Artikel ini menampilkan sepuluh fitur luar biasa yang mungkin tidak Anda ketahui, tetapi dapat menghemat banyak waktu ketika berurusan dengan email rutin.

Jika bagian utama dari komunikasi online Anda adalah email yang berulang-ulang, maka wajar saja jika Anda berusaha mengoptimalkan bagian pekerjaan Anda itu. Membalas dengan templat bisa menjadi alternatif yang bagus untuk menulis email dari awal dengan cara keystroke demi keystroke yang membosankan.

Templat Outlook

Templat email di Outlook seperti templat dokumen di Word atau templat lembar kerja di Excel. Jika Anda sering mengirim pesan yang sama atau sangat mirip ke orang yang berbeda, Anda dapat menyimpan salah satu pesan tersebut sebagai templat dengan mengklik Berkas > Simpan sebagai > Template Outlook (*.oft) Dan kemudian, alih-alih menulis email dari awal, Anda mulai dengan templat, menyesuaikannya jika diperlukan, dan menekan Kirim Pesannya padam, tetapi templatnya tetap ada, siap untuk penggunaan berikutnya.

Secara default, semua templat Outlook disimpan ke folder di bawah ini. Ini tidak boleh diubah, jika tidak, Anda tidak akan dapat membuka templat Anda dari dalam Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Keuntungan :

• Mudah dibuat dan disimpan.
• Bidang alamat (To, Cc dan Bcc), baris Subjek, dan bahkan akun pengirim bisa ditentukan sebelumnya.
• Templat pesan Anda bisa berisi lampiran, grafik, dan pemformatan seperti font, warna latar belakang, dll.

Kekurangan : merepotkan untuk digunakan - untuk membuka templat, Anda harus menggali cukup dalam ke dalam menu.

Versi yang didukung Outlook 365 - 2010

Tutorial mendalam : Cara membuat dan menggunakan templat email Outlook

Template email di aplikasi web Outlook.com

Aplikasi web Outlook.com juga memiliki templat email. Dibandingkan dengan file .oft dalam versi desktop, ini tidak memerlukan banyak klik menu untuk membukanya. Namun, opsi di sini tidak begitu luas - templat dapat berisi gambar kecil dan pemformatan dasar, tetapi tidak mungkin untuk mengatur bidang email atau melampirkan file.

Seperti banyak fitur berguna lainnya, fitur yang satu ini tersembunyi dari pandangan langsung. Untuk memanfaatkannya, inilah yang perlu Anda lakukan:

Di sudut kanan bawah Pesan Baru jendela, klik tombol elipsis (....), lalu klik Template Saya .

The Template Saya akan muncul dengan beberapa sampel default yang siap digunakan. Untuk membuat sampel Anda sendiri, klik pada + Templat Atau, Anda bisa mengetik dan memformat teks di jendela pesan, kemudian salin/tempel - semua pemformatan akan dipertahankan.

Untuk menyisipkan templat dalam email, cukup klik namanya pada panel.

Keuntungan Sederhana dan intuitif

Kekurangan : opsi terbatas

Versi yang didukung : Aplikasi web Outlook.com

Bagian Cepat dan Teks Otomatis

Quick Parts adalah potongan konten yang dapat digunakan kembali yang dapat dengan cepat ditambahkan ke pesan email, janji temu, kontak, permintaan rapat, dan tugas. Selain teks, mereka juga dapat menyertakan grafik, tabel, dan pemformatan khusus. Sementara templat .oft dimaksudkan untuk membentuk keseluruhan pesan, bagian cepat adalah jenis blok bangunan yang lebih kecil.

Quick Parts adalah pengganti modern AutoText di Outlook 2003 dan sebelumnya. Dalam versi terbaru, kedua jenis tersedia. Satu-satunya perbedaan di antara keduanya adalah item berada di galeri yang berbeda. Dalam semua hal lainnya, Quick Parts dan AutoText pada dasarnya sama.

Untuk membuat item baru, ketik teks Anda dalam pesan, pilih dan klik Sisipkan tab> Suku Cadang Cepat > Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat .

Untuk memasukkan bagian cepat ke dalam email, pilih bagian yang diperlukan dari galeri.

Atau, Anda dapat mengetikkan nama bagian cepat dalam pesan (tidak harus seluruh nama, hanya bagian uniknya) dan tekan F3 . Di Outlook 2016 dan versi yang lebih baru, saat Anda mulai mengetik nama, saran akan muncul, dan Anda cukup menekan tombol Enter untuk menyuntikkan seluruh teks.

