Šajā rakstā parādītas desmit pārsteidzošas funkcijas, par kurām, iespējams, nezināt, bet kuras var ietaupīt ļoti daudz laika, strādājot ar ikdienas e-pasta ziņojumiem.

Ja lielāko daļu jūsu tiešsaistes saziņas veido atkārtotas e-pasta vēstules, ir tikai likumsakarīgi, ka cenšaties optimizēt šo darba daļu. Atbildes ar veidni var būt lieliska alternatīva garlaicīgai e-pasta vēstuļu veidošanai no nulles, izmantojot katru taustiņu.

Outlook veidnes

E-pasta veidnes programmā Outlook ir līdzīgas dokumentu veidnēm programmā Word vai darblapu veidnēm programmā Excel. Ja bieži sūtāt vienādas vai ļoti līdzīgas ziņas dažādiem cilvēkiem, varat saglabāt vienu no šādām ziņām kā veidni, noklikšķinot uz . Faili > Saglabāt kā > Outlook veidne (*.oft) . Un tad tā vietā, lai izveidotu e-pasta vēstuli no nulles, jūs sākat ar veidni, pēc vajadzības to pielāgojat un nospiežat Sūtīt . Ziņa pazūd, bet šablons paliek, gatavs nākamajam lietojumam.

Pēc noklusējuma visas Outlook veidnes tiek saglabātas zemāk redzamajā mapē. To nevajadzētu mainīt, pretējā gadījumā nevarēsiet atvērt veidni no Outlook.

C:\Uzņēmēji\Uzņēmēja nosaukums\AppData\Roaming\Microsoft\Šabloni

Priekšrocības :

• Viegli izveidot un saglabāt.
• Var iepriekš definēt adreses laukus (Kam, Cc un Bcc), tēmas rindu un pat sūtītāja kontu.
• Ziņu veidnēs var būt pielikumi, grafikas un formatējums, piemēram, fonti, fona krāsas u. c.

Trūkumi : lietošana ir apgrūtinoša - lai atvērtu veidni, ir diezgan dziļi jāiedziļinās izvēlnēs.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2010

Padziļināta apmācība : Kā izveidot un izmantot Outlook e-pasta veidnes

E-pasta veidnes Outlook.com tīmekļa lietotnē

Arī Outlook.com tīmekļa lietotnē ir e-pasta veidnes. Salīdzinot ar .oft failiem datora versijā, lai tās atvērtu, nav nepieciešams veikt vairākus izvēlnes klikšķus. Tomēr šeit iespējas nav tik plašas - veidnē var būt nelieli attēli un pamata formatējums, taču nav iespējams iepriekš iestatīt e-pasta laukus vai pievienot failus.

Tāpat kā daudzas citas noderīgas funkcijas, arī šī ir paslēpta no tiešā redzesloka. Lai to izmantotu, jums ir jādara tas, kas jādara:

Apakšējā labajā stūrī Jauna ziņa logu, noklikšķiniet uz elipses pogas (...) un pēc tam noklikšķiniet uz Manas veidnes .

Portāls Manas veidnes tiks parādīts logs ar dažiem noklusējuma paraugiem, kas ir gatavi lietošanai. Lai izveidotu savu paraugu, noklikšķiniet uz ikonas + Šablons pogu un ievadiet veidnes virsrakstu un tekstu attiecīgajos laukos. Vai arī varat ievadīt un formatēt tekstu ziņojuma logā un pēc tam kopēt/ielīmēt - visi formatējumi tiks saglabāti.

Lai šablonu ievietotu e-pasta vēstulē, noklikšķiniet uz tā nosaukuma panelī.

Priekšrocības : vienkārši un intuitīvi

Trūkumi : ierobežotas iespējas

Atbalstītās versijas : Outlook.com tīmekļa lietotne

Ātrās daļas un automātiskais teksts

Ātrās daļas ir atkārtoti izmantojami satura fragmenti, ko var ātri pievienot e-pasta ziņojumam, tikšanās reizei, kontaktam, tikšanās pieprasījumam un uzdevumam. Papildus tekstam tajos var iekļaut arī grafikas, tabulas un pielāgotu formatējumu. .oft veidnes ir paredzētas, lai veidotu veselu ziņojumu, bet ātrās daļas ir sava veida mazāki būvblokus.

