এই নিবন্ধটি এমন দশটি আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্য দেখায় যেগুলি সম্পর্কে আপনি হয়তো জানেন না, কিন্তু যা আপনার রুটিন ইমেলগুলির সাথে কাজ করার সময় প্রচুর সময় বাঁচাতে পারে৷

যদি আপনার একটি বড় অংশ অনলাইন যোগাযোগ হল পুনরাবৃত্তিমূলক ইমেল, এটা স্বাভাবিক যে আপনি আপনার কাজের সেই অংশটিকে অপ্টিমাইজ করার চেষ্টা করবেন। একটি ক্লান্তিকর কীস্ট্রোক-বাই-কিস্ট্রোক পদ্ধতিতে স্ক্র্যাচ থেকে ইমেলগুলি রচনা করার জন্য টেমপ্লেটের সাথে উত্তর দেওয়া একটি দুর্দান্ত বিকল্প হতে পারে৷

আউটলুক টেমপ্লেটগুলি

আউটলুকের ইমেল টেমপ্লেটগুলি নথির মতো ওয়ার্ডে টেমপ্লেট বা এক্সেলে ওয়ার্কশীট টেমপ্লেট। আপনি যদি প্রায়শই বিভিন্ন লোককে একই বা খুব অনুরূপ বার্তা পাঠান, তাহলে আপনি ফাইল > সেভ হিসাবে > আউটলুক টেমপ্লেট ক্লিক করে এই ধরনের বার্তাগুলির একটিকে একটি টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারেন। (*.oft) । এবং তারপর, স্ক্র্যাচ থেকে একটি ইমেল রচনা করার পরিবর্তে, আপনি একটি টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করুন, প্রয়োজনে এটি কাস্টমাইজ করুন এবং পাঠান টিপুন। বার্তাটি চলে যায়, কিন্তু টেমপ্লেটটি রয়ে যায়, পরবর্তী ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত৷

ডিফল্টরূপে, সমস্ত Outlook টেমপ্লেট নীচের ফোল্ডারে সংরক্ষিত হয়৷ এটি পরিবর্তন করা উচিত নয়, অন্যথায় আপনি Outlook এর মধ্যে থেকে আপনার টেমপ্লেট খুলতে পারবেন না।

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

সুবিধা :

• তৈরি করা এবং সংরক্ষণ করা সহজ।
• ঠিকানার ক্ষেত্র (প্রতি, সিসি এবং বিসিসি), বিষয় লাইন, এবং এমনকি পাঠানোর অ্যাকাউন্টটিও পূর্বনির্ধারিত হতে পারে৷
• আপনার বার্তা টেমপ্লেটগুলি করতে পারে৷তৈরি করা৷

  আপনার আউটলুক স্টেশনারী বার্তা টেমপ্লেটটি কেমন হতে পারে তার একটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল:

  

  সুবিধাগুলি : ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলির একটি সম্পদ HTML সমর্থনের কারণে

  অসুবিধা : স্টেশনারি ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং অ্যাক্সেস করার জন্য ক্লিকের সংখ্যা সত্যিই প্রয়োজনের চেয়ে অনেক বেশি

  সমর্থিত সংস্করণ : Outlook 365 - 2007

  Outlook-এ কাস্টম ফর্ম

  আমি এটা আগেই বলব - এই কৌশলটি পেশাদারদের জন্য। একটি কাস্টম ফর্ম ডিজাইন করা এই টিউটোরিয়ালে আলোচনা করা অন্য যে কোনও পদ্ধতির তুলনায় অনেক জটিল এবং VBA প্রোগ্রামিং দক্ষতার প্রয়োজন হতে পারে। শুরু করতে, আপনার আউটলুকে ডেভেলপার ট্যাব সক্রিয় করুন। তারপর, একটি ফর্ম ডিজাইন করুন ক্লিক করুন, আপনার কাস্টম ফর্মের জন্য একটি বেস হিসাবে আদর্শ ফর্মগুলির মধ্যে একটি বেছে নিন, ক্ষেত্র, নিয়ন্ত্রণ এবং সম্ভবত কোড যোগ করুন, বৈশিষ্ট্যগুলি সেট করুন এবং আপনার ফর্ম প্রকাশ করুন৷ বিভ্রান্তিকর এবং অস্পষ্ট শব্দ? প্রকৃতপক্ষে, সেই জিনিসটি বের করতে সময় লাগবে।

