Filtrovanie obrovských tabuliek pomáha zamerať vašu pozornosť na najpotrebnejšie informácie. Dnes by som s vami chcel diskutovať o spôsoboch pridávania filtrov podľa podmienok, dokonca o použití niekoľkých z nich na vaše údaje naraz. Vysvetlím tiež, prečo je filter v tabuľkách Google tak užitočný a dôležitý pri práci v rámci zdieľaného dokumentu.

Filtrovanie podľa podmienok v hárkoch Google

Začnime použitím základného filtra na hárok Google. Ak neviete alebo si nepamätáte, ako to urobiť, pozrite si môj predchádzajúci príspevok na blogu.

Keď sa v záhlaví stĺpcov zobrazia príslušné ikony, kliknite na tú, ktorá patrí stĺpcu, s ktorým chcete pracovať, a vyberte Filtrovanie podľa stavu . Zobrazí sa ďalšie pole možností s nápisom "Žiadne" v ňom.

Po kliknutí na ňu sa zobrazí zoznam všetkých podmienok, ktoré sú k dispozícii na filtrovanie v hárkoch Google. Ak žiadna z existujúcich podmienok nevyhovuje vašim potrebám, môžete si vytvoriť vlastnú podmienku výberom Vlastný vzorec je zo zoznamu:

Poďme si ich spoločne prezrieť, dobre?

Nie je prázdny

Ak bunky obsahujú číselné hodnoty a/alebo textové reťazce, logické výrazy alebo akékoľvek iné údaje vrátane medzier ( ) alebo prázdnych reťazcov (""), zobrazia sa riadky s takýmito bunkami.

Rovnaký výsledok môžete získať pomocou nasledujúceho vzorca pri výbere Vlastný vzorec je možnosť:

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Je prázdny

Táto možnosť je úplne opačná ako predchádzajúca. Zobrazia sa len bunky, v ktorých nie je žiadny obsah. Ostatné budú odfiltrované z hárkov Google.

Môžete použiť aj tento vzorec:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Text obsahuje

Táto možnosť zobrazuje riadky, v ktorých bunky obsahujú konkrétne znaky - číselné a/alebo textové. Nezáleží na tom, či sú na začiatku, v strede alebo na konci bunky.

Pomocou zástupných znakov môžete nájsť niektoré špecifické symboly na rôznych pozíciách v bunke. Hviezdička (*) sa používa na nahradenie ľubovoľného počtu znakov, zatiaľ čo otáznik (?) nahrádza jeden symbol:

Ako vidíte, rovnaký výsledok môžete dosiahnuť zadaním rôznych kombinácií zástupných znakov.

Pomôže vám aj nasledujúci vzorec:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Text neobsahuje

Verím, že už chápete, že podmienky tu môžu byť rovnaké ako v predchádzajúcom bode, ale výsledok bude opačný. Zadaná hodnota bude odfiltrovaná zo zobrazenia tabuliek Google.

Pokiaľ ide o vlastný vzorec, môže vyzerať takto:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Text sa začína slovami

Pre túto podmienku zadajte prvý znak (jeden alebo viac) hodnoty, ktorá vás zaujíma.

Poznámka: Zástupné znaky tu nefungujú.

Text sa končí takto

Prípadne zadajte posledné znaky položiek, ktoré potrebujete zobraziť.

Poznámka: Ani tu nie je možné použiť zástupné znaky.

Text je presne

Tu musíte presne zadať, čo chcete zobraziť, či už ide o číslo alebo text. Mliečna čokoláda Napríklad záznamy, ktoré obsahujú niečo iné ako toto, sa nezobrazia. Nemôžete tu teda používať zástupné znaky.

Poznámka: Nezabudnite, že pri tejto podmienke záleží na veľkosti písmen textu.

Ak chcete použiť vzorec na vyhľadanie všetkých záznamov, ktoré obsahujú len "mliečnu čokoládu", zadajte nasledujúce údaje:

=D:D="Mliečna čokoláda"

Dátum je, Dátum je pred, Dátum je po

Tieto filtre hárkov Google umožňujú používať dátumy ako podmienky. Výsledkom je, že sa zobrazia riadky, ktoré obsahujú presný dátum alebo dátum pred/po presnom dátume.