Ātrās daļas ir mūsdienīgs aizstājējs automātiskajam tekstam programmā Outlook 2003 un agrāk. Jaunākajās versijās ir pieejami abi veidi. Vienīgā atšķirība starp tiem ir tā, ka elementi atrodas dažādās galerijās. Visos pārējos aspektos ātrās daļas un automātiskais teksts būtībā ir vienādi.

Lai izveidotu jaunu vienumu, ievadiet tekstu ziņojumā, atlasiet to un noklikšķiniet uz Ievietot cilne> Ātrās daļas > Izvēļu saglabāšana ātrās daļas galerijā .

Lai e-pasta vēstulē ievietotu ātru daļu, galerijā izvēlieties vajadzīgo daļu.

Vai arī varat ievadīt ātrās daļas nosaukumu ziņojumā (ne vienmēr visu nosaukumu, bet tikai unikālu tā daļu) un nospiest F3 . Programmā Outlook 2016 un jaunākās versijās, kad sākat ievadīt nosaukumu, parādīsies ieteikums, un varat vienkārši nospiest taustiņu Enter, lai ievadītu visu tekstu.

Ātrās daļas atrodas NormalEmail.dotm failu, kas tiek saglabāts šeit:

C:\Uzņēmēji\%lietotājvārds%%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Uz atbalstīt ātrās daļas, kopējiet šo failu uz saglabāšanas vietu. eksportēt uz citu datoru, ielīmējiet to Šabloni mapi citā datorā.

Priekšrocības : ļoti vienkārši un vienkārši

Trūkumi :

• Nav meklēšanas opcijas. Ja galerijā ir vairāki darbi, var rasties grūtības atrast vajadzīgo.
• Ātrās daļas saturu nav iespējams rediģēt - to var tikai aizstāt ar jaunu.
• Nav iespējams pievienot pielikumus.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2007

Visaptveroša pamācība : Outlook ātrās daļas un automātiskais teksts

Ātru soļu e-pasta veidnes

Ātrie soļi ir sava veida saīsnes, kas ļauj veikt vairākas darbības ar vienu komandu. Viena no šādām darbībām varētu būt atbildes sniegšana, izmantojot veidni, vai jauna e-pasta izveide, pamatojoties uz veidni. Papildus ziņojuma tekstam varat iepriekš aizpildīt To, Cc, Bcc un Subject, iestatīt turpmāko darbību karodziņu un svarīgumu.

Lai izveidotu ātru soļu veidni, noklikšķiniet uz Izveidot jaunu iekšpusē Ātri soļi lodziņā Sākums cilni un pēc tam izvēlieties vienu no šādām darbībām: Jauna ziņa , Atbildēt , Atbildēt visiem vai Uz priekšu . In Rediģēt logā ierakstiet veidnes tekstu attiecīgajā lodziņā, konfigurējiet visas pārējās opcijas, ko uzskatāt par piemērotām, un piešķiriet veidnei kādu aprakstošu nosaukumu. Pēc izvēles piešķiriet kādu no iepriekš definētajiem īsceļu taustiņiem.

Šeit ir Outlook piemērs atbildes veidne :

Pēc iestatīšanas jūsu jaunais ātrais solis nekavējoties parādīsies galerijā. Vienkārši noklikšķiniet uz tā vai nospiediet piešķirto taustiņu kombināciju, un visas darbības tiks izpildītas uzreiz.

Priekšrocības :

• Var izveidot dažādas veidnes jauniem e-pasta ziņojumiem, atbildēm un pārsūtījumiem.
• Var iepriekš iestatīt ne tikai ziņojuma tekstu, bet arī gandrīz visus e-pasta lauciņus.
• Ar vienu ātru darbību var veikt vairākas darbības, piemēram, atbildēt uz ziņojumu, izmantojot veidni, un pārvietot sākotnējo ziņojumu uz citu mapi.
• Var ātri izpildīt, izmantojot tastatūras īsceļu.