  

  সুবিধা : প্রচুর বিকল্প সহ একটি অত্যন্ত শক্তিশালী বৈশিষ্ট্য

  খারাপগুলি : একটি খাড়া শেখার বক্ররেখা

  সমর্থিত সংস্করণগুলি : আউটলুক 365 - 2007

  ভাগ করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি

  বিশ্বাস করুন বা না করুন, এই সমাধানটি নতুনদের এবং গুরুদের জন্য একইভাবে ব্যবহার করা একটি আনন্দ। নতুনরা সরলতার প্রশংসা করবে - শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেটগুলির সাথে শুরু করা যথেষ্ট স্বজ্ঞাত যা এখনই এটিতে ঝাঁপিয়ে পড়তে পারে৷ আউটলুক বিশেষজ্ঞরা অনেক উন্নত বৈশিষ্ট্য যেমন তৈরি করতে পারেম্যাক্রোর সাহায্যে ব্যক্তিগতকৃত প্রতিক্রিয়া, পূর্বনির্ধারিত, পূরণযোগ্য এবং ড্রপডাউন ক্ষেত্রগুলি কনফিগার করা, ডেটাসেটগুলি থেকে তথ্য সংগ্রহ করা এবং আরও অনেক কিছু৷

  ইনবিল্ট বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে বৈপরীত্য, শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি সমস্ত কার্যকারিতা সরাসরি বার্তা উইন্ডোতে নিয়ে আসে ! আপনি এখন বিভিন্ন ট্যাব এবং মেনুতে খনন না করে একটি মুহূর্তের নোটিশে আপনার টেমপ্লেটগুলি তৈরি করতে, সম্পাদনা করতে এবং ব্যবহার করতে পারেন৷ একটি বার্তায় পছন্দসই বিষয়বস্তু (টেক্সট, ছবি, লিঙ্ক, ইত্যাদি) এবং নতুন টেমপ্লেট ক্লিক করুন।

  একটি বার্তায় একটি টেমপ্লেট ঢোকান করতে, <1 এ ক্লিক করুন>পেস্ট করুন আইকন বা টেমপ্লেটের নামে ডাবল-ক্লিক করুন।

  

  সুবিধা :

  • দ্রুত এবং আরামদায়ক তৈরি করুন।
  • একটি ক্লিকে একটি বার্তা প্রবেশ করান।
  • ব্যক্তিগতভাবে ব্যবহার করুন বা আপনার দলের সাথে শেয়ার করুন।
  • পূরণযোগ্য পাঠ্য ক্ষেত্র এবং ড্রপ-ডাউন তালিকা যোগ করুন।
  • ইমেল ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন, ছবি ঢোকান, এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইলগুলি সংযুক্ত করুন৷
  • HTML ব্যবহার করে অত্যাধুনিক ডিজাইন তৈরি করতে ইন-প্লেস এডিটরের মধ্যে মৌলিক ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করুন৷
  • আপনার খসড়াগুলির লিঙ্ক করুন ফোল্ডার করুন এবং ইমেল টেমপ্লেট হিসাবে আপনার Outlook খসড়াগুলির যেকোনো একটি ব্যবহার করুন।
  • দ্রুত উত্তরের জন্য শর্টকাট ব্যবহার করুন।
  • যেকোন ডিভাইস থেকে আপনার টেমপ্লেট অ্যাক্সেস করুন তা Windows, Mac, অথবা আউটলুক অনলাইন৷

  অসুবিধাগুলি : আপনি পরীক্ষা করতে স্বাগত জানাই এবং আমাদের জানান :)

  সমর্থিতসংস্করণগুলি : Microsoft 365 এর জন্য Outlook, Outlook 2021 - 2016 Windows এবং Mac, ওয়েবে Outlook

  কিভাবে পাবেন : আপনার সদস্যতা পরিকল্পনা চয়ন করুন বা Microsoft AppSource থেকে একটি বিনামূল্যের সংস্করণ ডাউনলোড করুন .

