Denne artikel viser ti fantastiske funktioner, som du måske ikke kender til, men som kan spare dig for en enorm mængde tid, når du håndterer rutinemæssige e-mails.

Hvis en stor del af din onlinekommunikation består af gentagne e-mails, er det kun naturligt, at du stræber efter at optimere denne del af dit arbejde. At svare med en skabelon kan være et godt alternativ til at skrive e-mails fra bunden på en kedelig måde tast for tast for hvert enkelt tastetryk.

Outlook-skabeloner

E-mail-skabeloner i Outlook er ligesom dokumentskabeloner i Word eller regnearksskabeloner i Excel. Hvis du ofte sender de samme eller meget ens meddelelser til forskellige personer, kan du gemme en af disse meddelelser som en skabelon ved at klikke på Fil > Gem som > Outlook-skabelon (*.oft) Og i stedet for at skrive en e-mail fra bunden, starter du med en skabelon, tilpasser den om nødvendigt og trykker på Send Beskeden slukkes, men skabelonen forbliver, klar til næste brug.

Som standard gemmes alle Outlook-skabeloner i nedenstående mappe. Dette bør ikke ændres, da du ellers ikke vil kunne åbne din skabelon fra Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Fordele :

• Let at oprette og gemme.
• Adressefelterne (Til, Cc og Bcc), emnelinjen og endda afsenderkontoen kan foruddefineres.
• Dine meddelelsesskabeloner kan indeholde vedhæftede filer, grafik og formatering såsom skrifttyper, baggrundsfarver osv.

Ulemper : besværligt at bruge - for at åbne en skabelon skal du grave ret dybt ned i menuerne.

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2010

Uddybende vejledning : Sådan opretter og bruger du Outlook-e-mailskabeloner

E-mail-skabeloner i webappen Outlook.com

Outlook.com-webappen har også e-mail-skabeloner. Sammenlignet med .oft-filer i desktop-versionen kræver disse ikke et væld af menuklik for at blive åbnet. Mulighederne her er dog ikke så omfattende - en skabelon kan indeholde små billeder og grundlæggende formatering, men det er ikke muligt at forudindstille e-mail-felter eller vedhæfte filer.

Ligesom mange andre nyttige funktioner er denne skjult for øjnene af dig. Du skal gøre følgende for at udnytte den:

I det nederste højre hjørne af Ny meddelelse vinduet, klik på ellipse-knappen (...), og klik derefter på Mine skabeloner .

Mine skabeloner ruden vises med et par standardprøver, der er klar til brug. Hvis du vil lave din egen, skal du klikke på + Skabelon knappen og indtast skabelonens titel og krop i de tilsvarende felter. Du kan også skrive og formatere teksten i beskedvinduet og derefter kopiere/indsætte - al formatering vil blive bevaret.

Hvis du vil have skabelonen indsat i en e-mail, skal du blot klikke på dens navn i ruden.

Fordele : enkel og intuitiv

Ulemper : begrænsede muligheder

Understøttede versioner : Outlook.com web-app

Hurtige dele og AutoText

Hurtige dele er genanvendelige indholdsstykker, der hurtigt kan tilføjes til en e-mail, aftale, kontakt, mødeanmodning og opgave. Ud over tekst kan de også indeholde grafik, tabeller og brugerdefineret formatering. Mens .oft-skabeloner er beregnet til at udgøre en hel meddelelse, er hurtige dele en slags mindre byggeklodser.

Hurtige dele er den moderne erstatning for AutoText i Outlook 2003 og tidligere. I nyere versioner er begge typer tilgængelige. Den eneste forskel mellem dem er, at elementerne befinder sig i forskellige gallerier. I alle andre henseender er Hurtige dele og AutoText stort set de samme.

Hvis du vil oprette et nyt emne, skal du skrive din tekst i en meddelelse, vælge den og klikke på Indsæt faneblad> Hurtige dele > Gem valg til Quick Part Gallery .

Hvis du vil indsætte en hurtig del i en e-mail, skal du vælge den ønskede del fra galleriet.

