تعرض هذه المقالة عشر ميزات مذهلة قد لا تعرفها ، ولكنها قد توفر لك قدرًا هائلاً من الوقت عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الروتينية. التواصل عبر الإنترنت عبارة عن رسائل بريد إلكتروني متكررة ، سيكون من الطبيعي أن تسعى جاهدًا لتحسين هذا الجزء من عملك. يمكن أن يكون الرد باستخدام القالب بديلاً رائعًا لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني من البداية بطريقة مملة بضغطة زر.

قوالب Outlook

قوالب البريد الإلكتروني في Outlook تشبه المستندات قوالب في Word أو قوالب ورقة العمل في Excel. إذا كنت ترسل غالبًا نفس الرسائل أو رسائل مشابهة جدًا لأشخاص مختلفين ، فيمكنك حفظ إحدى هذه الرسائل كقالب بالنقر فوق ملف & gt؛ حفظ باسم & gt؛ قالب Outlook (* .oft) . وبعد ذلك ، بدلاً من إنشاء رسالة بريد إلكتروني من البداية ، ابدأ بقالب ، وخصصه إذا لزم الأمر ، واضغط على إرسال . تخرج الرسالة ، لكن القالب لا يزال جاهزًا للاستخدام التالي.

افتراضيًا ، يتم حفظ جميع قوالب Outlook في المجلد أدناه. لا يجب تغيير هذا ، وإلا فلن تتمكن من فتح القالب الخاص بك من داخل Outlook.

C: \ Users \ UserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates

المزايا :

• سهولة الإنشاء والحفظ.
• حقول العنوان (إلى ونسخة ونسخة مخفية) وسطر الموضوع و حتى حساب الإرسال يمكن تحديده مسبقًا.
• يمكن لقوالب الرسائل الخاصة بكإنشاء.

  فيما يلي مثال على الشكل الذي قد يبدو عليه قالب رسالة القرطاسية في Outlook:

  

  المزايا : ثروة من خيارات التنسيق بسبب دعم HTML

  العيوب : عدد النقرات لحفظ ملفات القرطاسية والوصول إليها هو أكثر بكثير مما هو مطلوب بالفعل

  الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2007

  النماذج المخصصة في Outlook

  سأقولها مقدمًا - هذه التقنية مخصصة للمحترفين. يعد تصميم نموذج مخصص أكثر تعقيدًا من أي طريقة أخرى تمت مناقشتها في هذا البرنامج التعليمي وقد يتطلب مهارات برمجة VBA. للبدء ، قم بتمكين علامة التبويب Developer في Outlook الخاص بك. بعد ذلك ، انقر فوق تصميم نموذج ، واختر أحد النماذج القياسية كأساس للنموذج المخصص الخاص بك ، وأضف الحقول وعناصر التحكم ، وربما التعليمات البرمجية ، وقم بتعيين السمات ونشر النموذج الخاص بك. تبدو محيرة وغامضة؟ في الواقع ، سوف يستغرق الأمر وقتًا لمعرفة ذلك الشيء.

  

  المزايا : ميزة قوية جدًا مع الكثير من الخيارات

  عيوب : منحنى تعليمي حاد

  الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2007

  قوالب البريد الإلكتروني المشتركة

  صدق أو لا تصدق ، هذا الحل هو متعة لاستخدام المبتدئين والمعلمين على حد سواء. سيقدر المبتدئون البساطة - فالبدء في استخدام قوالب البريد الإلكتروني المشتركة أمر بديهي بما يكفي للقفز إليها على الفور. يمكن لخبراء Outlook الاستفادة من العديد من الميزات المتقدمة مثل الإنشاءاستجابات مخصصة بمساعدة وحدات الماكرو ، وتكوين حقول محددة مسبقًا وقابلة للتعبئة والقائمة المنسدلة ، وسحب المعلومات من مجموعات البيانات ، وغير ذلك الكثير.

  على النقيض من الميزات المضمنة ، توفر قوالب البريد الإلكتروني المشتركة جميع الوظائف مباشرة في نافذة الرسالة ! يمكنك الآن إنشاء القوالب وتحريرها واستخدامها في أي لحظة ، دون التبديل بين علامات التبويب المختلفة والبحث في القوائم.

