Vi fortsetter vår "Back to Basics"-reise ved å lære noen særegenheter ved å redigere Google-regneark. Vi starter med noen enkle funksjoner som å slette og formatere dataene og fortsette med mer avanserte funksjoner som å legge igjen kommentarer og notater, jobbe offline og raskt gjennomgå alle endringene som er gjort i filen.

For ikke så lenge siden har jeg kastet litt lys over de helt grunnleggende funksjonene Google Sheets tilbyr. Jeg forklarte i detalj hvordan du lager en tabell fra bunnen av, deler den og hvordan du administrerer mange filer. (Hvis du gikk glipp av dem, kan det være et godt tidspunkt å sjekke dem ut på forhånd.)

I dag inviterer jeg deg til å utdype kunnskapen din enda mer. Ta deg litt te og sett deg - vi fortsetter med å redigere dokumentene :)

Hvordan redigere i Google Sheets

Slette dataene

Ok , er dette alternativet så enkelt du kan forestille deg: velg en celle eller et celleområde og trykk på Slett-knappen på tastaturet.

For å slette formatering i Google Sheets, velg celleområdet og gå til Format > Slett formatering eller trykk Ctrl + \ på tastaturet.

Måter å formatere celler i Google Regneark

1. Den viktigste måten å formatere celler på er å bruke verktøylinjen . Hvis du holder markøren over et ikon, vil du se et tips som forklarer hva det gjør. Google Sheets-verktøyarsenal lar deg endre tallformatet, skriften, størrelsen og fargen og cellejusteringen. Hvis du har minstden minste erfaringen med å jobbe med tabeller, vil dette ikke være noe problem i det hele tatt:

   

2. For å fortsette kan du fryse den øverste raden i Google Ark slik at når du ruller tabellen opp og ned, kan du alltid se navnene på kolonnene. Og rader for den saks skyld. Dette hjelper mye når du jobber med masse data.

La oss anta at vi har en tabell med informasjon om sjokoladesalg. Vi ønsker at tabellen skal være så lett å lese og forstå som mulig. For å fryse den første raden og kolonnen kan du:

• Gå til Vis > Frys og velg antall rader og/eller kolonner som skal fryses.
• Ser du det tomme grå rektangelet i øvre venstre hjørne av regnearket der kolonne- og radoverskriftene møtes? Hold markøren over den tykke grå linjen til markøren endres til en hånd. Klikk, hold og dra denne kantlinjen en rad ned. Det samme brukes til å fryse kolonnene.

  

Legg til, skjul og "visse" et ark

Svært ofte er ikke ett ark nok. Så hvordan legger vi til noen flere?

Helt nederst i nettleservinduet finner du knappen Legg til ark . Det ser ut som et plusstegn (+):

Klikk på det og ett tomt ark legges til arbeidsområdet med en gang. Gi det nytt navn ved å dobbeltklikke på fanen og skrive inn et nytt navn.

Merk. Google Sheets begrenser antall ark i filen. Finn ut hvorfor det kanforby å legge til nye data i regnearket ditt.

En merkelig ting er at du kan skjule Google-ark for andre mennesker. For det, høyreklikk arkfanen og velg Skjul ark . Merk at denne kontekstmenyen lar deg endre fargen på fanen, slette arket, kopiere eller duplisere det:

Ok, vi gjemte det. Men hvordan får vi det tilbake?

Klikk på ikonet med fire linjer ( Alle ark ) til venstre for den første arkfanen, finn og klikk på det skjulte arket. Eller du går bare til Vis > Skjulte ark i Google Regneark-menyen:

Arket er tilbake til avspilling og er klart til å redigeres og administreres.

Sjekk redigeringsloggen i Google Regneark

Hva skjer hvis noen feil ble gjort under redigering av tabellen, eller, hva som er enda verre, noen slettet en del av informasjonen ved et uhell? Trenger du å lage kopier av dokumentene hver dag?

Svaret er nei. Med Google Sheets er alt mye enklere og sikrere. Den lagrer historikken for hver endring som er gjort i filen.

• For å sjekke historien til hele regnearket, følg disse trinnene.
• For å sjekke redigeringsloggen til enkeltceller, følg disse trinnene.

Endre størrelsen på regnearket ditt

Ett spørsmål til som kan oppstå når du redigerer tabellen - hvordan endrer jeg størrelsen på den? Dessverre er det ikke mulig å endre størrelse på en tabell i Google Regneark. Men siden vi jobber inettleser, kan vi bruke det innebygde alternativet.

For å gjøre det har vi de tradisjonelt brukte snarveiene:

• Ctrl + "+" (pluss på talltastaturet) for å zoome inn.
• Ctrl + "-" (minus på talltastaturet) for å zoome ut.

