In diesem Artikel werden zehn erstaunliche Funktionen vorgestellt, die Sie vielleicht noch nicht kennen, die Ihnen aber eine enorme Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Routine-E-Mails bringen können.

Wenn ein großer Teil Ihrer Online-Kommunikation aus sich wiederholenden E-Mails besteht, ist es nur natürlich, dass Sie sich bemühen, diesen Teil Ihrer Arbeit zu optimieren. Die Beantwortung mit Vorlagen kann eine großartige Alternative zum mühsamen Verfassen von E-Mails von Grund auf sein.

Outlook-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen in Outlook sind wie Dokumentvorlagen in Word oder Arbeitsblattvorlagen in Excel. Wenn Sie häufig dieselben oder sehr ähnliche Nachrichten an verschiedene Personen senden, können Sie eine dieser Nachrichten als Vorlage speichern, indem Sie auf Datei > Speichern unter > Outlook-Vorlage (*.oft) Anstatt eine E-Mail von Grund auf neu zu verfassen, beginnen Sie mit einer Vorlage, passen sie bei Bedarf an und klicken auf Senden Sie Die Nachricht erlischt, aber die Vorlage bleibt erhalten und steht für die nächste Verwendung bereit.

Standardmäßig werden alle Outlook-Vorlagen in dem unten angegebenen Ordner gespeichert. Dies sollte nicht geändert werden, da Sie sonst Ihre Vorlage nicht mehr in Outlook öffnen können.

C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Vorlagen

Vorteile :

• Einfach zu erstellen und zu speichern.
• Die Adressfelder (An, Cc und Bcc), die Betreffzeile und sogar das Sendekonto können vordefiniert werden.
• Ihre Nachrichtenvorlagen können Anhänge, Grafiken und Formatierungen wie Schriftarten, Hintergrundfarben usw. enthalten.

Beeinträchtigungen : Umständlich in der Anwendung - um eine Vorlage zu öffnen, muss man ziemlich tief in die Menüs einsteigen.

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2010

Vertiefendes Tutorial Wie man Outlook-E-Mail-Vorlagen erstellt und verwendet

E-Mail-Vorlagen in der Outlook.com-Webanwendung

Die Outlook.com-Webanwendung verfügt auch über E-Mail-Vorlagen, die im Vergleich zu den .oft-Dateien in der Desktop-Version nicht so viele Menüklicks erfordern. Allerdings sind die Optionen hier nicht so umfangreich - eine Vorlage kann kleine Bilder und grundlegende Formatierungen enthalten, aber es ist nicht möglich, E-Mail-Felder voreinzustellen oder Dateien anzuhängen.

Wie viele andere nützliche Funktionen ist auch diese dem unmittelbaren Blick verborgen. Um sie zu nutzen, müssen Sie Folgendes tun:

In der rechten unteren Ecke des Fensters Neue Nachricht klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (...) und dann auf Meine Vorlagen .

Die Meine Vorlagen werden einige Standardmuster angezeigt, die Sie verwenden können. Um ein eigenes Muster zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Vorlage Sie können den Text auch im Nachrichtenfenster eingeben und formatieren und dann kopieren/einfügen - alle Formatierungen bleiben erhalten.

Um die Vorlage in eine E-Mail einzufügen, klicken Sie einfach auf den Namen der Vorlage im Fensterbereich.

Vorteile einfach und intuitiv

Beeinträchtigungen : begrenzte Möglichkeiten

Unterstützte Versionen Outlook.com-Webanwendung

Schnellteile und AutoText

Quick Parts sind wiederverwendbare Inhaltsschnipsel, die schnell zu einer E-Mail-Nachricht, einem Termin, einem Kontakt, einer Besprechungsanfrage oder einer Aufgabe hinzugefügt werden können. Neben Text können sie auch Grafiken, Tabellen und benutzerdefinierte Formatierungen enthalten. Während .oft-Vorlagen für eine ganze Nachricht gedacht sind, sind Quick Parts eine Art kleinerer Bausteine.