  আউটলুকে এইভাবে একটি ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করা যায়। আশা করি, আমাদের টিউটোরিয়াল আপনাকে আপনার পছন্দের কৌশলটি বেছে নিতে সাহায্য করবে। আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আশা করি আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখতে পাব!

  সংযুক্তি, গ্রাফিক্স এবং ফরম্যাটিং যেমন ফন্ট, ব্যাকগ্রাউন্ড কালার ইত্যাদি থাকে।

অসুবিধা : ব্যবহার করা বিরক্তিকর - একটি টেমপ্লেট খুলতে, আপনাকে বেশ গভীরে খনন করতে হবে মেনু।

সমর্থিত সংস্করণ : Outlook 365 - 2010

গভীর টিউটোরিয়াল : কিভাবে Outlook ইমেল টেমপ্লেট তৈরি এবং ব্যবহার করতে হয়

Outlook.com ওয়েব অ্যাপে ইমেল টেমপ্লেট

Outlook.com ওয়েব অ্যাপেও ইমেল টেমপ্লেট রয়েছে। ডেস্কটপ সংস্করণে .oft ফাইলগুলির তুলনায়, এগুলি খুলতে এক টন মেনু ক্লিকের প্রয়োজন হয় না। যাইহোক, এখানে বিকল্পগুলি এত বিস্তৃত নয় - একটি টেমপ্লেটে ছোট ছবি এবং মৌলিক বিন্যাস থাকতে পারে, কিন্তু ইমেল ক্ষেত্রগুলি প্রিসেট করা বা ফাইলগুলি সংযুক্ত করা সম্ভব নয়৷

অন্যান্য অনেক দরকারী বৈশিষ্ট্যের মতো, এটিও তাৎক্ষণিক থেকে লুকানো থাকে৷ দেখুন এটি ব্যবহার করতে, আপনাকে যা করতে হবে:

নতুন বার্তা উইন্ডোর নীচের ডানদিকে কোণায়, উপবৃত্ত বোতামে ক্লিক করুন (…), এবং তারপরে ক্লিক করুন My Templates .

My Templates ফলকটি ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত কয়েকটি ডিফল্ট নমুনা সহ প্রদর্শিত হবে। আপনার নিজের তৈরি করতে, + টেমপ্লেট বোতামে ক্লিক করুন এবং সংশ্লিষ্ট বাক্সে টেমপ্লেটের শিরোনাম এবং বডি লিখুন। অথবা আপনি বার্তা উইন্ডোতে টেক্সট টাইপ এবং ফর্ম্যাট করতে পারেন এবং তারপরে কপি/পেস্ট করতে পারেন - সমস্ত বিন্যাস সংরক্ষণ করা হবে।

একটি ইমেলে টেমপ্লেট ঢোকানোর জন্য, শুধু প্যানে এর নামের উপর ক্লিক করুন।

সুবিধা :সহজ এবং স্বজ্ঞাত

অসুবিধা : সীমিত বিকল্প

সমর্থিত সংস্করণ : Outlook.com ওয়েব অ্যাপ

দ্রুত অংশ এবং অটোটেক্সট

দ্রুত অংশগুলি হল সামগ্রীর পুনঃব্যবহারযোগ্য স্নিপেট যা একটি ইমেল বার্তা, অ্যাপয়েন্টমেন্ট, যোগাযোগ, মিটিং অনুরোধ এবং টাস্কে দ্রুত যোগ করা যেতে পারে। পাঠ্য ছাড়াও, তারা গ্রাফিক্স, টেবিল এবং কাস্টম বিন্যাস অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। যদিও .oft টেমপ্লেটগুলি একটি সম্পূর্ণ বার্তা গঠনের জন্য বোঝানো হয়, দ্রুত অংশগুলি হল একধরনের ছোট বিল্ডিং ব্লক৷

দ্রুত অংশগুলি হল Outlook 2003 এবং তার আগের অটোটেক্সটের আধুনিক প্রতিস্থাপন৷ সাম্প্রতিক সংস্করণে, উভয় প্রকার উপলব্ধ। তাদের মধ্যে পার্থক্য হল যে আইটেমগুলি বিভিন্ন গ্যালারিতে থাকে। অন্য সব ক্ষেত্রে, কুইক পার্টস এবং অটোটেক্সট মূলত একই।