Du kan også skrive navnet på den hurtige del af en besked (ikke nødvendigvis hele navnet, men blot en unik del af det) og trykke på F3 . I Outlook 2016 og senere versioner vises der et forslag, når du begynder at skrive navnet, og du kan blot trykke på Enter-tasten for at indtaste hele teksten.

Quick Parts er placeret i i i i NormalEmail.dotm fil, som er gemt her:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Til bakke op dine hurtige dele, skal du kopiere denne fil til et sted, hvor du kan gemme den. For at eksport til en anden pc, indsæt den i den Skabeloner mappe på en anden computer.

Fordele : meget enkel og ligetil

Ulemper :

• Der er ingen søgemulighed. Hvis du har flere værker i galleriet, kan det være et problem at finde det værk, du har brug for.
• Det er ikke muligt at redigere indholdet af en hurtig del - du kan kun erstatte den med en ny del.
• Det er ikke muligt at tilføje vedhæftede filer.

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2007

Omfattende vejledning : Outlook Quick Parts og AutoText

Skabeloner til e-mail med hurtige trin

Hurtige trin er en slags genveje, der gør det muligt at udføre flere handlinger med en enkelt kommando. En af disse handlinger kan være at svare med en skabelon eller oprette en ny e-mail baseret på en skabelon. Ud over meddelelsesteksten kan du forudfylde Til, Cc, Bcc og Emne, indstille et opfølgningsflag og vigtighed.

Hvis du vil lave en skabelon til et hurtigt trin, skal du klikke på Opret ny inden for den Hurtige trin feltet på den Hjem fanen, og vælg derefter en af følgende handlinger: Ny meddelelse , Svar , Svar alle eller Fremadrettet . I den Rediger vinduet, skriv teksten til din skabelon i den tilsvarende boks, konfigurer eventuelle andre indstillinger, som du finder passende, og giv din skabelon et beskrivende navn. Du kan eventuelt tildele en af de foruddefinerede genvejstaster.

Her er et eksempel på Outlook svarskabelon :

Når du har indstillet det, vises dit nye hurtige trin straks i galleriet. Du skal blot klikke på det eller trykke på den tildelte tastekombination, og alle handlinger udføres på én gang.

Fordele :

• Der kan oprettes forskellige skabeloner til nye e-mails, svar og videresendelser.
• Ikke kun beskedteksten, men næsten alle e-mail-felter kan forudindstilles.
• Flere handlinger kan udføres med det samme hurtige trin, f.eks. besvarelse af en besked med en skabelon og flytning af den oprindelige besked til en anden mappe.
• Kan hurtigt udføres med en tastaturgenvej.

Ulemper : e-mail-skabelonen kan kun være almindelig tekst.

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2010

End-to-end vejledning : Outlook hurtige trin

Outlook-udkast som skabeloner

Udkast i Outlook er intet andet end usendte e-mails. Normalt er det ufærdige beskeder, der gemmes automatisk af Outlook eller manuelt af dig selv. Men hvem siger, at et færdigt udkast ikke kan bruges som en e-mail-skabelon?

Det smarte ved denne metode er, at du kan oprette en genanvendelig udkast til en e-mailskabelon, præcis som du normalt ville gøre - skriv teksten i meddelelsens krop, udfyld e-mailfelterne, vedhæft filer, indsæt billeder, anvend den ønskede formatering osv. Når din meddelelse er klar, skal du ikke sende den. Gem eller tryk på Ctrl + S for at gemme meddelelsen på Udkast mappe. Hvis du har for mange elementer i din Udkast mappe, kan du gemme dine skabeloner i en eller flere separate undermapper(e) eller tildele dem kategorier.

Næste gang du vil sende en bestemt besked til en person, skal du gå til din Udkast mappe og åbner den besked. Det vigtigste er, at du ikke sender dit udkast, men at du fremadrettet Når du videresender et udkast, laver Outlook en kopi af det og beholder den oprindelige besked til fremtidig brug. Desuden tilføjes der ingen overskriftsoplysninger over udkastets tekst, som det normalt gøres, når du videresender en indgående e-mail. Emnelinjen vil heller ikke blive indledt med "FW:".

