Este artículo muestra diez funciones increíbles que quizá no conozcas, pero que pueden ahorrarte una enorme cantidad de tiempo a la hora de gestionar correos electrónicos rutinarios.

Si una parte importante de tu comunicación en línea son los correos electrónicos repetitivos, sería natural que te esforzaras por optimizar esa parte de tu trabajo. Responder con una plantilla puede ser una gran alternativa a redactar correos electrónicos desde cero de forma tediosa, pulsación a pulsación.

Plantillas de Outlook

Las plantillas de correo electrónico en Outlook son como las plantillas de documentos en Word o las plantillas de hojas de cálculo en Excel. Si suele enviar mensajes iguales o muy parecidos a distintas personas, puede guardar uno de esos mensajes como plantilla haciendo clic en Archivo > Guardar como > Plantilla Outlook (*.oft) Y entonces, en lugar de redactar un correo electrónico desde cero, empiezas con una plantilla, la personalizas si es necesario y pulsas Enviar El mensaje se apaga, pero la plantilla permanece, lista para el siguiente uso.

Por defecto, todas las plantillas de Outlook se guardan en la carpeta de abajo. Esto no debe cambiarse, de lo contrario no podrá abrir su plantilla desde Outlook.

C:\NUsuarios\NNNombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Ventajas :

• Fácil de crear y guardar.
• Se pueden predefinir los campos de dirección (Para, CC y CCO), la línea de asunto e incluso la cuenta de envío.
• Sus plantillas de mensajes pueden contener archivos adjuntos, gráficos y formatos como fuentes, colores de fondo, etc.

Inconvenientes molestos de utilizar: para abrir una plantilla, hay que profundizar bastante en los menús.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2010

Tutorial en profundidad : Cómo crear y utilizar plantillas de correo electrónico de Outlook

Plantillas de correo electrónico en la aplicación web Outlook.com

La aplicación web Outlook.com también dispone de plantillas de correo electrónico. En comparación con los archivos .oft de la versión de escritorio, éstas no requieren un montón de clics en el menú para abrirse. Sin embargo, las opciones aquí no son tan amplias: una plantilla puede contener pequeñas imágenes y un formato básico, pero no es posible preestablecer campos de correo electrónico ni adjuntar archivos.

Como muchas otras funciones útiles, ésta está oculta a la vista inmediata. Para utilizarla, esto es lo que tienes que hacer:

En la esquina inferior derecha del Nuevo mensaje haga clic en el botón de elipsis (...) y, a continuación, en Mis plantillas .

En Mis plantillas con algunas muestras predeterminadas listas para usar. Para crear la suya propia, haga clic en el botón + Plantilla y escriba el título y el cuerpo de la plantilla en las casillas correspondientes. También puede escribir y dar formato al texto en la ventana de mensajes y, a continuación, copiar/pegar: se conservará todo el formato.

Para insertar la plantilla en un correo electrónico, basta con hacer clic en su nombre en el panel.

Ventajas : sencillo e intuitivo

Inconvenientes Opciones limitadas

Versiones compatibles Aplicación web Outlook.com

Quick Parts y AutoText

Las partes rápidas son fragmentos de contenido reutilizables que pueden añadirse rápidamente a un mensaje de correo electrónico, una cita, un contacto, una convocatoria de reunión y una tarea. Además de texto, también pueden incluir gráficos, tablas y formato personalizado. Mientras que las plantillas .oft están pensadas para constituir un mensaje completo, las partes rápidas son una especie de bloques de construcción más pequeños.

Quick Parts es el sustituto moderno de AutoText en Outlook 2003 y versiones anteriores. En versiones recientes, ambos tipos están disponibles. La única diferencia entre ellos es que los elementos residen en galerías distintas. En todos los demás aspectos, Quick Parts y AutoText son esencialmente iguales.

Para crear un nuevo elemento, escriba su texto en un mensaje, selecciónelo y haga clic en Inserte tab> Piezas rápidas > Guardar selecciones en la galería de Quick Part .

Para incluir una parte rápida en un correo electrónico, elija la que necesite de la galería.