একটি নতুন আইটেম তৈরি করতে, একটি বার্তায় আপনার পাঠ্য টাইপ করুন, এটি নির্বাচন করুন এবং ঢোকান ট্যাব > ক্লিক করুন কুইক পার্টস > কুইক পার্ট গ্যালারিতে সিলেকশন সেভ করুন ।

একটি ইমেলে দ্রুত অংশ রাখতে, গ্যালারি থেকে প্রয়োজনীয় একটি বেছে নিন।

অথবা, আপনি একটি বার্তায় দ্রুত অংশের নাম টাইপ করতে পারেন (অগত্যা পুরো নাম নয়, এটির একটি অনন্য অংশ) এবং F3 টিপুন। আউটলুক 2016 এবং পরবর্তী সংস্করণগুলিতে, আপনি যখন নাম টাইপ করা শুরু করবেন, তখন একটি পরামর্শ পপ আপ হবে, এবং আপনি পুরো পাঠ্যটি ইনজেক্ট করতে এন্টার কী টিপতে পারেন৷

দ্রুত অংশগুলি NormalEmail.dotm ফাইলের মধ্যে অবস্থিত, যাএখানে সংরক্ষিত:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

আপনার দ্রুত অংশগুলির ব্যাক আপ করতে, এই ফাইলটি একটিতে অনুলিপি করুন স্থান সংরক্ষন. অন্য পিসিতে রপ্তানি করতে, এটিকে অন্য কম্পিউটারের টেমপ্লেট ফোল্ডারে পেস্ট করুন।

সুবিধা : খুব সহজ এবং সোজা

অসুবিধা :

• কোন অনুসন্ধান বিকল্প নেই। আপনার যদি গ্যালারিতে একাধিক টুকরো থাকে, তাহলে আপনার প্রয়োজনীয় একটিকে খুঁজে বের করতে সমস্যা হতে পারে৷
• একটি দ্রুত অংশের বিষয়বস্তু সম্পাদনা করা সম্ভব নয় - আপনি এটি শুধুমাত্র একটি নতুন দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন৷
• সংযুক্তি যোগ করা সম্ভব নয়।

সমর্থিত সংস্করণ : Outlook 365 - 2007

বিস্তৃত টিউটোরিয়াল : Outlook Quick Parts এবং অটোটেক্সট

দ্রুত পদক্ষেপ ইমেল টেমপ্লেট

দ্রুত পদক্ষেপগুলি হল এক ধরণের শর্টকাট যা একটি একক কমান্ডের মাধ্যমে একাধিক ক্রিয়া সম্পাদন করতে দেয়। এই ধরনের ক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি হল টেমপ্লেটের সাথে উত্তর দেওয়া বা একটি টেমপ্লেটের উপর ভিত্তি করে একটি নতুন ইমেল তৈরি করা। মেসেজ টেক্সট ছাড়াও, আপনি To, Cc, Bcc, এবং বিষয় প্রিফিল করতে পারেন, একটি ফলো-আপ পতাকা এবং গুরুত্ব সেট করতে পারেন।

একটি দ্রুত ধাপের টেমপ্লেট তৈরি করতে, এর মধ্যে নতুন তৈরি করুন ক্লিক করুন হোম ট্যাবে দ্রুত পদক্ষেপ বক্স, এবং তারপরে নিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি বেছে নিন: নতুন বার্তা , উত্তর দিন , সকলকে উত্তর দিন অথবা ফরোয়ার্ড । সম্পাদনা উইন্ডোতে, সংশ্লিষ্ট বক্সে আপনার টেমপ্লেটের পাঠ্যটি টাইপ করুন, অন্য যেকোনো বিকল্প কনফিগার করুন যা আপনিউপযুক্ত মনে করুন, এবং আপনার টেমপ্লেটকে কিছু বর্ণনামূলক নাম দিন। ঐচ্ছিকভাবে, পূর্বনির্ধারিত শর্টকাট কীগুলির একটি বরাদ্দ করুন৷

এখানে Outlook উত্তর টেমপ্লেট :