Du undrer dig måske over, hvordan du videresender et udkast i Outlook? Meget nemmere end du tror :)

• Åbn dit udkast til en meddelelse ved at dobbeltklikke.
• Placer markøren i et hvilket som helst e-mail-felt, ikke i brødteksten, og tryk på Ctrl + F . Alternativt kan du tilføje Fremadrettet til værktøjslinjen Hurtig adgang, og klik på den.

  

Fordele : meget praktisk at oprette, redigere og organisere.

Ulemper : for at bevare din skabelon, skal du huske at sende et udkast, ikke at sende det.

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2000

Mere info : Brug af Outlook-udkast som e-mail-skabeloner

Outlook-signaturskabeloner

Signaturer er et traditionelt element i skriftlig kommunikation, og de fleste Outlook-brugere får automatisk tilføjet en standardsignatur til deres e-mails. Men der er intet, der forhindrer dig i at have mere end én signatur og inkludere andre oplysninger end standardkontaktoplysninger.

Du kan oprette en signatur som en hel e-mail-skabelon og indsætte den i en meddelelse med bogstaveligt talt et par klik ( Besked faneblad> Signatur ).

Vær opmærksom på, at du ud over meddelelsesteksten skal sørge for at medtage dine standardoplysninger i alle de signaturer, du opretter. Når du vælger en anden signatur til en bestemt meddelelse, fjernes standardsignaturen automatisk.

Fordele : meget hurtig og praktisk at bruge

Ulemper : du kan kun tilføje oplysninger til meddelelsesteksten, men du kan ikke på forhånd definere e-mail-felter.

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2000

Uddybende vejledning : Sådan opretter og bruger du Outlook-signaturer

AutoCorrect

Selv om funktionen AutoCorrect oprindeligt ikke var designet til at blive brugt som tekstskabeloner, kan du med den straks indsætte en bestemt tekst via et tildelt nøgleord eller kode. Du kan se den som en forenklet version af AutoText eller Quick Parts.

Sådan fungerer det: Du tildeler et nøgleord til en tekst, som kan være lige så lang som du vil (med rimelig længde naturligvis) og formateret som du vil. I en besked skriver du nøgleordet, trykker på Enter-tasten eller mellemrumstasten , og nøgleordet erstattes straks af din tekst.

For at åbne den AutoCorrect dialogvindue, gå til den Fil faneblad> Indstillinger > Mail > Stavning og AutoCorrect... knap> Proofing > Indstillinger for automatisk korrektion... knap.

Gør følgende for at konfigurere en ny post:

• I den Udskift feltet, skal du skrive nøgleord , som er en slags genvej, der udløser erstatningen. Du skal bare ikke bruge et rigtigt ord til det - du ønsker ikke, at nøgleordet skal erstattes med en længere tekst, når du egentlig ønsker selve ordet. Det er en god idé at sætte et særligt symbol foran dit nøgleord. Du kan f.eks. bruge #warn , !advarsel eller [advarsel] til Vigtig advarsel!
• I den Med feltet, skal du skrive din skabelontekst .
• Når du er færdig, skal du klikke på Tilføj .

Tip. Hvis du ønsker formateret tekst som i skærmbilledet nedenfor, så skriv først erstatningsteksten i en meddelelse, vælg den og åbn derefter dialogboksen AutoCorrect. Din skabelontekst vil automatisk blive tilføjet til den Med Hvis du vil bevare formateringen, skal du sørge for, at Formateret tekst er valgt, og klik på Tilføj .

Og nu skal du skrive #warn i meddelelsesteksten, tryk på Enter , og voilà:

Fordele : engangsopsætning

Ulemper : antallet af tekstskabeloner er begrænset til det antal genveje, du kan huske.

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2010

Outlook papirvarer

Papirvarer funktionen i Microsoft Outlook bruges til at oprette personlige HTML-formaterede e-mails med dine egne baggrunde, skrifttyper, farver osv. I stedet for eller i tillæg til forskellige designelementer kan du også inkludere tekst, og den vil automatisk blive indsat i en besked, når du vælger en brevpapirfil.

