Danes si bomo podrobneje ogledali naš dodatek Shared Email Templates in izvedeli več o njegovih izjemno uporabnih možnostih za dodajanje slik. Za vas sem pripravil niz vodnikov, v katerih vas bom popeljal skozi celoten postopek, vam pokazal različne pristope za vstavljanje slik ter vam predstavil prednosti in slabosti vsakega od njih.

Spoznajte predloge e-pošte v skupni rabi

Naj začnem s pojasnili za tiste, ki so novi v Ablebits in ne razumejo, kaj to je. Naša ekipa je pred kratkim predstavila povsem novo orodje za Outlook in ga poimenovala Skupne e-poštne predloge. Kaj počne? Prihrani vam čas! Ni vam treba vedno znova vnašati ali kopirati istega besedila. Samo zaženete Skupne e-poštne predloge, izberete želeno predlogo in jo prilepite v svoje-pošta. Če želite ohraniti oblikovanje, hiperpovezave, slike ali dodati priponke? Ni problema!

Ker so skupne e-poštne predloge dodatek v oblaku, lahko iste predloge uporabljate na več napravah in nobeno pismo se ne izgubi. Če želite, da imajo tudi drugi dostop do istih predlog, lahko ustvarite ekipo in svoje predloge delite z drugimi.

Ker danes govorimo o slikah, naj vam navedem primer. Ker smo na pragu praznikov, boste vsem svojim stikom razposlali božično novico. Bi radi vedno znova lepili in urejali isto besedilo v vsakem e-poštnem sporočilu? Ali bi raje pritisnili ikono Vstavi, da se dodajo potrebno besedilo, oblikovanje in seveda božična voščilnica? Glejte, vnaprej shranjenas klikom ustvarite e-poštno sporočilo, pripravljeno za pošiljanje:

Če mislite, da je to za vas pretežko in da je bolje, da to naredite po starem, namenite temu članku nekaj minut svojega časa. Verjemite mi, presenečeni boste, kako enostavno je ;)

Kako namestiti slike v OneDrive

Morda se sprašujete o lokaciji slik, ki jih lahko uporabite v skupnih e-poštnih predlogah. V tem in naslednjih vadnicah vam bom povedal o vseh možnih shrambah in mestih, tako da boste lahko izbrali tisto, ki vam bolj ustreza.

Začeti želim z OneDrive. Po mojem skromnem mnenju je to najlažja platforma, s katere lahko v predlogo vstavite sliko in jo po potrebi delite s sodelavci. Če ste novinec v OneDrive in nimate pojma, kaj je ta platforma in kaj morate storiti, ni problema. Za vas sem pripravil majhno navodilo, ki vam bo pomagalo, da se boste seznanili z OneDrive in v njem uživali tako kot jaz.

Če pa se počutite kot profesionalec v OneDrivu, preskočite prva dva poglavja in se lotite ustvarjanja predlog ;)

Najprej odprite svoj OneDrive. Pojdite na spletno mesto office.com in se prijavite. Nato kliknite ikono zaganjalnika aplikacij in izberite OneDrive:

Nasvet. Priporočam vam, da vse datoteke, ki jih boste uporabili v skupnih e-poštnih predlogah, shranite v eno mapo. Tako jih boste lahko hitro našli (če boste na primer morali eno od njih zamenjati) in jih po potrebi delili z drugimi osebami.

V OneDrive lahko mapo s slikami postavite na dva načina:

• Ustvarite novo mapo in jo napolnite s potrebnimi datotekami:

Slike lahko dodate z uporabo Naložite ali pa preprosto izberite potrebne datoteke v Raziskovalcu datotek, jih povlecite in spustite v OneDrive.

Hit Naložite -> Mapa , poiščite potrebno mapo v računalniku in kliknite Odpri :

Izbrana(-e) datoteka(-e) bo(-jo) v trenutku dodana(-e) v vaš OneDrive. Zdaj imate datoteke v OneDrive. Vidite? Enostavno! :)

Za več informacij glejte:

• Kako varno deliti datoteke s storitvijo OneDrive
• Kako si ogledati datoteke v skupni rabi v storitvi OneDrive in ustaviti skupno rabo

Skupna raba mape OneDrive z ekipo

Če želite, da vaši soigralci uporabijo predloge z nekaj slikami, morate v skupno rabo dati ne le predloge, temveč tudi slike. Slike dajte v skupno rabo:

1. Vse datoteke, ki jih boste uporabili v skupnih predlogah, zberite v eni mapi v storitvi OneDrive, desno kliknite nanjo in izberite Upravljanje dostopa :

Opomba: Ne pozabite, da ta vaja ne bo delovala za vaš osebni račun OneDrive. Datoteke morate namestiti in dati v skupno rabo v službeni OneDrive, do katerega imate dostop vi in vaši sodelavci.

