Når du jobber med et Google-regneark, kan det hende du før eller siden må bruke funksjonalitet du aldri har brukt før. Avmerkingsbokser og rullegardiner kan være blant slike funksjoner. La oss se hvor nyttige de kan være i Google Regneark.

Hva er en rullegardinliste i Google Regneark og hvorfor du kanskje trenger en

Veldig ofte vi må sette inn gjentatte verdier i en kolonne i tabellen vår. For eksempel de ansattes navn som jobber på enkelte bestillinger eller hos ulike kunder. Eller ordrestatusene — sendt, betalt, levert, osv. Vi har med andre ord en liste over varianter og vi ønsker å velge bare én av dem for å legge inn i en celle.

Hvilke problemer kan oppstå? Vel, den vanligste er stavefeilen. Du kan skrive inn en annen bokstav eller gå glipp av verbendelsen ved en feiltakelse. Har du noen gang lurt på hvordan disse små skrivefeilene truer arbeidet ditt? Når det gjelder å telle antall bestillinger hver ansatt har behandlet, vil du se at det er flere navn enn personer du har. Du må søke etter de feilstavede navnene, rette dem og telle på nytt.

I tillegg er det bortkastet tid å skrive inn én og samme verdi på nytt.

Det vil si hvorfor Google-tabeller har et alternativ for å lage lister med verdier: verdiene du vil velge bare én fra når du fyller cellen.

Har du lagt merke til ordvalget mitt? Du vil ikke skrive inn verdien – du vil velge bare én fraliste.

Det sparer tid, fremskynder prosessen med å lage tabellen og eliminerer skrivefeil.

Jeg håper du nå forstår fordelene med slike lister og er klar til å prøve å lage en.

Slik setter du inn avmerkingsbokser i Google Regneark

Legg til en avmerkingsboks i tabellen

Den mest grunnleggende og enkle listen har to svaralternativer – ja og nei. Og for det tilbyr Google Regneark avmerkingsbokser.

Anta at vi har et regneark nr. 1 med sjokoladebestillinger fra forskjellige regioner. Du kan se delen av dataene nedenfor:

Vi må se hvilken ordre som ble akseptert av hvilken leder og om ordren er utført. For det lager vi et regneark #2 for å plassere referanseinformasjonen vår der.

Tips. Siden hovedregnearket ditt kan inneholde massevis av data med hundrevis av rader og kolonner, kan det være noe upraktisk å legge til overflødig informasjon som kan forvirre deg i fremtiden. Derfor anbefaler vi at du oppretter et annet regneark og legger inn tilleggsdataene dine der.

Velg kolonne A i det andre regnearket og gå til Sett inn > Avmerkingsboks i Google Regneark-menyen. En tom avmerkingsboks legges til i hver valgte celle med en gang.

Tips. Du kan sette inn avmerkingsboksen i Google Sheets kun i én celle, og velg deretter denne cellen og dobbeltklikk på den lille blå firkanten for å fylle hele kolonnen til slutten av tabellen med avmerkingsbokser:

Det eren annen måte å legge til avmerkingsbokser. Plasser markøren i A2 og skriv inn følgende formel:

=CHAR(9744)

Trykk Enter , så får du en tom avkrysningsboks.

Gå ned til A3-celle og skriv inn en lignende formel:

=CHAR(9745)

Trykk Enter , og få en fylt avmerkingsboks.

Tips. Se hvilke andre typer avmerkingsbokser du kan legge til i Google Sheets i dette blogginnlegget.

La oss legge inn etternavnene til våre ansatte i kolonnen til høyre for å bruke dem senere:

Nå må vi legge til informasjon om ordrebehandlere og ordrestatuser i kolonnene H og I i det første regnearket.

Til å begynne med legger vi til kolonneoverskrifter. Siden navnene er lagret i listen, bruker vi Google Regneark-avmerkingsbokser og en rullegardinliste for å angi dem.

La oss begynne med å fylle ut bestillingsstatusinformasjonen. Merk av for celleområdet som skal settes inn i Google Sheets — H2:H20. Gå deretter til Data > Datavalidering :

Velg alternativet Avkryssboks ved siden av Kriterier .

Tips. Du kan krysse av for alternativet Bruk egendefinerte celleverdier og angi teksten bak hver type avkrysningsboks: avmerket og umerket.

Når du er klar, trykker du Lagre .

Som et resultat vil hver celle innenfor området merkes med en avmerkingsboks. Nå kan du administrere disse basert på statusen til bestillingen din.

Legg til en tilpasset rullegardinliste for Google Regneark itabell

Den andre måten å legge til en rullegardinliste i en celle er mer vanlig og gir deg flere alternativer.

Velg I2:I20-område for å sette inn lederens navn som behandler bestillinger. Gå til Data > Datavalidering . Sørg for at Kriterier -alternativet viser Liste fra et område og velg området med de nødvendige navnene:

Tips. Du kan enten legge inn området manuelt, eller klikke på tabellsymbolet og velge området med navn fra regnearket 2. Klikk deretter OK :

Til fullfør, klikk Lagre og du får opp celleområdet med trekanter som åpner rullegardinmenyen med navn i Google SheetsfAlle de valgte rullegardinlistene blir slettet comp:

På samme måte kan vi lage listen over avmerkingsbokser. Bare gjenta trinnene ovenfor, men velg A2:A3 som et kriterieområde.

