بسیار قدرتمند با گزینه های فراوان

  مشکلات : یک منحنی یادگیری تند

  نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2007

  الگوهای ایمیل مشترک

  باور کنید یا نه، استفاده از این راه حل برای مبتدیان و گوروها به طور یکسان لذت بخش است. مبتدیان از سادگی آن قدردانی خواهند کرد - شروع به کار با الگوهای ایمیل مشترک به اندازه کافی بصری است که فوراً به آن بپرید. کارشناسان Outlook می توانند از بسیاری از ویژگی های پیشرفته مانند ایجاد استفاده کنندپاسخ‌های شخصی‌سازی شده با کمک ماکروها، پیکربندی فیلدهای از پیش تعریف‌شده، قابل پر کردن و کشویی، استخراج اطلاعات از مجموعه‌های داده، و بسیاری موارد دیگر.

  بر خلاف ویژگی‌های داخلی، الگوهای ایمیل اشتراکی تمام عملکردها را مستقیماً به پنجره پیام می‌آورد. ! اکنون می توانید بدون جابجایی بین برگه های مختلف و جستجو در منوها، الگوهای خود را در یک لحظه ایجاد، ویرایش و استفاده کنید.

  برای ایجاد یک الگوی جدید، به سادگی محتوای مورد نظر (متن، تصاویر، پیوندها و غیره) در یک پیام و روی الگوی جدید کلیک کنید.

  برای درج یک الگو در پیام، روی <1 کلیک کنید. نماد> جای‌گذاری یا روی نام الگو دوبار کلیک کنید.

  

  مزایا :

  • سریع و راحت برای ایجاد کنید.
  • یک پیام را با یک کلیک درج کنید.
  • به صورت شخصی استفاده کنید یا با تیم خود به اشتراک بگذارید.
  • فیلدهای متنی قابل پر کردن و لیست های کشویی را اضافه کنید.
  • فیلدهای ایمیل را پر کنید، تصاویر را وارد کنید، و فایل‌ها را به صورت خودکار پیوست کنید.
  • قالب‌بندی اولیه را در ویرایشگر درجا اعمال کنید تا طرح‌های پیچیده با استفاده از HTML ایجاد کنید.
  • پیوند به پیش‌نویس‌های خود را پوشه کنید و از هر یک از پیش‌نویس‌های Outlook خود به‌عنوان الگوهای ایمیل استفاده کنید.
  • از میانبرها برای پاسخ‌های سریع استفاده کنید.
  • از هر دستگاهی، اعم از Windows، Mac، به الگوهای خود دسترسی داشته باشید. یا Outlook Online.

  مشکلات : می توانید آزمایش کنید و به ما اطلاع دهید :)

  پشتیبانی می شودنسخه‌ها : Outlook برای Microsoft 365، Outlook 2021 - 2016 Windows و Mac، Outlook در وب

  نحوه دریافت : طرح اشتراک خود را انتخاب کنید یا یک نسخه رایگان از Microsoft AppSource دانلود کنید .

  به این ترتیب می توان یک الگوی ایمیل در Outlook ایجاد کرد. امیدواریم آموزش ما به شما کمک کند تکنیک مورد علاقه خود را انتخاب کنید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!

  حاوی پیوست‌ها، گرافیک‌ها و قالب‌بندی‌هایی مانند فونت‌ها، رنگ‌های پس‌زمینه، و غیره است.

مشکلات : استفاده از آن آزاردهنده است - برای باز کردن یک الگو، باید کاملاً عمیق در منوها.

نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2010

آموزش عمیق : نحوه ایجاد و استفاده از الگوهای ایمیل Outlook

الگوهای ایمیل در برنامه وب Outlook.com

برنامه وب Outlook.com همچنین دارای الگوهای ایمیل است. در مقایسه با فایل‌های .oft در نسخه دسکتاپ، برای باز کردن این فایل‌ها به تعداد زیادی کلیک روی منو نیاز ندارند. با این حال، گزینه‌ها در اینجا چندان گسترده نیستند - یک الگو می‌تواند حاوی تصاویر کوچک و قالب‌بندی اولیه باشد، اما نمی‌توان فیلدهای ایمیل را از پیش تنظیم کرد یا فایل‌ها را پیوست کرد.

مانند بسیاری از ویژگی‌های مفید دیگر، این یکی نیز از دید فوری پنهان است. چشم انداز. برای استفاده از آن، این کاری است که باید انجام دهید:

در گوشه سمت راست پایین پنجره پیام جدید ، روی دکمه بیضی (...) کلیک کنید، و سپس روی <11 کلیک کنید>قالب های من .