O bien, puede escribir el nombre de la parte rápida en un mensaje (no necesariamente todo el nombre, solo una parte única del mismo) y pulsar F3 . En Outlook 2016 y versiones posteriores, cuando empiece a escribir el nombre, aparecerá una sugerencia y solo tendrá que pulsar la tecla Intro para inyectar todo el texto.

Las piezas rápidas se encuentran en el NormalEmail.dotm que se almacena aquí:

C:Usuarios%nombredeusuario%AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas

A retroceder sus piezas rápidas, copie este archivo en una ubicación de guardado. Para exportar a otro PC, pégalo en el Plantillas en otro ordenador.

Ventajas muy sencillo y directo

Inconvenientes :

• No hay opción de búsqueda. Si tienes varias piezas en la galería, puede ser un problema localizar la que necesitas.
• No es posible editar el contenido de una parte rápida, sólo puedes sustituirla por una nueva.
• No es posible añadir archivos adjuntos.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2007

Tutorial completo : Outlook Quick Parts y AutoText

Plantillas de correo electrónico de Quick Steps

Los Pasos Rápidos son una especie de atajos que permiten realizar varias acciones con un solo comando. Una de esas acciones podría ser responder con una plantilla o crear un nuevo correo electrónico basado en una plantilla. Además del texto del mensaje, puede rellenar previamente Para, CC, CCO y Asunto, establecer un indicador de seguimiento e importancia.

Para crear una plantilla de pasos rápidos, haga clic en Crear nuevo dentro del Pasos rápidos en la casilla Inicio y, a continuación, seleccione una de las siguientes acciones: Nuevo mensaje , Respuesta , Responder a todos o Adelante En el Editar escriba el texto de su plantilla en la casilla correspondiente, configure cualquier otra opción que considere oportuna y asigne a su plantilla algún nombre descriptivo. Opcionalmente, asigne una de las teclas de acceso directo predefinidas.

Este es un ejemplo de Outlook plantilla de respuesta :

Una vez configurado, tu nuevo paso rápido aparecerá inmediatamente en la galería. Sólo tienes que hacer clic sobre él o pulsar la combinación de teclas asignada, y todas las acciones se ejecutarán a la vez.

Ventajas :

• Se pueden crear diferentes plantillas para nuevos correos, respuestas y reenvíos.
• No sólo el texto del mensaje, sino casi todos los campos del correo electrónico pueden preconfigurarse.
• Se pueden ejecutar varias acciones con el mismo paso rápido, por ejemplo, responder a un mensaje con la plantilla y mover el mensaje original a otra carpeta.
• Puede ejecutarse rápidamente con un atajo de teclado.

Inconvenientes plantilla de correo electrónico: la plantilla de correo electrónico sólo puede ser texto sin formato.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2010

Tutorial de principio a fin : Pasos rápidos de Outlook

Borradores de Outlook como plantillas

Los borradores en Outlook no son otra cosa que mensajes de correo electrónico no enviados. Normalmente, se trata de mensajes inacabados que Outlook guarda automáticamente o que tú mismo guardas manualmente. Pero, ¿quién dice que un borrador finalizado no puede utilizarse como plantilla de correo electrónico?

Lo bueno de este método es que puede crear una plantilla de borrador de correo electrónico reutilizable exactamente como lo haría normalmente: escriba el texto del cuerpo del mensaje, rellene los campos del correo electrónico, adjunte archivos, inserte imágenes, aplique el formato deseado, etc. Cuando su mensaje esté listo, no lo envíe. En su lugar, haga clic en el botón Guardar o pulse Ctrl + S para guardar el mensaje en la carpeta Borradores Si tiene demasiados elementos en la carpeta Borradores puede guardar sus plantillas en subcarpetas separadas o asignarles categorías.

La próxima vez que quieras enviar un mensaje concreto a alguien, ve a tu Borradores La clave es que no envíes el borrador, sino que lo abras. adelante Al reenviar un borrador, Outlook hace una copia del mismo conservando el mensaje original para su uso futuro. Además, no se añade información de cabecera sobre el texto del borrador, como se hace normalmente al reenviar un correo electrónico entrante. La línea de Asunto tampoco llevará el prefijo "FW:".

