Opplæringen forklarer hvordan du gjør en utskriftsfletting fra et Excel-regneark for etiketter. Du vil lære hvordan du forbereder Excel-adresselisten din, setter opp et Word-dokument, lager tilpassede etiketter, skriver dem ut og lagrer for senere bruk.

Siste uke begynte vi å se nærmere på mulighetene til Word Mail Slå sammen. La oss i dag se hvordan du kan bruke denne funksjonen til å lage og skrive ut etiketter fra et Excel-regneark.

Hvordan postflette adresseetiketter fra Excel

Hvis du har hatt en sjanse til å lese vår Utskriftsflettingsveiledning, vil en større del av prosessen være kjent for deg fordi å lage etiketter eller konvolutter fra Excel er enda en variant av Word Brevflettfunksjonen. Uansett hvilken intrikat og skremmende oppgaven kan høres ut, koker den ned til 7 grunnleggende trinn.

Nedenfor skal vi se nærmere på hvert trinn ved å bruke Microsoft 365 for Excel. Trinnene er i hovedsak de samme i Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 og veldig like i Excel 2007.

Trinn 1. Klargjør Excel-regneark for utskriftsfletting

I hovedsak, når du sammenslåingsetiketter eller konvolutter fra Excel til Word, blir kolonneoverskriftene i Excel-arket ditt omdannet til utskriftsflettingsfelt i et Word-dokument. Et flettefelt kan tilsvare én oppføring som fornavn, etternavn, by, postnummer osv. Eller det kan kombinere flere oppføringer, for eksempel «AddressBlock»feltet.

Her er et eksempel på hvordan de tilpassede etikettene dine kan til slutt se slik ut:

Tips:

• For å kopiere layouten til den første etiketten til alle andre etiketter, klikk Oppdater alle etiketter i ruten (eller den samme knappen i kategorien Utsendelser , i gruppen Skriv og sett inn felt ).
• I tillegg til utskriftsflettingsfeltene kan du legge til noen tekst eller grafikk som skal skrives ut på hver etikett, f.eks. din bedriftslogo eller returadresse.
• Du kan endre formatet til et bestemt felt direkte i Word-dokumentet, f.eks. vise datoer eller tall på en annen måte. For dette, velg det nødvendige feltet, trykk Shift + F9 for å vise feltkodingen, og legg deretter til en bildebryter som forklart i Hvordan formatere utskriftsflettingsfelt.

Hvordan legge til manglende adresseelementer

Det kan hende at adresseelementene du ser under i delen Forhåndsvisning ikke samsvarer med det valgte adressemønsteret. Vanligvis er dette tilfellet når kolonneoverskriftene i Excel-arket ditt avviker fra standardfeltene for utskriftsfletting i Word.

Forfor eksempel har du valgt formatet Hilsen, Fornavn, Etternavn, Suffiks , men forhåndsvisningen viser bare Fornavn og Etternavn .

I dette tilfellet må du først kontrollere om Excel-kildefilen inneholder alle nødvendige data. Hvis den gjør det, klikk på Samsvar felt... -knappen i nedre høyre hjørne av Sett inn Adresseblokk -dialogboksen, og match deretter feltene manuelt.

For detaljerte instruksjoner, vennligst se Hvordan få utskriftsfletting til å matche felt.

Hurra! Vi klarte det endelig:) Tusen takk til alle som har lest opplæringen vår for Mail Merge Labels til slutten!

Microsoft Word vil trekke ut informasjonen fra Excel-kolonnene og plassere den i de tilsvarende flettefeltene på denne måten:

Før du starter en utskriftsfletting, invester litt tid i å sette opp Excel-regnearket for å sikre at det er riktig strukturert. Dette vil gjøre det enklere for deg å ordne, gjennomgå og skrive ut adresseetikettene dine i Word og spare mer tid i det lange løp.

Her er noen viktige ting å sjekke:

• Opprett én rad for hver mottaker.
• Gi klare og entydige navn til Excel-kolonnene dine som Fornavn , Mellomnavn , Etternavn osv. For adressefelt, bruk de fullstendige ordene som Adresse , By, delstat , Postnummer eller postnummer , Land eller Region .

  Skjermbildet nedenfor viser en liste over adresseblokkfeltene som brukes av Word. Ved å gi identiske navn til Excel-kolonnen din, hjelper Mail Merge automatisk å matche feltene og spare deg for bryet med å kartlegge kolonnene manuelt.

  

• Del mottakerinformasjonen i veldig små biter. For eksempel, i stedet for en enkelt Navn -kolonne, bør du lage separate kolonner for hilsen, fornavn og etternavn.
• Formater Postnummer -kolonnen som tekst for å beholde innledende nuller under en utskriftsfletting.
• Pass på at Excel-arket ditt ikke inneholder tomme rader eller kolonner. Når du gjør ene-postfletting, tomme rader kan villede Word, så det vil slå sammen bare deler av oppføringene ved å tro at den allerede har nådd slutten av adresselisten din.
• For å gjøre det enklere å finne e-postlisten din under sammenslåingen, må du kan lage et definert navn i Excel, si Adresseliste.
• Hvis du oppretter en e-postliste ved å importere informasjon fra en .csv- eller en .txt-fil, sørg for å gjøre det riktig: Hvordan for å importere CSV-filer til Excel.
• Hvis du planlegger å bruke Outlook-kontaktene dine, kan du finne detaljert veiledning her: Hvordan eksportere Outlook-kontakter til Excel.

