Tässä artikkelissa esitellään kymmenen hämmästyttävää ominaisuutta, joista et ehkä tiedä, mutta jotka voivat säästää valtavasti aikaa rutiinisähköpostien käsittelyssä.

Jos suuri osa verkkoviestinnästäsi on toistuvia sähköpostiviestejä, olisi luonnollista, että pyrkisit optimoimaan tämän osan työstäsi. Vastaaminen mallilla voi olla hyvä vaihtoehto sähköpostien laatimiselle tyhjästä ja työläs näppäinlyönti kerrallaan.

Outlook-mallit

Sähköpostimallit Outlookissa ovat kuin asiakirjamallit Wordissa tai taulukkomallit Excelissä. Jos lähetät usein samoja tai hyvin samankaltaisia viestejä eri henkilöille, voit tallentaa yhden tällaisista viesteistä mallina napsauttamalla Tiedosto > Tallenna nimellä > Outlook-malli (*.oft) Sen sijaan, että laittaisit sähköpostin tyhjästä, aloitat mallin pohjalta, muokkaat sitä tarvittaessa ja painat sitten painiketta Lähetä Viesti poistuu, mutta malli pysyy valmiina seuraavaa käyttöä varten.

Oletusarvoisesti kaikki Outlook-mallit tallennetaan alla olevaan kansioon. Tätä ei pidä muuttaa, muuten et voi avata malliasi Outlookista.

C:\\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Edut :

• Helppo luoda ja tallentaa.
• Osoitekentät (To, Cc ja Bcc), otsikkorivi ja jopa lähetystili voidaan määrittää ennalta.
• Viestimallisi voivat sisältää liitetiedostoja, grafiikkaa ja muotoiluja, kuten fontteja, taustavärejä jne.

Haitat : hankala käyttää - avataksesi mallin, sinun on kaivettava melko syvälle valikoihin.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2010

Syvällinen opetusohjelma : Outlookin sähköpostimallien luominen ja käyttö

Sähköpostimallit Outlook.com-verkkosovelluksessa

Outlook.com-verkkosovelluksessa on myös sähköpostimallit. Verrattuna työpöytäversion .oft-tiedostoihin, nämä eivät vaadi valikon klikkauksia avautuakseen. Vaihtoehdot eivät kuitenkaan ole yhtä laajat - malli voi sisältää pieniä kuvia ja perusmuotoiluja, mutta sähköpostikenttiä ei voi asettaa ennalta tai liittää tiedostoja.

Kuten monet muutkin hyödylliset ominaisuudet, tämäkin on piilotettu välittömältä näkyvyydeltä. Jos haluat käyttää sitä, sinun on tehtävä näin:

Oikeassa alakulmassa Uusi viesti ikkunassa, napsauta ellipsi-painiketta (...) ja napsauta sitten painiketta Omat mallini .

The Omat mallini ruudulle ilmestyy muutama oletusnäyte valmiina käytettäväksi. Jos haluat tehdä oman näytteen, napsauta kohtaa + Malli painiketta ja kirjoita mallin otsikko ja runko vastaaviin kenttiin. Voit myös kirjoittaa ja muotoilla tekstiä viesti-ikkunassa ja kopioida/liimata sen jälkeen - kaikki muotoilut säilyvät.

Jos haluat lisätä mallin sähköpostiin, napsauta sen nimeä ruudussa.

Edut : yksinkertainen ja intuitiivinen

Haitat : rajoitetut vaihtoehdot

Tuetut versiot : Outlook.com-verkkosovellus

Pikaosat ja AutoText

Pikaosat ovat uudelleenkäytettäviä sisältöpätkiä, jotka voidaan lisätä nopeasti sähköpostiviestiin, tapaamiseen, yhteystietoon, kokouspyyntöön ja tehtävään. Tekstin lisäksi ne voivat sisältää myös grafiikkaa, taulukoita ja mukautettuja muotoiluja. .oft-mallit on tarkoitettu koko viestin muodostamiseen, mutta pikaosat ovat eräänlaisia pienempiä rakennuspalikoita.

Quick Parts on AutoTextin nykyaikainen korvaaja Outlook 2003:ssa ja sitä aikaisemmissa versioissa. Uusimmissa versioissa molemmat tyypit ovat käytettävissä. Ainoa ero niiden välillä on se, että kohteet sijaitsevat eri gallerioissa. Muilta osin Quick Parts ja AutoText ovat periaatteessa samanlaisia.

Voit luoda uuden kohteen kirjoittamalla tekstin viestiin, valitsemalla sen ja napsauttamalla painiketta Lisää tab> Nopeat osat > Tallenna valinnat Quick Part Gallery -galleriaan .

Jos haluat lisätä pikakappaleen sähköpostiin, valitse haluamasi osa galleriasta.

