Если вы занимаетесь составлением документов, эта статья будет вам очень полезна. Вы узнаете, как вставить оглавление в документ, изменить и обновить его всего за несколько кликов. Также я покажу вам, как придать документу привлекательный вид с помощью встроенных стилей заголовков Word и опции многоуровневого списка.

Я уверен, что каждый, кто сейчас читает эту статью, хотя бы раз в жизни имел дело с очень длинным документом в Microsoft Word. Это может быть научная статья или объемный отчет. В зависимости от проекта, он может занимать десятки или даже сотни страниц! Когда у вас такой большой документ с главами и подглавами, оказывается, что ориентироваться в нем очень сложно.К счастью, Word позволяет создать оглавление, облегчающее обращение к соответствующим разделам документа, и поэтому это обязательная задача для составителей документов.

Вы можете создать оглавление вручную, но это будет пустой тратой времени. Позвольте Word сделать это автоматически за вас!

В этом посте я покажу вам, как создать оглавление в Word автоматическим способом, а также как обновить его всего за несколько кликов. Я буду использовать Word 2013 но вы можете использовать точно такой же метод в Word 2010 или Word 2007 .

Придайте своему документу привлекательный вид

Стили заголовков

Ключом к созданию быстрой и простой страницы содержания является использование встроенных стилей заголовков Word ( Заголовок 1 , Заголовок 2 , и т.д.) для заголовков (глав) и подзаголовков (подразделов) вашего документа. Не волнуйтесь, если вы еще не использовали их, я покажу вам, как это работает с обычным текстом.

• Выделите заголовок или текст, который вы хотите сделать заголовком вашего первого основного раздела
• Перейти к HOME вкладка на ленте
• Поиск Стили группа
• Выберите Заголовок 1 из группы

Итак, теперь вы выделили первый основной раздел вашего документа. Продолжайте в том же духе! Продолжайте прокручивать текст и выделять заголовки основных разделов. Примените символ " Заголовок 1 "Они появятся в вашем оглавлении в качестве заголовков основных разделов.

Затем определите вторичные разделы в каждой первичной главе и примените " Заголовок 2 " к подзаголовкам этих разделов.

Если вы хотите сделать акцент на некоторых абзацах во вторичных разделах, то вы можете выбрать для них заголовки и применить " Заголовок 3 " к этим названиям. Вы также можете воспользоваться стилем " Заголовок 4-9 " стили для создания дополнительных уровней заголовков.

Многоуровневый листинг

Я хочу, чтобы мое оглавление выглядело более презентабельно, поэтому я собираюсь добавить схему нумерации к заголовкам и подзаголовкам моего документа.

• Выделите первый основной заголовок.
• Найдите группу Абзац на вкладке ДОМ на ленте
• Нажмите кнопку Многоуровневый список в группе
• Выберите стиль из списка параметров библиотеки

А вот и номер моего первого главного титула!

Пройдитесь по другим основным названиям, но теперь, когда рядом с названием появится номер, нажмите на молнию и выберите "Продолжить нумерацию". Это заставит номера увеличиться.

Что касается субтитров, выделите один, нажмите кнопку TAB на клавиатуре, а затем выберите ту же опцию "Многоуровневый список". Это позволит оформить субтитры второстепенных разделов с номерами 1.1, 1.2, 1.3 и т.д., как на скриншоте ниже. Вы также можете выбрать другой вариант, чтобы они выглядели по-другому.

Продолжайте работать над всеми разделами документа. :-)

Почему я должен использовать стили заголовков?

С одной стороны, стили заголовков значительно упрощают мою работу и представляют документ в структурированном виде. С другой стороны, когда я вставляю оглавление, Word автоматически ищет эти заголовки и выводит оглавление на основе текста, который я отметил каждым стилем. Позже я также могу использовать эти заголовки для обновления оглавления.

Создание базового оглавления

Теперь у меня есть подготовленный документ с заголовками в заголовке 1 и подзаголовками в заголовке 2. Настало время позволить Microsoft Word творить волшебство!

• Поместите курсор в то место документа, где должно появиться оглавление
• Перейдите к ССЫЛКИ вкладка на ленте
• Нажмите кнопку Оглавление кнопка в Оглавление группа
• Выберите один из " Автоматический " перечислены стили содержания таблицы

Вот, пожалуйста! Мое оглавление выглядит следующим образом:

Оглавление также создает ссылки для каждого раздела, позволяя вам переходить к различным частям документа. Просто удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре и щелкните, чтобы перейти к любому разделу.

Измените оглавление

Если вас не устраивает внешний вид вашего оглавления, вы всегда можете изменить его корень и ветвь. Для этого нужно открыть диалоговое окно Оглавление.

• Нажмите на оглавление.
• Перейти к ССЫЛКИ -> Оглавление .
• Выберите " Пользовательское оглавление... " из выпадающего меню кнопки.

Появляется диалоговое окно, в котором отображается Оглавление вкладка, на которой можно настроить стиль и внешний вид оглавления.

Если вы хотите изменить внешний вид текста в оглавлении (шрифт, размер шрифта, цвет и т.д.), вам необходимо выполнить следующие действия в диалоговом окне Оглавление.

• Убедитесь, что вы выбрали " От шаблона " в Форматы ящик
• Нажмите кнопку Изменить кнопку в правом нижнем углу, чтобы открыть следующее окно

Появится диалоговое окно Modify Style (Изменить стиль):

• Внесите изменения в форматирование и нажмите OK
• Выберите другой стиль для изменения и повторите
• После завершения редактирования нажмите OK выйти
• Нажмите OK заменить оглавление

Обновление оглавления

Оглавление - это поле, а не обычный текст. По этой причине оно не обновляется автоматически.

После внесения изменений в структуру документа вам придется самостоятельно обновить оглавление. Чтобы выполнить обновление:

• Щелкните в любом месте оглавления
• Нажмите F9 или кнопку Обновление таблицы кнопка в элементе управления содержимым (или на ССЫЛКИ таб)
• Используйте Обновить оглавление диалоговое окно, чтобы выбрать, что обновить
• Нажмите OK

Вы можете выбрать обновление только номера страниц , или весь стол Это хорошая идея - всегда выбирать " Обновление всей таблицы ", если вы внесли какие-либо другие изменения. Всегда обновляйте оглавление перед рассылкой или печатью документа, чтобы все изменения были включены.

Неважно, насколько велик ваш документ, вы видите, что в создании оглавления нет ничего сложного. Лучший способ научиться создавать / обновлять оглавление - это поэкспериментировать! Потратьте немного времени, чтобы пройти этот процесс и создать свое собственное оглавление.