Mục lục
Bài viết này giới thiệu mười tính năng tuyệt vời mà bạn có thể chưa biết nhưng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý các email thông thường.
Nếu một phần quan trọng trong giao tiếp trực tuyến là các email lặp đi lặp lại, nên việc bạn cố gắng tối ưu hóa phần công việc đó là điều đương nhiên. Trả lời bằng mẫu có thể là một giải pháp thay thế tuyệt vời để soạn email từ đầu theo cách gõ phím từng phím một cách tẻ nhạt.
Mẫu Outlook
Mẫu email trong Outlook giống như tài liệu mẫu trong Word hoặc mẫu trang tính trong Excel. Nếu bạn thường gửi các thư giống nhau hoặc rất giống nhau cho những người khác nhau, bạn có thể lưu một trong những thư như vậy làm mẫu bằng cách nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng > Mẫu Outlook (*.oft) . Và sau đó, thay vì soạn email từ đầu, bạn bắt đầu với một mẫu, tùy chỉnh nó nếu cần và nhấn Gửi . Thông báo sẽ biến mất nhưng mẫu vẫn còn, sẵn sàng cho lần sử dụng tiếp theo.
Theo mặc định, tất cả các mẫu Outlook được lưu vào thư mục bên dưới. Điều này không nên thay đổi, nếu không, bạn sẽ không thể mở mẫu của mình từ bên trong Outlook.
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Ưu điểm :
- Dễ dàng tạo và lưu.
- Các trường địa chỉ (Tới, Cc và Bcc), Dòng chủ đề và ngay cả tài khoản gửi cũng có thể được xác định trước.
- Mẫu tin nhắn của bạn có thểđang tạo.
Dưới đây là ví dụ về mẫu thư văn phòng phẩm Outlook của bạn có thể trông như thế nào:
Ưu điểm : nhiều tùy chọn định dạng do hỗ trợ HTML
Nhược điểm : số lần nhấp để lưu và truy cập các tệp văn phòng phẩm nhiều hơn rất nhiều so với mức thực sự cần thiết
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2007
Biểu mẫu tùy chỉnh trong Outlook
Tôi sẽ nói trước - kỹ thuật này dành cho các chuyên gia. Thiết kế biểu mẫu tùy chỉnh phức tạp hơn nhiều so với bất kỳ phương pháp nào khác được thảo luận trong hướng dẫn này và có thể yêu cầu kỹ năng lập trình VBA. Để bắt đầu, hãy bật tab Nhà phát triển trong Outlook của bạn. Sau đó, nhấp vào Thiết kế biểu mẫu , chọn một trong các biểu mẫu tiêu chuẩn làm cơ sở cho biểu mẫu tùy chỉnh của bạn, thêm trường, điều khiển và có thể là mã, đặt thuộc tính và xuất bản biểu mẫu của bạn. Nghe có vẻ khó hiểu và tối nghĩa? Thật vậy, sẽ mất thời gian để tìm ra điều đó.
Ưu điểm : một tính năng rất mạnh mẽ với nhiều tùy chọn
Hạn chế : khó học
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2007
Mẫu email được chia sẻ
Tin hay không tùy bạn, giải pháp này là một niềm vui để sử dụng cho người mới và chuyên gia như nhau. Những người mới bắt đầu sẽ đánh giá cao sự đơn giản - việc bắt đầu với Mẫu email được chia sẻ đủ trực quan để bắt đầu ngay lập tức. Các chuyên gia Outlook có thể tận dụng nhiều tính năng nâng cao như tạophản hồi được cá nhân hóa với sự trợ giúp của macro, định cấu hình các trường được xác định trước, có thể điền và thả xuống, lấy thông tin từ bộ dữ liệu, v.v.
Trái ngược với các tính năng sẵn có, Mẫu email được chia sẻ đưa tất cả chức năng trực tiếp vào cửa sổ thư ! Giờ đây, bạn có thể tạo, chỉnh sửa và sử dụng các mẫu của mình ngay lập tức mà không cần chuyển đổi qua lại giữa các tab khác nhau và tìm hiểu kỹ các menu.
