Selles artiklis tutvustatakse kümmet hämmastavat funktsiooni, millest te võib-olla ei tea, kuid mis võivad teil rutiinsete e-kirjadega tegelemisel tohutult aega säästa.

Kui suur osa teie veebisuhtlusest on korduvad e-kirjad, oleks loomulik, et püüate seda osa oma tööst optimeerida. Malliga vastamine võib olla suurepärane alternatiiv e-kirjade koostamisele nullist ja tüütult klahvivajutushaaval.

Outlooki mallid

Outlooki e-posti mallid on nagu dokumendi mallid Wordis või töölehe mallid Excelis. Kui saadate sageli samu või väga sarnaseid sõnumeid erinevatele inimestele, saate salvestada ühe sellise sõnumi malliks, klõpsates klahvi Faili > Salvesta kui > Outlooki mall (*.oft) Ja siis, selle asemel, et koostada e-kiri nullist, alustate malliga, kohandate seda vajaduse korral ja vajutate Saada Sõnum kustub, kuid mall jääb alles, valmis järgmiseks kasutamiseks.

Vaikimisi on kõik Outlooki mallid salvestatud allpool olevasse kausta. Seda ei tohiks muuta, sest muidu ei saa te oma malli Outlookist avada.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Eelised :

• Lihtne luua ja salvestada.
• Aadressiväljad (To, Cc ja Bcc), teemarida ja isegi saatmiskonto on võimalik ette määrata.
• Teie sõnumi mallid võivad sisaldada manuseid, graafikat ja vormingut, näiteks kirjatüüpe, taustavärve jne.

Puudused : tülikas kasutada - malli avamiseks tuleb üsna sügavale menüüdesse kaevuda.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2010

Põhjalik õpetus : Kuidas luua ja kasutada Outlooki e-posti malle

E-posti mallid Outlook.com veebirakenduses

Outlook.com veebirakenduses on ka e-posti mallid. Võrreldes .oft failidega töölauaversioonis, ei nõua need avamiseks hulgaliselt menüüklõpsu. Siiski ei ole siinsed võimalused nii ulatuslikud - mall võib sisaldada väikseid pilte ja põhilist vormingut, kuid ei ole võimalik e-kirja välju eelseadistada ega faile lisada.

Nagu paljud teisedki kasulikud funktsioonid, on ka see peidetud vahetu vaatevälja eest. Selle kasutamiseks tuleb teha järgmist:

Paremas alumises nurgas on Uus sõnum aknas, klõpsake ellipsinuppu (...) ja seejärel klõpsake nuppu Minu mallid .

The Minu mallid paanil kuvatakse mõned vaikimisi näidised, mis on valmis kasutamiseks. Oma näidise tegemiseks klõpsake nuppu + Mall nuppu ja sisestage malli pealkiri ja tekstikogu vastavatesse lahtritesse. Või võite sisestada ja vormindada teksti sõnumiaknas ning seejärel kopeerida/liita - kõik vormindused säilivad.

Selleks, et mall lisada e-kirja, klõpsake lihtsalt selle nime paanil.

Eelised : lihtne ja intuitiivne

Puudused : piiratud võimalused

Toetatud versioonid : Outlook.com veebirakendus

Kiire osad ja AutoText

Kiirosad on taaskasutatavad sisukatkendid, mida saab kiiresti lisada e-kirjale, kohtumisele, kontaktile, koosolekute taotlusele ja ülesandele. Lisaks tekstile võivad need sisaldada ka graafikat, tabeleid ja kohandatud vormingut. Kui .oft mallid on mõeldud terve sõnumi moodustamiseks, siis kiirosad on omamoodi väiksemad ehitusplokid.

Quick Parts on Outlook 2003 ja varasemates versioonides AutoText'i kaasaegne asendaja. Uuemates versioonides on mõlemad tüübid saadaval. Ainus erinevus nende vahel on see, et elemendid asuvad erinevates galeriides. Muus osas on Quick Parts ja AutoText sisuliselt samad.

Uue elemendi loomiseks sisestage oma tekst sõnumisse, valige see ja klõpsake nuppu Sisesta tab> Kiire osad > Valikute salvestamine Quick Part Gallery'sse .

Kiire osa lisamiseks e-kirja, valige galeriist vajalik osa.