Quick Parts ist der moderne Ersatz für AutoText in Outlook 2003 und früher. In neueren Versionen sind beide Typen verfügbar. Der einzige Unterschied zwischen ihnen besteht darin, dass sich die Elemente in verschiedenen Galerien befinden. In jeder anderen Hinsicht sind Quick Parts und AutoText im Wesentlichen gleich.

Um ein neues Element zu erstellen, geben Sie Ihren Text in eine Nachricht ein, wählen ihn aus und klicken auf einfügen. tab> Schnelle Teile > Auswahlen in der Quick Part Gallery speichern .

Um einen schnellen Teil in eine E-Mail einzufügen, wählen Sie den gewünschten Teil aus der Galerie aus.

Oder Sie können den Namen des Quickparts in eine Nachricht eingeben (nicht unbedingt den ganzen Namen, sondern nur einen eindeutigen Teil davon) und F3 drücken. In Outlook 2016 und neueren Versionen erscheint ein Vorschlag, wenn Sie mit der Eingabe des Namens beginnen, und Sie können einfach die Eingabetaste drücken, um den gesamten Text zu übernehmen.

Quick Parts befinden sich im Bereich der NormaleE-Mail.dotm Datei, die hier gespeichert ist:

C:\Benutzer\%Benutzername%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

An verstärken Ihre schnellen Teile, kopieren Sie diese Datei an einen sicheren Ort. Um exportieren auf einen anderen PC, fügen Sie sie in den Schablonen Ordner auf einem anderen Computer.

Vorteile Sehr einfach und überschaubar

Beeinträchtigungen :

• Es gibt keine Suchfunktion, und wenn Sie mehrere Stücke in der Galerie haben, kann es schwierig sein, das gewünschte Stück zu finden.
• Es ist nicht möglich, den Inhalt eines Quickparts zu bearbeiten - Sie können ihn nur durch einen neuen ersetzen.
• Es ist nicht möglich, Anhänge hinzuzufügen.

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2007

Umfassendes Lernprogramm Outlook Schnellteile und AutoText

Quick Steps E-Mail-Vorlagen

Quick Steps sind eine Art Abkürzungen, die es ermöglichen, mehrere Aktionen mit einem einzigen Befehl auszuführen. Eine dieser Aktionen könnte die Beantwortung mit einer Vorlage oder die Erstellung einer neuen E-Mail auf der Grundlage einer Vorlage sein. Neben dem Nachrichtentext können Sie An, Cc, Bcc und Betreff vorbelegen, ein Wiedervorlagekennzeichen und eine Wichtigkeit festlegen.

Um eine Schnellschrittvorlage zu erstellen, klicken Sie auf Neu erstellen innerhalb der Schnelle Schritte Feld auf der Startseite und wählen Sie dann eine der folgenden Aktionen: Neue Nachricht , Antwort , Alle antworten oder Weiterleiten In der bearbeiten geben Sie den Text Ihrer Vorlage in das entsprechende Feld ein, konfigurieren Sie alle anderen Optionen, die Sie für sinnvoll halten, und geben Sie Ihrer Vorlage einen beschreibenden Namen. Optional können Sie eine der vordefinierten Tastenkombinationen zuweisen.

Hier ist ein Beispiel für Outlook Antwortvorlage :

Einmal eingestellt, wird Ihr neuer Schnellschritt sofort in der Galerie angezeigt. Klicken Sie einfach darauf oder drücken Sie die zugewiesene Tastenkombination, und alle Aktionen werden auf einmal ausgeführt.

Vorteile :

• Es können verschiedene Vorlagen für neue E-Mails, Antworten und Weiterleitungen erstellt werden.
• Nicht nur der Nachrichtentext, sondern fast alle E-Mail-Felder können voreingestellt werden.
• Mehrere Aktionen können mit demselben schnellen Schritt ausgeführt werden, z. B. die Beantwortung einer Nachricht mit einer Vorlage und das Verschieben der ursprünglichen Nachricht in einen anderen Ordner.
• Kann schnell mit einem Tastaturkürzel ausgeführt werden.

