이 기사에서는 사용자가 잘 알지 못하지만 일상적인 이메일을 처리할 때 엄청난 시간을 절약할 수 있는 10가지 놀라운 기능을 소개합니다.

온라인 커뮤니케이션은 반복되는 이메일이므로 작업의 해당 부분을 최적화하기 위해 노력하는 것은 자연스러운 일입니다. 템플릿으로 회신하는 것은 지루한 키 입력 방식으로 처음부터 이메일을 작성하는 것보다 훌륭한 대안이 될 수 있습니다.

Outlook 템플릿

Outlook의 이메일 템플릿은 문서와 같습니다. Word의 템플릿 또는 Excel의 워크시트 템플릿. 동일하거나 매우 유사한 메시지를 다른 사람에게 자주 보내는 경우 파일 > 다른 이름으로 저장 > Outlook 템플릿을 클릭하여 이러한 메시지 중 하나를 템플릿으로 저장할 수 있습니다. (*.oft) . 그런 다음 처음부터 이메일을 작성하는 대신 템플릿으로 시작하여 필요한 경우 사용자 지정하고 보내기 를 누르십시오. 메시지는 사라지지만 템플릿은 그대로 남아 다음에 사용할 수 있습니다.

기본적으로 모든 Outlook 템플릿은 아래 폴더에 저장됩니다. 변경하지 않으면 Outlook 내에서 템플릿을 열 수 없습니다.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

장점 :

• 작성 및 저장이 간편합니다.
• 주소 필드(받는 사람, 참조 및 숨은 참조), 제목 줄 및 발신 계정도 미리 정의할 수 있습니다.
• 메시지 템플릿은만들기.

  다음은 Outlook 편지지 메시지 템플릿의 예입니다.

  

  장점 : 다양한 서식 옵션 HTML 지원으로 인해

  단점 : 편지지 파일을 저장하고 액세스하기 위한 클릭 수가 실제로 필요한 것보다 훨씬 많습니다.

  지원되는 버전 : Outlook 365 - 2007

  Outlook의 사용자 지정 양식

  직접 말씀드리지만 이 기술은 전문가를 위한 것입니다. 사용자 지정 양식을 디자인하는 것은 이 자습서에서 설명한 다른 방법보다 훨씬 까다로우며 VBA 프로그래밍 기술이 필요할 수 있습니다. 시작하려면 Outlook에서 개발자 탭을 활성화하십시오. 그런 다음 양식 디자인 을 클릭하고 표준 양식 중 하나를 사용자 지정 양식의 기반으로 선택하고 필드, 컨트롤 및 가능하면 코드를 추가하고 속성을 설정하고 양식을 게시합니다. 당혹스럽고 애매하게 들리나요? 실제로 이를 파악하는 데 시간이 걸립니다.

  

  또한보십시오: 수식 예제가 포함된 Excel IF OR 문

  장점 : 다양한 옵션이 있는 매우 강력한 기능

  단점 : 가파른 학습 곡선

  지원되는 버전 : Outlook 365 - 2007

  공유 이메일 템플릿

  믿거나 말거나, 이 솔루션은 초보자와 전문가 모두에게 기쁨을 선사합니다. 초보자는 단순함을 높이 평가할 것입니다. 공유 이메일 템플릿을 시작하는 것은 바로 시작할 수 있을 만큼 직관적입니다. Outlook 전문가는 생성과 같은 많은 고급 기능을 활용할 수 있습니다.매크로의 도움으로 개인화된 응답, 사전 정의되고 입력 가능한 드롭다운 필드 구성, 데이터 세트에서 정보 가져오기 등.

  내장 기능과 달리 공유 이메일 템플릿은 모든 기능을 메시지 창에 직접 가져옵니다. ! 이제 다른 탭 사이를 오가거나 메뉴를 파헤칠 필요 없이 즉시 템플릿을 생성, 편집 및 사용할 수 있습니다.

  새 템플릿을 만들려면 다음을 선택하기만 하면 됩니다. 메시지에 원하는 내용(텍스트, 이미지, 링크 등)을 입력하고 새 템플릿

  템플릿을 메시지에 삽입 하려면 붙여넣기 아이콘을 누르거나 템플릿 이름을 두 번 클릭합니다.

  

  장점 :

  • 빠르고 편안하게 만들기.
  • 클릭 한 번으로 메시지를 삽입하세요.
  • 개인적으로 사용하거나 팀과 공유하세요.
  • 채울 수 있는 텍스트 필드와 드롭다운 목록을 추가하세요.
  • 자동으로 이메일 필드를 채우고 이미지를 삽입하고 파일을 첨부합니다.
  • 내부 편집기 내에서 기본 서식을 적용하여 HTML을 사용하여 세련된 디자인을 만듭니다.
  • 초안에 연결 폴더에 저장하고 Outlook 초안을 이메일 템플릿으로 사용하세요.
  • 빠른 답장을 위해 바로 가기를 사용하세요.
  • Windows, Mac, 또는 Outlook Online.