Tal vez te preguntes cómo reenviar un borrador en Outlook... Es mucho más fácil de lo que crees :)

• Abra el borrador de su mensaje haciendo doble clic.
• Coloque el cursor dentro de cualquier campo de correo electrónico, no en el cuerpo, y pulse Ctrl + F . Como alternativa, puede añadir la tecla Adelante a la barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en él.

  

Ventajas muy cómodo para crear, editar y organizar.

Inconvenientes : para conservar su plantilla, recuerde reenviar un borrador, no enviarlo.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2000

Seguir leyendo : Uso de borradores de Outlook como plantillas de correo electrónico

Plantillas de firma de Outlook

La firma es un elemento tradicional de la comunicación escrita, y la mayoría de los usuarios de Outlook tienen una firma predeterminada que se añade automáticamente a sus correos electrónicos. Pero nada impide tener más de una firma e incluir información distinta de los datos de contacto estándar.

Puede crear una firma como una plantilla de correo electrónico completa e insertarla en un mensaje literalmente con un par de clics ( Mensaje tab> Firma ).

Atención: además del texto del mensaje, asegúrate de incluir tus datos habituales en todas las firmas que crees. Cuando elijas una firma diferente para un mensaje concreto, la que tenías por defecto se eliminará automáticamente.

Ventajas Muy rápido y cómodo de usar

Inconvenientes : sólo puede añadir información al cuerpo del mensaje, pero no puede predefinir campos de correo electrónico.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2000

Tutorial en profundidad : Cómo crear y utilizar firmas de Outlook

Autocorrección

Aunque la función Autocorrección no se diseñó originalmente para utilizarse como plantillas de texto, permite insertar al instante un texto determinado mediante una palabra clave o un código asignados. Puedes pensar en ella como una versión simplificada de Autotexto o Piezas rápidas.

Así es como funciona: asignas una palabra clave a un texto, que puede ser tan largo como quieras (razonablemente, por supuesto) y tener el formato que elijas. En un mensaje, escribes la palabra clave, pulsas la tecla Intro o la barra espaciadora , y la palabra clave se sustituye instantáneamente por tu texto.

Para abrir el Autocorrección diríjase a la ventana de diálogo Archivo tab> Opciones > Correo > Ortografía y Autocorrección... botón> Pruebas > Opciones de autocorrección... botón.

Para configurar una nueva entrada, haga lo siguiente:

• En el Sustituir escriba el palabra clave que es una especie de atajo que activará el reemplazo. Eso sí, no utilices ninguna palabra real para ello - no quieres que la palabra clave sea reemplazada por un texto más largo cuando en realidad quieres esa palabra en sí. Es una buena idea anteponer a tu palabra clave algún símbolo especial. Por ejemplo, podrías utilizar #advertir , Avisar o [advertir] para Advertencia importante
• En el Con escriba su texto de plantilla .
• Cuando haya terminado, pulse Añadir .

Consejo: si quieres texto formateado como en la captura de pantalla siguiente, escriba primero el texto de sustitución en un mensaje, selecciónelo y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Autocorrección. El texto de la plantilla se añadirá automáticamente al archivo Con Para conservar el formato, asegúrese de que la casilla Texto con formato y haga clic en Añadir .

Y ahora, escriba #advertir en el cuerpo del mensaje, pulsa Intro , y voilà:

Ventajas Configuración única

Inconvenientes : el número de plantillas de texto está limitado al número de atajos que puedas recordar.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2010

Papelería Outlook

En Papelería de Microsoft Outlook sirve para crear mensajes de correo electrónico personalizados en formato HTML con sus propios fondos, fuentes, colores, etc. En lugar o además de varios elementos de diseño, también puede incluir texto, y éste se insertará automáticamente en un mensaje cuando elija un archivo de papelería.