সেট হয়ে গেলে, আপনার নতুন দ্রুত পদক্ষেপ অবিলম্বে গ্যালারিতে প্রদর্শিত হবে. শুধু এটিতে ক্লিক করুন বা নির্ধারিত কী সমন্বয় টিপুন, এবং সমস্ত ক্রিয়া একবারে সম্পাদিত হবে৷

সুবিধাগুলি :

• নতুন ইমেল, উত্তর এবং ফরোয়ার্ডের জন্য বিভিন্ন টেমপ্লেট তৈরি করা যেতে পারে।
• শুধু বার্তার পাঠ্যই নয়, প্রায় সমস্ত ইমেল ক্ষেত্রই প্রিসেট করা যেতে পারে।
• একই সাথে একাধিক অ্যাকশন চালানো যেতে পারে দ্রুত পদক্ষেপ, যেমন টেমপ্লেট সহ একটি বার্তার উত্তর দেওয়া এবং মূল বার্তাটিকে অন্য ফোল্ডারে সরানো৷
• একটি কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে দ্রুত কার্যকর করা যেতে পারে৷

অসুবিধাগুলি : ইমেল টেমপ্লেট করতে পারে শুধুমাত্র প্লেইন টেক্সট।

সমর্থিত সংস্করণ : Outlook 365 - 2010

এন্ড-টু-এন্ড টিউটোরিয়াল : Outlook Quick Steps

টেমপ্লেট হিসাবে আউটলুক ড্রাফ্টগুলি

আউটলুকের খসড়াগুলি অপ্রেরিত ইমেল ছাড়া আর কিছুই নয়। সাধারণত, এগুলি অসমাপ্ত বার্তা যা Outlook দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা নিজে নিজে সংরক্ষণ করা হয়। কিন্তু কে বলে যে একটি চূড়ান্ত খসড়া একটি ইমেল টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করা যাবে না?

এই পদ্ধতির সৌন্দর্য হল যে আপনি একটি পুনঃব্যবহারযোগ্য খসড়া ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন ঠিক যেমন আপনি চান - বার্তার মূল অংশে পাঠ্যটি টাইপ করুন , ইমেল ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন, ফাইল সংযুক্ত করুন,ছবি সন্নিবেশ করান, পছন্দসই বিন্যাস প্রয়োগ করুন, ইত্যাদি। আপনার বার্তা প্রস্তুত হলে, এটি পাঠাবেন না। পরিবর্তে, সংরক্ষণ করুন বোতামে ক্লিক করুন অথবা বার্তাটি খসড়া ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে Ctrl + S টিপুন। যদি আপনার ড্রাফ্টস ফোল্ডারে অনেকগুলি আইটেম থাকে, তাহলে আপনি আপনার টেমপ্লেটগুলিকে একটি পৃথক সাবফোল্ডারে রাখতে পারেন বা তাদের জন্য বিভাগগুলি বরাদ্দ করতে পারেন৷

পরের বার যখন আপনি একটি পাঠাতে চান কাউকে বিশেষ বার্তা, আপনার Drafts ফোল্ডারে যান এবং সেই বার্তাটি খুলুন। মূল বিষয় হল আপনি আপনার খসড়া পাঠাবেন না, কিন্তু ফরোয়ার্ড করুন! একটি খসড়া ফরোয়ার্ড করার সময়, Outlook ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য মূল বার্তা রেখে এটির একটি অনুলিপি তৈরি করে। তদুপরি, খসড়ার পাঠ্যের উপরে কোন শিরোনাম তথ্য যোগ করা হয় না, যেমনটি সাধারণত একটি ইনকামিং ইমেল ফরওয়ার্ড করার সময় করা হয়। সাবজেক্ট লাইনটি "FW:" এর সাথে প্রিফিক্স করা হবে না।

আপনি হয়তো ভাবছেন কিভাবে আউটলুকে একটি খসড়া ফরওয়ার্ড করবেন? আপনি যা ভাবতে পারেন তার চেয়ে অনেক সহজ :)

• একটি ডাবল ক্লিকের মাধ্যমে আপনার খসড়া বার্তা খুলুন৷
• কোনও ইমেল ক্ষেত্রের ভিতরে কার্সার রাখুন, বডিতে নয়, এবং Ctrl + F টিপুন . বিকল্পভাবে, আপনি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফরওয়ার্ড বোতামটি যোগ করতে পারেন এবং এটিতে ক্লিক করতে পারেন।