Để tạo một mẫu mới, chỉ cần chọn nội dung mong muốn (văn bản, hình ảnh, liên kết, v.v.) trong thư và nhấp vào Mẫu mới.
Để chèn mẫu vào thư, hãy nhấp vào nút Dán biểu tượng hoặc nhấp đúp vào tên mẫu.
Ưu điểm :
- Nhanh chóng và thoải mái tạo.
- Chèn tin nhắn bằng một cú nhấp chuột.
- Sử dụng cá nhân hoặc chia sẻ với nhóm của bạn.
- Thêm trường văn bản có thể điền và danh sách thả xuống.
- Tự động điền vào các trường email, chèn hình ảnh và đính kèm tệp.
- Áp dụng định dạng cơ bản trong trình chỉnh sửa tại chỗ để tạo các thiết kế phức tạp bằng HTML.
- Liên kết tới Bản nháp của bạn và sử dụng bất kỳ bản nháp Outlook nào của bạn làm mẫu email.
- Sử dụng phím tắt để trả lời nhanh.
- Truy cập mẫu của bạn từ mọi thiết bị cho dù đó là Windows, Mac, hoặc Outlook Online.
Nhược điểm : bạn có thể thử nghiệm và cho chúng tôi biết :)
Được hỗ trợphiên bản : Outlook dành cho Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows và Mac, Outlook trên web
Cách nhận : Chọn gói đăng ký của bạn hoặc tải xuống phiên bản miễn phí từ Microsoft AppSource .
Đó là cách tạo mẫu email trong Outlook. Hy vọng, hướng dẫn của chúng tôi sẽ giúp bạn chọn kỹ thuật yêu thích của mình. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
chứa các tệp đính kèm, đồ họa và định dạng như phông chữ, màu nền, v.v.
Nhược điểm : khó sử dụng - để mở một mẫu, bạn cần tìm hiểu khá sâu về menu.
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2010
Hướng dẫn chuyên sâu : Cách tạo và sử dụng các mẫu email Outlook
Các mẫu email trong ứng dụng web Outlook.com
Ứng dụng web Outlook.com cũng có các mẫu email. So với các tệp .oft trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, những tệp này không yêu cầu nhiều lần nhấp vào menu để mở. Tuy nhiên, các tùy chọn ở đây không quá phong phú - một mẫu có thể chứa các hình ảnh nhỏ và định dạng cơ bản nhưng không thể đặt trước các trường email hoặc đính kèm tệp.
Giống như nhiều tính năng hữu ích khác, tính năng này bị ẩn ngay lập tức lượt xem. Để sử dụng nó, bạn cần làm như sau:
Ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Tin nhắn mới , nhấp vào nút dấu chấm lửng (…), sau đó nhấp vào Mẫu của tôi .
Ngăn Mẫu của tôi sẽ hiển thị với một vài mẫu mặc định đã sẵn sàng để sử dụng. Để tạo mẫu của riêng bạn, hãy nhấp vào nút + Mẫu và nhập tiêu đề và nội dung của mẫu vào các hộp tương ứng. Hoặc bạn có thể nhập và định dạng văn bản trong cửa sổ thư, sau đó sao chép/dán - tất cả định dạng sẽ được giữ nguyên.
Để chèn mẫu vào email, chỉ cần nhấp vào tên của nó trên ngăn.
Ưu điểm :đơn giản và trực quan
Nhược điểm : tùy chọn hạn chế
Phiên bản được hỗ trợ : Ứng dụng web Outlook.com
Phần nhanh và Văn bản tự động
Phần nhanh là các đoạn nội dung có thể tái sử dụng có thể được thêm nhanh vào email, cuộc hẹn, liên hệ, yêu cầu họp và nhiệm vụ. Ngoài văn bản, chúng cũng có thể bao gồm đồ họa, bảng và định dạng tùy chỉnh. Mặc dù các mẫu .oft có nghĩa là tạo thành toàn bộ thư, nhưng các phần nhanh là một loại khối xây dựng nhỏ hơn.
