Ovaj članak prikazuje deset nevjerojatnih značajki za koje možda niste znali, ali koje vam mogu uštedjeti ogromnu količinu vremena pri radu s rutinskom e-poštom.

Ako je glavni dio vašeg online komunikacija je ponavljanje e-pošte, bilo bi prirodno da nastojite optimizirati taj dio svog posla. Odgovaranje s predloškom može biti izvrsna alternativa sastavljanju e-pošte ispočetka na zamoran način pritisak po tipku.

Outlook predlošci

Predlošci e-pošte u Outlooku su poput dokumenta predloške u Wordu ili predloške radnih listova u Excelu. Ako često šaljete iste ili vrlo slične poruke različitim osobama, jednu od takvih poruka možete spremiti kao predložak klikom na Datoteka > Spremi kao > Outlook predložak (*.često) . A onda, umjesto da sastavljate e-poštu od nule, počinjete s predloškom, prilagođavate ga ako je potrebno i pritisnite Pošalji . Poruka nestaje, ali predložak ostaje, spreman za sljedeću upotrebu.

Prema zadanim postavkama, svi predlošci programa Outlook spremaju se u donju mapu. Ovo se ne bi trebalo mijenjati, inače nećete moći otvoriti svoj predložak iz programa Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Prednosti :

• Lako se stvara i sprema.
• Polja za adresu (Prima, Cc i Bcc), redak predmeta i čak se i račun pošiljatelja može unaprijed definirati.
• Vaši predlošci poruka mogustvaranje.

  Evo primjera kako može izgledati vaš predložak poruke za dopisnicu programa Outlook:

  

  Prednosti : mnoštvo opcija oblikovanja zbog HTML podrške

  Nedostaci : broj klikova za spremanje i pristup datotekama tiskanice je vraški puno veći nego što je stvarno potrebno

  Podržane verzije : Outlook 365 - 2007

  Prilagođeni obrasci u Outlooku

  Reći ću unaprijed - ova tehnika je namijenjena profesionalcima. Dizajniranje prilagođenog obrasca puno je zahtjevnije od bilo koje druge metode o kojoj se govori u ovom vodiču i može zahtijevati vještine VBA programiranja. Za početak omogućite karticu Razvojni programer u svom Outlooku. Zatim kliknite Dizajniraj obrazac , odaberite jedan od standardnih obrazaca kao osnovu za svoj prilagođeni obrazac, dodajte polja, kontrole i po mogućnosti kod, postavite atribute i objavite svoj obrazac. Zvuči zbunjujuće i nejasno? Doista, trebat će vremena da se to shvati.

  

  Prednosti : vrlo moćna značajka s puno opcija

  Nedostaci : strma krivulja učenja

  Podržane verzije : Outlook 365 - 2007

  Zajednički predlošci e-pošte

  Vjerovali ili ne, ovo rješenje rado će koristiti i početnici i gurui. Početnici će cijeniti jednostavnost - početak rada s dijeljenim predlošcima e-pošte dovoljno je intuitivan da odmah počnete s njim. Outlook stručnjaci mogu iskoristiti mnoge napredne značajke kao što je stvaranjepersonalizirane odgovore uz pomoć makronaredbi, konfiguriranje unaprijed definiranih polja koja se mogu ispuniti i padajućih polja, izvlačenje informacija iz skupova podataka i još mnogo toga.

  Za razliku od ugrađenih značajki, dijeljeni predlošci e-pošte donose sve funkcije izravno u prozor poruke ! Sada možete stvarati, uređivati ​​i koristiti svoje predloške u trenutku, bez prebacivanja naprijed-natrag između različitih kartica i kopanja po izbornicima.

  Da biste stvorili novi predložak, jednostavno odaberite željeni sadržaj (tekst, slike, poveznice, itd.) u poruci i kliknite Novi predložak.

  Za umetanje predloška u poruku, kliknite Zalijepi ili dvaput kliknite naziv predloška.

