I denne opplæringen skal vi ha en grundig titt på hvordan du skriver sammenslåing i Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 og tidligere.

Når du trenger å sende personlig tilpassede e-poster til flere mottakere, er e-postfletting en reell tidsbesparelse. Det fungerer utmerket for å sende ut bedriftsoppdateringer, sesonghilsener og lignende, slik at hver mottaker får en personlig e-post med sin egen informasjon, uten å vite hvem andre denne meldingen er sendt til.

Det er noen få måter å gjøre en utskriftsfletting i Outlook, og vi skal se nærmere på hver metode.

Hva er utskriftsfletting?

Fletting av utskrift er en prosess for å lage masse-e-poster skreddersydd for hver mottaker ved å ta data fra en database, et regneark eller en annen strukturert fil.

I utgangspunktet forbereder du meldingsmalen ved å sette plassholdere der det er aktuelt, og en e-postfletting trekker mottakerens detaljer (som navn, e-postadresse osv.) fra en kildefil og setter dem inn i en e-post i stedet for plassholderne.

Til slutt er alle fornøyde - mottakerne føler seg unike og verdsatt å få et individ melding som adresserer deres spesifikke bekymringer, og du nyter en forbedret engasjementrate ;)

Hvordan gjøre en e-postfletting i Outlook

Hvis alt t personene du vil henvende deg til allerede er i kontaktmappen i Outlook, kan du utføre en e-postfletting direkte fra Outlook. For enkelhets skyld,E-post.

De sier at et utseende er bedre enn tusen ord, så la oss se det i aksjon :)

1. Lag en e-postliste i Excel-ark

Distribusjonslisten din er en Excel-tabell som inneholder mottakernes e-postadresser og personlige data for flettefelt.

• Arbeidsboken må lagres i OneDrive .
• Alle dataene må være innenfor en Excel-tabell.
• E-postadresser skal plasseres i kolonnen lengst til venstre, kalt E-post .

Her er en Excel-tabell som vi skal bruke for dette eksempelet:

2. Opprett en utskriftsflettingsmal

For å lage en utskriftsflettingsmal, er dette hva du må gjøre:

1. I ruten Delte e-postmaler høyreklikker du på en av malmappene dine , og velg deretter Ny utskriftsflettingsmal fra hurtigmenyen:

   

2. Velg en av de ferdige oppsettene eller klikk Egendefinert HTML for å lime inn din egen mal, og klikk deretter Neste :

   

3. Velg ditt foretrukne fargetema og klikk Fullfør :

   

4. En utskriftsflettingsmal er klar til bruk - bare bytt ut plassholdertekstene, bildene og hyperkoblingene med de ekte.

Tips. Når du kopierer fra en annen kilde, bruker du snarveien Ctrl + Shift + V for å lime inn tekst uten formatering.

3. Tilpass e-postmalen dinved å bruke flettefelt

E-posttilpasning gjøres ved hjelp av ~%MergeField -makroen. I våre elektroniske dokumenter kan du finne detaljerte instruksjoner om hvordan du bruker den. Her vil jeg bare vise deg resultatet:

Som du ser har vi satt inn to flettefelt: Fornavn og Link . Den første er åpenbar - den henter informasjonen fra Fornavn -kolonnen for å adressere hver kontakt med navn. Den andre er mye mer interessant - den lager en individuell lenke for hver mottaker basert på en nettsideadresse i Link -kolonnen. Fordi vi ikke bare vil sette inn en kontaktspesifikk url, men gjøre den til en vakker hyperkobling, bytter vi til HTML-visningen og plasserer makroen inne i href -attributtet slik:

subscription plan

Tips. For å legge til vedlegg til utskriftsflettingen din, bruk en av ~%Attach -makroene. Den komplette listen over tilgjengelige makroer er her.

