Denne opplæringen vil lære deg noen få raske og enkle måter å sette Excel i alfabetisk rekkefølge. Den gir også løsninger for ikke-trivielle oppgaver, for eksempel hvordan alfabetisere etter etternavn når oppføringene starter med fornavnet.

Alfabetisering i Excel er like enkelt som ABC. Enten du sorterer et helt regneark eller valgt område, vertikalt (en kolonne) eller horisontalt (en rad), stigende (A til Å) eller synkende (Å til A), kan oppgaven i de fleste tilfeller utføres med et knappeklikk. I noen situasjoner kan imidlertid de innebygde funksjonene snuble, men du kan fortsatt finne ut en måte å sortere etter alfabetisk rekkefølge med formler.

Denne opplæringen vil vise deg noen raske måter å alfabetisere i Excel og lære hvordan du kan forutse og forhindre sorteringsproblemer.

Hvordan alfabetisere i Excel

Samlet sett er det tre hovedmåter å sortere alfabetisk i Excel: A-Z eller Å-A-knapp, sorteringsfunksjonen og filter. Nedenfor finner du detaljert veiledning om hver metode.

Hvordan sortere en kolonne alfabetisk

Den raskeste måten å sortere alfabetisk i Excel er denne:

1. Velg hvilken som helst celle i kolonnen du vil sortere.
2. I kategorien Data , i Sorter og filtrer -gruppen, klikker du enten A-Z for å sorter stigende eller Z-A for å sortere synkende. Ferdig!

De samme knappene kan også nås fra kategorien Hjem > Redigering -gruppenrekker. For eksempel, i rad 2 returnerer den {2,3,1}, noe som betyr at Caden er 2., Oliver er 3. og Aria er 1. På denne måten får vi oppslagsmatrisen for MATCH-funksjonen.

COLUMNS($B2:B2) gir oppslagsverdien. På grunn av en smart bruk av absolutte og relative referanser, økes det returnerte tallet med 1 når vi går til høyre. Det vil si at for G2 er oppslagsverdien 1, for H2 - 2, for I2 - 3.

MATCH søker etter oppslagsverdien beregnet av COLUMNS() i oppslagsmatrisen returnert av COUNTIF(), og returnerer sin relative posisjon. For eksempel, for G2, er oppslagsverdien 1, som er i tredje posisjon i oppslagsmatrisen, så MATCH returnerer 3.

Til slutt trekker INDEX ut den reelle verdien basert på dens relative posisjon i raden. For G2 henter den den tredje verdien i området B2:D2, som er Aria.

Hvordan sortere hver kolonne alfabetisk i Excel

Hvis du har å gjøre med uavhengige delmengder av data organisert vertikalt i kolonner kan du enkelt justere formelen ovenfor for å alfabetisere hver kolonne individuelt. Bare erstatt COLUMNS() med ROWS(), gjør noen få kolonnekoordinater absolutte og radkoordinater relative og formelen din er klar:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Husk at det er en matriseformel , som skal fullføres med Ctrl + Shift + Enter :

Bortsett fra å gi løsninger på oppgavene som er umulige å utføre med Excel innebygde sorteringsalternativer, formlerhar en til (men omstridt :) fordel - de gjør sortering dynamisk . Med innebygde funksjoner må du ty til dataene dine hver gang nye oppføringer legges til. Med formler kan du når som helst legge til nye data, og de sorterte listene oppdateres automatisk.

Hvis du heller vil gjøre det nye alfabetiske arrangementet statisk, bytt ut formler med resultatene ved å bruke Lim inn spesielt > Verdier .

For å se nærmere på formlene som er diskutert i denne opplæringen, er du velkommen til å laste ned vårt Excel Alphabetical Order-arbeidsark. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!

> Sorter og filtrer:

Uansett, vil Excel alfabetisere listen din umiddelbart:

Tips. Etter at du har fullført sorteringen og før du gjør noe annet, ta en nærmere titt på resultatene. Hvis noe ser galt ut, klikk på Angre -knappen for å gjenopprette den opprinnelige rekkefølgen.