Trinn 2. Sett opp utskriftsflettingsdokument i Word

Med Excel-postlisten klar, er neste trinn å konfigurere hovedutskriftsflettingsdokumentet i Word. Den gode nyheten er at det er et engangsoppsett - alle etiketter vil bli opprettet på én gang.

Det er to måter å gjøre en utskriftsfletting i Word:

• Veiviser for utskriftsfletting . Den gir trinn-for-trinn veiledning som kan være nyttig for nybegynnere.
• Utsendelser -fanen. Hvis du er ganske komfortabel med funksjonen for utskriftsfletting, kan du bruke de individuelle alternativene på båndet.

For å vise deg en ende-til-ende-prosess, skal vi sende adresseetiketter for e-postfletting ved å bruke trinn-for-trinn-veiviseren. Vi vil også påpeke hvor du finner tilsvarende alternativer på båndet. For ikke å villede deg, vil denne informasjonen bli gitt i (parentes).

1. Lag et orddokument . I Microsoft Word oppretter du et nytt dokument eller åpner et eksisterende.

   Merk. Hvis din bedrift allerede har en pakke med etikettark fra en bestemt produsent, f.eks. Avery, da må du matche dimensjonene til Word-utskriftsflettingsdokumentet med dimensjonene på etikettarkene du skal bruke.

2. Start utskriftsfletting . Gå over til Utsendelser -fanen > Start utskriftsfletting -gruppen og klikk Trinn for trinn-veiviser for utskriftsfletting.

   

3. Velg dokumenttype . E-postfletting -ruten åpnes i høyre del av skjermen. I det første trinnet i veiviseren velger du Etiketter og klikker Neste: Startdokument nær bunnen.

   (Eller du kan gå til kategorien Utsendelser > Start utskriftsfletting og klikk Start utskriftsfletting > Etiketter .)

   

4. Velg startdokumentet . Bestem hvordan du vil sette opp adresseetikettene dine:
   • Bruk gjeldende dokument - start fra det åpne dokumentet.
   • Endre dokumentoppsett - start fra en klar til bruk mal for utskriftsfletting som kan tilpasses ytterligere for dine behov.
   • Start fra eksisterende dokument - start fra et eksisterende utskriftsflettingsdokument; du vil kunne endre innholdet eller mottakerne senere.

   Ettersom vi skal sette opp et utskriftsflettingsdokument fra bunnen av, velger viførste alternativ og klikk Neste .

   

   Tips. Hvis Bruk gjeldende dokumentalternativ er inaktivt, velg Endre dokumentoppsett , klikk på koblingen Etikettalternativer... og spesifiser deretter etikettinformasjonen.

   

5. Konfigurer etikettalternativer . Før du fortsetter til neste trinn, vil Word be deg om å velge Etikettalternativer som:
   • Skriverinformasjon - spesifiser skrivertypen.
   • Etikettinformasjon - definer leverandøren av etikettarkene dine.
   • Produktnummer - velg produktnummeret som er angitt på en pakke med etikettarkene dine.

   Hvis du skal skrive ut Avery-etiketter, kan innstillingene dine se omtrent slik ut:

   

   Se også: Beregn NPV i Excel - Formel for netto nåverdi

   Tips. For mer informasjon om den valgte etikettpakken, klikk på Detaljer... -knappen i nedre venstre hjørne.

   Når du er ferdig, klikker du på OK -knappen.

Trinn 3. Koble til Excel-postliste

Nå er det på tide å koble Word-utskriftsflettingsdokumentet til Excel-adresselisten din. I ruten E-postfletting velger du alternativet Bruk en eksisterende liste under Velg mottakere , klikker Bla gjennom ... og naviger til Excel-regnearket som du har forberedt.

(De av dere som foretrekker å jobbe med båndet kan koble til et Excel-ark ved å klikke Velg mottakere > Bruk en eksisterende liste... på Utsendelser kategorien.)

Dialogboksen Velg tabell vil dukke opp. Hvis du har gitt et navn til e-postlisten din, velg den og klikk OK . Ellers velger du hele arket - du vil kunne fjerne, sortere eller filtrere mottakere senere.

Trinn 4. Velg mottakere for utskriftsfletting

Vinduet E-postflettingsmottakere åpnes med alle mottakerne fra Excel-postlisten valgt som standard.

Her er noen av handlingene du kan utføre for å avgrens adresselisten din:

• For å ekskludere en bestemt kontakt(er), fjern avmerkingsboksen ved siden av navnet.
• For å sortere mottakerne etter en bestemt kolonne, klikk på kolonneoverskriften, og velg deretter å sortere enten stigende eller synkende.
• For å filtrere mottakerlisten, klikk på pilen ved siden av kolonneoverskriften og velg ønsket alternativ, f.eks. tomme eller ikke-blanke.
• For avansert sortering eller filtrering , klikk på pilen ved siden av kolonnenavnet, og velg deretter (Avansert...) fra rullegardinmenyen nedliste.
• Noen flere alternativer er tilgjengelige i delen Avgrens mottakerliste nær bunnen.