Tai voit kirjoittaa viestin pikaosan nimen (ei välttämättä koko nimeä, vain sen yksilöllisen osan) ja painaa F3-näppäintä . Outlookissa 2016 ja uudemmissa versioissa, kun aloitat nimen kirjoittamisen, näyttöön tulee ehdotus, ja voit yksinkertaisesti painaa Enter-näppäintä koko tekstin syöttämiseksi.

Quick Parts -osat sijaitsevat NormalEmail.dotm tiedosto, joka on tallennettu tänne:

C:\\Users\%käyttäjätunnus%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Osoitteeseen takaisin nopeat osat, kopioi tämä tiedosto tallennuspaikkaan. vienti toiseen tietokoneeseen, liitä se Mallit kansio toisessa tietokoneessa.

Edut : hyvin yksinkertainen ja suoraviivainen

Haitat :

• Hakuvaihtoehtoa ei ole. Jos galleriassa on useita teoksia, voi olla vaikeaa löytää haluamasi teos.
• Pikakappaleen sisältöä ei voi muokata - voit vain korvata sen uudella.
• Liitetiedostojen lisääminen ei ole mahdollista.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2007

Kattava opetusohjelma : Outlook Quick Parts ja AutoText

Quick Steps -sähköpostimallit

Quick Steps ovat eräänlaisia pikakomentoja, jotka mahdollistavat useiden toimintojen suorittamisen yhdellä komennolla. Yksi tällaisista toiminnoista voi olla vastaaminen mallin avulla tai uuden sähköpostin luominen mallin pohjalta. Viestin tekstin lisäksi voit esitäyttää To, Cc, Bcc ja Subject -kentät, asettaa seurantamerkin ja tärkeyden.

Jos haluat tehdä nopean askelmallin, napsauta Luo uusi sisällä Nopeat vaiheet ruutuun Etusivu ja valitse sitten jokin seuraavista toimista: Uusi viesti , Vastaa , Vastaa kaikille tai Eteenpäin . Muokkaa ikkunassa, kirjoita mallin teksti vastaavaan laatikkoon, määritä muut tarpeellisiksi katsomasi asetukset ja anna mallille jokin kuvaava nimi. Voit myös määrittää jonkin ennalta määritetyistä pikanäppäimistä.

Tässä on esimerkki Outlookista vastausmalli :

Kun olet määrittänyt uuden pikatoiminnon, se näkyy heti galleriassa. Napsauta sitä tai paina määritettyä näppäinyhdistelmää, ja kaikki toiminnot suoritetaan kerralla.

Edut :

• Uusille sähköposteille, vastauksille ja edelleenlähetyksille voidaan luoda erilaisia malleja.
• Viestin tekstin lisäksi lähes kaikki sähköpostin kentät voidaan asettaa valmiiksi.
• Useita toimintoja voidaan suorittaa samalla nopealla toimenpiteellä, esimerkiksi vastata viestiin mallin avulla ja siirtää alkuperäinen viesti toiseen kansioon.
• Voidaan suorittaa nopeasti pikanäppäimellä.

Haitat : sähköpostimalli voi olla vain pelkkää tekstiä.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2010

End-to-end opetusohjelma : Outlookin pikaohjeet

Outlookin luonnokset malleina

Luonnokset Outlookissa eivät ole mitään muuta kuin lähettämättömiä sähköpostiviestejä. Yleensä nämä ovat keskeneräisiä viestejä, jotka Outlook tallentaa automaattisesti tai manuaalisesti itse. Mutta kuka sanoo, että viimeisteltyä luonnosta ei voi käyttää sähköpostimallia?

Tämän menetelmän hienous on siinä, että voit luoda uudelleenkäytettävän sähköpostiluonnoksen mallin aivan kuten normaalisti - kirjoita teksti viestin runkoon, täytä sähköpostin kentät, liitä tiedostoja, aseta kuvia, käytä haluamaasi muotoilua jne. Kun viestisi on valmis, älä lähetä sitä. Napsauta sen sijaan painiketta Tallenna painiketta tai paina Ctrl + S tallentaaksesi viestin muistiin. Luonnokset Jos sinulla on liikaa kohteita kansiossaan. Luonnokset kansiossa, voit pitää mallisi erillisessä alikansiossa tai määrittää niille luokkia.

Seuraavan kerran, kun haluat lähettää tietyn viestin jollekin, siirry osoitteeseen Luonnokset kansioon ja avaa viesti. Tärkeintä on, ettet lähetä luonnosta, vaan eteenpäin se! Kun lähetät luonnoksen eteenpäin, Outlook tekee siitä kopion ja säilyttää alkuperäisen viestin myöhempää käyttöä varten. Lisäksi luonnoksen tekstin yläpuolelle ei lisätä otsikkotietoja, kuten tavallisesti tehdään, kun lähetät saapuvan sähköpostin eteenpäin. Aihe-riville ei myöskään lisätä etuliitettä "FW:".