Alfabetiser og hold rader sammen

Hvis datasettet ditt inneholder to eller flere kolonner, kan du bruk A-Z eller Z-A -knappen for å sette en av kolonnene i alfabetisk rekkefølge, og Excel vil automatisk flytte dataene i andre kolonner, og holde radene intakte.

Som du kan se i den sorterte tabellen til høyre, den relaterte informasjonen i hver rad holdes sammen:

I noen situasjoner, for det meste når bare én eller noen få celler i midten av datasettet er valgt, Excel er usikker på hvilken del av dataene som skal sorteres og ber om dine instruksjoner. Hvis du vil sortere hele datasettet, lar du standardalternativet Utvid utvalget være merket av, og klikk Sorter :

Merk. I denne opplæringen er en "tabell" et hvilket som helst datasett. Teknisk sett er alle eksemplene våre for områder. Excel-tabellen har innebygde sorterings- og filtreringsalternativer.

Filtrer og alfabetiser i Excel

En annen rask måte å sortere alfabetisk i Excel er å legge til et filter. Det fine med denne metoden er at den er engangsoppsett - når autofilteret er brukt, er sorteringsalternativene for alle kolonnene bare en musklikk unna.

Det er enkelt å legge til et filter i tabellen:

1. Velg én eller flere kolonneoverskrifter.
2. På fanen Hjem , i redigeringsgruppen, klikk Sorter og filtrer > Filter .
3. Små rullegardinpiler vil vises i hver av kolonneoverskriftene. Klikk på rullegardinpilen for kolonnen du vil sette i alfabetisk rekkefølge, og velg Sorter A til Å :

Kolonnen alfabetiseres med en gang, og en liten pil opp på filterknappen indikerer sorteringsrekkefølgen (stigende):

For å snu rekkefølgen, velg Sorter Z til A fra filterrullegardinmenyen.

For å fjerne filteret klikker du ganske enkelt på Filter -knappen igjen.

Hvordan sette flere kolonner i alfabetisk rekkefølge

Hvis du vil for å alfabetisere data i flere kolonner, bruk Excel Sort -kommandoen, som gir mer kontroll over hvordan dataene dine sorteres.

La oss som et eksempel legge til en kolonne til i datasettet vårt, og ordne deretter oppføringene alfabetisk først etter Region , og deretter etter Navn :

For å få det gjort, utfør følgende trinn:

1. Velg hele tabellen du vil sortere.

   I de fleste tilfeller kan du velge bare én celle, og Excel vil velge resten av dataene dine automatisk, men dette er en tilnærming som er utsatt for feil, spesielt når det er noen hull (blanke celler) i dataene dine.

2. Påkategorien Data , i Sorter & Filter -gruppen, klikk Sorter
3. Dialogboksen Sorter vil vises med det første sorteringsnivået som er opprettet for deg automatisk slik Excel finner passende .

   I rullegardinboksen Sorter etter velger du kolonnen du vil alfabetisere først, Region i vårt tilfelle. I de to andre boksene lar du standardinnstillingene: Sorter på - Celleverdier og Rekkefølge - A til Z :

   Tips. Hvis den første rullegardinmenyen viser kolonnebokstaver i stedet for overskrifter, kryss av for Mine data har overskrifter .

4. Klikk Legg til nivå -knappen for å legge til neste nivå og velge alternativene for en annen kolonne.

   I dette eksemplet sorterer det andre nivået verdiene i kolonnen Navn alfabetisk fra A til Å:

   Tips. Hvis du sorterer etter flere kolonner med samme kriterier, klikker du Kopier nivå i stedet for Legg til nivå . I dette tilfellet trenger du bare å velge en annen kolonne i den første boksen.

