I dag skal vi se nærmere på tillegget for Delte e-postmaler og lære mer om de supernyttige alternativene for å legge til bilder. Jeg har utarbeidet et sett med opplæringsprogrammer for deg der jeg vil lede deg gjennom hele prosessen, vise deg forskjellige tilnærminger for å sette inn bilder og fortelle deg fordeler og ulemper med hver av dem.

Gjør deg kjent med delte e-postmaler

La meg starte med en avklaring for de som er nye i Ablebits og ikke forstår hva det er. Teamet vårt introduserte nylig et helt nytt verktøy for Outlook og kalte det Delte e-postmaler. Hva gjør den? Det sparer tid! Det er ikke nødvendig å skrive eller kopiere og lime inn den samme teksten om og om igjen. Du bare kjører Delte e-postmaler, velger ønsket mal og limer den inn i e-posten din. Trenger du å bevare formatering, hyperkoblinger, bilder eller legge til vedlegg? Ikke noe problem!

I tillegg, siden Delte e-postmaler er et skybasert tillegg, kan du bruke de samme malene på flere enheter, ingen bokstav vil gå tapt. Og hvis du vil at andre skal ha tilgang til de samme malene også, kan du opprette et team og dele malene dine med andre.

Som vi snakker om bilder i dag, la meg gi deg et eksempel. Siden vi er på randen av ferie nå, er et julenyhetsbrev i ferd med å bli sendt ut til alle dine kontakter. Vil du lime inn og redigere den samme teksten igjen og igjeni hver e-post? Eller vil du heller trykke på et Lim-ikon slik at nødvendig tekst, formatering og, selvfølgelig, et julepostkort blir lagt til? Se, en forhåndslagret mal skaper en klar til å sende e-post med et klikk:

Hvis du synes det er for vanskelig for deg, og du bør gjøre det på den gamle måten, vennligst gi denne artikkelen noen minutter av tiden din. Stol på meg, du vil bli overrasket over hvor enkelt det er ;)

Slik plasserer du bildene dine på OneDrive

Du lurer kanskje på hvor bildene du kan bruke i Delt e-post Maler. Jeg skal fortelle deg om alle mulige lagringer og steder i denne og følgende veiledninger, slik at du kan velge den som passer deg best.

Jeg vil gjerne begynne med OneDrive. Etter min ydmyke mening er dette den enkleste plattformen å legge inn et bilde i malen fra og dele det med kollegene dine om nødvendig. Hvis du er ny på OneDrive og ikke aner hva denne plattformen er og hva du bør gjøre, er det ikke noe problem. Jeg har utarbeidet en liten veiledning for deg som vil hjelpe deg å bli kjent med OneDrive og nyte det like mye som jeg gjør.

Hvis du derimot føler deg som en proff i OneDrive, hopp over de to første delene og hopp rett til å lage maler ;)

Først av, la oss åpne OneDrive. Gå til office.com og logg på. Klikk deretter på appstartikonet og velg OneDrive:

Tips. Jeg vil anbefale deg å plassere alle filenedu skal bruke i delte e-postmaler i én mappe. Det vil hjelpe deg med å finne dem raskt (i tilfelle du for eksempel trenger å erstatte en av dem) og dele med andre om nødvendig.

Det er to måter å plassere en mappe med bilder på OneDrive:

• Opprett en ny mappe og fyll den med de nødvendige filene:

Du kan legge til bildene ved å bruke Last opp -alternativet eller ganske enkelt velge de nødvendige filene i filutforskeren, dra og slippe dem til OneDrive.

Trykk Last opp -> Mappe , bla etter den nødvendige mappen på PC-en og klikk Åpne :

Om et øyeblikk vil de(n) valgte filen(e) bli lagt til OneDrive. Nå har du filene dine på OneDrive. Se? Lett! :)

For mer informasjon, se:

• Hvordan dele filer sikkert med OneDrive
• Hvordan se delte filer i OneDrive og slutte å dele

Del OneDrive-mappen med et team

Hvis du vil at lagkameratene dine skal bruke maler med noen bilder, må du ikke bare dele malene, men også bildene. La oss dele bildene dine:

1. Samle alle filene du skal bruke i vanlige maler i én mappe på OneDrive, høyreklikk på den og velg Administrer tilgang :

Merk. Vær oppmerksom på at denne øvelsen ikke vil fungere for din personlige OneDrive-konto. Du må plassere og dele filene i bedriftens OneDrive som du og kollegene dine har tilgang til.