Predvolené možnosti sú dnes, zajtra, včera, za posledný týždeň, za posledný mesiac, za posledný rok. Môžete zadať aj presný dátum:

Poznámka: Keď zadávate akýkoľvek dátum, nezabudnite ho zadať vo formáte regionálnych nastavení a nie v jeho formáte v tabuľke. Viac informácií o formátoch dátumu a času si môžete prečítať tu.

Filter tabuliek Google pre číselné hodnoty

Číselné údaje v hárkoch Google môžete filtrovať podľa nasledujúcich podmienok: väčší ako, väčší alebo rovný, menší ako, menší alebo rovný, rovná sa, nerovná sa, je medzi, nie je medzi .

Posledné dve podmienky vyžadujú dve čísla, ktoré označujú počiatočný a koncový bod požadovaného intervalu.

Tip: Odkazy na bunky môžete použiť ako podmienky, ak vezmeme do úvahy, že bunky, na ktoré sa odkazuje, obsahujú čísla.

Chcem vidieť riadky, v ktorých sú čísla v stĺpci E väčšie alebo rovné hodnote v G1:

=$G$1

Poznámka: Ak zmeníte číslo, na ktoré odkazujete (v mojom prípade 100), zobrazený rozsah sa automaticky neaktualizuje. Kliknite na tlačidlo Filter ikonu na stĺpci hárkov Google a potom OK aktualizovať výsledky ručne.

Pre túto možnosť je možné použiť aj vlastný vzorec.

=E:E>$G$1

Vlastné vzorce na filtrovanie podľa podmienok v hárkoch Google

Každú z uvedených možností možno nahradiť vlastnými vzorcami, ktoré vrátia rovnaký výsledok.

Napriek tomu sa vo filtroch hárkov Google zvyčajne používajú vzorce, ak je podmienka príliš zložitá na to, aby ju bolo možné pokryť predvolenými prostriedkami.

Chcem napríklad zobraziť všetky tovary, ktoré vo svojom názve obsahujú slová "Milk" a "Dark". Potrebujem tento vzorec:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Tmavý"),REGEXMATCH(D:D, "Mlieko")

Toto však nie je najpokročilejší spôsob. V tabuľkách Google existuje aj funkcia FILTER, ktorá umožňuje vytvárať zložitejšie podmienky.

Toto je teda štandardný filter tabuliek Google s možnosťami a vlastnými vzorcami.

Zmeňme však na chvíľu úlohu.

Čo ak by každý zamestnanec potreboval vidieť len svoje tržby? Musel by použiť niekoľko filtrov v tých istých hárkoch Google.

Existuje spôsob, ako to urobiť len raz bez toho, aby ste museli všetko vytvárať znova?

Tabuľky Google Zobrazenia filtra sa s týmto problémom vysporiada.

Zobrazenia filtrov v tabuľkách Google - vytváranie, pomenovanie, ukladanie a odstraňovanie

Tabuľky Google Zobrazenia filtra pomôžu uložiť filtre na neskôr, aby ste ich nemuseli znovu vytvárať. Môžu ich používať rôzni používatelia bez toho, aby sa navzájom rušili.

Keďže som už vytvoril štandardný filter z hárkov Google, ktorý chcem uložiť na neskôr, kliknem na Údaje> Zobrazenia filtra> Uložiť ako zobrazenie filtra .

Zobrazí sa ďalší čierny pruh s Možnosti ikonu na pravej strane. Tam nájdete možnosti premenovať váš filter v hárkoch Google, aktualizácia rozsah, duplikát alebo vymazať Ak chcete úplne uložiť & zatvorte ľubovoľné zobrazenie filtra v tabuľkách Google, kliknite na Zatvoriť v pravom hornom rohu panela.

K uloženým filtrom môžete kedykoľvek pristupovať a používať ich v hárkoch Google. Ja mám len dva:

Jednou z hlavných výhod tabuliek Google Sheets je možnosť, aby s tabuľkami pracovalo niekoľko ľudí súčasne. Teraz si predstavte, čo sa môže stať, ak si rôzni ľudia budú chcieť pozrieť rôzne časti údajov.

Akonáhle jeden používateľ použije filter vo svojich hárkoch Google, ostatní používatelia okamžite uvidia zmeny, čo znamená, že údaje, s ktorými pracujú, sa čiastočne skryjú.