5. Legg til flere sorteringsnivåer om nødvendig, og klikk OK .

Excel vil sortere dataene dine i den angitte rekkefølgen. Som vist på skjermbildet nedenfor, er tabellen vår ordnet alfabetisk nøyaktig slik den skal: først etter Region , og deretter etter Navn :

Hvordan sortere rader alfabetisk i Excel

Hvis dataene dine er ordnet horisontalt, kan det være lurt å sortere dem alfabetiskpå tvers av rader. Dette kan også gjøres ved å bruke Excel-funksjonen Sorter . Slik gjør du det:

1. Velg området du vil sortere. Hvis tabellen din har radetiketter som ikke skal flyttes, sørg for å utelate dem.
2. Gå til Data -fanen > Sorter og filtrer -gruppen, og klikk Sorter :
3. I dialogboksen Sorter klikker du Alternativer...
4. I liten dialogboks Sorteringsalternativer som vises, velg Sorter fra venstre til høyre og klikk OK for å gå tilbake til Sorter
5. Fra rullegardinlisten Sorter etter velger du radnummeret du vil alfabetisere (rad 1 i dette eksemplet). I de to andre boksene vil standardverdiene fungere fint, så vi beholder dem ( Celleverdier i Sorter på -boksen, og A til Z i boksen Rekkefølge ), og klikk OK:

Som et resultat er den første raden i tabellen vår sortert i alfabetisk rekkefølge, og resten av dataene er omorganisert tilsvarende, og bevarer alle korrelasjoner mellom oppføringene:

Problemer med alfabetisk sortering i Excel

Excels sorteringsfunksjoner er fantastiske, men hvis du jobber med ufullkommen strukturerte data, kan ting gå veldig galt . Her er de to vanlige problemene.

Blanke eller skjulte kolonner og rader

Hvis det er tomme eller skjulte rader og kolonner i dataene dine, og du velger bare én celle før du klikker sorteringsknappen, baredelen av dataene dine til den første tomme raden og/eller kolonnen vil bli sortert.

En enkel løsning er å eliminere de tomme feltene og vise alle skjulte områder før sortering. Ved tomme rader (ikke skjulte rader!), kan du velge hele tabellen først, og deretter alfabetisere.

Ugjenkjennelige kolonneoverskrifter

Hvis kolonneoverskriftene dine er formatert annerledes enn resten av dataene, er Excel smart nok til å identifisere dem og ekskludere fra sortering. Men hvis overskriftsraden ikke har noen spesiell formatering, vil kolonneoverskriftene dine mest sannsynlig bli behandlet som vanlige oppføringer og havne et sted i midten av de sorterte dataene. For å forhindre at dette skjer, velg bare dataradene og sorter deretter.

Når du bruker dialogboksen Sorter , sørg for at det er merket av for Mine data har overskrifter .

Hvordan sortere alfabetisk i Excel med formler

Microsoft Excel tilbyr en rekke funksjoner for å takle mange forskjellige oppgaver. Mange, men ikke alle. Hvis du står overfor en utfordring som det ikke finnes en innebygd løsning for, er sjansen stor for at den kan oppnås med en formel. Det gjelder også for alfabetisk sortering. Nedenfor finner du et par eksempler når alfabetisk rekkefølge kun kan gjøres med formler.

Hvordan alfabetisere i Excel etter etternavn

Siden det er noen få vanlige måter å skrive navn på engelsk, kan du noen ganger finne deg selv i en situasjon nåroppføringer starter med fornavnet mens du må alfabetisere dem etter etternavnet:

Excels sorteringsalternativer kan ikke hjelpe i dette tilfellet, så la oss ty til formler.