Du starter med at oprette en ny meddelelse, designe dens layout og skrive skabelonteksten. Det giver ingen mening at definere Emne eller andre e-mail-felter, da disse oplysninger vises øverst i meddelelsesteksten, når der bruges brevpapir.

Når du er klar, skal du gemme din besked ( Fil > Gem som ) som en HTML-fil til Papirvarer mappe her:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Når du har gemt det, kan du vælge dit brevpapir på følgende måde: Hjem faneblad> Nye varer > E-mailmeddelelse ved hjælp af > Mere papirvarer De nyligt anvendte brevpapirfiler vises direkte i E-mailmeddelelse ved hjælp af menu:

Du kan også vælge et bestemt brevpapir som standardtema for alle nye meddelelser, du opretter.

Her er et eksempel på, hvordan din Outlook-skabelon til brevpapirbeskeder kan se ud:

Fordele : et væld af formateringsmuligheder takket være HTML-understøttelse

Ulemper : antallet af klik for at gemme og få adgang til brevpapirfiler er en hel del mere end nødvendigt

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2007

Brugerdefinerede formularer i Outlook

Jeg vil sige det på forhånd - denne teknik er beregnet til professionelle. At designe en brugerdefineret formular er meget vanskeligere end nogen anden metode, der er beskrevet i denne vejledning, og kan kræve VBA-programmeringskompetencer. Til at begynde med skal du aktivere Udvikler fanen i din Outlook. Klik derefter på Design en formular , vælg en af standardformularerne som grundlag for din brugerdefinerede formular, tilføj felter, kontrolelementer og muligvis kode, indstil attributter og udgiv din formular. Lyder det forvirrende og uoverskueligt? Ja, det vil tage tid at finde ud af det.

Fordele : en meget kraftfuld funktion med mange muligheder

Ulemper : en stejl indlæringskurve

Understøttede versioner : Outlook 365 - 2007

Delte e-mail-skabeloner

Tro det eller ej, men denne løsning er en fornøjelse at bruge for både nybegyndere og guruer. Begyndere vil sætte pris på enkelheden - at komme i gang med Shared Email Templates er intuitivt nok til at hoppe ind i det med det samme. Outlook-eksperter kan udnytte mange avancerede funktioner såsom at skabe personlige svar ved hjælp af makroer, konfigurere foruddefinerede, udfyldbare og dropdown-felter, trækkeoplysninger fra datasæt og meget mere.

I modsætning til de indbyggede funktioner bringer Shared Email Templates alle funktionerne direkte ind i meddelelsesvinduet! Du kan nu oprette, redigere og bruge dine skabeloner med et øjebliks varsel uden at skifte frem og tilbage mellem forskellige faner og uden at skulle rode i menuerne.

Til oprette en ny skabelon, skal du blot vælge det ønskede indhold (tekst, billeder, links osv.) i en meddelelse og klikke på Ny skabelon.

Til indsæt en skabelon i en meddelelse, skal du klikke på Indsæt ikonet eller dobbeltklik på skabelonens navn.

Fordele :

• Hurtig og behagelig at lave.
• Indsæt i en besked med et enkelt klik.
• Brug den personligt eller del den med dit team.
• Tilføj tekstfelter og drop-down-lister, der kan udfyldes.
• Udfyld e-mail-felter, indsæt billeder, og vedhæft filer automatisk.
• Anvend grundlæggende formatering i editoren på stedet for at skabe sofistikerede designs ved hjælp af HTML.
• Link til din Udkast mappe og bruge alle dine Outlook-udkast som e-mail-skabeloner.
• Brug genveje til hurtige svar.
• Få adgang til dine skabeloner fra enhver enhed, uanset om det er Windows, Mac eller Outlook Online.

Ulemper : du er velkommen til at teste og fortælle os det :)

Understøttede versioner : Outlook til Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows og Mac, Outlook på nettet

Sådan får du : Vælg din abonnementsplan, eller download en gratis version fra Microsoft AppSource.

Sådan opretter du en e-mail-skabelon i Outlook. Forhåbentlig kan vores vejledning hjælpe dig med at vælge din foretrukne teknik. Tak for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!