  단점 : 언제든지 테스트하고 알려주세요 :)

  지원됨버전 : Microsoft 365용 Outlook, Outlook 2021 - 2016 Windows 및 Mac, 웹용 Outlook

  구독 방법 : 구독 계획을 선택하거나 Microsoft AppSource에서 무료 버전을 다운로드합니다. .

  아웃룩에서 이메일 템플릿을 만드는 방법입니다. 바라건대, 우리 튜토리얼이 당신이 좋아하는 기술을 선택하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 읽어 주셔서 감사합니다. 다음 주 블로그에서 뵙겠습니다!

  첨부 파일, 그래픽 및 글꼴, 배경색 등과 같은 서식을 포함합니다.

단점 : 사용하기 번거로움 - 템플릿을 열려면 메뉴.

지원되는 버전 : Outlook 365 - 2010

자세한 자습서 : Outlook 이메일 템플릿을 만들고 사용하는 방법

Outlook.com 웹 앱의 이메일 템플릿

Outlook.com 웹 앱에도 이메일 템플릿이 있습니다. 데스크톱 버전의 .oft 파일과 비교할 때 열 때 많은 메뉴 클릭이 필요하지 않습니다. 그러나 여기에 있는 옵션은 그다지 광범위하지 않습니다. 템플릿에는 작은 이미지와 기본 서식이 포함될 수 있지만 이메일 필드를 미리 설정하거나 파일을 첨부하는 것은 불가능합니다.

다른 많은 유용한 기능과 마찬가지로 이 기능은 즉시 숨겨집니다. 보다. 이를 사용하려면 다음을 수행해야 합니다.

새 메시지 창의 오른쪽 하단에서 줄임표 버튼(…)을 클릭한 다음 <11을 클릭합니다>내 템플릿 .

내 템플릿 창에 사용할 준비가 된 몇 가지 기본 샘플이 표시됩니다. 나만의 템플릿을 만들려면 + 템플릿 버튼을 클릭하고 해당 상자에 템플릿의 제목과 본문을 입력하세요. 또는 메시지 창에서 텍스트를 입력하고 서식을 지정한 다음 복사/붙여넣기를 할 수 있습니다. 그러면 모든 서식이 유지됩니다.

템플릿을 이메일에 삽입하려면 창에서 해당 이름을 클릭합니다.

장점 :간단하고 직관적

단점 : 제한된 옵션

지원되는 버전 : Outlook.com 웹 앱

빠른 부품 및 상용구

빠른 부품은 이메일 메시지, 약속, 연락처, 회의 요청 및 작업에 빠르게 추가할 수 있는 재사용 가능한 콘텐츠 스니펫입니다. 텍스트 외에도 그래픽, 표 및 사용자 정의 서식을 포함할 수 있습니다. .oft 템플릿은 전체 메시지를 구성하기 위한 것이지만 빠른 부분은 더 작은 빌딩 블록의 일종입니다.

빠른 부분은 Outlook 2003 및 이전 버전에서 최신 상용구를 대체합니다. 최신 버전에서는 두 가지 유형을 모두 사용할 수 있습니다. 그들 사이의 유일한 차이점은 항목이 다른 갤러리에 있다는 것입니다. 다른 모든 측면에서 빠른 문서 작성과 상용구는 기본적으로 동일합니다.

새 항목을 만들려면 메시지에 텍스트를 입력하고 선택한 다음 삽입 탭 > 을 클릭합니다. 빠른 부품 > 빠른 부품 갤러리에 선택 항목 저장 .

이메일에 빠른 부품을 넣으려면 갤러리에서 필요한 부품을 선택하세요.

또는 메시지에 빠른 부분 이름을 입력하고(반드시 전체 이름이 아니라 고유한 부분만) F3 키를 누릅니다. Outlook 2016 이상 버전에서는 이름을 입력하기 시작하면 제안이 표시되며 Enter 키를 누르기만 하면 전체 텍스트를 입력할 수 있습니다.

Quick 부품은 NormalEmail.dotm 파일에 있습니다.여기에 저장됨:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

빠른 부품을 백업 하려면 이 파일을 위치를 저장합니다. 다른 PC로 내보내기 하려면 다른 컴퓨터의 Templates 폴더에 붙여넣으십시오.