Quick Parts (Komponen Cepat) terletak di dalam NormalEmail.dotm yang disimpan di sini:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Untuk kembali ke atas bagian cepat Anda, salin file ini ke lokasi penyimpanan. ekspor ke PC lain, tempelkan ke Templat folder di komputer lain.

Keuntungan : sangat sederhana dan lugas

Kekurangan :

• Tidak ada opsi pencarian. Jika Anda memiliki beberapa bagian di galeri, mungkin akan menjadi masalah untuk menemukan yang Anda butuhkan.
• Tidak mungkin mengedit konten quick part - Anda hanya bisa menggantinya dengan yang baru.
• Tidak memungkinkan untuk menambahkan lampiran.

Versi yang didukung Outlook 365 - 2007

Tutorial komprehensif : Outlook Quick Parts dan AutoText

Templat email Langkah Cepat

Langkah Cepat adalah semacam pintasan yang memungkinkan melakukan beberapa tindakan dengan satu perintah. Salah satu tindakan tersebut dapat berupa membalas dengan templat atau membuat email baru berdasarkan templat. Selain dari teks pesan, Anda dapat mengisikan To, Cc, Bcc, dan Subject, mengatur bendera tindak lanjut dan kepentingan.

Untuk membuat templat langkah cepat, klik Buat Baru di dalam Langkah Cepat kotak pada Rumah tab, kemudian pilih salah satu tindakan berikut ini: Pesan Baru , Balas , Balas Semua atau Maju Dalam Edit jendela, ketik teks template Anda di kotak yang sesuai, konfigurasikan opsi lain yang menurut Anda sesuai, dan berikan nama deskriptif pada template Anda. Secara opsional, tetapkan salah satu tombol pintasan yang telah ditentukan sebelumnya.

Berikut ini contoh Outlook template balasan :

Setelah ditetapkan, langkah cepat baru Anda akan segera muncul di galeri. Cukup klik di atasnya atau tekan kombinasi tombol yang ditetapkan, dan semua tindakan akan dieksekusi sekaligus.

Keuntungan :

• Templat yang berbeda untuk email baru, balasan dan penerusan bisa dibuat.
• Tidak hanya teks pesan, tetapi hampir semua bidang email dapat diatur sebelumnya.
• Beberapa tindakan dapat dieksekusi dengan langkah cepat yang sama, misalnya, membalas pesan dengan templat dan memindahkan pesan asli ke folder lain.
• Dapat secara cepat dieksekusi dengan shortcut keyboard.

Kekurangan : template email hanya bisa berupa teks biasa.

Versi yang didukung Outlook 365 - 2010

Tutorial dari ujung ke ujung : Outlook Langkah Cepat

Draf Outlook sebagai templat

Draf di Outlook tidak lain adalah email yang belum terkirim. Biasanya, ini adalah pesan yang belum selesai yang disimpan secara otomatis oleh Outlook atau secara manual oleh Anda sendiri. Tapi siapa bilang draf yang sudah selesai tidak bisa digunakan sebagai template email?

Keindahan metode ini adalah Anda dapat membuat draf templat email yang dapat digunakan kembali persis seperti yang biasa Anda lakukan - ketik teks di badan pesan, isi bidang email, lampirkan file, sisipkan gambar, terapkan pemformatan yang diinginkan, dll. Saat pesan Anda sudah siap, jangan kirimkan, melainkan klik tombol Simpan atau tekan Ctrl + S untuk menyimpan pesan ke dalam folder Konsep Jika Anda memiliki terlalu banyak item dalam folder Konsep Anda bisa menyimpan templat-templat Anda dalam subfolder terpisah atau menetapkan kategori untuk templat-templat tersebut.

Lain kali apabila Anda ingin mengirim pesan tertentu kepada seseorang, buka Konsep Kuncinya adalah Anda tidak mengirimkan draf, tetapi Anda harus mengirim pesan tersebut. maju Saat meneruskan draf, Outlook membuat salinannya dengan menyimpan pesan asli untuk digunakan di masa mendatang. Selain itu, tidak ada informasi header yang ditambahkan di atas teks draf, seperti yang biasanya dilakukan saat meneruskan email masuk. Baris Subjek juga tidak akan diawali dengan "FW:".

Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara meneruskan draf di Outlook? Jauh lebih mudah dari yang Anda kira :)

• Buka draf pesan Anda melalui klik dua kali.
• Tempatkan kursor di dalam bidang email mana pun, bukan di badan email, dan tekan Ctrl + F . Atau, Anda bisa menambahkan Maju ke Quick Access Toolbar dan klik di atasnya.

  

Keuntungan : sangat nyaman untuk membuat, mengedit, dan mengatur.

Kekurangan untuk menjaga template Anda, ingatlah untuk meneruskan draf, bukan untuk mengirimnya.

Versi yang didukung Outlook 365 - 2000

Info lebih lanjut : Menggunakan draf Outlook sebagai templat email

Templat tanda tangan Outlook

Tanda tangan adalah elemen tradisional komunikasi tertulis, dan sebagian besar pengguna Outlook memiliki tanda tangan default yang ditambahkan ke email mereka secara otomatis. Tetapi, tidak ada yang akan mencegah Anda memiliki lebih dari satu tanda tangan dan menyertakan informasi selain detail kontak standar.

Anda dapat membuat tanda tangan sebagai templat email secara keseluruhan dan menyisipkannya dalam pesan hanya dengan beberapa klik ( Pesan tab> Tanda tangan ).

Selain teks pesan, pastikan untuk menyertakan detail standar Anda dalam setiap tanda tangan yang Anda buat. Ketika Anda memilih tanda tangan yang berbeda untuk pesan tertentu, tanda tangan default secara otomatis dihapus.

Keuntungan : sangat cepat dan nyaman digunakan

Kekurangan : Anda hanya dapat menambahkan informasi ke badan pesan tetapi tidak dapat menentukan bidang email.

Versi yang didukung Outlook 365 - 2000

Tutorial mendalam : Cara membuat dan menggunakan tanda tangan Outlook

Koreksi Otomatis

Meskipun fitur AutoCorrect pada awalnya tidak dirancang untuk digunakan sebagai templat teks, namun fitur ini memungkinkan Anda untuk langsung menyisipkan teks tertentu melalui kata kunci atau kode yang ditetapkan. Anda bisa menganggapnya sebagai versi AutoText atau Quick Parts yang disederhanakan.

Begini cara kerjanya: Anda menetapkan kata kunci ke beberapa teks, yang bisa sepanjang yang Anda suka (tentu saja secara wajar) dan diformat dengan cara apa pun yang Anda pilih. Dalam pesan, Anda mengetikkan kata kunci, tekan tombol Enter atau spasi , dan kata kunci langsung diganti dengan teks Anda.

Untuk membuka Koreksi Otomatis jendela dialog, pergilah ke Berkas tab> Opsi > Surat > Ejaan dan Koreksi Otomatis... tombol> Pemeriksaan > Opsi Koreksi Otomatis... tombol.

Untuk mengonfigurasi entri baru, lakukan yang berikut ini:

• Dalam Ganti bidang, ketik kata kunci Jangan gunakan kata yang sebenarnya - Anda tidak ingin kata kunci diganti dengan teks yang lebih panjang ketika Anda benar-benar menginginkan kata itu sendiri. Sebaiknya awali kata kunci Anda dengan beberapa simbol khusus. Misalnya, Anda dapat menggunakan #warn , Peringatkan atau [peringatkan] untuk Peringatan penting!
• Dalam Dengan bidang, ketik teks templat .
• Setelah selesai, klik Tambahkan .

Tip. Jika Anda ingin teks yang diformat seperti pada gambar di bawah ini, lalu pertama-tama ketik teks pengganti dalam pesan, pilih, lalu buka dialog Koreksi Otomatis. Teks templat Anda akan secara otomatis ditambahkan ke Dengan Untuk mempertahankan pemformatan, pastikan kotak Teks yang diformat tombol radio dipilih, dan klik Tambahkan .

Dan sekarang, ketik #warn di badan pesan, tekan Enter , dan voila:

Keuntungan : penyiapan satu kali

Kekurangan Jumlah templat teks terbatas pada jumlah shortcut yang bisa Anda ingat.

Versi yang didukung Outlook 365 - 2010

Alat Tulis Outlook

The Alat tulis Fitur di Microsoft Outlook digunakan untuk membuat email berformat HTML yang dipersonalisasi dengan latar belakang, font, warna, dll. Alih-alih atau selain berbagai elemen desain, Anda juga dapat menyertakan teks, dan secara otomatis akan disisipkan dalam pesan saat Anda memilih file alat tulis.

