Ovaj članak prikazuje deset nevjerovatnih funkcija za koje možda niste znali, ali vam mogu uštedjeti ogromnu količinu vremena kada radite s rutinskom e-poštom.

Ako je veći dio vašeg Internet komunikacija je e-poruka koja se ponavlja, bilo bi prirodno da nastojite optimizirati taj dio svog posla. Odgovaranje pomoću predloška može biti odlična alternativa sastavljanju e-pošte ispočetka na dosadan način otkucaj po tipku.

Outlook predlošci

Predlošci e-pošte u Outlooku su poput dokumenta predlošci u Wordu ili predlošci radnih listova u Excelu. Ako često šaljete iste ili vrlo slične poruke različitim ljudima, jednu od takvih poruka možete sačuvati kao predložak klikom na Datoteka > Sačuvaj kao > Outlook predložak (*.oft) . I onda, umjesto da sastavljate e-poštu od nule, počinjete s predloškom, prilagođavate ga ako je potrebno i pritisnete Pošalji . Poruka izlazi, ali predložak ostaje spreman za sljedeću upotrebu.

Prema zadanim postavkama, svi Outlook predlošci se pohranjuju u mapu ispod. Ovo ne treba mijenjati, inače nećete moći otvoriti svoj predložak iz Outlooka.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Prednosti :

• Jednostavno kreiranje i spremanje.
• Polja adrese (Prima, Cc i Bcc), Subject line i čak se i nalog za slanje može unaprijed definirati.
• Vaši šabloni poruka mogukreiranje.

  Evo primjera kako može izgledati vaš predložak poruke u Outlooku:

  

  Prednosti : mnoštvo opcija oblikovanja zbog podrške za HTML

  Nedostaci : broj klikova za spremanje i pristup dokumentima s kancelarijskim materijalom je vraški mnogo više nego što je stvarno potrebno

  Podržane verzije : Outlook 365 - 2007

  Prilagođeni obrasci u Outlooku

  Reći ću to unaprijed - ova tehnika je namijenjena profesionalcima. Dizajniranje prilagođenog obrasca je mnogo teže od bilo koje druge metode o kojoj se govori u ovom vodiču i može zahtijevati VBA vještine programiranja. Za početak omogućite karticu Developer u vašem Outlooku. Zatim kliknite na Dizajn obrasca , odaberite jedan od standardnih obrazaca kao osnovu za vaš prilagođeni obrazac, dodajte polja, kontrole i eventualno kod, postavite atribute i objavite obrazac. Zvuči zbunjujuće i nejasno? Zaista, trebat će vremena da shvatite tu stvar.

  

  Prednosti : vrlo moćna karakteristika s puno opcija

  Nedostaci : strma krivulja učenja

  Podržane verzije : Outlook 365 - 2007

  Shared Email Templates

  Vjerovali ili ne, ovo rješenje je zadovoljstvo koristiti i početnicima i guruima. Početnici će cijeniti jednostavnost - početak rada sa zajedničkim predlošcima e-pošte je dovoljno intuitivan da odmah uskočite u njega. Stručnjaci za Outlook mogu iskoristiti mnoge napredne funkcije kao što je kreiranjepersonalizirani odgovori uz pomoć makronaredbi, konfiguriranje unaprijed definiranih polja koja se mogu ispuniti i padajućih polja, izvlačenje informacija iz skupova podataka i još mnogo toga.

  Za razliku od ugrađenih funkcija, Shared Email Templates donosi svu funkcionalnost direktno u prozor poruke ! Sada možete kreirati, uređivati ​​i koristiti svoje predloške u trenutku, bez prebacivanja između različitih kartica i kopanja po menijima.

  Da kreirate novi predložak, jednostavno odaberite željeni sadržaj (tekst, slike, veze, itd.) u poruci i kliknite na Novi predložak.

  Da umetnete predložak u poruku, kliknite na Zalijepi ikonu ili dvaput kliknite na naziv predloška.