  

সুবিধা : তৈরি, সম্পাদনা এবং সংগঠিত করার জন্য খুব সুবিধাজনক৷

অসুবিধাগুলি : আপনার টেমপ্লেট রাখতে, একটি খসড়া ফরোয়ার্ড করতে ভুলবেন না, এটি পাঠাতে নয়৷

সমর্থিত সংস্করণ : Outlook 365 - 2000

আরো তথ্য : ব্যবহার করা হচ্ছেইমেল টেমপ্লেট হিসাবে আউটলুক খসড়া

আউটলুক স্বাক্ষর টেমপ্লেট

স্বাক্ষর হল লিখিত যোগাযোগের একটি ঐতিহ্যগত উপাদান, এবং বেশিরভাগ আউটলুক ব্যবহারকারীরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের ইমেলে একটি ডিফল্ট স্বাক্ষর যুক্ত করে। কিন্তু এমন কিছু নেই যা আপনাকে একাধিক স্বাক্ষর এবং সাধারণ যোগাযোগের বিশদ বিবরণ ব্যতীত অন্যান্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে বাধা দেবে৷

আপনি একটি সম্পূর্ণ ইমেল টেমপ্লেট হিসাবে একটি স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন এবং আক্ষরিক অর্থে কয়েকটি সহ একটি বার্তায় এটি সন্নিবেশ করতে পারেন৷ ক্লিক ( বার্তা ট্যাব > স্বাক্ষর )।

সতর্কতার একটি শব্দ! বার্তা পাঠ্য ছাড়াও, আপনি তৈরি করছেন এমন প্রতিটি স্বাক্ষরে আপনার মানক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আপনি যখন একটি নির্দিষ্ট বার্তার জন্য একটি ভিন্ন স্বাক্ষর চয়ন করেন, তখন ডিফল্টটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয়৷

সুবিধাগুলি : খুব দ্রুত এবং ব্যবহারে সুবিধাজনক

অসুবিধাগুলি : আপনি শুধুমাত্র বার্তার মূল অংশে তথ্য যোগ করতে পারেন কিন্তু ইমেল ক্ষেত্রগুলি পূর্বনির্ধারিত করতে পারবেন না।

সমর্থিত সংস্করণ : Outlook 365 - 2000

গভীর টিউটোরিয়াল : কিভাবে আউটলুক স্বাক্ষর তৈরি এবং ব্যবহার করবেন

স্বয়ংক্রিয় সংশোধন

যদিও স্বয়ংক্রিয় সংশোধন বৈশিষ্ট্যটি মূলত পাঠ্য টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করার জন্য ডিজাইন করা হয়নি, এটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট কীওয়ার্ডের মাধ্যমে অবিলম্বে নির্দিষ্ট পাঠ্য সন্নিবেশ করতে দেয় বা কোড। আপনি এটিকে অটোটেক্সট বা কুইক পার্টস-এর একটি সরলীকৃত সংস্করণ হিসেবে ভাবতে পারেন।

এটি কীভাবে কাজ করে তা এখানে: আপনি কিছু পাঠ্যের জন্য একটি কীওয়ার্ড বরাদ্দ করেন, যা যতটা দীর্ঘ হতে পারেআপনি পছন্দ করেন (যৌক্তিকভাবে অবশ্যই) এবং আপনি যে কোনও উপায়ে ফর্ম্যাট করেছেন। একটি বার্তায়, আপনি কীওয়ার্ডটি টাইপ করুন, এন্টার কী বা স্পেস বারে টিপুন এবং কীওয়ার্ডটি অবিলম্বে আপনার পাঠ্যের সাথে প্রতিস্থাপিত হয়৷

স্বয়ংক্রিয় সংশোধন ডায়ালগ উইন্ডো খুলতে, যান ফাইল ট্যাব > বিকল্পগুলি > মেল > বানান এবং স্বতঃ সংশোধন… বোতাম > প্রুফিং > স্বয়ংক্রিয় সংশোধন বিকল্পগুলি… বোতাম।