Anda mulai dengan membuat pesan baru, mendesain tata letaknya, dan mengetikkan teks templat. Tidak masuk akal untuk mendefinisikan Subjek atau bidang email lainnya karena ketika alat tulis digunakan, informasi ini akan muncul di bagian atas badan pesan.

Setelah siap, simpan pesan Anda ( Berkas > Simpan sebagai ) sebagai berkas HTML ke berkas Alat tulis folder di sini:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Setelah disimpan, Anda dapat memilih alat tulis Anda dengan cara berikut ini: Rumah tab> Item Baru > Pesan E-mail Menggunakan > Lebih Banyak Alat Tulis File alat tulis yang baru saja digunakan akan muncul secara langsung dalam file Pesan E-mail Menggunakan menu:

Anda juga dapat memilih alat tulis tertentu sebagai tema default untuk semua pesan baru yang Anda buat.

Berikut ini contoh seperti apa template pesan alat tulis Outlook Anda:

Keuntungan : banyak opsi pemformatan karena dukungan HTML

Kekurangan : jumlah klik untuk menyimpan dan mengakses file alat tulis jauh lebih banyak daripada yang benar-benar dibutuhkan

Versi yang didukung Outlook 365 - 2007

Formulir Khusus di Outlook

Merancang formulir kustom jauh lebih rumit daripada metode lain yang dibahas dalam tutorial ini dan mungkin memerlukan keterampilan pemrograman VBA. Untuk memulainya, aktifkan Pengembang tab di Outlook Anda. Kemudian, klik Merancang Formulir Pilih salah satu formulir standar sebagai dasar untuk formulir kustom Anda, tambahkan bidang, kontrol, dan mungkin kode, tetapkan atribut, dan publikasikan formulir Anda. Kedengarannya membingungkan dan tidak jelas? Memang, perlu waktu untuk mencari tahu hal itu.

Keuntungan : fitur yang sangat kuat dengan banyak opsi

Kekurangan : kurva pembelajaran yang curam

Versi yang didukung Outlook 365 - 2007

Template Email Bersama

Percaya atau tidak, solusi ini sangat menyenangkan untuk digunakan bagi para pemula dan ahli. Pemula akan menghargai kesederhanaannya - memulai dengan Shared Email Templates cukup intuitif untuk langsung terjun ke dalamnya. Pakar Outlook dapat memanfaatkan banyak fitur canggih seperti membuat respons yang dipersonalisasi dengan bantuan makro, mengonfigurasi bidang yang telah ditentukan sebelumnya, dapat diisi dan dropdown, menarikinformasi dari dataset, dan masih banyak lagi.

Berbeda dari fitur bawaan, Shared Email Templates membawa semua fungsionalitas secara langsung ke dalam jendela pesan! Sekarang Anda bisa membuat, mengedit dan menggunakan templat Anda dalam sekejap, tanpa harus bolak-balik di antara tab-tab yang berbeda dan menggali ke dalam menu.

Untuk membuat template baru, cukup pilih konten yang diinginkan (teks, gambar, tautan, dll.) dalam pesan dan klik Templat Baru.

Untuk sisipkan template ke dalam pesan, klik tombol Tempel atau klik dua kali nama template.

Keuntungan :

• Cepat dan nyaman untuk dibuat.
• Sisipkan dalam pesan dengan satu klik.
• Gunakan secara pribadi atau berbagi dengan tim Anda.
• Tambahkan bidang teks yang dapat diisi dan daftar drop-down.
• Mengisi kolom email, menyisipkan gambar, dan melampirkan file secara otomatis.
• Terapkan pemformatan dasar dalam editor di tempat untuk membuat desain canggih menggunakan HTML.
• Tautan ke Konsep dan gunakan draf Outlook Anda sebagai templat email.
• Gunakan pintasan untuk balasan cepat.
• Akses templat Anda dari perangkat apa pun baik itu Windows, Mac, atau Outlook Online.

Kekurangan : Anda dipersilakan untuk menguji dan memberi tahu kami :)

Versi yang didukung : Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows dan Mac, Outlook di web

Bagaimana cara mendapatkan : Pilih paket langganan Anda atau unduh versi gratis dari Microsoft AppSource.

Itulah cara membuat template email di Outlook. Semoga tutorial kami akan membantu Anda memilih teknik favorit Anda. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!