Riešenie problému, Zobrazenia filtra Bola vytvorená možnosť. Funguje na strane každého používateľa, takže by mohol použiť filtre hárkov Google len pre seba bez toho, aby zasahoval do práce ostatných.

Ak chcete vytvoriť zobrazenie filtra v tabuľke Google Sheets, kliknite na položku Údaje> Zobrazenia filtrov> Vytvoriť nové zobrazenie filtra Potom nastavte podmienky pre svoje údaje a pomenujte zobrazenie kliknutím na tlačidlo "Meno" (alebo použite pole Možnosti ikonu na premenovanie).

Všetky zmeny sa automaticky uložia po zatvorení aplikácie Filter Views. Ak už nie sú potrebné, odstráňte ich kliknutím na tlačidlo Možnosti> Odstrániť na čiernom pruhu.

Tip. Ak vám vlastník tabuľky povolil upravovať súbor, všetci ostatní používatelia budú môcť vidieť a používať vami vytvorené filtre v tabuľkách Google.

Poznámka: Ak môžete tabuľku Google iba zobraziť, budete môcť vytvárať a používať vlastné zobrazenia filtrov, ale po zatvorení súboru sa nič neuloží. Na to potrebujete oprávnenia na úpravu tabuľky.

Jednoduchý spôsob vytvorenia pokročilého filtra v tabuľkách Google (bez vzorcov)

Filter v tabuľkách Google je jednou z najjednoduchších funkcií. Žiaľ, počet podmienok, ktoré môžete použiť na jeden stĺpec naraz, sotva stačí na pokrytie väčšiny úloh.

Vlastné vzorce by mohli poskytnúť východisko, ale aj tie môžu byť zložité na správne zostavenie, najmä pre dátumy a čas alebo s logikou OR/AND.

Našťastie existuje lepšie riešenie - špeciálny doplnok pre tabuľky Google s názvom Multiple VLOOKUP Matches. Filtruje viacero riadkov a stĺpcov, každý s množstvom aplikovaných kritérií. Rozšírenie je používateľsky prívetivé, takže nebudete musieť pochybovať o svojich vlastných krokoch. Ale aj keby ste tak urobili, nástroj vôbec nezmení vaše zdrojové údaje - skopíruje a vloží filtrovaný rozsah, kamkoľvek sa rozhodnete. Ako príjemnébonus, doplnok vás zbaví učenia sa tej strašidelnej funkcie Google Sheets VLOOKUP ;)

Tip: Neváhajte a skočte na spodok stránky, aby ste si hneď pozreli video o tomto nástroji.

Po nainštalovaní doplnku ho nájdete v časti Rozšírenia Karta Tabuľky Google. Prvý krok, ktorý uvidíte, je jediný, ktorý tam je:

1. Použime doplnok na filtrovanie mojej tabuľky predaja v tabuľkách Google (A1:F69):
2. Stĺpce, ktoré ma naozaj zaujímajú, sú Dátum , Región , Produkt a Celkový predaj , takže som si vybral len ich ako tie, ktoré sa majú vrátiť:
3. Teraz je čas zostaviť podmienky. Pokúsme sa získať všetky predaje mlieko a lieskové oriešky čokoláda pre september 2022 :
4. Zatiaľ čo vy navliekate svoje kritériá, vzorec z oblasti náhľadu v spodnej časti nástroja sa podľa toho upraví. Kliknite na tlačidlo Výsledok náhľadu a pozrieť sa na nájdené zhody:
5. Vyberte horné ľavé bunky budúceho filtrovaného rozsahu a stlačte buď Vložiť výsledok (na vrátenie nájdených zhody ako hodnoty) alebo Vložte vzorec (na vloženie vzorca s jeho výsledkom):

Ak sa chcete s programom Multiple VLOOKUP Matches zoznámiť lepšie, odporúčam vám, aby ste si ho nainštalovali z obchodu Google Workspace Marketplace alebo sa o ňom dozvedeli viac na jeho domovskej stránke.

Video: Pokročilé filtre hárkov Google jednoduchým spôsobom

Viacnásobné zhody VLOOKUp je najlepší a najjednoduchší spôsob filtrovania údajov v tabuľkách Google. Pozrite si toto demonštračné video a dozviete sa všetky výhody vlastníctva tohto nástroja:

Ak máte nejaké otázky alebo sa chcete podeliť o svoje názory na filtre v tabuľkách Google, neváhajte a zanechajte komentár nižšie.