В учебнике приведен список основных формул и функций Excel с примерами и ссылками на соответствующие углубленные учебники.

Будучи в первую очередь программой для работы с электронными таблицами, Microsoft Excel является чрезвычайно мощным и универсальным инструментом для вычисления чисел или решения математических и инженерных задач. Он позволяет в мгновение ока подвести итог или усреднить столбец чисел. Кроме того, вы можете рассчитать сложный процент и средневзвешенное значение, получить оптимальный бюджет для рекламной кампании, минимизировать затраты.стоимость отгрузки или составить оптимальный график работы для ваших сотрудников. Все это делается путем ввода формул в ячейки.

Цель этого урока - научить вас основным функциям Excel и показать, как использовать основные формулы в Excel.

Основы формул Excel

Прежде чем представить список основных формул Excel, давайте определим ключевые термины, чтобы убедиться, что мы на одной странице. Итак, что мы называем формулой Excel и функцией Excel?

• Формула это выражение, которое вычисляет значения в ячейке или в диапазоне ячеек.

  Например, =A2+A2+A3+A4 это формула, которая складывает значения в ячейках с A2 по A4.

• Функция это предопределенная формула, уже имеющаяся в Excel. Функции выполняют конкретные вычисления в определенном порядке на основе заданных значений, называемых аргументами, или параметрами.

Например, вместо того, чтобы указывать каждое значение для суммирования, как в формуле выше, вы можете использовать функцию SUM для суммирования диапазона ячеек: =SUM(A2:A4)

Все доступные функции Excel можно найти в разделе Библиотека функций на Формулы вкладка:

В Excel существует более 400 функций, и их число растет от версии к версии. Конечно, запомнить их все практически невозможно, да и не нужно. Мастер функций поможет вам найти функцию, наиболее подходящую для решения конкретной задачи, в то время как Интеллект формул Excel подскажет синтаксис и аргументы функции, как только вы введете в ячейку имя функции, которому предшествует знак равенства:

Щелчок по названию функции превратит ее в синюю гиперссылку, которая откроет тему справки по этой функции.

Совет. Не обязательно набирать имя функции заглавными буквами, Microsoft Excel автоматически напечатает его заглавными буквами, как только вы закончите ввод формулы и нажмете клавишу Enter для ее завершения.

10 базовых функций Excel, которые вы обязательно должны знать

Ниже приводится список из 10 простых, но действительно полезных функций, которые являются необходимым навыком для каждого, кто хочет превратиться из новичка в профессионала Excel.

SUM

Первая функция Excel, с которой вы должны быть знакомы, - это функция, выполняющая базовую арифметическую операцию сложения:

В синтаксисе всех функций Excel аргумент, заключенный в [квадратные скобки], является необязательным, остальные аргументы являются обязательными. Это означает, что ваша формула Sum должна включать как минимум 1 число, ссылку на ячейку или диапазон ячеек. Например:

=SUM(B2:B6) - суммирует значения в ячейках с B2 по B6.

=SUM(B2, B6) - складывает значения в ячейках B2 и B6.

При необходимости вы можете выполнить другие вычисления в рамках одной формулы, например, сложить значения в ячейках с B2 по B6, а затем разделить сумму на 5:

=SUM(B2:B6)/5

Для суммирования с условиями используйте функцию SUMIF: в 1-м аргументе введите диапазон ячеек, проверяемых на соответствие критериям (A2:A6), во 2-м аргументе - сам критерий (D2), а в последнем аргументе - ячейки для суммирования (B2:B6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

В ваших рабочих листах Excel формулы могут выглядеть примерно так:

Совет. Самый быстрый способ суммировать столбец или ряд чисел выделите ячейку рядом с числами, которые вы хотите суммировать (ячейка сразу под последним значением в столбце или справа от последнего числа в строке), и нажмите кнопку AutoSum кнопка на Главная во вкладке Форматы группа. Excel автоматически вставит формулу SUM.

Полезные ресурсы:

• Примеры формул Excel Sum - формулы для суммирования столбца, строк, только отфильтрованных (видимых) ячеек или суммирования по всем листам.
• Excel AutoSum - самый быстрый способ суммировать столбец или строку чисел.
• SUMIF в Excel - примеры формул для условного суммирования ячеек.
• SUMIFS в Excel - примеры формул для суммирования ячеек на основе нескольких критериев.