پنجره قالب های من با چند نمونه پیش فرض آماده استفاده نشان داده می شود. برای ساختن قالب خود، روی دکمه + Template کلیک کنید و عنوان و متن قالب را در کادرهای مربوطه وارد کنید. یا می‌توانید متن را در پنجره پیام تایپ و قالب‌بندی کنید، و سپس کپی/پیست کنید - تمام قالب‌بندی‌ها حفظ می‌شود.

برای درج الگو در ایمیل، فقط کافی است روی نام آن در صفحه کلیک کنید.

مزایا :ساده و شهودی

معایب : گزینه های محدود

نسخه های پشتیبانی شده : برنامه وب Outlook.com

قطعات سریع و متن خودکار

Quick Parts قطعات قابل استفاده مجدد از محتوا هستند که می توانند به سرعت به یک پیام ایمیل، قرار ملاقات، تماس، درخواست جلسه و کار اضافه شوند. جدا از متن، آنها همچنین می توانند شامل گرافیک، جداول و قالب بندی سفارشی باشند. در حالی که قالب‌های .oft یک پیام کامل را تشکیل می‌دهند، قطعات سریع نوعی بلوک‌های سازنده کوچک‌تر هستند.

Quick Parts جایگزین مدرن AutoText در Outlook 2003 و پیش از آن است. در نسخه های اخیر، هر دو نوع موجود است. تنها تفاوت بین آنها این است که اقلام در گالری های مختلف قرار دارند. از همه جهات دیگر، Quick Parts و AutoText اساساً یکسان هستند.

برای ایجاد یک مورد جدید، متن خود را در پیامی تایپ کنید، آن را انتخاب کنید و روی برگه Insert > کلیک کنید. قطعات سریع > گزینه ها را در گالری قطعات سریع ذخیره کنید .

برای قرار دادن یک قسمت سریع در ایمیل، قسمت مورد نیاز را از گالری انتخاب کنید.

یا، می توانید نام قسمت سریع را در یک پیام تایپ کنید (الزاماً نام کامل نیست، فقط یک قسمت منحصر به فرد آن) و F3 را فشار دهید. در Outlook 2016 و نسخه‌های بعدی، وقتی شروع به تایپ نام می‌کنید، یک پیشنهاد ظاهر می‌شود و می‌توانید به سادگی کلید Enter را فشار دهید تا کل متن تزریق شود.

سریع قطعات در فایل NormalEmail.dotm قرار دارند، که این استذخیره شده در اینجا:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

برای پشتیبان گیری از قطعات سریع خود، این فایل را در یک فایل کپی کنید ذخیره مکان برای صادرات به رایانه دیگری، آن را در پوشه Templates در رایانه دیگری جایگذاری کنید.

مزایا : بسیار ساده و سرراست

مشکلات :

• گزینه جستجو وجود ندارد. اگر چندین قطعه در گالری دارید، ممکن است پیدا کردن قطعه مورد نیاز مشکل باشد.
• ویرایش سریع محتوای یک قسمت امکان پذیر نیست - فقط می توانید آن را با یک قطعه جدید جایگزین کنید.
• افزودن پیوست ها امکان پذیر نیست.

نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2007

آموزش جامع : Outlook Quick Parts و AutoText

الگوهای ایمیل Quick Steps

Quick Steps نوعی میانبر هستند که امکان انجام چندین عمل را با یک فرمان واحد فراهم می کنند. یکی از این اقدامات می تواند پاسخ دادن با الگو یا ایجاد یک ایمیل جدید بر اساس یک الگو باشد. جدا از متن پیام، می‌توانید به، رونوشت، رونوشت مخفی، و موضوع را از قبل پر کنید، پرچم و اهمیت بعدی را تنظیم کنید.

برای ایجاد یک الگوی گام سریع، روی ایجاد جدید کلیک کنید. کادر گام‌های سریع در برگه صفحه اصلی ، و سپس یکی از اقدامات زیر را انتخاب کنید: پیام جدید ، پاسخ ، به همه پاسخ دهید یا Forward . در پنجره ویرایش ، متن قالب خود را در کادر مربوطه تایپ کنید، هر گزینه دیگری را کهمناسب فکر کنید و به الگوی خود یک نام توصیفی بدهید. در صورت تمایل، یکی از کلیدهای میانبر از پیش تعریف شده را اختصاص دهید.

در اینجا نمونه ای از Outlook قالب پاسخ :

پس از تنظیم، جدید شما سریع گام بلافاصله در گالری نشان داده می شود. فقط روی آن کلیک کنید یا ترکیب کلید اختصاص داده شده را فشار دهید، و همه اقدامات به یکباره اجرا می شوند.