Các phần nhanh là sự thay thế hiện đại của Văn bản tự động trong Outlook 2003 trở về trước. Trong các phiên bản gần đây, cả hai loại đều có sẵn. Sự khác biệt duy nhất giữa chúng là các mục nằm trong các phòng trưng bày khác nhau. Trong tất cả các khía cạnh khác, Phần nhanh và Văn bản tự động về cơ bản là giống nhau.
Để tạo một mục mới, hãy nhập văn bản của bạn vào một tin nhắn, chọn nó và nhấp vào tab Chèn > Phần nhanh > Lưu các lựa chọn vào Thư viện phần nhanh .
Để thêm phần nhanh vào email, hãy chọn phần cần thiết từ thư viện.
Hoặc, bạn có thể nhập tên phần nhanh trong một tin nhắn (không nhất thiết phải là toàn bộ tên, chỉ một phần duy nhất của nó) và nhấn F3 . Trong Outlook 2016 và các phiên bản mới hơn, khi bạn bắt đầu nhập tên, một đề xuất sẽ bật lên và bạn chỉ cần nhấn phím Enter để nhập toàn bộ văn bản.
Nhanh Các phần nằm trong tệp NormalEmail.dotm , làđược lưu trữ ở đây:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
Để sao lưu các phần nhanh của bạn, hãy sao chép tệp này vào một lưu vị trí. Để xuất sang một PC khác, hãy dán nó vào thư mục Mẫu trên một máy tính khác.
Ưu điểm : rất đơn giản và dễ hiểu
Nhược điểm :
- Không có tùy chọn tìm kiếm. Nếu bạn có nhiều phần trong thư viện, thì có thể khó tìm được phần bạn cần.
- Không thể chỉnh sửa nội dung của phần nhanh - bạn chỉ có thể thay thế bằng phần mới.
- Không thể thêm tệp đính kèm.
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2007
Hướng dẫn toàn diện : Các phần nhanh của Outlook và AutoText
mẫu email Quick Steps
Quick Steps là loại phím tắt cho phép thực hiện nhiều tác vụ bằng một lệnh duy nhất. Một trong những hành động như vậy có thể là trả lời bằng mẫu hoặc tạo email mới dựa trên mẫu. Ngoài nội dung tin nhắn, bạn có thể điền trước Đến, Cc, Bcc và Chủ đề, đặt cờ theo dõi và tầm quan trọng.
Để tạo mẫu bước nhanh, hãy nhấp vào Tạo mới trong hộp Bước nhanh trên tab Trang chủ rồi chọn một trong các tác vụ sau: Tin nhắn mới , Trả lời , Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp . Trong cửa sổ Chỉnh sửa , nhập văn bản mẫu của bạn vào hộp tương ứng, định cấu hình bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạnnghĩ là phù hợp và đặt cho mẫu của bạn một số tên mô tả. Theo tùy chọn, chỉ định một trong các phím tắt được xác định trước.
Dưới đây là ví dụ về Outlook mẫu trả lời :
Sau khi được đặt, phím tắt mới của bạn bước nhanh sẽ ngay lập tức hiển thị trong bộ sưu tập. Chỉ cần nhấp vào nó hoặc nhấn tổ hợp phím được chỉ định và tất cả các hành động sẽ được thực hiện cùng một lúc.
Ưu điểm :
- Có thể tạo các mẫu khác nhau cho email mới, trả lời và chuyển tiếp.
- Không chỉ nội dung thư mà gần như tất cả các trường email đều có thể được đặt trước.
- Có thể thực hiện nhiều hành động với cùng một mẫu bước nhanh, e.g. trả lời thư bằng mẫu và di chuyển thư gốc sang thư mục khác.
- Có thể thực hiện nhanh bằng phím tắt.
Nhược điểm : mẫu email có thể chỉ ở dạng văn bản thuần túy.
Phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2010
Hướng dẫn toàn diện : Các bước nhanh của Outlook
Bản nháp Outlook dưới dạng mẫu
Bản nháp trong Outlook không gì khác chính là các email chưa gửi. Thông thường, đây là những thư chưa hoàn thành được lưu tự động bởi Outlook hoặc do chính bạn lưu thủ công. Nhưng ai nói rằng không thể sử dụng bản nháp đã hoàn thiện làm mẫu email?
Cái hay của phương pháp này là bạn có thể tạo một mẫu email nháp có thể sử dụng lại chính xác như bình thường - nhập văn bản vào nội dung thư , điền vào các trường email, đính kèm tệp,chèn hình ảnh, áp dụng định dạng mong muốn, v.v. Khi tin nhắn của bạn đã sẵn sàng, đừng gửi nó. Thay vào đó, hãy nhấp vào nút Lưu hoặc nhấn Ctrl + S để lưu thư vào thư mục Thư nháp . Nếu bạn có quá nhiều mục trong thư mục Bản nháp , bạn có thể giữ các mẫu của mình trong (các) thư mục con riêng biệt hoặc chỉ định danh mục cho chúng.
Lần tới khi bạn muốn gửi một thư cụ thể cho ai đó, hãy chuyển đến thư mục Thư nháp của bạn và mở thư đó. Điều quan trọng là bạn không gửi bản nháp của mình mà chuyển tiếp nó! Khi chuyển tiếp một bản nháp, Outlook sẽ tạo một bản sao của bản nháp đó để giữ lại thư gốc để sử dụng trong tương lai. Hơn nữa, không có thông tin tiêu đề nào được thêm vào phía trên văn bản của bản nháp, giống như cách thông thường được thực hiện khi chuyển tiếp email đến. Dòng Chủ đề cũng sẽ không có tiền tố là "FW:".
Bạn có thể thắc mắc về cách chuyển tiếp bản nháp trong Outlook? Dễ dàng hơn nhiều so với bạn nghĩ :)
- Mở thư nháp của bạn bằng cách nhấp đúp.
- Đặt con trỏ vào bên trong bất kỳ trường email nào, không phải trong nội dung và nhấn Ctrl + F . Ngoài ra, bạn có thể thêm nút Chuyển tiếp vào Thanh công cụ truy cập nhanh và nhấp vào nút đó.
Ưu điểm : rất thuận tiện để tạo, chỉnh sửa và sắp xếp.
Nhược điểm : để giữ mẫu của bạn, hãy nhớ chuyển tiếp bản nháp chứ không phải gửi nó.
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2000
Thông tin khác : Sử dụngBản nháp Outlook dưới dạng mẫu email
Mẫu chữ ký Outlook
Chữ ký là yếu tố truyền thống của giao tiếp bằng văn bản và hầu hết người dùng Outlook đều có chữ ký mặc định được tự động thêm vào email của họ. Nhưng không gì có thể ngăn cản bạn có nhiều hơn một chữ ký và bao gồm thông tin ngoài chi tiết liên hệ tiêu chuẩn.
Bạn có thể tạo chữ ký dưới dạng toàn bộ mẫu email và chèn chữ ký đó vào thư với một vài ký tự lần nhấp (tab Thông báo > Chữ ký ).
Lưu ý! Ngoài nội dung tin nhắn, hãy đảm bảo bao gồm các chi tiết tiêu chuẩn của bạn trong mọi chữ ký bạn đang tạo. Khi bạn chọn một chữ ký khác cho một thư cụ thể, chữ ký mặc định sẽ tự động bị xóa.
Ưu điểm : sử dụng rất nhanh và thuận tiện
Nhược điểm : bạn chỉ có thể thêm thông tin vào nội dung thư chứ không thể xác định trước các trường email.