СРЕДНЕЕ

Функция Excel AVERAGE делает именно то, что следует из ее названия, т.е. находит среднее значение, или среднее арифметическое, чисел. Ее синтаксис аналогичен синтаксису SUM:

Внимательно рассмотрев формулу из предыдущего раздела ( =SUM(B2:B6)/5 ), что он на самом деле делает? Суммирует значения в ячейках с B2 по B6, а затем делит результат на 5. А как вы называете сложение группы чисел, а затем деление суммы на количество этих чисел? Да, среднее значение!

Функция Excel AVERAGE выполняет эти вычисления за кадром. Поэтому вместо того, чтобы делить сумму на количество, вы можете просто поместить эту формулу в ячейку:

= СРЕДНЕЕ(B2:B6)

Чтобы усреднить ячейки по условию, используйте следующую формулу AVERAGEIF, где A2:A6 - диапазон критериев, D3 - критерий, а B2:B6 - ячейки для усреднения:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Полезные ресурсы:

• Excel AVERAGE - усреднение ячеек с числами.
• Excel AVERAGEA - поиск среднего значения ячеек с любыми данными (числа, булевы и текстовые значения).
• Excel AVERAGEIF - усреднение ячеек на основе одного критерия.
• Excel AVERAGEIFS - усреднение ячеек на основе нескольких критериев.
• Как рассчитать средневзвешенное значение в Excel
• Как найти скользящую среднюю в Excel

MAX & MIN

Формулы MAX и MIN в Excel позволяют получить наибольшее и наименьшее значение в наборе чисел, соответственно. Для нашего набора данных формулы будут простыми:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Полезные ресурсы:

• Функция MAX - нахождение наибольшего значения.
• Формула MAX IF - получение наибольшего числа с соблюдением условий.
• Функция MAXIFS - получение наибольшего значения на основе нескольких критериев.
• Функция MIN - возвращает наименьшее значение в наборе данных.
• Функция MINIFS - нахождение наименьшего числа на основе одного или нескольких условий.

СОВЕТ & СОВЕТ

Если вам интересно узнать, сколько ячеек в заданном диапазоне содержат числовые значения (числа или даты), не тратьте время на их подсчет вручную. Функция Excel COUNT подсчитает их в мгновение ока:

В то время как функция COUNT работает только с теми ячейками, которые содержат числа, функция COUNTA подсчитывает все ячейки, которые не пустые независимо от того, содержат ли они числа, даты, время, текст, логические значения TRUE и FALSE, ошибки или пустые текстовые строки (""):

Например, чтобы узнать, сколько ячеек в столбце B содержат числа, используйте эту формулу:

=COUNT(B:B)

Чтобы подсчитать все непустые ячейки в столбце B, воспользуйтесь этим способом:

=COUNTA(B:B)

В обеих формулах используется так называемая "ссылка на весь столбец" (B:B), которая относится ко всем ячейкам в столбце B.

На следующем снимке экрана показана разница: в то время как COUNT обрабатывает только числа, COUNTA выводит общее количество незаполненных ячеек в столбце B, включая текстовое значение в заголовке столбца.

Полезные ресурсы:

• Функция Excel COUNT - быстрый способ подсчета ячеек с числами.
• Функция Excel COUNTA - подсчет ячеек с любыми значениями (непустые ячейки).
• Функция Excel COUNTIF - подсчет ячеек, удовлетворяющих одному условию.
• Функция Excel COUNTIFS - подсчет ячеек по нескольким критериям.

ЕСЛИ

Судя по количеству комментариев, связанных с IF на нашем блоге, это самая популярная функция в Excel. Проще говоря, вы используете формулу IF, чтобы попросить Excel проверить определенное условие и вернуть одно значение или выполнить один расчет, если условие выполнено, и другое значение или расчет, если условие не выполнено:

Например, следующий оператор IF проверяет, выполнен ли заказ (т.е. есть ли значение в столбце C) или нет. Чтобы проверить, не пуста ли ячейка, используется оператор "не равно" ( ) в сочетании с пустой строкой (""). В результате, если ячейка C2 не пуста, формула возвращает "Да", иначе "Нет":

=IF(C2"", "Да", "Нет")

Полезные ресурсы:

• Функция ЕСЛИ в Excel с примерами формул
• Как использовать вложенные IF в Excel
• Формулы IF с несколькими условиями AND/OR

TRIM

Если ваши очевидно правильные формулы Excel выдают просто кучу ошибок, одним из первых пунктов, который следует проверить, являются лишние пробелы в ссылающихся ячейках (Вы можете быть удивлены, узнав, сколько ведущих, последующих и промежуточных пробелов скрывается незамеченным в ваших листах, пока что-то не пойдет не так!)