Mappene du har delt med andre er merket med et lite ikon av en person:

Hvis det er deg noen har delt filene/mappene med, vil se dem i Delt -delen av OneDrive:

Nå er du klar for den enkleste delen. La oss sette inn et bilde i e-postmalene dine.

Slik setter du inn et bilde fra OneDrive i en Outlook-melding

Som du er klar - har du filene dine på OneDrive og de nødvendige mappene er delt med de nødvendige personene – la oss legge til disse illustrasjonene i malene dine. Vi introduserte en spesiell makro for slike tilfeller - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - som vil lime inn det valgte bildet i en Outlook-melding rett fra OneDrive. La oss gå trinn-for-trinn:

1. Kjør delte e-postmaler og lag en ny mal.
2. Åpne rullegardinlisten Sett inn makro og velg ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :

Du vil se makroen satt inn i malen din med et sett med tilfeldige tegn i de firkantede parentesene. Det er ingen feil, feil eller feil, ingen behov for å redigere noe :) Det er bare en unik bane til denne filen i OneDrive.

Selv om teksten i ruten parenteser av makroen ser rart ut, du får et helt normalt bilde når du limer inn en mal.

Tips og merknader

Det er noen viktige aspekter Jeg bør påpeke. Først må du logge på OneDrive-kontoen din hver gang du oppretter eller setter inn en mal med makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Selv om du er logget på OneDrive-appen. Jeg vet, det er irriterende, men Microsoft bekymrer seg mye om sikkerheten din og kommer ikke til å implementere Single Sign-on-funksjonen ennå.

Det er heller ikke alle bildeformatene som støttes. Her er listen over formater du kan bruke i våre delte e-postmaler: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Dessuten er det en begrensning på 4 Mb for en fil. Hvis bildene dine ikke samsvarer med disse kriteriene, vil de rett og slett ikke være tilgjengelige i en liste for valg.

Tips. Hvis du har valgt feil konto, trenger du ikke lukke tillegget og starte helt fra begynnelsen. Bare klikkpå det blå skyikonet for å bytte mellom OneDrive-kontoene dine:

Husk at hvis du oppretter et sett med maler og bestemmer deg for å dele dem med resten av teamet ditt, Du må gi lagkameratene dine tilgang til OneDrive-mappen din. Jeg har dekket denne saken for deg, bla opp hvis du gikk glipp av den.

La oss si at du har laget noen maler med ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], men glemte å dele OneDrive-mappen med resten av teamet. Du vil kunne lime inn en slik mal uten problemer, men tillegget vil vise deg et varsel når du limer inn:

Ingen bekymringer, det er bare en påminnelse om at dette bestemt fil er kun tilgjengelig for deg, og siden andre brukere ikke har den delt, vil de ikke kunne sette den inn. Du vil ha dette bildet limt inn rett etter å ha klikket Lukk . Imidlertid vil brukeren som prøver å bruke denne malen få følgende feilmelding:

Jeg tror det ikke er nødvendig å fortelle deg hvordan du løser dette problemet ;)

Tips. Du kan også legge til bilder individuelt for hver bruker. Høres utrolig ut? Bare sjekk ut dette: Hvordan lage en dynamisk Outlook-e-postmal for gjeldende bruker.

Det var alt jeg ville fortelle deg om å sette inn bilder fra OneDrive. Jeg håper denne delen av opplæringen var tydelig og nyttig, og at du vil glede deg over enkelheten og bekvemmeligheten til våre delte e-postmaler. Installer gjerneden fra Microsoft Store og bruk den nye kunnskapen din i praksis ;)

Hvis det er noen spørsmål igjen, vennligst still dem i kommentarfeltet. Jeg hjelper deg gjerne!