Saatat miettiä, miten lähettää luonnos eteenpäin Outlookissa? Paljon helpompaa kuin luuletkaan :)

• Avaa viestiluonnos kaksoisnapsauttamalla.
• Aseta kursori minkä tahansa sähköpostikentän sisälle, ei runkoon, ja paina Ctrl + F . Vaihtoehtoisesti voit lisätä komennon Eteenpäin painiketta Pikatyökaluriville ja napsauta sitä.

  

Edut : erittäin kätevä luoda, muokata ja järjestää.

Haitat : jos haluat säilyttää mallisi, muista lähettää luonnos eteenpäin, älä lähetä sitä.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2000

Lisätietoja : Outlookin luonnosten käyttäminen sähköpostimalleina

Outlook allekirjoituksen mallit

Allekirjoitus on perinteinen osa kirjallista viestintää, ja useimmilla Outlookin käyttäjillä on sähköposteihinsa automaattisesti lisätty oletusarvoinen allekirjoitus. Mikään ei kuitenkaan estä sinua käyttämästä useampaa kuin yhtä allekirjoitusta ja sisällyttämästä muita tietoja kuin tavanomaisia yhteystietoja.

Voit luoda allekirjoituksen koko sähköpostimalliksi ja lisätä sen viestiin kirjaimellisesti parilla napsautuksella ( Viesti tab> Allekirjoitus ).

Varoituksen sana: Muista sisällyttää viestin tekstin lisäksi vakiotietosi jokaiseen luomasi allekirjoitukseen. Kun valitset eri allekirjoituksen tiettyä viestiä varten, oletusarvoinen allekirjoitus poistetaan automaattisesti.

Edut : erittäin nopea ja kätevä käyttää

Haitat : voit lisätä tietoja vain viestin runkoon, mutta et voi määritellä sähköpostin kenttiä ennalta.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2000

Syvällinen opetusohjelma : Outlookin allekirjoitusten luominen ja käyttö

AutoCorrect

Vaikka AutoCorrect-toimintoa ei alun perin suunniteltu käytettäväksi tekstimalleina, sen avulla voit lisätä tietyn tekstin välittömästi määritetyn avainsanan tai koodin avulla. Voit ajatella sitä yksinkertaistettuna versiona AutoTextistä tai Quick Partsista.

Näin se toimii: annat avainsanan jollekin tekstille, joka voi olla niin pitkä kuin haluat (tietysti kohtuullisesti) ja muotoiltu haluamallasi tavalla. Kirjoitat viestiin avainsanan, painat Enter-näppäintä tai välilyöntiä, ja avainsana korvataan välittömästi tekstilläsi.

Avaa AutoCorrect dialogi-ikkunassa, siirry Tiedosto tab> Vaihtoehdot > Posti > Oikeinkirjoitus ja automaattinen korjaus... painike> Proofing > Automaattikorjausasetukset... nappi.

Määritä uusi merkintä seuraavasti:

• Vuonna Vaihda kenttään, kirjoita avainsana , joka on eräänlainen oikotie, joka käynnistää korvaamisen. Älä vain käytä mitään oikeaa sanaa - et halua, että avainsana korvataan pidemmällä tekstillä, kun itse asiassa haluat kyseisen sanan. On hyvä idea liittää avainsanan eteen jokin erikoismerkki. Voit esimerkiksi käyttää sanaa #warn , !warn tai [varoittaa] osoitteessa Tärkeä varoitus!
• Vuonna Osoitteessa kenttään, kirjoita malliteksti .
• Kun olet valmis, napsauta Lisää .

Vihje. Jos haluat muotoiltu teksti kuten alla olevassa kuvakaappauksessa, kirjoita ensin korvaava teksti viestiin, valitse se ja avaa sitten Automaattinen korjaus -valintaikkuna. Malliteksti lisätään automaattisesti Osoitteessa Jos haluat säilyttää muotoilun, varmista, että kenttä Muotoiltu teksti valintaruutu on valittuna, ja napsauta Lisää .

Ja nyt, kirjoita #warn viestirunkoon, paina Enter ja voilà:

Edut : kertaluonteinen asennus

Haitat : Tekstimallien määrä on rajoitettu muistettavien pikanäppäinten määrään.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2010

Outlook paperitavarat

The Paperitavarat ominaisuutta käytetään Microsoft Outlookin yksilöllisten HTML-muotoisten sähköpostiviestien luomiseen omilla taustoilla, fonteilla, väreillä jne. Erilaisten muotoiluelementtien sijasta tai lisäksi voit sisällyttää myös tekstiä, joka lisätään viestiin automaattisesti, kun valitset paperitiedoston.