Med fullt navn i A2 , sett inn følgende formler i to forskjellige celler, og kopier dem deretter nedover kolonnene til den siste cellen med data:

I C2 trekker du ut fornavnet :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

I D2, trekk etternavnet :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Og deretter, sammenkjedet delene i omvendt rekkefølge atskilt med komma:

=D2&", "&C2

Den detaljerte forklaringen av formlene finner du her, la oss nå bare fokusere på resultatene:

Siden vi trenger å alfabetisere navnene, ikke formlene, konvertere dem til verdier. For dette, velg alle formelcellene (E2:E10) og trykk Ctrl + C for å kopiere dem. Høyreklikk på de valgte cellene, klikk på Verdier under Lim inn alternativer , og trykk på Enter-tasten:

Bra, du er nesten der! Velg nå en hvilken som helst celle i den resulterende kolonnen, klikk A til Z eller Z til A -knappen på Data -fanen, og der har du det - en liste alfabetisk etter etternavnet:

Hvis du trenger å gå tilbake til det opprinnelige formatet Fornavn Etternavn , er det litt mer arbeid å gjøre :

Del navnene i to deler igjen ved å bruke formlene nedenfor (der E2 er et kommadelt navn):

Få det førstenavn :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Få etternavnet :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Og sett de to delene sammen:

=G2&" "&H2

Utfør konverteringen av formler til verdier én gang til, og du er klar!

Prosessen kan se litt komplisert ut på papiret, men stol på meg, den vil ta bare noen få minutter i Excel. Faktisk vil det ta enda mindre tid enn å lese denne opplæringen, enn si å alfabetisere navnene manuelt :)

Hvordan alfabetisere hver rad individuelt i Excel

I et av de tidligere eksemplene vi diskuterte hvordan alfabetisere rader i Excel ved å bruke dialogboksen Sorter. I det eksemplet hadde vi å gjøre med et korrelert sett med data. Men hva om hver rad inneholder uavhengig informasjon? Hvordan alfabetiserer du hver rad individuelt?

Hvis du har et rimelig antall rader, kan du sortere dem én etter én ved å utføre disse trinnene. Hvis du har hundrevis eller tusenvis av rader, vil det være enormt bortkastet tid. Formler kan gjøre det samme mye raskere.

Anta at du har mange rader med data som bør omorganiseres alfabetisk slik:

Til å begynne med kopierer du radetikettene til et annet regneark eller en annen plassering i samme ark, og bruk deretter følgende matriseformel for å sette hver rad i alfabetisk rekkefølge (der B2:D2 er den første raden i kildetabellen):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Vennligst husk at den riktige måten å angi en matriseformel i Excel erved å trykke Ctrl + Shift + Enter.

Hvis du ikke er veldig komfortabel med Excel-matriseformler, vennligst følg disse trinnene for å angi den riktig i regnearket:

1. Skriv inn formelen i den første cellen (G2 i vårt tilfelle ), og trykk Ctrl + Shift + Enter . Når du gjør dette, vil Excel omslutte formelen i {krøllete klammeparenteser}. Ikke prøv å skrive klammeparentesene manuelt, det vil ikke fungere.
2. Velg formelcellen (G2) og dra fyllhåndtaket mot høyre for å kopiere formelen til andre celler i den første raden (opptil celle I2 i dette eksemplet).
3. Velg alle formelcellene i den første raden (G2:I2) og dra fyllhåndtaket nedover for å kopiere formelen til andre rader.

Viktig merknad! Formelen ovenfor fungerer med et par forbehold: kildedataene dine skal ikke inneholde tomme celler eller dupliserte verdier .

Hvis datasettet ditt har noen tomme felter, pakk formelen i IFERROR-funksjonen:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Dessverre er det ingen enkel løsning for duplikater. Hvis du kjenner en, vennligst del i kommentarer!

Hvordan denne formelen fungerer

Formelen ovenfor er basert på den klassiske INDEX MATCH-kombinasjonen som brukes til å utføre horisontalt oppslag i Excel. Men siden vi trenger et slags "alfabetisk oppslag", har vi bygget det om på denne måten:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) sammenligner alle verdiene i samme rad med hverandre og returnerer en rekke av deres slektninger