장점 : 매우 간단하고 간단합니다

단점 :

• 검색 옵션이 없습니다. 갤러리에 여러 작품이 있는 경우 필요한 작품을 찾는 것이 어려울 수 있습니다.
• 빠른 부분의 내용은 편집할 수 없으며 새 내용으로 교체만 가능합니다.
• 첨부 파일을 추가할 수 없습니다.

지원되는 버전 : Outlook 365 - 2007

종합 자습서 : Outlook 빠른 부품 및 AutoText

빠른 단계 이메일 템플릿

빠른 단계는 단일 명령으로 여러 작업을 수행할 수 있는 일종의 바로 가기입니다. 이러한 작업 중 하나는 템플릿으로 회신하거나 템플릿을 기반으로 새 이메일을 만드는 것일 수 있습니다. 메시지 텍스트 외에도 To, Cc, Bcc 및 Subject를 미리 채우고 후속 플래그 및 중요도를 설정할 수 있습니다.

빠른 단계 템플릿을 만들려면 내에서 새로 만들기 를 클릭하세요. 홈 탭의 빠른 단계 상자를 클릭한 다음 새 메시지 , 답장 , 작업 중 하나를 선택합니다. 전체 회신 또는 전달 . 편집 창에서 해당 상자에 템플릿의 텍스트를 입력하고 원하는 다른 옵션을 구성합니다.적절하다고 생각하고 템플릿에 설명이 포함된 이름을 지정합니다. 필요에 따라 미리 정의된 바로 가기 키 중 하나를 할당합니다.

다음은 Outlook 답장 템플릿 의 예입니다.

설정하고 나면 새 빠른 단계가 갤러리에 즉시 표시됩니다. 클릭하거나 지정된 키 조합을 누르면 모든 작업이 한 번에 실행됩니다.

장점 :

• 새 이메일, 회신 및 전달을 위한 다양한 템플릿을 생성할 수 있습니다.
• 메시지 텍스트뿐만 아니라 거의 모든 이메일 필드를 사전 설정할 수 있습니다.
• 동일한 작업으로 여러 작업을 실행할 수 있습니다. 빠른 단계, 예: 템플릿으로 메시지에 회신하고 원본 메시지를 다른 폴더로 이동합니다.
• 키보드 단축키로 빠르게 실행할 수 있습니다.

단점 : 이메일 템플릿은 일반 텍스트만 가능합니다.

지원되는 버전 : Outlook 365 - 2010

종단 간 자습서 : Outlook 빠른 단계

템플릿으로서의 Outlook 초안

Outlook의 초안은 보내지 않은 이메일에 불과합니다. 일반적으로 Outlook에서 자동으로 저장하거나 직접 수동으로 저장하는 완료되지 않은 메시지입니다. 하지만 완성된 초안을 이메일 템플릿으로 사용할 수 없다고 누가 말합니까?

이 방법의 장점은 일반적으로 메시지 본문에 텍스트를 입력하는 것처럼 재사용 가능한 초안 이메일 템플릿을 만들 수 있다는 것입니다. , 이메일 입력란 작성, 파일 첨부,이미지 삽입, 원하는 서식 적용 등. 메시지가 준비되면 보내지 마십시오. 대신 저장 버튼을 클릭하거나 Ctrl + S를 눌러 Drafts 폴더에 메시지를 저장하십시오. Drafts 폴더에 너무 많은 항목이 있는 경우 템플릿을 별도의 하위 폴더에 보관하거나 카테고리를 할당할 수 있습니다.

다음에 특정 메시지를 다른 사람에게 보내려면 Drafts 폴더로 이동하여 해당 메시지를 여십시오. 중요한 것은 초안을 보내는 것이 아니라 전달 한다는 것입니다! 초안을 전달할 때 Outlook은 나중에 사용할 수 있도록 원본 메시지를 보관하는 복사본을 만듭니다. 또한 수신 이메일을 전달할 때 일반적으로 수행되는 것처럼 초안 텍스트 위에 헤더 정보가 추가되지 않습니다. 제목 줄에도 "FW:"라는 접두어가 붙지 않습니다.

Outlook에서 초안을 전달하는 방법이 궁금하십니까? 생각보다 훨씬 쉽습니다 :)

• 두 번 클릭하여 초안 메시지를 엽니다.
• 본문이 아닌 이메일 입력란에 커서를 놓고 Ctrl + F를 누릅니다. . 또는 빠른 액세스 도구 모음에 앞으로 버튼을 추가하고 클릭할 수 있습니다.

  

장점 : 생성, 편집 및 구성이 매우 편리합니다.

단점 : 템플릿을 유지하려면 초안을 보내지 말고 전달해야 합니다.