Trūkumi : e-pasta veidne var būt tikai vienkāršs teksts.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2010

End-to-end pamācība : Outlook Ātrie soļi

Outlook melnraksti kā veidnes

Melnraksti programmā Outlook nav nekas cits kā neizsūtīti e-pasta ziņojumi. Parasti tie ir nepabeigti ziņojumi, kurus automātiski saglabā programma Outlook vai manuāli pats. Bet kas saka, ka pabeigtu melnrakstu nevar izmantot kā e-pasta veidni?

Šīs metodes skaistums ir tas, ka varat izveidot atkārtoti lietojamu e-pasta veidni tieši tāpat kā parasti - ievadiet tekstu ziņojuma tekstā, aizpildiet e-pasta lauciņus, pievienojiet failus, ievietojiet attēlus, piemērojiet vēlamo formatējumu u. c. Kad ziņojums ir gatavs, to nenosūtiet. Tā vietā noklikšķiniet uz Saglabāt pogu vai nospiediet Ctrl + S, lai saglabātu ziņojumu kontā Projekti mapi. Ja jūsu mapē ir pārāk daudz vienumu. Projekti mapē, varat saglabāt veidnes atsevišķā(-ās) apakšmapē(-ēs) vai piešķirt tām kategorijas.

Nākamreiz, kad vēlēsieties kādam nosūtīt konkrētu ziņu, dodieties uz savu Projekti mapi un atveriet šo ziņu. Galvenais ir tas, ka jūs nenosūtāt savu projektu, bet. uz priekšu to! Pārsūtot melnrakstu, Outlook izveido tā kopiju, saglabājot oriģinālo ziņojumu turpmākai lietošanai. Turklāt virs melnraksta teksta netiek pievienota virsraksta informācija, kā tas parasti tiek darīts, pārsūtot ienākošo e-pasta vēstuli. Priekšmets arī netiks papildināts ar "FW:".

Iespējams, jūs interesē, kā pārsūtīt melnrakstu programmā Outlook? Daudz vieglāk, nekā domājat :)

• Atveriet melnraksta ziņu, divreiz klikšķinot.
• Novietojiet kursoru jebkurā e-pasta lauciņā, kas nav pamatdaļā, un nospiediet taustiņus Ctrl + F . Uz priekšu pogu Ātrās piekļuves rīkjoslā un noklikšķiniet uz tās.

  

Priekšrocības : ļoti ērti izveidot, rediģēt un organizēt.

Trūkumi : lai saglabātu savu veidni, atcerieties, ka jānosūta, nevis jānosūta projekts.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2000

Vairāk informācijas : Izmantojot Outlook melnrakstus kā e-pasta veidnes

Outlook paraksta veidnes

Paraksts ir tradicionāls rakstiskas saziņas elements, un lielākajai daļai Outlook lietotāju paraksts ir automātiski pievienots e-pastiem pēc noklusējuma. Taču nekas neliedz jums pievienot vairāk parakstu un iekļaut citu informāciju, kas nav standarta kontaktinformācija.

Varat izveidot parakstu kā veselu e-pasta veidni un ievietot to ziņojumā ar pāris klikšķiem ( Ziņa cilne> Paraksts ).

Uzmanību! Katrā parakstā, ko veidojat, bez ziņojuma teksta noteikti iekļaujiet arī savu standarta informāciju. Ja izvēlaties citu parakstu konkrētam ziņojumam, noklusējuma paraksts tiek automātiski noņemts.

Priekšrocības : ļoti ātra un ērta lietošana

Trūkumi : informāciju var pievienot tikai ziņojuma ķermenim, bet nevar iepriekš definēt e-pasta laukus.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2000

Padziļināta apmācība : Kā izveidot un izmantot Outlook parakstus

AutoCorrect

Lai gan funkcija AutoCorrect sākotnēji nebija paredzēta teksta veidņu izmantošanai, tā ļauj uzreiz ievietot noteiktu tekstu, izmantojot piešķirtu atslēgas vārdu vai kodu. To var uzskatīt par vienkāršotu AutoText vai Quick Parts versiju.