Se empieza por crear un nuevo mensaje, diseñar su diseño y escribir el texto de la plantilla. No tiene sentido definir el Asunto ni ningún otro campo del correo electrónico porque, al utilizar una papelería, esta información aparecerá en la parte superior del cuerpo del mensaje.

Cuando esté listo, guarde su mensaje ( Archivo > Guardar como ) como archivo HTML en el Papelería carpeta aquí:

C:\Usuarios\NNNombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Una vez guardados, puede seleccionar sus artículos de papelería de la siguiente manera: Inicio tab> Novedades > Mensaje de correo electrónico > Más papelería Los archivos de papelería utilizados recientemente aparecerán directamente en la carpeta Mensaje de correo electrónico menú:

También puedes elegir una determinada papelería como tema por defecto para todos los nuevos mensajes que crees.

He aquí un ejemplo de cómo puede ser la plantilla de su mensaje de papelería de Outlook:

Ventajas : gran cantidad de opciones de formato gracias a la compatibilidad con HTML

Inconvenientes el número de clics para guardar y acceder a los archivos de papelería es mucho mayor de lo que realmente se necesita.

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2007

Formularios personalizados en Outlook

Voy a decirlo por adelantado: esta técnica está pensada para profesionales. Diseñar un formulario personalizado es mucho más complicado que cualquier otro método tratado en este tutorial y puede requerir conocimientos de programación VBA. Para empezar, active la función Desarrollador A continuación, haga clic en Diseñar un formulario Elige uno de los formularios estándar como base para tu formulario personalizado, añade campos, controles y posiblemente código, establece atributos y publica tu formulario. ¿Suena desconcertante y oscuro? Efectivamente, te llevará tiempo entenderlo.

Ventajas Función muy potente con muchas opciones

Inconvenientes una curva de aprendizaje pronunciada

Versiones compatibles : Outlook 365 - 2007

Plantillas de correo electrónico compartidas

Lo crea o no, esta solución es un placer de usar tanto para novatos como para gurús. Los principiantes apreciarán su sencillez: empezar a usar Plantillas de correo electrónico compartidas es lo suficientemente intuitivo como para ponerse manos a la obra de inmediato. Los expertos en Outlook pueden aprovechar muchas funciones avanzadas, como crear respuestas personalizadas con ayuda de macros, configurar campos predefinidos, rellenables y desplegables, tirar deinformación de conjuntos de datos, y mucho más.

A diferencia de las funciones integradas, las plantillas de correo electrónico compartidas ofrecen todas las funciones directamente en la ventana de mensajes. Ahora puedes crear, editar y utilizar tus plantillas en cualquier momento, sin tener que ir de una pestaña a otra ni rebuscar en los menús.

A crear una nueva plantilla, sólo tiene que seleccionar el contenido deseado (texto, imágenes, enlaces, etc.) en un mensaje y hacer clic en Nueva plantilla.

A insertar una plantilla en un mensaje, haga clic en el botón Pegar o haga doble clic en el nombre de la plantilla.

Ventajas :

• Rápido y cómodo de crear.
• Insertar en un mensaje con un clic.
• Utilícelo personalmente o compártalo con su equipo.
• Añada campos de texto rellenables y listas desplegables.
• Rellene campos de correo electrónico, inserte imágenes y adjunte archivos automáticamente.
• Aplique formato básico dentro del editor in situ para crear diseños sofisticados utilizando HTML.
• Enlace a su Borradores y utiliza cualquiera de tus borradores de Outlook como plantillas de correo electrónico.
• Utiliza atajos para responder rápidamente.
• Acceda a sus plantillas desde cualquier dispositivo, ya sea Windows, Mac u Outlook Online.

Inconvenientes : le invitamos a que lo pruebe y nos lo comunique :)

Versiones compatibles : Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows y Mac, Outlook en la Web

Cómo conseguir : Elija su plan de suscripción o descargue una versión gratuita desde Microsoft AppSource.

Así es como se crea una plantilla de correo electrónico en Outlook. Espero que nuestro tutorial te ayude a elegir tu técnica favorita. Te doy las gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!