지원되는 버전 : Outlook 365 - 2000

추가 정보 : 사용이메일 템플릿으로 Outlook 초안

Outlook 서명 템플릿

서명은 서면 통신의 전통적인 요소이며 대부분의 Outlook 사용자는 이메일에 기본 서명이 자동으로 추가됩니다. 그러나 서명을 두 개 이상 보유하고 표준 연락처 정보 이외의 정보를 포함하는 것을 막을 수 있는 방법은 없습니다.

전체 이메일 템플릿으로 서명을 생성하고 문자 그대로 몇 개의 서명이 포함된 메시지에 삽입할 수 있습니다. 클릭( 메시지 탭 > 서명 ).

주의 사항! 메시지 텍스트와 별도로 생성하는 모든 서명에 표준 세부 정보를 포함해야 합니다. 특정 메시지에 대해 다른 서명을 선택하면 기본 서명이 자동으로 제거됩니다.

장점 : 사용이 매우 빠르고 편리함

단점 : 메시지 본문에만 정보를 추가할 수 있지만 이메일 필드는 미리 정의할 수 없습니다.

지원되는 버전 : Outlook 365 - 2000

자세한 자습서 : Outlook 서명 생성 및 사용 방법

자동 고침

자동 고침 기능은 원래 텍스트 템플릿으로 사용하도록 설계되지 않았지만 할당된 키워드를 통해 특정 텍스트를 즉시 삽입할 수 있습니다. 또는 코드. AutoText 또는 Quick Parts의 단순화된 버전이라고 생각할 수 있습니다.

작동 방식은 다음과 같습니다. 일부 텍스트에 키워드를 지정하면 다음과 같이 길 수 있습니다.당신은 (합리적으로 물론) 당신이 선택한 방식으로 형식을 지정합니다. 메시지에서 키워드를 입력하고 Enter 키 또는 스페이스 바 를 누르면 키워드가 즉시 텍스트로 바뀝니다.

자동 고침 대화 상자 창을 열려면 파일 탭 > 옵션 > 메일 > 맞춤법 및 자동 고침… 버튼 > 교정 > 자동 고침 옵션… 버튼.

새 항목을 구성하려면 다음을 수행하십시오.

• 바꾸기 필드에 키워드 는 교체를 트리거하는 일종의 바로 가기입니다. 실제 단어를 사용하지 마십시오. 실제로 해당 단어 자체를 원할 때 키워드가 더 긴 텍스트로 대체되는 것을 원하지 않습니다. 키워드 앞에 특수 기호를 붙이는 것이 좋습니다. 예를 들어 중요 경고!
• 에 #warn , !warn 또는 [warn] 을 사용할 수 있습니다. 포함 필드에 템플릿 텍스트 를 입력합니다.
• 완료되면 추가 를 클릭합니다.

팁. 아래 스크린샷과 같이 서식 있는 텍스트 를 원하는 경우 먼저 메시지에 대체 텍스트를 입력하고 선택한 다음 자동 고침 대화 상자를 엽니다. 템플릿 텍스트는 포함 상자에 자동으로 추가됩니다. 서식을 유지하려면 서식 있는 텍스트 라디오 버튼이 선택되어 있는지 확인하고 추가 를 클릭합니다.

이제 메시지 본문에 #warn 을 입력하고,Enter 키를 누르고 voilà:

장점 : 일회성 설정

단점 : 횟수 텍스트 템플릿은 기억할 수 있는 바로 가기의 수로 제한됩니다.

지원되는 버전 : Outlook 365 - 2010

Outlook 편지지

The Microsoft Outlook의 Stationery 기능은 자신만의 배경, 글꼴, 색상 등으로 개인화된 HTML 형식의 이메일을 만드는 데 사용됩니다. 다양한 디자인 요소 대신 또는 추가로 텍스트를 포함할 수도 있으며 자동으로 삽입됩니다. 편지지 파일을 선택하면 메시지에 표시됩니다.

새 메시지 작성, 레이아웃 디자인, 템플릿 텍스트 입력부터 시작합니다. 편지지를 사용할 때 이 정보가 메시지 본문 상단에 나타나기 때문에 제목 또는 기타 이메일 필드를 정의하는 것은 의미가 없습니다.

준비되면 메시지를 저장합니다( 파일 > 다른 이름으로 저장 ) Stationery 폴더에 HTML 파일로 저장:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

저장되면 다음과 같은 방법으로 편지지를 선택할 수 있습니다. 홈 탭 > 새 항목 > > 더 많은 편지지 를 사용하여 이메일 메시지 보내기. 최근에 사용한 편지지 파일은 이메일 메시지 사용 메뉴에 직접 나타납니다.

특정 편지지를 기본 테마로 선택할 수도 있습니다. 당신의 모든 새로운 메시지