مزایا :

• الگوهای مختلف برای ایمیل‌های جدید، پاسخ‌ها و فورواردها را می‌توان ایجاد کرد.
• نه تنها متن پیام، بلکه تقریباً تمام فیلدهای ایمیل را می‌توان از پیش تنظیم کرد.
• چندین عملکرد را می‌توان با یکسان اجرا کرد. گام سریع، به عنوان مثال پاسخ دادن به یک پیام با الگو و انتقال پیام اصلی به پوشه دیگر.
• می توان به سرعت با یک میانبر صفحه کلید اجرا کرد.

مشکلات : الگوی ایمیل می تواند فقط متن ساده باشد.

نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2010

آموزش پایان به انتها : Outlook Quick Steps

پیش نویس های Outlook به عنوان الگو

پیش نویس ها در Outlook چیزی جز ایمیل های ارسال نشده نیستند. معمولاً این پیام‌های ناتمام هستند که به‌طور خودکار توسط Outlook یا به صورت دستی توسط خودتان ذخیره می‌شوند. اما چه کسی می گوید که یک پیش نویس نهایی نمی تواند به عنوان یک الگوی ایمیل استفاده شود؟

زیبایی این روش این است که می توانید یک الگوی ایمیل پیش نویس قابل استفاده مجدد را دقیقاً همانطور که معمولاً ایجاد می کنید ایجاد کنید - متن را در متن پیام تایپ کنید. ، فیلدهای ایمیل را پر کنید، فایل ها را پیوست کنید،درج تصاویر، اعمال فرمت مورد نظر و غیره. وقتی پیام شما آماده شد، آن را ارسال نکنید. در عوض، روی دکمه ذخیره کلیک کنید یا Ctrl + S را فشار دهید تا پیام در پوشه Drafts ذخیره شود. اگر موارد زیادی در پوشه پیش‌نویس‌ها خود دارید، می‌توانید الگوهای خود را در یک زیرپوشه (های) جداگانه نگه دارید یا دسته‌هایی را به آنها اختصاص دهید.

دفعه بعد که می‌خواهید ارسال کنید پیام خاص به شخصی، به پوشه Drafts خود بروید و آن پیام را باز کنید. نکته کلیدی این است که شما پیش نویس خود را ارسال نمی کنید، بلکه آن را به جلو می فرستید! هنگام ارسال یک پیش نویس، Outlook یک کپی از آن تهیه می کند و پیام اصلی را برای استفاده در آینده نگه می دارد. علاوه بر این، هیچ اطلاعات سرصفحه‌ای در بالای متن پیش‌نویس اضافه نمی‌شود، همانطور که معمولاً هنگام ارسال ایمیل دریافتی انجام می‌شود. پیشوند خط موضوع با "FW:" نیز نخواهد بود.

ممکن است از خود بپرسید که چگونه یک پیش نویس را در Outlook ارسال کنیم؟ خیلی راحت تر از چیزی که فکر می کنید :)

• پیام پیش نویس خود را با دوبار کلیک باز کنید.
• مکان نما را در داخل هر فیلد ایمیل، نه در بدنه، قرار دهید و Ctrl + F را فشار دهید. . همچنین، می‌توانید دکمه Forward را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید و روی آن کلیک کنید.

  

مزایا : ایجاد، ویرایش و سازماندهی بسیار راحت است.

مشکلات : برای حفظ الگوی خود، به یاد داشته باشید که یک پیش نویس را فوروارد کنید، نه ارسال آن.

نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2000

اطلاعات بیشتر : استفاده ازپیش نویس های Outlook به عنوان الگوهای ایمیل

الگوهای امضای Outlook

امضا یک عنصر سنتی از ارتباطات نوشتاری است و اکثر کاربران Outlook یک امضای پیش فرض را به صورت خودکار به ایمیل های خود اضافه می کنند. اما هیچ چیزی وجود ندارد که شما را از داشتن بیش از یک امضا و شامل اطلاعاتی غیر از جزئیات تماس استاندارد باز دارد.

شما می توانید یک امضا را به عنوان یک الگوی ایمیل کامل ایجاد کنید و آن را به معنای واقعی کلمه در یک پیام قرار دهید. کلیک کنید ( برگه پیام > امضا ).

یک کلمه احتیاط! به غیر از متن پیام، مطمئن شوید که جزئیات استاندارد خود را در هر امضایی که ایجاد می کنید، درج کنید. وقتی امضای دیگری را برای یک پیام خاص انتخاب می کنید، امضای پیش فرض به طور خودکار حذف می شود.