Hvordan kopiere avmerkingsbokser til et annet celleområde

Så vi begynte raskt å fylle tabellen vår i Google Regneark med avmerkingsbokser og rullegardinlister. Men etter hvert har det blitt lagt inn flere bestillinger slik at vi krever flere rader i tabellen. Dessuten er det bare to ledere igjen til å behandle disse bestillingene.

Hva skal vi gjøre med bordet vårt? Gå over de samme trinnene på nytt? Nei, ting er ikke så vanskelig som de ser ut.

Du kan kopiere individuelle celler med avmerkingsbokser og med rullegardinlister og lime dem inn der du måtte bruke Ctrl+C og Ctrl+V kombinasjoner påtastaturet ditt.

I tillegg gjør Google det mulig å kopiere og lime inn grupper med celler:

Et annet alternativ er å dra og slippe nederst til høyre hjørnet av den valgte cellen med avmerkingsboksen eller rullegardinlisten.

Fjern flere avmerkingsbokser for Google Regneark fra et bestemt område

Når det gjelder avmerkingsbokser som ligger i celler som de er (som ikke er det en del av rullegardinlistene), velg ganske enkelt disse cellene og trykk Delete på tastaturet. Alle avmerkingsbokser fjernes umiddelbart, og etterlater tomme celler.

Men hvis du prøver å gjøre det med rullegardinlistene (aka Datavalidering ), vil dette bare fjerne valgte verdier. Selve listene forblir i cellene.

For å fjerne alt fra celler, inkludert rullegardiner, fra et hvilket som helst område av regnearket ditt, følg de enkle trinnene nedenfor:

1. Velg cellene hvor du ønsker å slette avmerkingsbokser og rullegardiner (alle på en gang eller velg bestemte celler mens du trykker Ctrl ).
2. Gå til Data > Datavalidering i Google Regneark-menyen.
3. Klikk på Fjern validering -knappen i popup-vinduet Datavalidering som vises:

Dette vil først bli kvitt alle rullegardinmenyene.

Og det er gjort! Alle valgte rullegardinmenyene for Google Regneark slettes fullstendig,mens resten av cellene forblir trygge.

Fjern flere avmerkingsbokser og rullegardinlister i Google Regneark fra hele tabellen

Hva om du trenger å slette alle avmerkingsboksene over hele tabellen jobber du med?

Prosedyren er den samme, selv om du må velge hver enkelt celle med en avmerkingsboks. Ctrl+A tastekombinasjon kan være nyttig.

Velg en hvilken som helst celle i tabellen, trykk Ctrl+A på tastaturet og alle dataene du har vil bli valgt. De neste trinnene er ikke lenger annerledes: Data > Datavalidering > Fjern validering :

Merk. Dataene i kolonne H forblir siden de ble satt inn ved hjelp av nedtrekkslistene. Med andre ord er det rullegardinlister som slettes i stedet for de innsatte verdiene (hvis noen) i cellene.

For å slette selve avmerkingsboksene også, må du trykke Delete på tastaturet.

Tips. Lær andre måter å fjerne bestemte tegn eller den samme teksten i Google Sheets.

Legg til verdier i en rullegardinliste automatisk

Så, her er rullegardinlisten vår for Google Sheets som har vært nyttig for en stund. Men det har vært noen endringer og vi har et par flere ansatte iblant oss nå. For ikke å snakke om at vi må legge til en pakkestatus til, slik at vi kan se når den er "klar til å sendes". Betyr det at vi skal lage listene fra bunnen av?

Vel, du kan prøve å skrive inn de nye ansattes navn uten å ta hensyn tilrullegardinmenyen. Men siden Advarsel -alternativet er merket av for ugyldige data i innstillingene på listen vår, vil ikke det nye navnet lagres. I stedet vil det vises en oransje varseltrekant i hjørnet av cellen som sier at bare verdien angitt i begynnelsen kan brukes.

Derfor vil jeg anbefale deg å lage rullegardinlister i Google Regneark som kan fylles automatisk. Verdien vil automatisk bli lagt til en liste rett etter at du har lagt den inn i en celle.

La oss se hvordan vi kan endre innholdet i rullegardinlisten uten å gå til ytterligere skript.

Vi går til regnearket 2 med verdiene for nedtrekkslisten vår. Kopier og lim inn navnene i en annen kolonne:

Nå endrer vi innstillingene for rullegardinlisten for I2:I20-området: velg disse cellene, gå til Data > Datavalidering , og endre området for Kriterier til kolonne D regneark 2. Ikke glem å lagre endringene:

Nå se hvor enkelt det er å legge til et navn i listen:

Alle verdiene fra kolonne D ark 2 ble automatisk en del av listen. Det er veldig praktisk, er det ikke?

For å oppsummere det hele, nå vet du at selv nybegynnere i regneark kan lage rullegardinlister selv om de aldri har hørt om funksjonen som dette før. Bare følg trinnene ovenfor, så får du disse rullegardinene og avmerkingsboksene for Google Regneark til degbord!

Lykke til!