Når mottakerlisten er ferdig, klikk Neste: Ordne etikettene dine i ruten.

Trinn 5. Ordne oppsettet av adresseetiketter

Nå må du bestemme hvilken informasjon som skal inkluderes i adresseetikettene dine og bestemmer deresoppsett. For dette legger du til plassholdere i Word-dokumentet, som kalles flettingsfelter . Når sammenslåingen er fullført, vil plassholderne erstattes med dataene fra Excels adresseliste.

For å ordne adresseetikettene, følg disse trinnene:

1. I Word-dokumentet, klikk der du vil sette inn et felt, og klikk deretter den tilsvarende koblingen i ruten. For postetiketter trenger du vanligvis bare Adresseblokk .

   

2. I dialogboksen Sett inn adresseblokk velger du de ønskede alternativene, sjekk resultatet under Forhåndsvisning og klikk OK .

   

Når du er ferdig med adresseblokken, klikk OK .

Flettingsfeltet «AddressBlock» vises i Word-dokumentet. Merk at det bare er en plassholder. Når etikettene er skrevet ut, vil de bli erstattet med den faktiske informasjonen fra Excel-kildefilen.

Når du er klar for neste trinn, klikker du Neste: Forhåndsvis etikettene dine på panel.

Trinn 6. Forhåndsvis postetiketter

Vel, vi er veldig nær målstreken :) For å se hvordan etikettene dine vil se ut når de skrives ut, klikk på venstre eller høyre pil på ruten E-postfletting (eller pilene på kategorien Utsendelser , i gruppen Forhåndsvisningsresultater ).

Tips:

• For å endre etikettformatering som skrifttype, skriftstørrelse, skriftfarge, bytt til Hjem -fanen og utform den forhåndsviste etiketten slik du vil. Endringene blir automatisk brukt på alle andre etiketter. Hvis de ikke er det, klikker du Oppdater alle etiketter -knappen på Utsendelser -fanen, i Skriv & Sett inn felter -gruppen.
• For å forhåndsvise en bestemt etikett , klikk Finn en mottaker... -koblingen og skriv inn søkekriteriene i Finn oppføring -boksen.
• For å gjøre endringer i adresselisten , klikk på koblingen Rediger mottakerliste... og avgrens e-postlisten.

Når du er fornøyd med utseendet til adresseetikettene dine, klikk Neste: Fullfør sammenslåingen .

Trinn 7. Skriv ut adresseetiketter

Du er nå klar til å skrive ut adresseetiketter fra Excel-regnearket. Bare klikk Skriv ut... i ruten (eller Fullfør & Slå sammen > Skriv ut dokumenter i kategorien Utsendelser ).

Og angi om du vil skrive ut alle adresseetikettene dine, gjeldende post eller spesifiserte.

Trinn 8. Lagre etiketter for senere bruk ( valgfritt)

Hvis du kanskje vil skrive ut de samme etikettene på et tidspunkt i fremtiden, har du to alternativer:

1. Lagre Word-utskriftsflettingsdokumentet som er koblet til Excel-ark

   Lagre Word-dokumentet på vanlig måte ved å klikke på Lagre -knappen eller trykke på Ctrl + S-snarveien. Utskriftsflettingsdokumentet vil bli lagret "som-er" som beholder tilkoblingen til Excel-filen din. Hvis du gjør endringer i Excel-postlisten, oppdateres etikettene i Word automatisk.

   Neste gang du åpner dokumentet, vil Word spørre deg om du ønsker å hente informasjonen fra Excel-arket. Klikk Ja for å slå sammen etiketter fra Excel til Word.

   

   Hvis du klikker Nei vil Word bryte forbindelsen med Excel-databasen og erstatte brevflettingsfeltene med informasjonen fra den første posten

2. Lagre sammenslåtte etiketter som tekst

   I Hvis du ønsker å lagre de sammenslåtte etikettene som vanlig tekst, klikker du på Rediger individuelle etiketter... i ruten E-postfletting (Alternativt kan du gå til kategorien Utsendelser > Fullfør -gruppen og klikk Fullfør og slå sammen > Rediger individuelle dokumenter .)

   

   I dialogboksen som dukker opp, spesifiser hvilke etiketter du vil redigere. Når du klikker OK , vil Word åpne de sammenslåtte etikettene i et eget dokument. Du kan gjør eventuelle endringer der, og lagre deretter filen som et vanlig Word-dokument.

Hvordan lage et tilpasset oppsett av adresseetiketter

Hvis ingen av de forhåndsdefinerte alternativene i adresseblokken passer for dine behov, kan du opprette en tilpasset layout av adresseetikettene dine. Slik gjør du det:

1. Når du ordner etikettoppsettet, plasser markøren der du vil legge til en sammenslåing