Существует несколько способов удаления ненужных пробелов в Excel, самым простым из которых является функция TRIM:

Например, чтобы убрать лишние пробелы в столбце A, введите следующую формулу в ячейку A1, а затем скопируйте ее вниз по столбцу:

=TRIM(A1)

Он устранит все лишние пробелы в ячейках, кроме одного символа пробела между словами:

Полезные ресурсы:

• Функция Excel TRIM с примерами формул
• Как удалить переносы строк и непечатные символы
• Как удалить неперекрывающиеся пробелы ( )
• Как удалить определенный непечатный символ

LEN

Если вы хотите узнать количество символов в определенной ячейке, используйте функцию LEN:

Хотите узнать, сколько символов находится в ячейке A2? Просто введите приведенную ниже формулу в другую ячейку:

=LEN(A2)

Следует помнить, что функция LEN в Excel считает абсолютно все символы включая помещения :

Хотите получить общее количество символов в диапазоне или ячейках или подсчитать только определенные символы? Ознакомьтесь со следующими ресурсами.

Полезные ресурсы:

• Формулы Excel LEN для подсчета символов в ячейке
• Подсчет общего количества символов в диапазоне
• Подсчет определенных символов в ячейке
• Подсчет определенного символа в диапазоне

И & ИЛИ

Это две наиболее популярные логические функции для проверки нескольких критериев. Разница в том, как они это делают:

• И возвращает TRUE, если все условия выполнены, FALSE в противном случае.
• OR возвращает TRUE, если любое условие выполнено, FALSE в противном случае.

Хотя эти функции редко используются сами по себе, они очень полезны в составе более крупных формул.

Например, чтобы проверить результаты теста в столбцах B и C и вернуть "Pass", если оба значения больше 60, и "Fail" в противном случае, используйте следующую формулу IF со встроенным оператором AND:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "Пройдено", "Не пройдено")

Если достаточно иметь только один результат теста больше 60 (либо тест 1, либо тест 2), вставьте оператор OR:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "Прошел", "Не прошел")

Полезные ресурсы:

• Функция И в Excel с примерами формул
• Функция ИЛИ в Excel с примерами формул

CONCATENATE

Если вы хотите взять значения из двух или более ячеек и объединить их в одну ячейку, используйте оператор concatenate (&) или функцию CONCATENATE:

Например, чтобы объединить значения из ячеек A2 и B2, просто введите следующую формулу в другую ячейку:

=CONCATENATE(A2, B2)

Чтобы разделить комбинированные значения пробелом, введите символ пробела (" ") в списке аргументов:

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

Полезные ресурсы:

• Как конкатенировать в Excel - примеры формул для объединения текстовых строк, ячеек и столбцов.
• Функция CONCAT - новая и улучшенная функция для объединения содержимого нескольких ячеек в одну ячейку.

СЕГОДНЯ и СЕЙЧАС

Чтобы видеть текущую дату и время при каждом открытии рабочего листа без необходимости ежедневно обновлять их вручную, используйте либо:

=TODAY() для вставки сегодняшней даты в ячейку.

=NOW() для вставки текущей даты и времени в ячейку.

Прелесть этих функций в том, что они не требуют никаких аргументов, вы вводите формулы точно так, как написано выше.

Полезные ресурсы:

• Как вставить сегодняшнюю дату в Excel - различные способы ввода текущей даты и времени в Excel: как неизменяемый штамп времени или автоматически обновляемые дата и время.
• Функции даты Excel с примерами формул - формулы для преобразования даты в текст и наоборот, извлечения дня, месяца или года из даты, вычисления разницы между двумя датами и многое другое.

Лучшие практики написания формул Excel

Теперь, когда вы знакомы с основными формулами Excel, эти советы подскажут вам, как использовать их наиболее эффективно и избегать распространенных ошибок в формулах.