4. Slik setter du opp en e-postflettingskampanje i Outlook

Å sette opp en e-postflettingskampanje er et stykke kaken - du setter ganske enkelt alle brikkene sammen:

1. Nevn den nye kampanjen din.
2. Skriv inn teksten for Emne -linjen.
3. Angi eventuelt e-postadressen for svar.
4. Importer e-postlisten din.
5. Velg en e-postmal.
6. Planlegg massesending av e-post for en senere dato eller start umiddelbart.

Det er det! Nårdine personlige masseutsendelser går av, kan du være helt trygg på at hver e-post vil se bra ut i hvilken som helst e-postklient-app mottakeren åpner den (selvfølgelig hvis du har brukt våre adaptive oppsett).

Outlook Mail Merge e-postgrenser

I selve Outlook er det ingen grense for et maksimalt antall mottakere. Slike grenser finnes imidlertid i Office 365 og Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 mottakere per dag
• 30 e-poster per minutt

For mer informasjon, se Microsoft 365 mottaks- og sendegrenser.

Outlook.com

For gratiskontoer varierer begrensningene avhengig av brukshistorikk.

For Microsoft 365-abonnenter er begrensningene:

• 5000 daglige mottakere
• 1000 daglige mottakere uten relasjon (dvs. noen du aldri har sendt e-post til før)

For mer informasjon, se Sendegrenser i Outlook.com.

I tillegg er grenser for antall utgående meldinger satt av Internett og leverandører av e-posttjenester for å redusere spam og forhindre overbelastning av e-postservere. Så før du gjør en e-postfletting, sørg for å sjekke med e-postadministratoren eller Internett-leverandøren hvor mange e-poster du har lov til å sende per dag og innen en time. Vanligvis er det usannsynlig at du får problemer så lenge du holder deg under 500 meldinger per dag.

Det er slik du skriver sammenslåing i Outlook. Jeg takker for at du leser og serfrem til å se deg på bloggen vår neste uke!

Trinn 1. Velg Outlook-kontaktene dine

Først må du velge hvilke av kontaktene du vil sende en e-post til. For dette, bytt til Outlook Kontakter (snarveien CTRL + 3 tar deg dit med en gang), velg ønsket mappe i venstre rute, og velg deretter personene av interesse.

Nyttige tips:

• For å visuelt se feltene som skal brukes i sammenslåingen, velg Telefon - eller Liste -visningen på Hjem -fanen, i Gjeldende visning -gruppen.
• Du kan sortere kontakter etter Kategori , Bedrift eller Plassering ved å klikke på den tilsvarende knappen på Vis -fanen i Arrangement -gruppen.
• Bare for relevante kontakter for å være synlige , utfør et søk basert på bedrift, land eller kategori.
• Outlook-kontakter inneholder totalt 92 felt, hvorav mange er tomme. For å gjøre brevflettingen enklere, kan du vise bare relevante felt , og deretter bruke feltene i gjeldende visning for sammenslåingen.
• For å fjerne irrelevante kolonner fra visning, høyreklikk kolonnenavnet, og klikk deretter Fjern denne kolonnen .
• For å legge til flere kolonner til gjeldende visning, høyreklikk et kolonnenavn, klikk Vis innstillinger > Kolonner... .

Skjermbildet nedenfor viser Outlook-kontakter gruppert etter kategori, medkategorien Bedrift -kontaktene er valgt:

Trinn 2. Start utskriftsfletting i Outlook

Med kontaktene valgt, gå til Hjem -kategorien > Handlinger -gruppen, og klikk på Sett sammenslåing -knappen.

Trinn 3. Angi opp utskriftsfletting i Outlook

I dialogboksen Kontakter for utskriftsfletting velger du alternativene som fungerer best for deg.

Under Kontakter velger du ett av følgende:

• Alle kontakter i gjeldende visning - hvis du har filtrert visningen slik at bare målkontaktene er synlige.
• Kun valgte kontakter - hvis du har valgt kontaktene du vil sende e-post til.

