Оваа статија прикажува десет неверојатни карактеристики за кои можеби не знаете, но кои може да ви заштедат огромно време кога се занимавате со рутински е-пошта.

Ако голем дел од вашите онлајн комуникацијата е повторлива е-пошта, би било сосема природно да се стремите да го оптимизирате тој дел од вашата работа. Одговарањето со шаблон може да биде одлична алтернатива за составување е-пораки од почеток на досаден начин притискање по тастатура.

Шаблони на Outlook

Шаблони за е-пошта во Outlook се како документи шаблони во Word или шаблони за работни листови во Excel. Ако често испраќате исти или многу слични пораки на различни луѓе, можете да зачувате една од таквите пораки како шаблон со кликнување на Датотека > Зачувај како > Шаблон за Outlook (*.често) . И потоа, наместо да составувате е-пошта од нула, започнувате со шаблон, приспособете го доколку е потребно и притиснете Испрати . Пораката излегува, но шаблонот останува подготвен за следната употреба.

Стандардно, сите шаблони на Outlook се зачувуваат во папката подолу. Ова не треба да се менува, инаку нема да можете да го отворите вашиот шаблон од Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Предности :

• Лесно се креира и зачувува.
• Полињата за адреса (До, Cc и Bcc), Линија за тема и дури и сметката за испраќање може да се предефинира.
• Шаблоните за вашите пораки можаткреирање.

  Еве пример за тоа како може да изгледа вашиот шаблон за порака за канцелариски материјал Outlook:

  

  Предности : многу опции за форматирање поради поддршката за HTML

  Недостатоци : бројот на кликови за зачувување и пристап до датотеки со канцелариски материјал е многу повеќе отколку што навистина е потребно

  Поддржани верзии : Outlook 365 - 2007

  Прилагодени форми во Outlook

  Ќе го кажам тоа однапред - оваа техника е наменета за професионалци. Дизајнирањето прилагодена форма е многу посложено од кој било друг метод дискутиран во ова упатство и може да бара програмски вештини за VBA. За почеток, овозможете ја картичката Програмер во вашиот Outlook. Потоа, кликнете Дизајнирајте формулар , изберете еден од стандардните форми како основа за вашиот приспособен формулар, додајте полиња, контроли и евентуално кодирајте, поставете атрибути и објавете ја вашата форма. Звучи збунувачки и нејасно? Навистина, ќе биде потребно време за да се сфати тоа нешто.

  

  Предности : многу моќна карактеристика со многу опции

  Недостатоци : стрмна крива на учење

  Поддржани верзии : Outlook 365 - 2007

  Шаблони за споделени е-пошта

  Верувале или не, ова решение е задоволство да се користи и за почетниците и за гуруата. Почетниците ќе ја ценат едноставноста - започнувањето со шаблони за споделени е-пошта е доволно интуитивно за веднаш да се вклучи во него. Експертите за Outlook можат да користат многу напредни функции како што е создавањетоперсонализирани одговори со помош на макроа, конфигурирање на предефинирани, пополнливи и паѓачки полиња, извлекување информации од збирки податоци и многу повеќе.

  Спротивно на вградените функции, Шаблони за споделени е-пошта ја носат целата функционалност директно во прозорецот за пораки ! Сега можете да креирате, уредувате и користите ваши шаблони на момент, без да се префрлате напред-назад помеѓу различни картички и да копате во менијата.

  За создавање нов шаблон, едноставно изберете саканата содржина (текст, слики, врски, итн.) во пораката и кликнете Нов Шаблон.

  За вметнете шаблон во порака, кликнете на Залепете иконата или кликнете двапати на името на шаблонот.

  

  Предности :

  • Брзо и удобно за креирајте.
  • Вметнете во порака со клик.
  • Користете го лично или споделете со вашиот тим.
  • Додајте полиња со текст што може да се пополнат и паѓачки списоци.
  • 9>Пополнете ги полињата за е-пошта, вметнете слики и автоматски прикачувајте датотеки.
  • Применете основно форматирање во вградениот уредувач за да креирате софистицирани дизајни користејќи HTML.
  • Поврзете се до вашите Нацрти папка и користете кој било од вашите нацрти на Outlook како шаблони за е-пошта.
  • Користете кратенки за брзи одговори.
  • Пристапете до вашите шаблони од кој било уред без разлика дали е Windows, Mac, или Outlook Online.