Beeinträchtigungen : Die E-Mail-Vorlage kann nur aus einfachem Text bestehen.

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2010

End-to-End-Tutorial : Outlook Schnelleinstieg

Outlook-Entwürfe als Vorlagen

Entwürfe in Outlook sind nichts anderes als nicht gesendete E-Mails. Normalerweise handelt es sich dabei um unfertige Nachrichten, die automatisch von Outlook oder manuell von Ihnen gespeichert werden. Aber wer sagt, dass ein abgeschlossener Entwurf nicht als E-Mail-Vorlage verwendet werden kann?

Das Schöne an dieser Methode ist, dass Sie eine wiederverwendbare E-Mail-Vorlage genau so erstellen können, wie Sie es normalerweise tun würden - geben Sie den Text in den Nachrichtentext ein, füllen Sie die E-Mail-Felder aus, hängen Sie Dateien an, fügen Sie Bilder ein, wenden Sie die gewünschte Formatierung an usw. Wenn Ihre Nachricht fertig ist, senden Sie sie nicht ab, sondern klicken Sie auf den Speichern Sie oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + S, um die Nachricht in der Entwürfe Wenn Sie zu viele Objekte in Ihrem Ordner Entwürfe können Sie Ihre Vorlagen in einem separaten Unterordner aufbewahren oder ihnen Kategorien zuweisen.

Wenn Sie das nächste Mal jemandem eine bestimmte Nachricht schicken wollen, gehen Sie zu Ihrem Entwürfe Das Wichtigste ist, dass Sie nicht Ihren Entwurf versenden, sondern die Nachricht. weiter Wenn Sie einen Entwurf weiterleiten, erstellt Outlook eine Kopie davon und behält die ursprüngliche Nachricht für die spätere Verwendung bei. Außerdem werden keine Kopfzeileninformationen über dem Text des Entwurfs hinzugefügt, wie es normalerweise beim Weiterleiten einer eingehenden E-Mail der Fall ist. Der Betreffzeile wird auch nicht "FW:" vorangestellt.

Sie fragen sich vielleicht, wie Sie einen Entwurf in Outlook weiterleiten können? Viel einfacher als Sie denken :)

• Öffnen Sie Ihren Nachrichtenentwurf durch einen Doppelklick.
• Setzen Sie den Cursor in ein beliebiges E-Mail-Feld, das sich nicht im Textkörper befindet, und drücken Sie Strg + F. Alternativ können Sie auch die Option Weiterleiten in der Schnellzugriffsleiste und klicken Sie darauf.

  

Vorteile : sehr bequem zu erstellen, zu bearbeiten und zu organisieren.

Beeinträchtigungen : Um Ihre Vorlage zu behalten, denken Sie daran, einen Entwurf weiterzuleiten, nicht zu versenden.

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2000

Mehr Infos Verwendung von Outlook-Entwürfen als E-Mail-Vorlagen

Outlook-Signaturvorlagen

Die Signatur ist ein traditionelles Element der schriftlichen Kommunikation, und die meisten Outlook-Benutzer fügen ihren E-Mails automatisch eine Standardsignatur hinzu. Es gibt jedoch nichts, was Sie daran hindern würde, mehr als eine Signatur zu haben und andere Informationen als die Standard-Kontaktdaten aufzunehmen.

Sie können eine Signatur als komplette E-Mail-Vorlage erstellen und sie mit nur wenigen Klicks in eine Nachricht einfügen ( Nachricht tab> Unterschrift ).

Ein Wort der Vorsicht: Achten Sie darauf, dass Sie neben dem Nachrichtentext auch Ihre Standardangaben in jede von Ihnen erstellte Signatur aufnehmen. Wenn Sie eine andere Signatur für eine bestimmte Nachricht wählen, wird die Standard-Signatur automatisch entfernt.