Under Felt som skal slås sammen , velg enten:

• Alle kontaktfelt - hvis du vil at alle kontaktfeltene skal brukes i sammenslåingen.
• Kontaktfelt i gjeldende visning - hvis du har konfigurert visningen slik at bare feltene som skal inkluderes i sammenslåingen vises.

Under Dokumentfil velger du enten:

• Nytt dokument - for å lage dokumentfilen fra bunnen av.
• Eksisterende dokument - for å søke etter det eksisterende dokumentet du ønsker å bruke for sammenslåingen.

Under Kontaktdatafil , merk av for Permanent fil hvis du ønsker å lagre de valgte kontaktene og feltene for fremtidig bruk. De kommadelte dataene vil bli lagret i et Word-dokument (*.doc).

Konfigurer Flettingsalternativer på denne måten:

• For Dokumenttype , velg Form Letters .
• For Slå sammen til , velg E-post .
• For Meldingsemnelinje skriver du inn det emnet du synes passer (du vil kunne redigere det senere).

Her er innstillingene for eksempelflettingen vår:

Merk. Hvis du har valgt alternativet Kontaktfelt i gjeldende visning , må du sørge for at alle feltene som er beregnet på sammenslåingen (inkludert feltet E-post !) vises i gjeldende visning.

Når du er ferdig, klikker du OK . Dette vil åpne utskriftsflettingsdokumentet i Word.

Trinn 4. Opprett utskriftsflettingsdokument i Word

Vanligvis åpnes dokumentet i Word med fanen Utsendelser valgt, klar for deg å velge sammenslåingsfeltene . Du kan tenke på dem som en slags plassholdere som forteller Word hvor personlige detaljer skal settes inn.

For å legge til et flettefelt i dokumentet, bruk en av disse knappene i Skriv & Sett inn felt -gruppe:

Sett inn en hilsen

Siden all god kommunikasjon starter med en hilsen, er det dette du må legge til i den første plass. Så klikk på Hilsningslinje -knappen på båndet og velg ønsket hilsenformat for e-posten din. I tillegg spesifiser hvilken hilsen som skal brukes når ingen informasjon er funnet for en bestemt mottaker.

Klikk OK , og du får «HilsenLine» plassholder satt inn i dokumentet.

Nyttige tips:

• I stedet for standard " Kjære ", kan du skrive hvilken som helst hilsen du liker, for eksempel " Hei , " Hei ", osv.
• Under Forhåndsvisning klikker du på Neste / Forrige -knappen for å se nøyaktig hvordan velkomstlinjen vil se ut for hver mottaker.
• Hvis informasjonen i velkomstlinjen er feil, klikker du Samsvar felter -knappen for å identifisere riktig felt.
• På lignende måte kan du legge til Adresseblokken om nødvendig.

Skriv inn meldingsteksten

Etter velkomstlinjen, trykk Enter for å starte en ny linje i dokumentet og skriv inn teksten i meldingen. Husk å legge til en signatur på slutten, siden standard Outlook-signaturen din ikke vil bli satt inn.

Sett inn flettefelt

For å inkludere andre personlige detaljer i en melding, sett inn de tilsvarende flettefeltene der det er aktuelt Slik gjør du:

1. Plasser markøren nøyaktig der du vil sette inn spesifikk informasjon.
2. Klikk Sett inn sammenslåingsfelt -knappen på båndet.
3. I dialogboksen som dukker opp velger du ønsket felt og klikker Sett inn .
4. Etter å ha satt inn alle feltene, klikk Lukk for å lukke dialogboksen.