مزایا : استفاده بسیار سریع و راحت

معایب : شما فقط می توانید اطلاعات را به متن پیام اضافه کنید اما نمی توانید فیلدهای ایمیل را از قبل تعریف کنید.

نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2000

آموزش عمیق : نحوه ایجاد و استفاده از امضاهای Outlook

AutoCorrect

اگرچه ویژگی AutoCorrect در ابتدا برای استفاده به عنوان الگوهای متنی طراحی نشده بود، اما به شما امکان می دهد فوراً متن خاصی را از طریق یک کلمه کلیدی اختصاص داده شده وارد کنید. یا کد. می‌توانید آن را به‌عنوان نسخه ساده‌شده AutoText یا Quick Parts در نظر بگیرید.

چگونه کار می‌کند: شما یک کلمه کلیدی را به متنی اختصاص می‌دهید، که می‌تواند به اندازه طولانی باشد.دوست دارید (البته منطقی است) و به هر شکلی که انتخاب می کنید قالب بندی شده است. در یک پیام، کلمه کلیدی را تایپ می کنید، کلید Enter یا نوار فاصله را فشار می دهید و کلمه کلیدی بلافاصله با متن شما جایگزین می شود.

برای باز کردن پنجره گفتگوی AutoCorrect ، به برگه پرونده > گزینه ها > ایمیل > املا و تصحیح خودکار… دکمه > اصلاح > دکمه AutoCorrect Options… .

برای پیکربندی ورودی جدید، موارد زیر را انجام دهید:

• در قسمت Replace ، عبارت <را تایپ کنید 11>کلمه کلیدی ، که نوعی میانبر است که باعث جایگزینی می شود. فقط از هیچ کلمه واقعی برای آن استفاده نکنید - نمی خواهید کلمه کلیدی با یک متن طولانی تر جایگزین شود در حالی که واقعاً خود آن کلمه را می خواهید. این ایده خوبی است که پیشوند کلمه کلیدی خود را با نماد خاصی قرار دهید. به عنوان مثال، می توانید از #warn ، !warn یا [warn] برای هشدار مهم استفاده کنید!
• در فیلد با ، متن الگو خود را تایپ کنید.
• پس از اتمام، افزودن را کلیک کنید.

نکته. اگر می خواهید متن قالب بندی شده مانند تصویر زیر، ابتدا متن جایگزین را در یک پیام تایپ کنید، آن را انتخاب کنید و سپس کادر گفتگوی تصحیح خودکار را باز کنید. متن الگوی شما به طور خودکار به کادر با اضافه می شود. برای حفظ قالب بندی، مطمئن شوید که دکمه رادیویی متن قالب بندی شده انتخاب شده است و روی افزودن کلیک کنید.

و اکنون، #warn را در متن پیام تایپ کنید،Enter را فشار دهید و voilà:

مزایا : راه اندازی یکباره

معایب : تعداد الگوهای متنی محدود به تعداد میانبرهایی است که می توانید به خاطر بسپارید.

نسخه های پشتیبانی شده : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

The ویژگی Stationery در Microsoft Outlook برای ایجاد ایمیل‌های شخصی‌سازی شده با فرمت HTML با پس‌زمینه، فونت‌ها، رنگ‌ها و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد. به جای یا علاوه بر عناصر مختلف طراحی، می‌توانید متن را نیز اضافه کنید و به صورت خودکار درج می‌شود. هنگامی که یک فایل لوازم التحریر را انتخاب می کنید در یک پیام.

شما با ایجاد یک پیام جدید، طراحی طرح آن و تایپ متن الگو شروع می کنید. تعریف موضوع یا هر فیلد ایمیل دیگری منطقی نیست زیرا وقتی از یک نوشت افزار استفاده می شود، این اطلاعات در بالای متن پیام ظاهر می شود.

هنگام آماده شدن، پیام خود را ذخیره کنید ( File > ذخیره به عنوان ) به عنوان یک فایل HTML در پوشه Stationery در اینجا:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

پس از ذخیره، می توانید لوازم التحریر خود را به روش زیر انتخاب کنید: صفحه اصلی برگه > موارد جدید > پیام ایمیل با استفاده از > لوازم التحریر بیشتر . فایل‌های لوازم التحریر اخیراً استفاده شده مستقیماً در منوی پیام ایمیل با استفاده از ظاهر می‌شوند:

همچنین می‌توانید یک نوشت افزار خاص را به عنوان موضوع پیش‌فرض انتخاب کنید. همه پیام های جدید شما هستند