  

  Prednosti :

  • Brzo i udobno kreirajte.
  • Ubacite u poruku jednim klikom.
  • Koristite lično ili podijelite sa svojim timom.
  • Dodajte polja za popunjavanje teksta i padajuće liste.
  • Popunite polja e-pošte, umetnite slike i priložite datoteke automatski.
  • Primijenite osnovno formatiranje unutar uređivača na mjestu da biste kreirali sofisticirane dizajne koristeći HTML.
  • Veza na svoje Nacrte i koristite bilo koji od svojih Outlook nacrta kao predloške e-pošte.
  • Koristite prečice za brze odgovore.
  • Pristupite svojim predlošcima sa bilo kojeg uređaja bilo da je to Windows, Mac, ili Outlook Online.

  Nedostaci : slobodno nas testirajte i javite nam :)

  Podržanoverzije : Outlook za Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows i Mac, Outlook na webu

  Kako nabaviti : Odaberite svoj plan pretplate ili preuzmite besplatnu verziju sa Microsoft AppSourcea .

  Tako se kreira predložak e-pošte u Outlooku. Nadamo se da će vam naš vodič pomoći da odaberete svoju omiljenu tehniku. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!

  sadrže priloge, grafiku i formatiranje kao što su fontovi, boje pozadine, itd.

Nedostaci : smetnja za korištenje - da biste otvorili predložak, morate zaroniti prilično duboko u meniji.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2010

Detaljan vodič : Kako kreirati i koristiti Outlook šablone e-pošte

Predlošci e-pošte u web aplikaciji Outlook.com

Web aplikacija Outlook.com također ima predloške e-pošte. U poređenju sa .oft datotekama u desktop verziji, za otvaranje nije potrebno mnogo klikova na meni. Međutim, opcije ovdje nisu toliko opsežne - predložak može sadržavati male slike i osnovno formatiranje, ali nije moguće unaprijed postaviti polja e-pošte ili priložiti datoteke.

Kao i mnoge druge korisne funkcije, i ova je skrivena od trenutnih pogled. Da biste ga iskoristili, ovo je ono što trebate učiniti:

U donjem desnom kutu prozora Nova poruka kliknite na dugme s trotočkom (…), a zatim kliknite na Moji predlošci .

Okno Moji predlošci će se prikazati sa nekoliko zadanih uzoraka spremnih za upotrebu. Da napravite svoj, kliknite na dugme + Template i unesite naslov i tijelo šablona u odgovarajuća polja. Ili možete ukucati i formatirati tekst u prozoru poruke, a zatim kopirati/zalijepiti - svo oblikovanje će biti sačuvano.

Da biste umetnuli predložak u e-poruku, samo kliknite na njegovo ime u oknu.

Prednosti :jednostavno i intuitivno

Nedostaci : ograničene opcije

Podržane verzije : Outlook.com web aplikacija

Brzi dijelovi i automatski tekst

Brzi dijelovi su isječci sadržaja za višekratnu upotrebu koji se mogu brzo dodati u e-poruku, sastanak, kontakt, zahtjev za sastanak i zadatak. Osim teksta, mogu uključivati ​​i grafiku, tabele i prilagođeno oblikovanje. Dok su .oft predlošci namijenjeni da sačinjavaju cijelu poruku, brzi dijelovi su neka vrsta manjih građevnih blokova.

Brzi dijelovi su moderna zamjena automatskog teksta u Outlooku 2003 i ranije. U novijim verzijama dostupne su obje vrste. Jedina razlika između njih je što se predmeti nalaze u različitim galerijama. U svim ostalim aspektima, Brzi dijelovi i AutoText su u suštini isti.

Da biste kreirali novu stavku, unesite svoj tekst u poruku, odaberite ga i kliknite na karticu Insert > Brzi dijelovi > Sačuvajte odabire u Galeriji brzih dijelova .

Da biste stavili brzi dio u e-poruku, odaberite željeni iz galerije.

Ili možete upisati naziv brzog dijela u poruku (ne nužno cijelo ime, samo njegov jedinstveni dio) i pritisnuti F3 . U Outlook 2016 i novijim verzijama, kada počnete kucati ime, pojavit će se prijedlog, a možete jednostavno pritisnuti tipku Enter da unesete cijeli tekst.

Brzo Dijelovi se nalaze u datoteci NormalEmail.dotm , što jepohranjeno ovdje:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Da izradite sigurnosnu kopiju vaših brzih dijelova, kopirajte ovaj fajl na sačuvati lokaciju. Za izvoz na drugi računar, zalijepite ga u mapu Šabloni na drugom računaru.