  

  Prednosti :

  • Brzo i udobno kreirajte.
  • Umetnite u poruku jednim klikom.
  • Koristite osobno ili podijelite sa svojim timom.
  • Dodajte tekstualna polja koja se mogu ispuniti i padajuće popise.
  • Ispunite polja e-pošte, umetnite slike i automatski priložite datoteke.
  • Primijenite osnovno oblikovanje unutar ugrađenog uređivača za stvaranje sofisticiranih dizajna pomoću HTML-a.
  • Povezujte se na svoje skice mapu i koristite bilo koju od svojih Outlook skica kao predloške e-pošte.
  • Koristite prečace za brze odgovore.
  • Pristupite svojim predlošcima s bilo kojeg uređaja bilo da se radi o Windows, Mac, ili Outlook Online.

  Nedostaci : slobodno testirajte i javite nam :)

  Podržanoverzije : Outlook za Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows i Mac, Outlook na webu

  Kako doći : Odaberite svoj plan pretplate ili preuzmite besplatnu verziju s Microsoft AppSource .

  Ovako možete stvoriti predložak e-pošte u programu Outlook. Nadamo se da će vam naš vodič pomoći da odaberete svoju omiljenu tehniku. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!

  sadrže privitke, grafiku i oblikovanje kao što su fontovi, boje pozadine, itd.

Nedostaci : dosadan za korištenje - da biste otvorili predložak, morate kopati prilično duboko u izbornici.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2010

Dublji vodič : Kako stvoriti i koristiti predloške e-pošte programa Outlook

Predlošci e-pošte u web-aplikaciji Outlook.com

Web-aplikacija Outlook.com također ima predloške e-pošte. U usporedbi s .oft datotekama u verziji za stolna računala, ove ne zahtijevaju gomilu klikova izbornika za otvaranje. Međutim, opcije ovdje nisu tako opsežne - predložak može sadržavati male slike i osnovno oblikovanje, ali nije moguće unaprijed postaviti polja e-pošte ili priložiti datoteke.

Kao i mnoge druge korisne značajke, ova je skrivena od neposrednih pogled. Da biste je iskoristili, trebate učiniti sljedeće:

U donjem desnom kutu prozora Nova poruka kliknite gumb s tri točke (…), a zatim kliknite Moji predlošci .

Pojavit će se okno Moji predlošci s nekoliko zadanih uzoraka spremnih za korištenje. Da biste izradili vlastiti, kliknite na gumb + Predložak i unesite naslov i tijelo predloška u odgovarajuće okvire. Ili možete upisati i oblikovati tekst u prozoru poruke, a zatim kopirati/zalijepiti - svo oblikovanje će biti sačuvano.

Da biste predložak umetnuli u e-poruku, samo kliknite njegov naziv na oknu.

Prednosti :jednostavan i intuitivan

Nedostaci : ograničene opcije

Podržane verzije : Outlook.com web aplikacija

Brzi dijelovi i AutoText

Brzi dijelovi su isječci sadržaja za višekratnu upotrebu koji se mogu brzo dodati u poruku e-pošte, sastanak, kontakt, zahtjev za sastanak i zadatak. Osim teksta, mogu sadržavati i grafike, tablice i prilagođeno oblikovanje. Dok su .oft predlošci namijenjeni sastavljanju cijele poruke, brzi dijelovi su manje gradivne jedinice.

Brzi dijelovi su moderna zamjena za AutoText u programu Outlook 2003 i ranijim verzijama. U najnovijim verzijama dostupne su obje vrste. Jedina razlika između njih je u tome što se predmeti nalaze u različitim galerijama. U svim drugim aspektima, Quick Parts i AutoText su u biti isti.

Da biste stvorili novu stavku, upišite svoj tekst u poruku, odaberite ga i kliknite karticu Umetni > Brzi dijelovi > Spremi odabire u galeriju brzih dijelova .

Da biste stavili brzi dio u e-poruku, odaberite željeni iz galerije.

Ili, možete utipkati naziv brzog dijela u poruci (ne nužno cijeli naziv, samo njegov jedinstveni dio) i pritisnuti F3 . U programu Outlook 2016 i novijim verzijama, kada počnete upisivati ​​ime, pojavit će se prijedlog, a možete jednostavno pritisnuti tipku Enter da biste unijeli cijeli tekst.

Brzo Dijelovi se nalaze u datoteci NormalEmail.dotm , koja jepohranjeno ovdje:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Za sigurnosnu kopiju vaših brzih dijelova, kopirajte ovu datoteku na spremiti lokaciju. Za izvoz na drugo računalo, zalijepite ga u mapu Predlošci na drugom računalu.