Vorteile Sehr schnell und bequem in der Anwendung

Beeinträchtigungen : Sie können nur Informationen zum Nachrichtentext hinzufügen, aber keine E-Mail-Felder vordefinieren.

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2000

Vertiefendes Tutorial : Wie man Outlook-Signaturen erstellt und verwendet

AutoKorrektur

Obwohl die Funktion AutoKorrektur ursprünglich nicht für die Verwendung als Textvorlage gedacht war, ermöglicht sie das sofortige Einfügen eines bestimmten Textes über ein zugewiesenes Schlüsselwort oder einen Code. Man kann sie sich als eine vereinfachte Version von AutoText oder Quick Parts vorstellen.

So funktioniert es: Sie weisen einem Text ein Schlüsselwort zu, das so lang sein kann, wie Sie möchten (natürlich in einem vernünftigen Rahmen), und das Sie nach Belieben formatieren können. In einer Nachricht geben Sie das Schlüsselwort ein, drücken die Eingabetaste oder die Leertaste, und das Schlüsselwort wird sofort durch Ihren Text ersetzt.

Zum Öffnen des AutoKorrektur Dialogfenster, gehen Sie zu den Datei tab> Optionen > E-Mail > Rechtschreibung und AutoKorrektur... Taste> Proofing > AutoKorrektur-Optionen... Taste.

Um einen neuen Eintrag zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

• In der Ersetzen Sie Feld, geben Sie die Stichwort das ist eine Art Abkürzung, die die Ersetzung auslöst. Verwenden Sie aber kein echtes Wort dafür - Sie wollen nicht, dass das Schlüsselwort durch einen längeren Text ersetzt wird, wenn Sie eigentlich das Wort selbst wollen. Es ist eine gute Idee, dem Schlüsselwort ein spezielles Symbol voranzustellen. Sie könnten zum Beispiel verwenden #Warnung , !warnen oder [warn] für Wichtige Warnung!
• In der Mit Feld, geben Sie Ihre Vorlagentext .
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf hinzufügen .

Tipp: Wenn Sie formatierter Text wie in der Abbildung unten, dann geben Sie zuerst den Ersatztext in eine Nachricht ein, markieren ihn und öffnen dann das Dialogfeld AutoKorrektur. Ihr Vorlagentext wird automatisch in die Mit Um die Formatierung beizubehalten, stellen Sie sicher, dass das Feld Formatierter Text ausgewählt ist, und klicken Sie auf hinzufügen .

Und nun tippen Sie #Warnung in den Nachrichtentext ein, drücken Sie die Eingabetaste, und voilà:

Vorteile : einmalige Einrichtung

Beeinträchtigungen : Die Anzahl der Textvorlagen ist auf die Anzahl der Tastenkombinationen begrenzt, die Sie sich merken können.

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2010

Outlook Briefpapier

Die Schreibwaren Funktion in Microsoft Outlook dient dazu, personalisierte HTML-formatierte E-Mails mit eigenen Hintergründen, Schriftarten, Farben usw. zu erstellen. Anstelle von oder zusätzlich zu verschiedenen Designelementen können Sie auch Text einfügen, der automatisch in eine Nachricht eingefügt wird, wenn Sie eine Briefpapierdatei auswählen.

Sie beginnen mit der Erstellung einer neuen Nachricht, der Gestaltung des Layouts und der Eingabe des Vorlagentextes. Es ist nicht sinnvoll, einen Betreff oder andere E-Mail-Felder zu definieren, da diese Informationen bei Verwendung eines Briefpapiers oben im Nachrichtentext erscheinen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Nachricht ( Datei > Speichern unter ) als HTML-Datei an den Schreibwaren Ordner hier:

C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Nach dem Speichern können Sie Ihr Briefpapier auf folgende Weise auswählen: Startseite tab> Neue Artikel > E-Mail-Nachricht mit > Mehr Briefpapier Die zuletzt verwendeten Briefpapierdateien erscheinen direkt im Fenster E-Mail-Nachricht mit Menü:

Sie können auch ein bestimmtes Briefpapier als Standardthema für alle neuen Nachrichten wählen, die Sie erstellen.

Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Ihre Outlook-Briefpapiervorlage aussehen könnte:

Vorteile : eine Fülle von Formatierungsmöglichkeiten durch die HTML-Unterstützung

Beeinträchtigungen die Anzahl der Klicks zum Speichern und Abrufen von Briefpapierdateien ist viel höher als wirklich nötig

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2007

Benutzerdefinierte Formulare in Outlook

Ich sage es gleich vorweg - diese Technik ist für Profis gedacht. Die Erstellung eines benutzerdefinierten Formulars ist viel komplizierter als alle anderen Methoden, die in diesem Tutorial besprochen werden, und erfordert möglicherweise VBA-Programmierkenntnisse. Zu Beginn aktivieren Sie die Entwickler Klicken Sie dann in Ihrem Outlook auf Ein Formular entwerfen Wählen Sie eines der Standardformulare als Basis für Ihr benutzerdefiniertes Formular, fügen Sie Felder, Steuerelemente und möglicherweise Code hinzu, legen Sie Attribute fest und veröffentlichen Sie Ihr Formular. Klingt verwirrend und undurchschaubar? In der Tat, es wird einige Zeit dauern, bis Sie das herausgefunden haben.

Vorteile Eine sehr leistungsfähige Funktion mit vielen Optionen

Beeinträchtigungen : eine steile Lernkurve

Unterstützte Versionen Outlook 365 - 2007

Gemeinsame E-Mail-Vorlagen

Ob Sie es glauben oder nicht, diese Lösung ist sowohl für Anfänger als auch für Experten eine Freude. Anfänger werden die Einfachheit zu schätzen wissen - der Einstieg in Shared Email Templates ist intuitiv genug, um sofort loszulegen. Outlook-Experten können viele fortgeschrittene Funktionen nutzen, wie z. B. das Erstellen personalisierter Antworten mit Hilfe von Makros, das Konfigurieren vordefinierter, ausfüllbarer und ausklappbarer Felder, das Ziehen vonInformationen aus Datensätzen, und vieles mehr.

Im Gegensatz zu den eingebauten Funktionen bringt Shared Email Templates die gesamte Funktionalität direkt in das Nachrichtenfenster! Sie können nun Ihre Vorlagen im Handumdrehen erstellen, bearbeiten und verwenden, ohne zwischen verschiedenen Registerkarten hin- und herwechseln und sich durch die Menüs wühlen zu müssen.

An erstellen. eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie einfach den gewünschten Inhalt (Text, Bilder, Links usw.) in einer Nachricht aus und klicken Sie auf Neue Vorlage.

An einfügen. eine Vorlage in eine Nachricht zu integrieren, klicken Sie auf Kleister oder doppelklicken Sie auf den Namen der Vorlage.

Vorteile :

• Schnell und bequem zu erstellen.
• Mit einem Klick in eine Nachricht einfügen.
• Verwenden Sie es persönlich oder teilen Sie es mit Ihrem Team.
• Fügen Sie ausfüllbare Textfelder und Dropdown-Listen hinzu.
• Füllen Sie E-Mail-Felder aus, fügen Sie Bilder ein und hängen Sie Dateien automatisch an.
• Wenden Sie grundlegende Formatierungen im In-Place-Editor an, um anspruchsvolle Designs mit HTML zu erstellen.
• Link zu Ihrem Entwürfe und verwenden Sie alle Ihre Outlook-Entwürfe als E-Mail-Vorlagen.
• Verwenden Sie Abkürzungen für schnelle Antworten.
• Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Vorlagen zu, egal ob es sich um Windows, Mac oder Outlook Online handelt.

Beeinträchtigungen Sie sind herzlich eingeladen, es zu testen und uns Bescheid zu geben :)

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So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in Outlook. Ich hoffe, unser Tutorial hilft Ihnen bei der Wahl Ihrer bevorzugten Technik. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!