  لإنشاء نموذج جديد ، ما عليك سوى تحديد المحتوى المطلوب (نص ، صور ، روابط ، إلخ.) في الرسالة وانقر فوق قالب جديد.

  لإدراج نموذجًا في الرسالة ، انقر فوق لصق رمز أو انقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم القالب.

  

  المزايا :

  • سريع ومريح إنشاء.
  • إدراج في رسالة بنقرة واحدة.
  • استخدم شخصيًا أو شارك مع فريقك.
  • إضافة حقول نصية قابلة للتعبئة وقوائم منسدلة.
  • املأ حقول البريد الإلكتروني ، وأدخل الصور ، وأرفق الملفات تلقائيًا.
  • قم بتطبيق التنسيق الأساسي داخل المحرر الموضعي لإنشاء تصميمات معقدة باستخدام HTML.
  • رابط إلى المسودات واستخدم أيًا من مسودات Outlook كقوالب بريد إلكتروني.
  • استخدم الاختصارات للرد السريع.
  • قم بالوصول إلى القوالب الخاصة بك من أي جهاز سواء كان Windows أو Mac أو أو Outlook Online.

  العيوب : مرحبًا بك للاختبار وإعلامنا :)

  معتمدالإصدارات : Outlook for Microsoft 365 و Outlook 2021 - 2016 Windows و Mac و Outlook على الويب

  كيفية الحصول على : اختر خطة اشتراكك أو قم بتنزيل إصدار مجاني من Microsoft AppSource .

  هذه هي طريقة إنشاء قالب بريد إلكتروني في Outlook. نأمل أن يساعدك برنامجنا التعليمي في اختيار أسلوبك المفضل. أشكرك على القراءة وآمل أن أراك على مدونتنا الأسبوع المقبل!

  تحتوي على مرفقات ورسومات وتنسيقات مثل الخطوط وألوان الخلفية وما إلى ذلك.

عيوب : مزعج للاستخدام - لفتح قالب ، تحتاج إلى التعمق في القوائم.

الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2010

برنامج تعليمي متعمق : كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Outlook واستخدامها

قوالب البريد الإلكتروني في تطبيق الويب Outlook.com

يحتوي تطبيق الويب Outlook.com أيضًا على قوالب بريد إلكتروني. مقارنةً بملفات .oft في إصدار سطح المكتب ، لا تتطلب هذه الملفات عددًا كبيرًا من نقرات القائمة لفتحها. ومع ذلك ، فإن الخيارات هنا ليست واسعة جدًا - يمكن أن يحتوي القالب على صور صغيرة وتنسيق أساسي ، ولكن لا يمكن تعيين حقول البريد الإلكتروني مسبقًا أو إرفاق الملفات. رأي. للاستفادة منها ، هذا ما عليك القيام به:

في الركن الأيمن السفلي من نافذة رسالة جديدة ، انقر فوق زر علامة القطع (...) ، ثم انقر فوق القوالب الخاصة بي .

سيظهر جزء القوالب مع بعض العينات الافتراضية الجاهزة للاستخدام. لإنشاء نموذج خاص بك ، انقر فوق الزر + قالب وأدخل عنوان النموذج ونصه في المربعات المقابلة. أو يمكنك كتابة نص وتنسيقه في نافذة الرسالة ، ثم نسخ / لصق - سيتم الاحتفاظ بجميع التنسيقات.

لإدراج القالب في رسالة بريد إلكتروني ، فقط انقر فوق اسمه في الجزء.

مزايا :بسيطة وبديهية

العيوب : خيارات محدودة

الإصدارات المدعومة : تطبيق الويب Outlook.com

الأجزاء السريعة والنص التلقائي

الأجزاء السريعة هي مقتطفات من المحتوى يمكن إعادة استخدامها ويمكن إضافتها بسرعة إلى رسالة بريد إلكتروني وموعد وجهة اتصال وطلب اجتماع ومهمة. بصرف النظر عن النص ، يمكنهم أيضًا تضمين الرسومات والجداول والتنسيق المخصص. بينما تهدف قوالب .oft إلى تكوين رسالة كاملة ، فإن الأجزاء السريعة هي نوع من الكتل الإنشائية الأصغر.