Mape, ki ste jih delili z drugimi, so označene z majhno ikono osebe:

Če ste vi tisti, s katerim je nekdo delil datoteke/pomnilnike, jih boste videli v Skupna spletna stran v razdelku OneDrive:

Zdaj ste pripravljeni na najlažji del. V predloge e-pošte vstavimo sliko.

Kako vstaviti sliko iz storitve OneDrive v sporočilo programa Outlook

Ker je vse pripravljeno - datoteke imate v storitvi OneDrive in potrebne mape so v skupni rabi s potrebnimi osebami - dodajte te ilustracije v svoje predloge. Za take primere smo uvedli poseben makro - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - ki bo izbrano fotografijo prilepil v sporočilo programa Outlook neposredno iz storitve OneDrive. Pojdimo korak za korakom:

1. Zaženite Skupne e-poštne predloge in ustvarite novo predlogo.
2. Odprite Vstavljanje makrov spustni seznam in izberite ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Makro bo vstavljen v predlogo z nizom naključnih znakov v oglatih oklepajih. Ne gre za napako, pomoto ali hrošča, ničesar ni treba urejati :) Gre le za edinstveno pot do te datoteke v storitvi OneDrive.

Čeprav je besedilo v oglatih oklepajih makra videti čudno, boste pri lepljenju predloge dobili povsem običajno sliko.

Nasveti in opombe

Opozoriti moram na nekaj pomembnih vidikov. Prvič, vsakič, ko ustvarite ali vstavite predlogo z makrom ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], se boste morali prijaviti v svoj račun OneDrive. Čeprav ste prijavljeni v aplikacijo OneDrive. Vem, to je nadležno, vendar Microsoft zelo skrbi za vašo varnost in še ne namerava izvajati funkcije enotne prijave.

Prav tako niso podprti vsi formati slik. Tukaj je seznam formatov, ki jih lahko uporabite v naših skupnih e-poštnih predlogah: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Poleg tega je datoteka omejena na 4 Mb. Če vaše slike ne ustrezajo tem merilom, preprosto ne bodo na voljo na seznamu za izbiro.

Nasvet. Če ste izbrali napačen račun, vam ni treba zapreti dodatka in začeti od začetka. Za preklapljanje med računi OneDrive samo kliknite na modro ikono oblaka:

Ne pozabite, da če ustvarite niz predlog in se odločite, da jih boste delili s preostalimi člani ekipe, morate svojim sodelavcem zagotoviti dostop do mape OneDrive. Ta primer sem vam opisal, če ste ga spregledali, se pomaknite navzgor.

Recimo, da ste ustvarili nekaj predlog s ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], vendar ste pozabili deliti mapo OneDrive s preostalimi člani ekipe. Takšno predlogo boste lahko brez težav prilepili, vendar vam bo dodatek prilepil obvestilo:

Brez skrbi, to je le opomnik, da je ta datoteka na voljo samo vam, in ker je drugi uporabniki nimajo v skupni rabi, je ne bodo mogli vstaviti. Ta slika se vam bo prilepila takoj po kliku Zapri . Vendar se uporabniku, ki poskuša uporabiti to predlogo, prikaže naslednja napaka:

Mislim, da vam ni treba povedati, kako odpraviti to težavo ;)

Nasvet. Slike lahko dodate tudi za vsakega uporabnika posebej. Zveni neverjetno? Preverite tole: Kako ustvariti dinamično predlogo e-pošte Outlook za trenutnega uporabnika.

To je vse, kar sem vam želel povedati o vstavljanju slik iz OneDrive-a. Upam, da je bil ta del vadnice jasen in koristen ter da boste uživali v preprostosti in priročnosti naših skupnih predlog za e-pošto. Vabljeni, da jo namestite iz Microsoftove trgovine in novo znanje uporabite v praksi ;)

Če imate še kakšno vprašanje, ga zastavite v razdelku s komentarji. Z veseljem vam bom pomagal!