  Недостатоци : добредојдени сте да тестирате и да не известите :)

  Поддржановерзии : Outlook за Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows и Mac, Outlook на веб

  Како да добиете : Изберете ја вашата претплата или преземете бесплатна верзија од Microsoft AppSource .

  Така се креира шаблон за е-пошта во Outlook. Се надеваме дека нашиот туторијал ќе ви помогне да ја изберете вашата омилена техника. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!

  содржи прилози, графика и форматирање, како што се фонтови, бои на заднина итн.

Недостатоци : досадно за користење - за да отворите шаблон, треба да копате прилично длабоко во менија.

Поддржани верзии : Outlook 365 - 2010

Длабоко упатство : Како да креирате и користите шаблони за е-пошта на Outlook

Шаблони за е-пошта во веб-апликацијата Outlook.com

Веб-апликацијата Outlook.com има и шаблони за е-пошта. Во споредба со .oft-датотеките во десктоп верзијата, за нив не е потребен голем број кликнувања на менито за да се отворат. Сепак, опциите овде не се толку обемни - шаблонот може да содржи мали слики и основно форматирање, но не е можно претходно да се постават полиња за е-пошта или да се прикачат датотеки.

Како и многу други корисни функции, оваа е скриена од непосредна поглед. За да го искористите, ова е она што треба да го направите:

Во долниот десен агол на прозорецот Нова порака , кликнете на копчето елипса (...), а потоа кликнете на Мои шаблони .

Облата Мои шаблони ќе се појави со неколку стандардни примероци подготвени за употреба. За да направите свој, кликнете на копчето + Шаблон и внесете го насловот и телото на шаблонот во соодветните полиња. Или можете да напишете и форматирате текст во прозорецот за порака, а потоа да копирате/залепите - целото форматирање ќе биде зачувано.

За да го вметнете шаблонот во е-пошта, само кликнете на неговото име на окното.

Предности :едноставна и интуитивна

Недостатоци : ограничени опции

Поддржани верзии : веб-апликација Outlook.com

Брзи делови и автоматски текст

Quick Parts се фрагменти од содржина за повеќекратна употреба што може брзо да се додадат во е-порака, состанок, контакт, барање за состанок и задача. Покрај текстот, тие исто така може да вклучуваат графика, табели и прилагодено форматирање. Додека шаблоните .oft се наменети да сочинуваат цела порака, брзите делови се нешто помали градежни блокови.

Quick Parts е модерната замена на AutoText во Outlook 2003 и порано. Во последните верзии, двата типа се достапни. Единствената разлика меѓу нив е што предметите се наоѓаат во различни галерии. Во сите други аспекти, Брзите делови и Автоматскиот текст се суштински исти.

За да креирате нова ставка, напишете го вашиот текст во порака, изберете ја и кликнете на картичката Вметни > Брзи делови > Зачувајте ги селекциите во галерија за брзи делови .

За да ставите брз дел во е-пошта, изберете го потребниот од галеријата.

Или, можете да го напишете името на брз дел во порака (не мора целото име, само единствен дел од него) и притиснете F3 . Во Outlook 2016 и подоцнежните верзии, кога ќе почнете да го пишувате името, ќе се појави предлог и едноставно можете да го притиснете копчето Enter за да го внесете целиот текст.

Брзо Деловите се наоѓаат во датотеката NormalEmail.dotm , што езачувано овде:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

За направете резервна копија на вашите брзи делови, копирајте ја оваа датотека на зачувај локација. За извезување на друг компјутер, залепете го во папката Шаблони на друг компјутер.

Предности : многу едноставен и јасен

Недостатоци :

• Нема опција за пребарување. Ако имате повеќе парчиња во галеријата, можеби е проблем да го лоцирате оној што ви треба.
• Не е можно брзо да се уреди содржината на делот - можете само да го замените со нов.
• Не е можно да се додаваат прилози.