Prednosti : vrlo jednostavno i jasno

Nedostaci :

• Ne postoji opcija pretraživanja. Ako imate više dijelova u galeriji, možda će biti problem pronaći onaj koji vam je potreban.
• Nije moguće urediti brzi sadržaj dijela - možete ga samo zamijeniti novim.
• Nije moguće dodati privitke.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2007

Sveobuhvatni vodič : Brzi dijelovi programa Outlook i AutoText

Quick Steps predlošci e-pošte

Quick Steps su vrsta prečaca koji omogućuju izvođenje više radnji jednom naredbom. Jedna od takvih radnji može biti odgovaranje s predloškom ili stvaranje nove e-pošte na temelju predloška. Osim teksta poruke, možete unaprijed ispuniti Prima, Kopija, Bcc i Predmet, postaviti oznaku praćenja i važnost.

Da biste napravili predložak za brzi korak, kliknite Stvori novo unutar okvir Brzi koraci na kartici Početna , a zatim odaberite jednu od sljedećih radnji: Nova poruka , Odgovori , Odgovori svima ili Proslijedi . U prozoru Uredi upišite tekst svog predloška u odgovarajući okvir, konfigurirajte sve druge opcije koje želitesmatrajte prikladnim i dajte svom predlošku neki opisni naziv. Po izboru, dodijelite jednu od unaprijed definiranih tipki prečaca.

Evo primjera Outlook predloška odgovora :

Jednom postavljen, vaš novi quick step će se odmah pojaviti u galeriji. Samo kliknite na njega ili pritisnite dodijeljenu kombinaciju tipki i sve radnje će se izvršiti odjednom.

Prednosti :

• Mogu se izraditi različiti predlošci za nove e-poruke, odgovore i prosljeđivanja.
• Ne samo tekst poruke, već gotovo sva polja e-pošte mogu se unaprijed postaviti.
• Može se izvršiti više radnji istim brzi korak, npr. odgovaranje na poruku s predloškom i premještanje originalne poruke u drugu mapu.
• Može se brzo izvršiti tipkovničkim prečacem.

Nedostaci : predložak e-pošte može biti samo običan tekst.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2010

End-to-end tutorial : Outlook Quick Steps

Skice programa Outlook kao predlošci

Skice u programu Outlook nisu ništa drugo nego neposlane e-poruke. Obično su to nedovršene poruke koje automatski sprema Outlook ili ih sami ručno spremate. Ali tko kaže da se dovršena skica ne može koristiti kao predložak e-pošte?

Ljepota ove metode je u tome što možete stvoriti predložak skice e-pošte koji se može ponovno koristiti točno onako kako biste to inače napravili - upišite tekst u tijelo poruke , ispunite polja e-pošte, priložite datoteke,umetnite slike, primijenite željeno oblikovanje itd. Kada je vaša poruka spremna, nemojte je slati. Umjesto toga kliknite gumb Spremi ili pritisnite Ctrl + S da poruku spremite u mapu Skice . Ako imate previše stavki u mapi Skice , možete držati svoje predloške u zasebnim podmapama ili im dodijeliti kategorije.

Sljedeći put kada želite poslati određenu poruku nekome, idite u mapu Skice i otvorite tu poruku. Ključno je da ne šaljete svoj nacrt, već ga prosljeđujete ! Prilikom prosljeđivanja nacrta, Outlook izrađuje njegovu kopiju zadržavajući izvornu poruku za buduću upotrebu. Štoviše, iznad teksta skice ne dodaju se informacije u zaglavlju, kao što se inače radi pri prosljeđivanju dolazne e-pošte. Redak Predmet također neće imati prefiks "FW:".

Možda se pitate kako proslijediti skicu u programu Outlook? Puno lakše nego što mislite :)

• Otvorite svoju skicu poruke dvostrukim klikom.
• Postavite pokazivač unutar bilo kojeg polja e-pošte, ne u tijelo, i pritisnite Ctrl + F . Alternativno, možete dodati gumb Naprijed na alatnu traku za brzi pristup i kliknuti na njega.

  

Prednosti : vrlo zgodno za stvaranje, uređivanje i organiziranje.