Prednosti : vrlo jednostavno i jednostavno

Nedostaci :

• Ne postoji opcija pretraživanja. Ako imate više komada u galeriji, može biti problem locirati onaj koji vam je potreban.
• Nije moguće urediti sadržaj brzog dijela - možete ga samo zamijeniti novim.
• Nije moguće dodati priloge.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2007

Sveobuhvatan vodič : Brzi dijelovi za Outlook i AutoText

Šabloni e-pošte za brze korake

Brzi koraci su vrsta prečica koje omogućavaju izvođenje više radnji sa jednom komandom. Jedna od takvih radnji može biti odgovaranje sa šablonom ili kreiranje nove e-pošte na osnovu šablona. Osim teksta poruke, možete unaprijed popuniti Prima, Cc, Bcc i Subject, postaviti oznaku praćenja i važnost.

Da napravite predložak za brzi korak, kliknite na Kreiraj novi unutar okvir Brzi koraci na kartici Početna , a zatim odaberite jednu od sljedećih radnji: Nova poruka , Odgovori , Odgovori svima ili Proslijedi . U prozoru Uredi , upišite tekst svog predloška u odgovarajuće polje, konfigurirajte sve druge opcije koje želitesmatrajte prikladnim i dajte svom šablonu neko opisno ime. Po želji, dodijelite jednu od unaprijed definiranih tipki prečica.

Evo primjera Outlook predloška odgovora :

Kada postavite, vaš novi brzi korak će se odmah pojaviti u galeriji. Samo kliknite na njega ili pritisnite dodijeljenu kombinaciju tipki i sve radnje će se izvršiti odjednom.

Prednosti :

• Mogu se kreirati različiti predlošci za nove e-poruke, odgovore i prosljeđivanje.
• Ne samo tekst poruke već gotovo sva polja e-pošte mogu se unaprijed postaviti.
• Može se izvršiti više radnji s istim brzi korak, npr. odgovaranje na poruku sa šablonom i premeštanje originalne poruke u drugu fasciklu.
• Može se brzo izvršiti prečicom na tastaturi.

Nedostaci : šablon e-pošte može samo običan tekst.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2010

End-to-end vodič : Brzi koraci za Outlook

Outlook nacrti kao predlošci

Nacrti u Outlooku nisu ništa drugo nego neposlane poruke e-pošte. Obično su to nedovršene poruke koje Outlook automatski sprema ili ručno. Ali ko kaže da se finalizirani nacrt ne može koristiti kao predložak e-pošte?

Ljepota ove metode je u tome što možete kreirati predložak e-pošte za višekratnu upotrebu točno onako kako biste to inače činili - upišite tekst u tijelo poruke , popunite polja e-pošte, priložite fajlove,ubacite slike, primenite željeno formatiranje, itd. Kada je vaša poruka spremna, nemojte je slati. Umjesto toga, kliknite na dugme Sačuvaj ili pritisnite Ctrl + S da sačuvate poruku u fascikli Nacrti . Ako imate previše stavki u mapi Nacrti , možete zadržati svoje predloške u zasebnoj podmapi(ama) ili im dodijeliti kategorije.

Sljedeći put kada želite poslati određenu poruku nekome, idite u vaš folder Nacrti i otvorite tu poruku. Ključna stvar je da ne šaljete svoj nacrt, već ga proslijedite ! Kada prosljeđuje nacrt, Outlook pravi njegovu kopiju čuvajući originalnu poruku za buduću upotrebu. Štaviše, nikakve informacije u zaglavlju se ne dodaju iznad teksta nacrta, kao što se obično radi kada se prosljeđuje dolazna e-pošta. Linija Subject takođe neće imati prefiks "FW:".

Možda se pitate kako proslijediti nacrt u Outlooku? Mnogo lakše nego što mislite :)

• Otvorite svoju nacrt poruke dvostrukim klikom.
• Postavite kursor unutar bilo kojeg polja e-pošte, a ne u tijelo, i pritisnite Ctrl + F . Alternativno, možete dodati dugme Naprijed na alatnu traku za brzi pristup i kliknuti na njega.

  

Prednosti : vrlo zgodno za kreiranje, uređivanje i organiziranje.