Aloitat luomalla uuden viestin, suunnittelemalla sen ulkoasun ja kirjoittamalla mallitekstin. Aihe- tai muita sähköpostikenttiä ei ole järkevää määritellä, koska kun käytetään kirjepaperia, nämä tiedot näkyvät viestirungon yläosassa.

Kun olet valmis, tallenna viestisi ( Tiedosto > Tallenna nimellä ) HTML-tiedostona osoitteeseen Paperitavarat kansio täällä:

C:\ \Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery \

Kun olet tallentanut, voit valita paperitarvikkeet seuraavasti: Etusivu tab> Uudet tuotteet > Sähköpostiviestin käyttäminen > Lisää paperitavaroita . Viimeksi käytetyt paperitiedostot näkyvät suoraan kansiossa. Sähköpostiviestin käyttäminen valikko:

Voit myös valita tietyn kirjoitusasun oletusteemaksi kaikille uusille luomillesi viesteille.

Tässä on esimerkki siitä, miltä Outlookin kirjepaperiviestin malli voi näyttää:

Edut : HTML-tuen ansiosta runsaasti muotoiluvaihtoehtoja.

Haitat : paperitiedostojen tallentamiseen ja käyttämiseen tarvitaan paljon enemmän napsautuksia kuin oikeasti tarvitaan.

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2007

Mukautetut lomakkeet Outlookissa

Sanon sen etukäteen - tämä tekniikka on tarkoitettu ammattilaisille. Mukautetun lomakkeen suunnittelu on paljon hankalampaa kuin mikään muu tässä opetusohjelmassa käsitelty menetelmä, ja se saattaa vaatia VBA-ohjelmointitaitoja. Aluksi ota käyttöön Kehittäjä välilehti Outlookissa. Valitse sitten Suunnittele lomake , valitse yksi vakiolomakkeista mukautetun lomakkeesi pohjaksi, lisää kenttiä, ohjaimia ja mahdollisesti koodia, määritä attribuutit ja julkaise lomakkeesi. Kuulostaa hämmentävältä ja epäselvältä? Todellakin, tämän asian selvittäminen vie aikaa.

Edut : erittäin tehokas ominaisuus, jossa on paljon vaihtoehtoja

Haitat : jyrkkä oppimiskäyrä

Tuetut versiot : Outlook 365 - 2007

Jaetut sähköpostimallit

Uskokaa tai älkää, tätä ratkaisua on ilo käyttää sekä aloittelijoille että guruja. Aloittelijat arvostavat yksinkertaisuutta - Shared Email Templates -palvelun aloittaminen on tarpeeksi intuitiivista, jotta siihen voi hypätä heti. Outlook-asiantuntijat voivat hyödyntää monia kehittyneitä toimintoja, kuten luoda henkilökohtaisia vastauksia makrojen avulla, konfiguroida ennalta määritettyjä, täytettäviä ja pudotettavia kenttiä, vetäätietoa tietokannoista ja paljon muuta.

Sisäänrakennetuista ominaisuuksista poiketen Shared Email Templates tuo kaikki toiminnot suoraan viesti-ikkunaan! Voit nyt luoda, muokata ja käyttää malleja hetken mielijohteesta ilman, että joudut vaihtamaan eri välilehtien välillä ja kaivelemaan valikoita.

Osoitteeseen luo uuden mallin, valitse vain viestin haluttu sisältö (teksti, kuvat, linkit jne.) ja napsauta sitten Uusi malli.

Osoitteeseen insert mallin viestiin, napsauta Liitä kuvaketta tai kaksoisnapsauta mallin nimeä.

Edut :

• Nopea ja mukava luoda.
• Lisää viestiin yhdellä napsautuksella.
• Käytä henkilökohtaisesti tai jaa tiimisi kanssa.
• Lisää täytettäviä tekstikenttiä ja avattavia luetteloita.
• Täytä sähköpostikentät, lisää kuvia ja liitä tiedostoja automaattisesti.
• Käytä perusmuotoilua paikan päällä olevassa editorissa ja luo hienostuneita malleja HTML:n avulla.
• Linkki omaan Luonnokset kansioon ja käyttää mitä tahansa Outlookin luonnoksia sähköpostimalleina.
• Käytä pikanäppäimiä nopeisiin vastauksiin.
• Pääset käsiksi malleihisi millä tahansa laitteella, olipa se sitten Windows, Mac tai Outlook Online.

Haitat : olet tervetullut testaamaan ja kertomaan meille :)

Tuetut versiot : Outlook Microsoft 365:lle, Outlook 2021 - 2016 Windows ja Mac, Outlook verkossa

Miten saada : Valitse tilauspaketti tai lataa ilmainen versio Microsoft AppSource -palvelusta.

Näin luodaan sähköpostimalli Outlookissa. Toivottavasti opetusohjelmamme auttaa sinua valitsemaan suosikkitekniikkasi. Kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!