الأجزاء السريعة هي البديل الحديث للنص التلقائي في Outlook 2003 والإصدارات الأقدم. في الإصدارات الحديثة ، كلا النوعين متاحان. الفرق الوحيد بينهما هو أن العناصر موجودة في صالات عرض مختلفة. من جميع النواحي الأخرى ، تعتبر الأجزاء السريعة والنص التلقائي هي نفسها بشكل أساسي.

لإنشاء عنصر جديد ، اكتب النص الخاص بك في رسالة ، وحدده وانقر فوق إدراج علامة تبويب & gt؛ أجزاء سريعة & gt؛ حفظ التحديدات في معرض الأجزاء السريعة .

لوضع جزء سريع في رسالة بريد إلكتروني ، اختر الجزء المطلوب من المعرض.

أو يمكنك كتابة اسم الجزء السريع في رسالة (ليس بالضرورة الاسم بالكامل ، فقط جزء فريد منه) والضغط على F3. في Outlook 2016 والإصدارات الأحدث ، عندما تبدأ في كتابة الاسم ، سينبثق اقتراح ، ويمكنك ببساطة الضغط على مفتاح Enter لإدخال النص بالكامل.

سريع توجد الأجزاء في الملف NormalEmail.dotm ، وهوالمخزنة هنا:

C: \ Users \٪ username٪ \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \

من أجل إجراء نسخ احتياطي للأجزاء السريعة ، انسخ هذا الملف إلى حفظ الموقع. للتصدير إلى كمبيوتر آخر ، الصقه في المجلد القوالب على كمبيوتر آخر.

المزايا : بسيط جدًا ومباشر

العيوب :

• لا يوجد خيار بحث. إذا كان لديك عدة قطع في المعرض ، فقد تكون هناك مشكلة في تحديد مكان القطعة التي تريدها.
• لا يمكن تحرير محتوى جزء سريع - يمكنك استبداله فقط بأخرى جديدة.
• لا يمكن إضافة المرفقات.

الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2007

البرنامج التعليمي الشامل : أجزاء Outlook السريعة والنص التلقائي

قوالب البريد الإلكتروني للخطوات السريعة

الخطوات السريعة هي نوع من الاختصارات التي تسمح بتنفيذ إجراءات متعددة باستخدام أمر واحد. يمكن أن يكون أحد هذه الإجراءات هو الرد بنموذج أو إنشاء بريد إلكتروني جديد بناءً على نموذج. بصرف النظر عن نص الرسالة ، يمكنك ملء "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة" و "الموضوع" ، وتعيين علامة المتابعة والأهمية.

لعمل قالب خطوة سريعة ، انقر فوق إنشاء جديد داخل المربع خطوات سريعة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ثم اختر أحد الإجراءات التالية: رسالة جديدة ، رد ، الرد على الكل أو إعادة توجيه . في نافذة تحرير ، اكتب نص القالب الخاص بك في المربع المقابل ، وقم بتكوين أي خيارات أخرىفكر بشكل مناسب ، وامنح القالب الخاص بك بعض الاسم الوصفي. اختياريًا ، قم بتعيين أحد مفاتيح الاختصار المحددة مسبقًا.

فيما يلي مثال على قالب رد Outlook :

بمجرد التعيين ، ستظهر خطوة سريعة على الفور في المعرض. ما عليك سوى النقر عليها أو الضغط على مجموعة المفاتيح المخصصة ، وسيتم تنفيذ جميع الإجراءات مرة واحدة.

المزايا :

• يمكن إنشاء قوالب مختلفة لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة والردود وإعادة التوجيه.
• ليس فقط نص الرسالة ولكن يمكن ضبط جميع حقول البريد الإلكتروني تقريبًا.
• يمكن تنفيذ إجراءات متعددة بنفس الشيء خطوة سريعة ، على سبيل المثال الرد على رسالة بنموذج ونقل الرسالة الأصلية إلى مجلد آخر.
• يمكن تنفيذه بسرعة باستخدام اختصار لوحة المفاتيح.

العيوب : يمكن لقالب البريد الإلكتروني يكون نصًا عاديًا فقط.

الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2010

برنامج تعليمي شامل : خطوات Outlook السريعة

مسودات Outlook كقوالب

المسودات في Outlook ليست سوى رسائل بريد إلكتروني لم يتم إرسالها. عادةً ما تكون هذه رسائل غير مكتملة يتم حفظها تلقائيًا بواسطة Outlook أو يدويًا بنفسك. ولكن من قال إن المسودة النهائية لا يمكن استخدامها كقالب بريد إلكتروني؟

تكمن جمال هذه الطريقة في أنه يمكنك إنشاء مسودة قالب بريد إلكتروني يمكن إعادة استخدامه تمامًا كما تفعل عادةً - اكتب النص في نص الرسالة ، املأ حقول البريد الإلكتروني ، وأرفق الملفات ،أدخل الصور ، وطبق التنسيق المطلوب ، وما إلى ذلك. عندما تكون رسالتك جاهزة ، لا ترسلها. بدلاً من ذلك ، انقر فوق الزر حفظ أو اضغط على Ctrl + S لحفظ الرسالة في المجلد المسودات . إذا كان لديك عدد كبير جدًا من العناصر في مجلد المسودات ، فيمكنك الاحتفاظ بالقوالب في مجلد (مجلدات) فرعي منفصل أو تعيين فئات لها.

في المرة التالية التي تريد فيها إرسال رسالة معينة إلى شخص ما ، انتقل إلى مجلد المسودات وافتح هذه الرسالة. الشيء الأساسي هو أنك لا ترسل مسودتك ، ولكن إعادة توجيهها ! عند إعادة توجيه مسودة ، يقوم Outlook بعمل نسخة منها مع الاحتفاظ بالرسالة الأصلية لاستخدامها في المستقبل. علاوة على ذلك ، لا تتم إضافة أي معلومات رأس فوق نص المسودة ، كما يحدث عادةً عند إعادة توجيه بريد إلكتروني وارد. لن يكون سطر الموضوع مسبوقًا بـ "FW:" أيضًا.

قد تتساءل عن كيفية إعادة توجيه مسودة في Outlook؟ أسهل بكثير مما تعتقد :)

• افتح مسودة الرسالة الخاصة بك عن طريق النقر المزدوج.
• ضع المؤشر داخل أي حقل بريد إلكتروني ، وليس في النص الأساسي ، واضغط على Ctrl + F . بدلاً من ذلك ، يمكنك إضافة الزر إعادة توجيه إلى شريط أدوات الوصول السريع والنقر فوقه.

  

المزايا : مناسب جدًا للإنشاء والتعديل والتنظيم.

العيوب : للحفاظ على القالب الخاص بك ، تذكر إعادة توجيه مسودة ، وليس إرسالها.

الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2000

مزيد من المعلومات : استخداممسودات Outlook كقوالب بريد إلكتروني

قوالب توقيع Outlook

التوقيع هو عنصر تقليدي للاتصال الكتابي ، ومعظم مستخدمي Outlook لديهم توقيع افتراضي يضاف إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم تلقائيًا. ولكن لا يوجد شيء يمنعك من الحصول على أكثر من توقيع واحد وتضمين معلومات أخرى غير تفاصيل الاتصال القياسية.

يمكنك إنشاء توقيع كقالب بريد إلكتروني كامل وإدراجه في رسالة تحتوي حرفياً على اثنين نقرات ( رسالة علامة تبويب & gt ؛ التوقيع ).

كلمة تحذير! بصرف النظر عن نص الرسالة ، تأكد من تضمين التفاصيل القياسية الخاصة بك في كل توقيع تقوم بإنشائه. عندما تختار توقيعًا مختلفًا لرسالة معينة ، يتم إزالة التوقيع الافتراضي تلقائيًا.

المزايا : سريع جدًا ومناسب للاستخدام

عيوب : يمكنك فقط إضافة معلومات إلى نص الرسالة ولكن لا يمكنك تحديد حقول البريد الإلكتروني مسبقًا.

الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2000

برنامج تعليمي متعمق : كيفية إنشاء واستخدام توقيعات Outlook

التصحيح التلقائي

على الرغم من أن ميزة التصحيح التلقائي لم يتم تصميمها في الأصل لاستخدامها كقوالب نصية ، إلا أنها تتيح لك إدراج نص معين على الفور عبر كلمة رئيسية معينة أو رمز. يمكنك التفكير في الأمر كإصدار مبسط من النص التلقائي أو الأجزاء السريعة.

وإليك كيفية عمله: تقوم بتعيين كلمة رئيسية لبعض النصوص ، والتي يمكن أن تكون طويلةتحب (بشكل معقول بالطبع) وتنسيقها بأي طريقة تختارها. في الرسالة ، تكتب الكلمة الرئيسية ، وتضغط على مفتاح Enter أو مفتاح المسافة ، ويتم استبدال الكلمة الرئيسية على الفور بالنص الخاص بك.

لفتح نافذة الحوار التصحيح التلقائي ، توجه إلى ملف علامة تبويب & gt؛ خيارات & gt؛ البريد & gt؛ التدقيق الإملائي والتصحيح التلقائي… زر & gt؛ تدقيق & GT؛ خيارات التصحيح التلقائي ... الزر .

لتهيئة إدخال جديد ، قم بما يلي:

• في الحقل استبدال ، اكتب الكلمة الرئيسية ، وهي نوع من الاختصارات التي ستؤدي إلى الاستبدال. فقط لا تستخدم أي كلمة حقيقية لها - فأنت لا تريد أن يتم استبدال الكلمة الرئيسية بنص أطول عندما تريد بالفعل هذه الكلمة نفسها. إنها لفكرة جيدة أن تسبق كلمتك الرئيسية ببعض الرموز الخاصة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام #warn أو ! warn أو [warn] لـ تحذير هام!
• في مع الحقل ، اكتب نص القالب .
• عند الانتهاء ، انقر فوق إضافة .

نصيحة. إذا كنت تريد نصًا منسقًا كما في لقطة الشاشة أدناه ، فاكتب أولاً النص البديل في رسالة ، وحدده ، ثم افتح مربع حوار التصحيح التلقائي. ستتم إضافة نص القالب تلقائيًا إلى المربع مع . للحفاظ على التنسيق ، تأكد من تحديد زر الاختيار نص منسق ، وانقر فوق إضافة .

والآن ، اكتب # تحذير في نص الرسالة ،اضغط على Enter ، و voilà:

المزايا : الإعداد لمرة واحدة

العيوب : عدد قوالب النص محدودة بعدد الاختصارات التي يمكنك تذكرها.

الإصدارات المدعومة : Outlook 365 - 2010

قرطاسية Outlook

تُستخدم ميزة القرطاسية في Microsoft Outlook لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مخصصة بتنسيق HTML مع الخلفيات الخاصة بك ، والخطوط ، والألوان ، وما إلى ذلك ، بدلاً من عناصر التصميم المختلفة أو بالإضافة إليها ، يمكنك أيضًا تضمين نص ، وسيتم إدراجه تلقائيًا في رسالة عندما تختار ملف قرطاسية.

تبدأ بإنشاء رسالة جديدة ، وتصميم تخطيطها ، وكتابة نص القالب. ليس من المنطقي تحديد الموضوع أو أي حقول بريد إلكتروني أخرى لأنه عند استخدام القرطاسية ، ستظهر هذه المعلومات في الجزء العلوي من نص الرسالة.

عندما تكون جاهزًا ، احفظ رسالتك ( ملف & gt؛ حفظ باسم ) كملف HTML إلى مجلد القرطاسية هنا:

C: \ Users \ UserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Stationery \

بمجرد الحفظ ، يمكنك تحديد القرطاسية الخاصة بك بالطريقة التالية: الصفحة الرئيسية علامة التبويب & gt ؛ عناصر جديدة & gt؛ رسالة بريد إلكتروني باستخدام & gt؛ المزيد من القرطاسية . ستظهر ملفات القرطاسية المستخدمة مؤخرًا مباشرةً في قائمة رسالة البريد الإلكتروني باستخدام :

يمكنك أيضًا اختيار قرطاسية معينة باعتبارها السمة الافتراضية لـ كل الرسائل الجديدة