Som et eksempel legger vi til en mobiltelefon:

Når alt er ferdig, kan det ferdigstilte dokumentet se omtrent slik ut:

Tips. Hvisnoen viktige felt mangler i Sett inn sammenslåingsfelt -dialogboksen, selv om du er ganske sikker på at du konfigurerer kontaktene rett i Outlook, prøv å eksportere Outlook-kontaktene til Excel først, og bruk deretter et Excel-ark som data kilde. Dessverre vet du aldri nøyaktig hva som skjer inne i Outlook :(

Trinn 5. Forhåndsvis e-postflettingsresultater

Før du sender ut dine personlige e-poster, er det en god idé å forhåndsvise resultatene for å sikre at innholdet i hver e-post er i orden. For å få det gjort, klikk Forhåndsvis resultater -knappen på E-postutsendelser -fanen, og bruk deretter pilknappene for å se alle e-postene.

Trinn 6. Send ut personlig tilpasset massee-post

Bare et par klikk til, så er utsendelsene dine på vei.

1. På kategorien Utsendelser , i gruppen Fullfør , klikk Fullfør og slå sammen , og velg deretter Send e-postmeldinger... .

Klikk på OK sender e-post til Utboks-mappen. Sendingen vil bli utført basert på dine nåværende innstillinger: umiddelbart når du er tilkoblet eller hvert N. minutt.

Tips. Hvis du ser etter Outlook Mail Merge med vedlegg , kan du prøve verktøyet Delte e-postmaler som inkluderer dette og mange andrenyttige funksjoner.

Hvordan e-postfletting fra Word ved hjelp av Outlook-kontakter

I situasjoner hvor du allerede har teksten til e-posten din skrevet i Word, kan du starte en utskriftsflettingsprosess derfra. Sluttresultatet vil være nøyaktig det samme som da det ble startet fra Outlook.

I Word kan en utskriftsfletting gjøres på to måter: ved å bruke veiviseren for utskriftsfletting eller tilsvarende alternativer på båndet. Hvis du utfører sammenslåingen for første gang, kan veiviserens veiledning komme godt med, så vi skal bruke den.

1. Opprett et nytt dokument i Word. Du kan skrive inn teksten i meldingen din akkurat nå eller fortsette med et tomt dokument.
2. Start veiviseren for utskriftsfletting . For dette, gå til kategorien E-postutsendelser og klikk Start utskriftsfletting > Trinn-for-steg-veiviser for utskriftsfletting .

Hvordan gjøre utskriftsfletting fra Excel-datakilde

Hvis informasjonen for utskriftsflettingen er lagret utenfor Outlook, kan du bruke et Excel-regneark eller Access-database som en datakilde når du gjør en utskriftsfletting i Word. Detrinnene vil være nøyaktig de samme som i eksemplet ovenfor. Den eneste forskjellen er trinn 4 i veiviseren for utskriftsfletting, hvor du velger alternativet Bruk en eksisterende liste , og deretter blar du etter Excel-filen.

For dette eksemplet brukes følgende Excel-ark:

I resultatet får du denne personlige meldingen:

Hvis du føler at du trenger mer detaljerte instruksjoner, vennligst sjekk ut denne ende-til-ende-veiledningen: Hvordan e-postfletting fra Excel til Word.

Outlook Mail Merge-tillegg for personlig tilpassede masseutsendelser

Hvis du leter etter en måte å sende skreddersydde bulk-e-postkampanjer fra din personlige Outlook-postkasse, vil du garantert sette pris på den splitter nye funksjonen for utskriftsfletting som følger med våre delte e-postmaler. Hvordan skiller den seg fra Outlooks? Her er hovedpunktene:

• Du kan opprette og kjøre e-postflettingskampanjer direkte i Outlook uten Word eller et annet program.
• Du kan legge til vedlegg og bilder til utskriftsflettingen din.
• Du kan lage robuste og vakre design ved hjelp av innebygde utskriftsflettingsmaler eller din egen HTML- baserte.
• Du kan tilpasse masseutsendelsene dine med alle egendefinerte flettefelter .
• På grunn av et sett med tilpassede oppsett , vil meldingene dine ser bra ut i alle e-postklienter, enten det er Outlook for Windows, Gmail eller Apple