Du kan også bytte til fullskjermmodus i Vis > Fullskjerm . Trykk Esc for å angre endre størrelse og vise kontrollene.

Hvordan bruke og redigere Google Sheets frakoblet

Mange mener at den største ulempen med Google Sheets ligger i manglende evne til å bruk den frakoblet siden filene er lagret i skyen. Men det er en vanlig misforståelse. Du kan gjøre Google Sheets tilgjengelig frakoblet, jobbe med tabellene i denne modusen og lagre endringene i skyen senere når internettilgangen er gjenopprettet.

For å redigere Google Sheets offline, må du angi synkroniseringen med Google Drive.

Legg til Google Docs-utvidelser i Google Chrome (dette vil bli foreslått for deg når du slår på frakoblet modus i Google Sheets):

Hvis du skal bruke en mobilenhet eller et nettbrett, sørg for å installere alle applikasjonene for Google-tabeller, -dokumenter og -presentasjoner samt Google Disk.

Et råd til - før du går til steder som er ledige fra internett, logg på Google-kontoen din og åpne de filene og applikasjonene du planlegger å bruke, for eksempel under flyturen. La applikasjonene være åpne slik at du slipper å logge påtil kontoen, noe som vil være umulig uten internett. Du kan begynne å jobbe med filene umiddelbart.

Når du redigerer Google Regneark uten nett, vil du se et spesielt ikon øverst på skjermen – et lyn i sirkelen. Når du går online igjen, vil alle endringene lagres umiddelbart og ikonet forsvinner. Dette gjør det mulig å jobbe med Google Sheets nesten når som helst og hvor som helst til tross for Internett-tilgang og uten å miste dataene.

Merk. Du kan bare opprette, vise og redigere tabellene og andre dokumenter når du arbeider offline. Du vil ikke kunne flytte tabellene, gi dem nytt navn, endre tillatelser og utføre andre handlinger knyttet til Google Disk.

Kommentarer og notater i Google Sheets

Som du kanskje vet, MS Excel tilbyr å legge til notater i celler. Med Google Sheets kan du legge til ikke bare notater, men også kommentarer. La oss se hvordan det fungerer.

For å legge til et notat , plasser markøren i cellen og velg ett av følgende:

• Høyreklikk på cellen og velg Sett inn notat .
• Gå til Sett inn > Merk på Google Regneark-menyen.
• Trykk Shift + F12.

For å legge til en kommentar , plasser også markøren i cellen og velg ett av følgende:

• Høyreklikk på cellen og velg Sett inn kommentar.
• Gå til Sett inn > Kommenter på Google Regneark-menyen.
• Bruk Ctrl + Alt + M .

Aen liten trekant i øvre høyre hjørne av cellen vil antyde at det enten er et notat eller en kommentar lagt til cellen. Dessuten vil du se antall celler med kommentarer på regnearknavnet:

Hva er forskjellen mellom notater og kommentarer? Lenken til kommentaren kan sendes til en kollega som redigerer filen sammen med deg. Han eller hun vil kunne svare på den:

Hver kommentar kan besvares direkte i tabellen, og hver bruker som har tilgang til den vil få et varsel om nye kommentarer og svar.

For å slette kommentaren, trykk på Løs -knappen. Det betyr at spørsmålene som er diskutert er løst, men deres historie vil forbli. Hvis du trykker på Kommentarer -knappen i øvre høyre hjørne av tabellen, vil du se alle kommentarene og vil kunne åpne de løste på nytt.

Der kan du Juster også varslingsinnstillingene ved å klikke på koblingen Varslinger . Velg om du vil bli varslet om hver kommentar, bare din, eller ingen av dem i det hele tatt.

Skriv ut og last ned Google-regnearkene dine

Nå som du har lært hvordan du oppretter, legg til og redigere regnearkene, må du vite hvordan du skriver ut eller lagrer dem på maskinen din.

For å skrive ut Google-ark , bruk menyen: Fil > Skriv ut , eller bruk bare standard snarveien: Ctrl+P . Følg deretter trinnene på skjermen,velg utskriftsalternativene og få din fysiske kopi.

For å lagre tabellen som en fil på maskinen din, gå til Fil > Last ned som og velg ønsket filtype:

Jeg tror at formatene som tilbys er nok for nesten alle brukeres behov.

Alle disse grunnleggende funksjoner du har lært bidrar til det daglige arbeidet med tabeller. Få filene dine til å se fine og presentable ut, del dem med andre og arbeid offline – alt er mulig med Google Sheets. Bare ikke vær redd for å utforske nye funksjoner og prøv dem. Stol på meg, på slutten av dagen vil du lure på hvorfor du ikke hadde brukt denne tjenesten før.