Не заключайте числа в двойные кавычки

Любой текст, включенный в формулы Excel, должен быть заключен в "кавычки". Однако никогда не делайте этого с числами, если не хотите, чтобы Excel рассматривал их как текстовые значения.

Например, чтобы проверить значение в ячейке B2 и вернуть 1 в случае "Пройдено", 0 в противном случае, вы помещаете следующую формулу, скажем, в C2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Скопируйте формулу в другие ячейки, и у вас будет столбец из 1 и 0, которые можно вычислить без проблем.

Теперь посмотрите, что произойдет, если вы заключите числа в двойную кавычку:

=IF(B2="pass", "1", "0")

На первый взгляд, результат нормальный - тот же столбец из 1 и 0. Однако при ближайшем рассмотрении можно заметить, что результирующие значения по умолчанию выровнены в ячейках по левому краю, то есть это числовые строки, а не числа! Если позже кто-то попытается вычислить эти 1 и 0, он может в конечном итоге вырвать свои волосы, пытаясь понять, почему 100% правильная формула Sum или Count возвращает значениеничего, кроме нуля.

Не форматируйте числа в формулах Excel

Пожалуйста, запомните это простое правило: числа, вводимые в формулы Excel, должны вводиться без какого-либо форматирования, например, без десятичного разделителя или знака доллара. В Северной Америке и некоторых других странах запятая является стандартным разделителем аргументов, а знак доллара ($) используется для абсолютных ссылок на ячейки. Использование этих символов в числах может просто свести ваш Excel с ума :) Поэтому вместо того, чтобы набирать слова$2,000, просто введите 2000, а затем отформатируйте выходное значение по своему вкусу, установив пользовательский формат чисел Excel.

Соотнесите все открывающие и закрывающие скобки

При создании сложной формулы Excel с одной или несколькими вложенными функциями вам придется использовать более одного набора круглых скобок для определения порядка вычислений. В таких формулах не забудьте правильно расставить скобки, чтобы на каждую открывающую скобку приходилась закрывающая скобка. Чтобы облегчить вам работу, Excel окрашивает пары скобок в разные цвета, когда вы вводите или редактируете формулу.формула.

Копируйте одну и ту же формулу в другие ячейки вместо того, чтобы набирать ее заново

После того, как вы ввели формулу в ячейку, нет необходимости набирать ее снова и снова. Просто скопируйте формулу в соседние ячейки, перетащив кнопку наливная ручка (маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки). Чтобы скопировать формулу во весь столбец, установите указатель мыши на ручку заливки и дважды щелкните знак плюс.

Примечание. После копирования формулы убедитесь, что все ссылки на ячейки верны. Ссылки на ячейки могут меняться в зависимости от того, являются ли они абсолютными (не меняются) или относительными (меняются).

Подробные пошаговые инструкции см. в разделе Как копировать формулы в Excel.

Как удалить формулу, но сохранить вычисленное значение

Когда вы удаляете формулу нажатием клавиши Delete, вычисленное значение также удаляется. Однако вы можете удалить только формулу и сохранить полученное значение в ячейке. Вот как это сделать:

• Выделите все ячейки с формулами.
• Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать выделенные ячейки.
• Щелкните правой кнопкой мыши выделение, а затем нажмите Вставить значения > Значения чтобы вставить вычисленные значения обратно в выделенные ячейки. Или нажмите специальное сочетание клавиш "Вставить": Shift+F10, а затем V .

Подробные шаги со скриншотами см. в статье Как заменить формулы на их значения в Excel.

Убедитесь, что для параметра "Параметры расчета" установлено значение "Автоматически

Если вдруг ваши формулы Excel перестали автоматически пересчитываться, скорее всего, дело в том, что Варианты расчетов каким-то образом переключился на Руководство Чтобы исправить это, перейдите к Формулы вкладка> Расчет группу, нажмите кнопку Варианты расчетов нажмите кнопку и выберите Автоматический .

Если это не помогло, ознакомьтесь с этими шагами по устранению неполадок: Формулы Excel не работают: исправления и решения.

Вот так можно создавать и управлять основными формулами в Excel. Я надеюсь, что эта информация будет вам полезна. В любом случае, я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.