Nedostaci : da biste zadržali svoj predložak, ne zaboravite proslijediti nacrt, a ne poslati ga.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2000

Više informacija : KorištenjeOutlook skice kao predlošci e-pošte

Outlook predlošci potpisa

Potpis je tradicionalni element pisane komunikacije, a većina korisnika Outlooka ima zadani potpis automatski dodan u svoju e-poštu. Ali ne postoji ništa što bi vas spriječilo da imate više od jednog potpisa i uključite informacije osim standardnih podataka za kontakt.

Možete stvoriti potpis kao cijeli predložak e-pošte i umetnuti ga u poruku s doslovno nekoliko klikova (kartica Poruka > Potpis ).

Upozorenje! Osim teksta poruke, svakako uključite svoje standardne podatke u svaki potpis koji stvarate. Kada odaberete drugačiji potpis za određenu poruku, zadani se automatski uklanja.

Prednosti : vrlo brz i praktičan za korištenje

Nedostaci : možete samo dodati informacije u tijelo poruke, ali ne možete unaprijed definirati polja e-pošte.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2000

Dublji vodič : Kako stvoriti i koristiti Outlook potpise

Automatski ispravak

Iako značajka automatskog ispravljanja nije izvorno dizajnirana da se koristi kao tekstualni predlošci, ona vam omogućuje trenutno umetanje određenog teksta putem dodijeljene ključne riječi ili kod. Možete ga zamisliti kao pojednostavljenu verziju automatskog teksta ili brzih dijelova.

Evo kako to funkcionira: nekom tekstu dodijelite ključnu riječ koja može biti dugačkaželite (naravno razumno) i formatirate kako god želite. U poruci upišete ključnu riječ, pritisnete tipku Enter ili razmaknicu i ključna riječ odmah se zamijeni vašim tekstom.

Da biste otvorili dijaloški prozor Automatsko ispravljanje , idite na Kartica Datoteka > Opcije > Pošta > Pravopis i automatsko ispravljanje… gumb > Provjera > Gumb Opcije automatskog ispravljanja… .

Da biste konfigurirali novi unos, učinite sljedeće:

• U polje Zamijeni upišite ključna riječ , što je vrsta prečaca koji će pokrenuti zamjenu. Samo nemojte koristiti pravu riječ za to - ne želite da ključna riječ bude zamijenjena dužim tekstom kada zapravo želite samu tu riječ. Dobra je ideja vašoj ključnoj riječi dodati neki poseban simbol. Na primjer, možete koristiti #warn , !warn ili [warn] za Važno upozorenje!
• U u polje S upišite svoj tekst predloška .
• Kada završite, kliknite Dodaj .

Savjet. Ako želite formatirani tekst kao na slici ispod, prvo upišite zamjenski tekst u poruci, odaberite ga, a zatim otvorite dijaloški okvir AutoCorrect. Vaš tekst predloška automatski će se dodati u okvir S . Da biste sačuvali oblikovanje, provjerite je li odabran radio gumb Formatirani tekst i kliknite Dodaj .

A sada, upišite #warn u tijelo poruke,pritisnite Enter i voilà:

Prednosti : jednokratno postavljanje

Nedostaci : broj tekstualni predlošci ograničeni su na broj prečaca kojih se možete sjetiti.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

Značajka Stationery u programu Microsoft Outlook koristi se za stvaranje personaliziranih e-poruka u HTML formatu s vašim vlastitim pozadinama, fontovima, bojama itd. Umjesto ili uz različite elemente dizajna, možete uključiti i tekst, a on će biti automatski umetnut u poruci kada odaberete datoteku tiskanice.

Počinjete stvaranjem nove poruke, dizajnom njezinog izgleda i upisivanjem teksta predloška. Nema smisla definirati Predmet ili bilo koja druga polja e-pošte jer kada se koristi dopisnica, ove informacije će se pojaviti na vrhu tijela poruke.

Kada budete spremni, spremite svoju poruku ( Datoteka > Spremi kao ) kao HTML datoteku u mapu Stationery ovdje:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Nakon spremanja, možete odabrati svoju dopisnicu na sljedeći način: kartica Početna > Nove stavke > Poruka e-pošte pomoću > Još tiskanice . Nedavno korištene datoteke dopisnice pojavit će se izravno u izborniku Poruka e-pošte pomoću :

Također možete odabrati određenu dopisnicu kao zadanu temu za sve nove poruke ti si