Või võite sisestada sõnumisse kiire osa nime (mitte tingimata kogu nime, vaid ainult selle unikaalse osa) ja vajutada F3 . Outlook 2016 ja hilisemates versioonides avaneb nime sisestamise alguses ettepanek ja kogu teksti sisestamiseks võite lihtsalt vajutada Enter-klahvi.

Quick Parts asuvad in NormalEmail.dotm faili, mida hoitakse siin:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

aadressile tagasi oma kiirkomponendid, kopeerige see fail salvestuskohta. Selleks, et eksport teise arvutisse, kleepige see Mallid kausta teises arvutis.

Eelised : väga lihtne ja arusaadav

Puudused :

• Otsinguvõimalus puudub. Kui galeriis on mitu tükki, võib olla probleemiks vajaliku leidmine.
• Kiire osa sisu ei ole võimalik redigeerida - seda saab ainult asendada uue osaga.
• Manuseid ei ole võimalik lisada.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2007

Põhjalik õpetus : Outlook Quick Parts ja AutoText

Kiirete sammude e-kirjade mallid

Quick Steps on omamoodi otseteed, mis võimaldavad ühe käsuga sooritada mitu tegevust. Üks selline tegevus võib olla näiteks malliga vastamine või uue e-kirja loomine malli alusel. Lisaks sõnumitekstile saate eeltäita To, Cc, Bcc ja Subject, määrata järelkontrolli lipu ja tähtsuse.

Kiire sammu malli tegemiseks klõpsake Loo uus jooksul Kiired sammud kastis Kodu ja valige seejärel üks järgmistest toimingutest: Uus sõnum , Vastus , Vastus Kõik või Edasi . aastal Muuda aknas, sisestage oma malli tekst vastavasse lahtrisse, konfigureerige muud sobivad valikud ja andke oma mallile mõni kirjeldav nimi. Valikuliselt määrake üks eelnevalt määratud otsetee.

Siin on näide Outlooki kohta vastuse mall :

Pärast seadistamist ilmub teie uus kiirkäsk kohe galeriisse. Vajutage sellele või vajutage määratud klahvikombinatsiooni ja kõik toimingud käivituvad korraga.

Eelised :

• Uute e-kirjade, vastuste ja edastuste jaoks saab luua erinevaid malle.
• Lisaks sõnumitekstile saab eelseadistada ka peaaegu kõik e-posti väljad.
• Mitmeid toiminguid saab teha ühe ja sama kiire sammuga, nt vastata sõnumile malliga ja liigutada algne sõnum teise kausta.
• Saab kiiresti täita klaviatuurikombinatsiooni abil.

Puudused : e-posti mall võib olla ainult tavaline tekst.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2010

End-to-end õpetus : Outlooki kiired sammud

Outlooki eelnõud kui mallid

Outlooki eelnõud ei ole midagi muud kui saatmata e-kirjad. Tavaliselt on need lõpetamata sõnumid, mida Outlook salvestab automaatselt või käsitsi ise. Aga kes ütleb, et lõpetatud eelnõud ei saa kasutada e-kirjade mallina?

Selle meetodi ilu seisneb selles, et saate luua korduvkasutatava e-kirja malli täpselt nii, nagu te seda tavaliselt teeksite - kirjutate teksti sõnumi põhiosasse, täidate e-kirja väljad, lisate faile, lisate pilte, rakendate soovitud vormingut jne. Kui teie sõnum on valmis, ärge saatke seda. Selle asemel klõpsake nuppu Salvesta nuppu või vajutage Ctrl + S, et salvestada sõnum faili Eelnõud Kui teil on liiga palju objekte oma Eelnõud kausta, võite hoida oma malle eraldi alamkaustades või määrata neile kategooriaid.

Järgmine kord, kui soovite kellelegi kindlat sõnumit saata, minge oma Eelnõud kausta ja avage see sõnum. Oluline on see, et te ei saada oma eelnõud välja, vaid edasi seda! Eelnõu edastamisel teeb Outlook sellest koopia, säilitades originaalsõnumi edaspidiseks kasutamiseks. Lisaks ei lisata eelnõu teksti kohale päise informatsiooni, nagu seda tavaliselt tehakse sissetuleva e-kirja edastamisel. Samuti ei lisata teemareale eesliidet "FW:".