Tas darbojas šādi: jūs piešķirat atslēgvārdu kādam tekstam, kas var būt tik garš, cik vēlaties (protams, saprātīgi), un formatēts pēc jūsu izvēles. Ziņojumā ievadiet atslēgvārdu, nospiediet taustiņu Enter vai atstarpes taustiņu , un atslēgvārds uzreiz tiek aizstāts ar jūsu tekstu.

Lai atvērtu AutoCorrect dialoga logu, dodieties uz Faili cilne> Iespējas > Pasts > Rakstība un automātiskā labošana... pogu> Pārbaude > Automātiskā labošanas opcijas... pogu.

Lai konfigurētu jaunu ierakstu, veiciet šādas darbības:

• In the Aizstāt lauciņā ierakstiet atslēgvārds , kas ir sava veida saīsne, kas iedarbinās aizvietošanu. Tikai neizmantojiet tam īstu vārdu - jūs nevēlaties, lai atslēgvārds tiktu aizvietots ar garāku tekstu, kad patiesībā vēlaties, lai šis vārds tiktu aizvietots pats. Ir labi pirms atslēgvārda izmantot kādu īpašu simbolu. Piemēram, varat izmantot #brīdināt , !warn vai [brīdināt] vietnē Svarīgs brīdinājums!
• In the Ar lauciņā ierakstiet savu veidnes teksts .
• Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz Pievienot .

Padoms. Ja vēlaties formatēts teksts kā attēlā zemāk, tad vispirms ierakstiet aizstājējtekstu ziņojumā, atlasiet to un pēc tam atveriet dialoglodziņu AutoCorrect. Jūsu veidnes teksts automātiski tiks pievienots ziņojuma Ar lai saglabātu formatējumu, pārliecinieties, ka lodziņā Formatēts teksts ir atlasīta radio poga, un noklikšķiniet uz Pievienot .

Un tagad ierakstiet #brīdināt ziņojuma tekstā, nospiediet Enter , un voilà:

Priekšrocības : vienreizēja iestatīšana

Trūkumi : teksta šablonu skaits ir ierobežots līdz īsceļu skaitam, ko varat atcerēties.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2010

Outlook kancelejas preces

Portāls Kancelejas preces funkciju programmā Microsoft Outlook izmanto, lai izveidotu personalizētus HTML formāta e-pasta ziņojumus ar savu fonu, fontiem, krāsām u. c. Dažādu dizaina elementu vietā vai papildus tiem varat iekļaut arī tekstu, un tas tiks automātiski ievietots ziņojumā, kad izvēlēsieties kancelejas failu.

Sākat ar jaunas ziņas izveidi, tās izkārtojuma izveidi un veidnes teksta ievadīšanu. Nav jēgas definēt Subject (Priekšmets) vai citus e-pasta laukus, jo, ja tiek izmantots kancelejas līdzeklis, šī informācija parādīsies ziņojuma ķermeņa augšdaļā.

Kad esat gatavs, saglabājiet ziņojumu ( Faili > Saglabāt kā ) kā HTML failu uz Kancelejas preces mapi šeit:

C:\Uzņēmēji\Uzņēmēja nosaukums\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Pēc saglabāšanas varat atlasīt kancelejas preces šādi: Sākums cilne> Jaunas preces > E-pasta ziņojuma izmantošana > Vairāk kancelejas piederumu . Nesen izmantotie kancelejas preces faili tiks parādīti tieši E-pasta ziņojuma izmantošana ēdienkarte:

Varat arī izvēlēties noteiktu kancelejas piederumu kā noklusējuma tēmu visiem jaunajiem ziņojumiem, ko veidojat.