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2000
Hướng dẫn chuyên sâu : Cách tạo và sử dụng chữ ký Outlook
Tự động sửa lỗi
Mặc dù tính năng Tự động sửa lỗi ban đầu không được thiết kế để sử dụng làm mẫu văn bản, nhưng tính năng này cho phép bạn chèn ngay một số văn bản nhất định thông qua một từ khóa được chỉ định hoặc mã. Bạn có thể coi đó là phiên bản đơn giản hóa của Văn bản tự động hoặc Phần nhanh.
Đây là cách nó hoạt động: bạn chỉ định một từ khóa cho một số văn bản, có thể dài bằngbạn thích (tất nhiên là hợp lý) và định dạng theo bất kỳ cách nào bạn chọn. Trong thư, bạn nhập từ khóa, nhấn phím Enter hoặc phím cách và từ khóa sẽ được thay thế ngay bằng văn bản của bạn.
Để mở cửa sổ hộp thoại Tự động sửa lỗi , hãy chuyển đến Thẻ Tệp > Tùy chọn > Thư > Nút Chính tả và Tự động sửa… > Kiểm lỗi > Nút Tùy chọn Tự động Sửa… .
Để định cấu hình mục nhập mới, hãy thực hiện như sau:
- Trong trường Thay thế , hãy nhập từ khóa , đây là một loại phím tắt sẽ kích hoạt thay thế. Chỉ cần không sử dụng bất kỳ từ thực sự nào cho nó - bạn không muốn từ khóa được thay thế bằng một văn bản dài hơn khi bạn thực sự muốn từ đó. Bạn nên đặt trước từ khóa của mình một số ký hiệu đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể sử dụng #warn , !warn hoặc [warn] cho Cảnh báo quan trọng!
- Trong trường Với , hãy nhập văn bản mẫu của bạn.
- Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Thêm .
Mẹo. Nếu bạn muốn văn bản được định dạng như trong ảnh chụp màn hình bên dưới, thì trước tiên hãy nhập văn bản thay thế vào thư, chọn văn bản đó, rồi mở hộp thoại Tự sửa. Văn bản mẫu của bạn sẽ tự động được thêm vào hộp Với . Để giữ nguyên định dạng, đảm bảo rằng nút radio Văn bản được định dạng được chọn và nhấp vào Thêm .
Và bây giờ, hãy nhập #warn vào nội dung thư,nhấn Enter và voilà:
Ưu điểm : thiết lập một lần
Hạn chế : số lượng các mẫu văn bản bị giới hạn ở số phím tắt mà bạn có thể nhớ.
Các phiên bản được hỗ trợ : Outlook 365 - 2010
Outlook Stationery
The Tính năng Stationery trong Microsoft Outlook được sử dụng để tạo các email có định dạng HTML được cá nhân hóa với hình nền, phông chữ, màu sắc, v.v. của riêng bạn. Thay vì hoặc ngoài các yếu tố thiết kế khác nhau, bạn cũng có thể bao gồm văn bản và văn bản đó sẽ được chèn tự động trong một tin nhắn khi bạn chọn một tệp văn phòng phẩm.
Bạn bắt đầu với việc tạo một tin nhắn mới, thiết kế bố cục của nó và nhập văn bản mẫu. Thật vô nghĩa khi xác định Chủ đề hoặc bất kỳ trường email nào khác vì khi sử dụng văn phòng phẩm, thông tin này sẽ xuất hiện ở đầu nội dung thư.
Khi đã sẵn sàng, hãy lưu thư của bạn ( Tệp > Save as ) dưới dạng tệp HTML vào thư mục Stationery tại đây:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
Sau khi đã lưu, bạn có thể chọn văn phòng phẩm của mình theo cách sau: tab Trang chủ > Mục mới > Tin nhắn e-mail bằng cách sử dụng > Văn phòng phẩm khác . Các tệp văn phòng phẩm được sử dụng gần đây sẽ xuất hiện trực tiếp trong menu Sử dụng thư điện tử :
Bạn cũng có thể chọn một văn phòng phẩm nhất định làm chủ đề mặc định cho tất cả các tin nhắn mới bạn là