Võib-olla mõtlete, kuidas Outlookis eelnõud edasi saata? Palju lihtsam, kui võite arvata :)

• Avage oma sõnumi projekt topeltklõpsuga.
• Asetage kursor mis tahes e-posti väljale, mitte tekstiosale, ja vajutage Ctrl + F . Alternatiivselt võite lisada funktsiooni Edasi nuppu kiirkasutustööriistaribale ja klõpsake sellel.

  

Eelised : väga mugav luua, muuta ja korraldada.

Puudused : et hoida oma malli, mäletage, et edastate eelnõu, mitte ei saada seda.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2000

Rohkem infot : Outlooki eelnõude kasutamine e-posti mallidena

Outlooki allkirja mallid

Allkiri on kirjaliku suhtluse traditsiooniline element ja enamik Outlooki kasutajaid lisab oma e-kirjadele automaatselt vaikimisi allkirja. Kuid miski ei takista teil omamast rohkem kui ühte allkirja ja lisamast muud teavet kui tavalised kontaktandmed.

Saate luua allkirja terve e-posti mallina ja lisada selle sõnumisse sõna otseses mõttes paari klõpsuga ( Sõnum tab> Allkiri ).

Üks hoiatus! Lisaks sõnumitekstile tuleb kindlasti lisada oma standardandmed igasse loodud allkirjale. Kui valite konkreetse sõnumi jaoks erineva allkirja, eemaldatakse automaatselt vaikimisi allkiri.

Eelised : väga kiire ja mugav kasutada

Puudused : te saate lisada teavet ainult sõnumi teksti, kuid ei saa e-kirja välju ette määrata.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2000

Põhjalik õpetus : Kuidas luua ja kasutada Outlooki allkirju

AutoCorrect

Kuigi funktsioon AutoCorrect ei olnud algselt mõeldud tekstimallide kasutamiseks, võimaldab see teil koheselt sisestada teatud teksti määratud märksõna või koodi abil. Võite seda pidada lihtsustatud versiooniks AutoTextist või Quick Partsist.

See toimib järgmiselt: määrate mõnele tekstile võtmesõna, mis võib olla nii pikk kui soovite (mõistlikult muidugi) ja vormindatud mis tahes viisil. Sõnumisse kirjutate võtmesõna, vajutate Enter-klahvi või tühikut ja võtmesõna asendatakse koheselt teie tekstiga.

Avada AutoCorrect dialoogiaknas, suunduge Faili tab> Valikud > Mail > Õigekiri ja autokorrigeerimine... nupp> Proofing > AutoCorrect Valikud... nupp.

Uue kirje seadistamiseks tehke järgmist:

• In the Asendage väljal sisestage märksõna , mis on omamoodi lühend, mis käivitab asendamise. Lihtsalt ärge kasutage selle jaoks mingit reaalset sõna - te ei taha, et märksõna asendatakse pikema tekstiga, kui te tegelikult tahate seda sõna ise. Hea mõte on lisada märksõnale mingi erisümbol. Näiteks võiksite kasutada sõna #warn , !hoiatus või [hoiatab] . Oluline hoiatus!
• In the Koos väljal sisestage oma malli tekst .
• Kui olete lõpetanud, klõpsake Lisa .

Vihje. Kui soovite vormindatud tekst nagu alloleval ekraanipildil, siis kirjutage esmalt asendustekst sõnumisse, valige see ja seejärel avage dialoog AutoCorrect. Teie malli tekst lisatakse automaatselt sõnumi Koos kasti. Vormindamise säilitamiseks veenduge, et vormingu Vormindatud tekst valikunupp on valitud ja klõpsake Lisa .

Ja nüüd kirjutage #warn sõnumi tekstis, vajutage Enter ja voilà:

Eelised : ühekordne seadistamine

Puudused : Tekstimallide arv on piiratud lühikombinatsioonide arvuga, mida te suudate meeles pidada.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2010

Outlook Kirjatarbed

The Kirjatarbed funktsiooni Microsoft Outlookis kasutatakse isikupärastatud HTML-vorminguga e-kirjade loomiseks oma taustade, kirjatüüpide, värvide jne. Erinevate kujunduselementide asemel või lisaks neile võite lisada ka teksti, mis lisatakse automaatselt sõnumisse, kui valite kirjapandud faili.