Lūk, piemērs, kā var izskatīties jūsu Outlook kancelejas ziņojuma veidne:

Priekšrocības : daudz formatēšanas iespēju, pateicoties HTML atbalstam.

Trūkumi : klikšķu skaits, lai saglabātu un piekļūtu kancelejas piederumu failiem, ir krietni lielāks, nekā patiešām nepieciešams.

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2007

Pielāgotās veidlapas programmā Outlook

Jau iepriekš teikšu, ka šis paņēmiens ir paredzēts profesionāļiem. Pielāgotas veidlapas izveide ir daudz sarežģītāka nekā jebkura cita šajā pamācībā aplūkotā metode, un var būt nepieciešamas VBA programmēšanas prasmes. Lai sāktu, iespējojiet Izstrādātājs Outlook cilnē. Pēc tam noklikšķiniet uz Veidlapas izveide , izvēlieties vienu no standarta veidlapām kā bāzi savai pielāgotajai veidlapai, pievienojiet laukus, kontrolierīces un, iespējams, kodu, iestatiet atribūtus un publicējiet veidlapu. Izklausās mulsinoši un neskaidri? Patiesi, būs nepieciešams laiks, lai šo lietu izprastu.

Priekšrocības : ļoti jaudīga funkcija ar daudzām iespējām

Trūkumi : strauja mācību līkne

Atbalstītās versijas : Outlook 365 - 2007

Koplietojamās e-pasta veidnes

Ticiet vai nē, šo risinājumu ir prieks lietot gan iesācējiem, gan guru. Iesācēji novērtēs vienkāršību - sākšana ar kopīgajām e-pasta veidnēm ir pietiekami intuitīva, lai uzreiz tajā sāktu darboties. Outlook eksperti var izmantot daudzas uzlabotas funkcijas, piemēram, personalizētu atbilžu veidošanu ar makru palīdzību, konfigurējot iepriekš definētus, aizpildāmus un nolaižamus laukus, velkotinformāciju no datu kopām un daudz ko citu.

Atšķirībā no iebūvētajām funkcijām koplietojamās e-pasta veidnes nodrošina visu funkcionalitāti tieši ziņojuma logā! Tagad varat izveidot, rediģēt un izmantot veidnes vienā mirklī, nepārslēdzot dažādas cilnes un neiedziļinoties izvēlnēs.

Uz izveidot jaunu veidni, vienkārši atlasiet vēlamo saturu (tekstu, attēlus, saites u. c.) un noklikšķiniet uz Jauna veidne.

Uz ievietot ziņojuma veidni, noklikšķiniet uz Paste ikonu vai divreiz noklikšķiniet uz veidnes nosaukuma.

Priekšrocības :

• Ātra un ērta izveide.
• Ievietojiet ziņu ar vienu klikšķi.
• Izmantojiet personīgi vai kopīgojiet ar savu komandu.
• Pievienojiet aizpildāmus teksta laukus un nolaižamos sarakstus.
• Aizpildiet e-pasta lauciņus, ievietojiet attēlus un automātiski pievienojiet failus.
• Pielietojiet pamata formatēšanu vietnes redaktorā, lai izveidotu sarežģītus dizainus, izmantojot HTML.
• Saite uz jūsu Projekti mapi un kā e-pasta veidnes izmantojiet jebkuru no Outlook melnrakstiem.
• Izmantojiet īsceļus, lai ātri atbildētu.
• Piekļūstiet savām veidnēm no jebkuras ierīces, neatkarīgi no tā, vai tā ir Windows, Mac vai Outlook Online.

Trūkumi : esat laipni aicināti testēt un informēt mūs :)

Atbalstītās versijas : Outlook priekš Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows un Mac, Outlook tīmeklī

Kā iegūt : Izvēlieties abonēšanas plānu vai lejupielādējiet bezmaksas versiju no Microsoft AppSource.

Lūk, kā izveidot e-pasta veidni programmā Outlook. Cerams, ka mūsu pamācība palīdzēs jums izvēlēties savu iecienītāko paņēmienu. Paldies, ka izlasījāt, un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu emuārā!