Поддржани верзии : Outlook 365 - 2007

Сеопфатен туторијал : Брзи делови на Outlook и AutoText

Шаблони за е-пошта Quick Steps

Quick Steps се вид на кратенки кои овозможуваат извршување на повеќе дејства со една команда. Едно од таквите дејства може да биде одговарање со шаблон или создавање нова е-пошта врз основа на шаблон. Освен текстот на пораката, можете претходно да ги пополните до, Cc, Bcc и Subject, да поставите ознака и важност за следење.

За да направите шаблон за брз чекор, кликнете Креирај нов во полето Брзи чекори на картичката Дома , а потоа изберете една од следните дејства: Нова порака , Одговори , Одговори на сите или Пропрати . Во прозорецот Уреди , напишете го текстот на вашиот шаблон во соодветното поле, конфигурирајте ги сите други опции што гиразмислете соодветно и дајте му описно име на вашиот шаблон. Изборно, доделете едно од претходно дефинираните копчиња за кратенки.

Еве пример за Outlook шаблон за одговор :

Откако ќе го поставите, вашиот нов брз чекор веднаш ќе се појави во галеријата. Само кликнете на него или притиснете ја доделената комбинација на копчиња и сите дејства ќе се извршат одеднаш.

Предности :

• Може да се креираат различни шаблони за нови е-пораки, одговори и препраќање.
• Не само текстот на пораката, туку и речиси сите полиња за е-пошта може да бидат претходно поставени.
• Може да се извршат повеќе дејства со истите брз чекор, на пр. одговарање на порака со шаблон и преместување на оригиналната порака во друга папка.
• Може брзо да се изврши со кратенка на тастатурата.

Недостатоци : шаблонот за е-пошта може да биде само обичен текст.

Поддржани верзии : Outlook 365 - 2010

Упатство од крај до крај : Брзи чекори на Outlook

Нацртите на Outlook како шаблони

Нацртите во Outlook не се ништо друго освен неиспратени е-пораки. Обично, ова се недовршени пораки кои се зачувуваат автоматски од Outlook или рачно од вас самите. Но, кој вели дека финализираниот нацрт не може да се користи како шаблон за е-пошта?

Убавината на овој метод е во тоа што можете да креирате повторно употреблив нацрт-шаблон за е-пошта токму како што обично би правеле - напишете го текстот во телото на пораката , пополнете ги полињата за е-пошта, прикачете датотеки,вметнете слики, применете го саканото форматирање итн. Кога вашата порака е подготвена, не ја испраќајте. Наместо тоа, кликнете на копчето Зачувај или притиснете Ctrl + S за да ја зачувате пораката во папката Нацртови . Ако имате премногу ставки во вашата папка Нацртови , може да ги чувате вашите шаблони во посебна потпапка(и) или да им доделите категории.

Следниот пат кога ќе сакате да испратите одредена порака до некого, одете во вашата папка Нацртови и отворете ја таа порака. Клучната работа е што не го испраќате вашиот нацрт, туку препраќате ! Кога препраќате нацрт, Outlook прави копија од него, чувајќи ја оригиналната порака за понатамошна употреба. Освен тоа, не се додаваат информации за заглавието над текстот на нацртот, како што обично се прави при препраќање на дојдовна е-пошта. Линијата Subject нема да има префикс со „FW:“ ниту.

Можеби се прашувате како да препратите нацрт во Outlook? Многу полесно отколку што мислите :)

• Отворете ја вашата нацрт-порака со двоен клик.
• Поставете го курсорот во кое било поле за е-пошта, а не во телото и притиснете Ctrl + F . Алтернативно, можете да го додадете копчето Напред на лентата со алатки за брз пристап и да кликнете на него.

  

Предности : многу погодно за креирање, уредување и организирање.

Недостатоци : за да го задржите вашиот шаблон, не заборавајте да препраќате нацрт, а не да го испраќате.