Alustad uue sõnumi loomisega, selle kujunduse kujundamisega ja malli teksti sisestamisega. Pole mõtet määratleda teemat või muid e-posti välju, sest kui kasutad kirjapilti, ilmub see teave sõnumi korpuse ülaosas.

Kui olete valmis, salvestage oma sõnum ( Faili > Salvesta kui ) HTML-failina, et Kirjatarbed kausta siin:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Kui olete salvestanud, saate oma kirjatarbed valida järgmiselt: Kodu tab> Uued esemed > E-posti sõnumi kasutamine > Rohkem kirjatarbeid Hiljuti kasutatud kirjapandud failid ilmuvad otse menüüsse E-posti sõnumi kasutamine menüü:

Saate ka valida teatud kirjatehnika vaikimisi teemaks kõigile uutele sõnumitele, mida te loote.

Siin on näide, milline võib olla teie Outlooki kirjasõnumi mall:

Eelised : rohkelt vormindamisvõimalusi tänu HTML-toele

Puudused : kirjapandud failide salvestamiseks ja neile juurdepääsu võimaldamiseks tuleb teha palju rohkem klõpsamisi kui tegelikult vaja on.

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2007

Kohandatud vormid Outlookis

Ütlen ette - see tehnika on mõeldud professionaalidele. Kohandatud vormi kujundamine on palju keerulisem kui ükski teine selles õpetuses käsitletav meetod ja võib nõuda VBA programmeerimisoskust. Alustuseks lubage sisse Arendaja vahekaart Outlookis. Seejärel klõpsake Kujundage vorm , vali üks standardvormidest oma kohandatud vormi alusena, lisa väljad, juhtelemendid ja võimalusel kood, määra atribuudid ja avalda oma vorm. Kõlab segadusttekitav ja ebaselge? Tõepoolest, selle asja väljaselgitamine võtab aega.

Eelised : väga võimas funktsioon, millel on palju võimalusi

Puudused : järsk õppimiskõver

Toetatud versioonid : Outlook 365 - 2007

Jagatud e-posti mallid

Uskuge või mitte, seda lahendust on rõõm kasutada nii algajatel kui ka gurudel. Algajad hindavad lihtsust - jagatud e-posti mallide kasutamise alustamine on piisavalt intuitiivne, et sellega kohe alustada. Outlooki eksperdid saavad kasutada paljusid täiustatud funktsioone, näiteks luua makrode abil personaliseeritud vastuseid, konfigureerida etteantud, täidetavaid ja rippmenüüde välju, tõmmata väljateave andmekogumitest ja palju muud.

Vastupidiselt sisseehitatud funktsioonidele toob jagatud e-posti mallid kogu funktsionaalsuse otse sõnumiaknasse! Nüüd saate luua, muuta ja kasutada oma malle hetkega, ilma et peaksite erinevate vahekaartide vahel edasi-tagasi lülituma ja menüüdes kaevama.

aadressile luua uue malli, valige lihtsalt soovitud sisu (tekst, pildid, lingid jne) sõnumisse ja klõpsake nuppu Uus mall.

aadressile sisestada malli sõnumisse, klõpsake nuppu Paste ikooni või tehke topeltklõps malli nimele.

Eelised :

• Kiire ja mugav luua.
• Sisestage sõnumisse ühe klõpsuga.
• Kasutage isiklikult või jagage oma meeskonnaga.
• Lisage täidetavad tekstiväljad ja ripploendid.
• Täitke e-posti väljad, sisestage pilte ja lisage faile automaatselt.
• Kohapealse redaktori põhiliste vormingute kasutamine keerukate kujunduste loomiseks HTML-i abil.
• Link oma Eelnõud kausta ja kasutage oma Outlooki eelnõusid e-kirjade mallidena.
• Kasutage kiirete vastuste jaoks otseteid.
• Juurdepääs oma mallidele mis tahes seadmest, olgu see siis Windows, Mac või Outlook Online.

Puudused : oled oodatud testima ja meile teada andma :)

Toetatud versioonid : Outlook Microsoft 365 jaoks, Outlook 2021 - 2016 Windows ja Mac, Outlook veebis

Kuidas saada : Valige oma tellimusplaan või laadige tasuta versioon Microsoft AppSource'ist alla.

See on, kuidas luua e-posti malli Outlookis. Loodetavasti aitab meie õpetus teil valida oma lemmiktehnikat. Tänan teid lugemise eest ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!