Nedostaci : da biste zadržali svoj predložak, ne zaboravite da proslijedite nacrt, a ne da ga pošaljete.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2000

Više informacija : KorištenjeOutlook nacrti kao predlošci e-pošte

Outlook predlošci potpisa

Potpis je tradicionalni element pisane komunikacije, a većina korisnika Outlooka automatski se dodaje zadani potpis njihovim e-porukama. Ali ne postoji ništa što bi vas spriječilo da imate više od jednog potpisa i da uključite informacije osim standardnih podataka za kontakt.

Možete kreirati potpis kao cijeli predložak e-pošte i umetnuti ga u poruku s doslovno nekoliko klikovi ( Poruka kartica > Potpis ).

Upozorenje! Osim teksta poruke, obavezno uključite svoje standardne detalje u svaki potpis koji kreirate. Kada odaberete drugi potpis za određenu poruku, zadani se automatski uklanja.

Prednosti : vrlo brz i praktičan za korištenje

Nedostaci : možete dodati informacije samo u tijelo poruke, ali ne možete unaprijed definirati polja e-pošte.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2000

Detaljan vodič : Kako kreirati i koristiti Outlook potpise

AutoCorrect

Iako funkcija automatskog ispravljanja nije izvorno dizajnirana da se koristi kao tekstualni predlošci, ona vam omogućava da trenutno umetnete određeni tekst putem dodijeljene ključne riječi ili kod. O tome možete razmišljati kao o pojednostavljenoj verziji automatskog teksta ili brzih dijelova.

Evo kako to funkcionira: nekom tekstu dodjeljujete ključnu riječ, koja može biti dugačkakoji vam se sviđa (razumno, naravno) i formatiran na bilo koji način koji odaberete. U poruci upišete ključnu riječ, pritisnete tipku Enter ili razmaknicu i ključna riječ se odmah zamjenjuje vašim tekstom.

Da biste otvorili dijaloški prozor AutoCorrect , idite na Kartica Datoteka > Opcije > Pošta > Pravopis i automatska ispravka… dugme > Provera > Dugme Opcije automatskog ispravljanja... .

Da biste konfigurirali novi unos, uradite sljedeće:

• U polje Zamijeni upišite ključna riječ , koja je vrsta prečice koja će pokrenuti zamjenu. Samo nemojte koristiti nijednu pravu riječ za to - ne želite da ključna riječ bude zamijenjena dužim tekstom kada zapravo želite samu tu riječ. Dobra je ideja da ključnu riječ dodate nekim posebnim simbolom. Na primjer, možete koristiti #warn , !warn ili [warn] za Važno upozorenje!
• U u polje S unesite tekst predloška .
• Kada završite, kliknite na Dodaj .

Savjet. Ako želite formatirani tekst kao na slici ispod, onda prvo otkucajte zamjenski tekst u poruci, odaberite ga, a zatim otvorite dijalog AutoCorrect. Tekst vašeg šablona će automatski biti dodan u okvir Sa . Da biste sačuvali formatiranje, provjerite je li odabrano radio dugme Formatirani tekst i kliknite na Dodaj .

A sada, upišite #warn u tijelo poruke,pritisnite Enter i voilà:

Prednosti : jednokratno podešavanje

Nedostaci : broj tekstualni predlošci ograničeni su na broj prečica koje možete zapamtiti.

Podržane verzije : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

The Funkcija Stationery u Microsoft Outlook-u se koristi za kreiranje personaliziranih e-poruka u HTML formatu s vašim vlastitim pozadinama, fontovima, bojama itd. Umjesto ili kao dodatak raznim elementima dizajna, možete uključiti i tekst, koji će se automatski umetnuti u poruci kada odaberete kancelarijski fajl.

Počinjete sa kreiranjem nove poruke, dizajniranjem njenog izgleda i kucanjem teksta predloška. Nema smisla definirati Subject ili bilo koja druga polja e-pošte jer kada se koristi dopisnica, ove informacije će se pojaviti na vrhu tijela poruke.

Kada budete spremni, sačuvajte svoju poruku ( File > Sačuvaj kao ) kao HTML datoteku u folder Stationery ovdje:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Kada snimite, možete odabrati svoju dopisnicu na sljedeći način: Početna kartica > Nove stavke > E-mail poruka koristeći > Još dopisnica . Nedavno korištene datoteke pisaćeg pribora će se pojaviti direktno u E-mail Message Using meniju:

Također možete odabrati određenu dopisnicu kao zadanu temu za sve nove poruke koje ste