Поддржани верзии : Outlook 365 - 2000

Повеќе информации : користењеНацртите на Outlook како шаблони за е-пошта

Шаблони за потпис на Outlook

Потписот е традиционален елемент на писмената комуникација и повеќето корисници на Outlook имаат стандарден потпис додаден на нивните е-пошта автоматски. Но, нема ништо што би ве спречило да имате повеќе од еден потпис и да вклучите други информации освен стандардните детали за контакт.

Можете да креирате потпис како цел образец за е-пошта и да го вметнете во порака со буквално неколку кликне ( Порака картичка > Потпис ).

Внимание! Освен текстот на пораката, не заборавајте да ги вклучите вашите стандардни детали во секој потпис што го создавате. Кога ќе изберете различен потпис за одредена порака, стандардниот автоматски се отстранува.

Предности : многу брз и лесен за користење

Недостатоци : можете да додавате информации само во телото на пораката, но не можете однапред да ги дефинирате полињата за е-пошта.

Поддржани верзии : Outlook 365 - 2000

Длабоко упатство : Како да креирате и користите потписи на Outlook

Автоматска корекција

Иако функцијата Автоматска корекција не беше првично дизајнирана да се користи како текстуални шаблони, таа ви дозволува веднаш да вметнете одреден текст преку доделен клучен збор или код. Можете да го замислите како поедноставена верзија на AutoText или Quick Parts.

Еве како функционира: на некој текст му доделувате клучен збор, кој може да биде долгви се допаѓа (разумно се разбира) и форматирани како што ќе одберете. Во пораката, го пишувате клучниот збор, го притискате копчето Enter или празно место , и клучниот збор веднаш се заменува со вашиот текст.

За да го отворите прозорецот за дијалог Автоматска корекција , одете во Картичка Датотека > Опции > Пошта > Правопис и автоматска корекција… копче > Доверка > Копче Опции за автоматска корекција… .

За да конфигурирате нов запис, направете го следново:

• Во полето Замени , напишете го клучен збор , што е еден вид кратенка што ќе ја активира замената. Само не користете вистински збор за тоа - не сакате клучниот збор да се замени со подолг текст кога всушност го сакате самиот тој збор. Добра идеја е да го префиксирате вашиот клучен збор со некој посебен симбол. На пример, можете да користите #warn , !warn или [warn] за Важно предупредување!
• Во полето Со , напишете го вашиот текст на шаблонот .
• Кога ќе завршите, кликнете Додај .

Совет. Ако сакате форматиран текст како на сликата од екранот подолу, тогаш прво напишете го текстот за замена во порака, изберете го и потоа отворете го дијалогот Автоматска корекција. Текстот на вашиот шаблон автоматски ќе се додаде во полето Со . За да го зачувате форматирањето, проверете дали е избрано копчето Форматиран текст и кликнете Додај .

И сега, напишете #warn во телото на пораката,притиснете Enter и voilà:

Предности : еднократно поставување

Недостатоци : бројот на шаблоните за текст се ограничени на бројот на кратенки што можете да ги запомните.

Поддржани верзии : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

The Функцијата „Канцелариски материјал во Microsoft Outlook се користи за креирање персонализирани е-пораки форматирани во HTML со ваши позадини, фонтови, бои итн. Наместо или во прилог на различни елементи на дизајнот, можете да вклучите и текст и тој автоматски ќе се вметнува во порака кога избирате канцелариска датотека.

Почнувате со креирање нова порака, дизајнирање на нејзиниот распоред и пишување на текстот на шаблонот. Нема смисла да се дефинираат Тема или други полиња за е-пошта бидејќи кога се користи канцелариски материјал, овие информации ќе се појават на врвот на телото на пораката.

Кога сте подготвени, зачувајте ја вашата порака ( Датотека > Зачувај како ) како HTML-датотека во папката Stationery овде:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Откако ќе се зачува, можете да го изберете вашиот канцелариски материјал на следниов начин: Почетна картичка > Нови ставки > Порака преку е-пошта користејќи > Повеќе канцелариски материјал . Неодамна користените датотеки со канцелариски материјал ќе се појават директно во менито Порака преку е-пошта Користејќи :

Можете и да изберете одредена канцелариска материјал како стандардна тема за сите нови пораки што сте