একটি নতুন এন্ট্রি কনফিগার করতে, নিম্নলিখিতগুলি করুন:

• প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রে, <টাইপ করুন 11>কীওয়ার্ড , যা এক ধরনের শর্টকাট যা প্রতিস্থাপনকে ট্রিগার করবে। শুধু এটির জন্য কোন বাস্তব শব্দ ব্যবহার করবেন না - আপনি চান না যে কীওয়ার্ডটি একটি দীর্ঘ টেক্সট দিয়ে প্রতিস্থাপিত হোক যখন আপনি আসলে সেই শব্দটি নিজেই চান। কিছু বিশেষ চিহ্ন দিয়ে আপনার কীওয়ার্ডের উপসর্গ করা একটি ভাল ধারণা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতার জন্য #warn , !warn বা [warn] ব্যবহার করতে পারেন!
• ফিল্ডে, আপনার টেমপ্লেট টেক্সট টাইপ করুন।
• হয়ে গেলে, যোগ করুন ক্লিক করুন।

টিপ। আপনি যদি নীচের স্ক্রিনশটের মত ফরম্যাট করা পাঠ্য চান, তাহলে প্রথমে একটি বার্তায় প্রতিস্থাপন পাঠ্যটি টাইপ করুন, এটি নির্বাচন করুন এবং তারপর স্বয়ংক্রিয় সংশোধন ডায়ালগটি খুলুন। আপনার টেমপ্লেট টেক্সট স্বয়ংক্রিয়ভাবে এর সাথে বক্সে যুক্ত হবে। বিন্যাস সংরক্ষণ করতে, নিশ্চিত করুন যে ফরম্যাট করা পাঠ্য রেডিও বোতামটি নির্বাচন করা হয়েছে, এবং যোগ করুন ক্লিক করুন।

এবং এখন, মেসেজের বডিতে #warn টাইপ করুন,এন্টার টিপুন এবং voilà:

সুবিধা : এক-কালীন সেটআপ

অসুবিধা : সংখ্যা টেক্সট টেমপ্লেটগুলি আপনি মনে রাখতে পারেন এমন শর্টকাটের সংখ্যার মধ্যে সীমাবদ্ধ৷

সমর্থিত সংস্করণগুলি : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

The মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের স্টেশনারি বৈশিষ্ট্যটি আপনার নিজস্ব ব্যাকগ্রাউন্ড, ফন্ট, রঙ ইত্যাদির সাথে ব্যক্তিগতকৃত HTML-ফরম্যাট করা ইমেল তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়। বিভিন্ন ডিজাইনের উপাদানের পরিবর্তে বা ছাড়াও, আপনি পাঠ্যও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সন্নিবেশিত হবে। যখন আপনি একটি স্টেশনারি ফাইল চয়ন করেন তখন একটি বার্তায়৷

আপনি একটি নতুন বার্তা তৈরি, এর বিন্যাস ডিজাইন এবং টেমপ্লেট পাঠ্য টাইপ করে শুরু করেন৷ বিষয় বা অন্য কোনো ইমেল ক্ষেত্র সংজ্ঞায়িত করার কোনো মানে হয় না কারণ যখন কোনো স্টেশনারি ব্যবহার করা হয়, তখন এই তথ্যটি বার্তার মূল অংশের শীর্ষে উপস্থিত হবে।

প্রস্তুত হলে, আপনার বার্তা সংরক্ষণ করুন ( ফাইল<2)> > এভাবে সেভ করুন ) এখানে স্টেশনারি ফোল্ডারে একটি HTML ফাইল হিসেবে:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

একবার সংরক্ষণ করা হলে, আপনি নিম্নলিখিত উপায়ে আপনার স্টেশনারি নির্বাচন করতে পারেন: হোম ট্যাব > নতুন আইটেম > > আরো স্টেশনারি ব্যবহার করে ই-মেইল বার্তা। সম্প্রতি ব্যবহৃত স্টেশনারি ফাইলগুলি সরাসরি ই-মেইল মেসেজ ব্যবহার করে মেনুতে প্রদর্শিত হবে:

আপনি ডিফল্ট থিম হিসেবে একটি নির্দিষ্ট স্টেশনারিও বেছে নিতে পারেন আপনি সব নতুন বার্তা