Denne opplæringen forklarer ulike aspekter ved Outlook-signaturen. Du finner de detaljerte trinnene for å opprette og endre signatur i Outlook, legge til en signatur til alle utgående e-poster automatisk og sette den inn i en melding manuelt. Du vil også lære hvordan du lager en profesjonell Outlook-signatur med et bilde og klikkbare sosiale medier-ikoner. Instruksjonene vil fungere for alle versjoner av Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 og tidligere.

Hvis du ofte kommuniserer med venner og familie, og spesielt hvis du oppfører deg virksomhet via e-post, er signaturen din et av de viktigste kommunikasjonspunktene. De sier at førsteinntrykket er viktig, og det samme er det siste, fordi et positivt sisteinntrykk er et varig inntrykk!

På nettet finnes det mange artikler, tips og spesialverktøy for å lage en profesjonell e-postsignatur. I denne opplæringen vil vi fokusere mest på praktiske "how-to"-retningslinjer for å lage, bruke og endre en signatur i Outlook. Et sted mellom linjene finner du også noen tips for å lage personlige, informative og oppmerksomhetsfremmende Outlook-e-postsignaturer.

Hvordan lage en signatur i Outlook

Det er enkelt å lage en enkel signatur i Outlook. Hvis du har noen forskjellige e-postkontoer, kan du angi en annen signatur for hver konto. Du kan også automatisk legge til endiagonal tohodet pil i hjørnet av bildet for å endre størrelsen på bildet proporsjonalt om nødvendig.

Dette lar deg ordne bildet i hvilken som helst posisjon i den første kolonnen ved å bruke Justering -alternativene på Layout -fanen.

Pass på å velge hele tabellen, og gå deretter til kategorien Design , klikk på Borders og velg Ingen kant .

Alternativt, for å skille signaturinnholdet, kan du male et par vertikale eller horisontale kanter ved å bruke alternativet Border Painter og Pen Color på velge:

For å gjøre skillene tynnere eller tykkere, eksperimentere med forskjellige Linjestiler og Linjevekter (disse alternativene ligger til høyre over Pennefarge på Design -fanen i Borders -gruppen).

Og lim inn signaturen din ved å trykke Ctrl + V , eller høyreklikk hvor som helst i tekstboksen under Rediger signatur , og velg Lim inn fra kontekstmenyen:

Og her er et annet Outlook e-postsignatureksempel laget på samme måte, men med en annen fargepalett og layout:

Hvordan sikkerhetskopiere Outlook-signaturene dine

Etter at du har laget dine vakre Outlook-e-postsignaturer, vil du sannsynligvis sikkerhetskopiere dem eller eksportere dem til en annen datamaskin.

Som allerede nevnt, er nesten alt relatert til Outlook-signaturer veldig enkelt å gjøre. Sikkerhetskopieringsprosessen er ikke et unntak. Du trenger bare å kopiere hele innholdet i mappen Signaturer til sikkerhetskopieringsstedet. For å gjenopprette Outlook-e-postsignaturene dine, kopier ganske enkelt disse filene og mappene tilbake til mappen Signaturer på datamaskinen.

Standardplasseringen for mappen Signatur er som følger :

• På Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

En rask måte å finne en Signatur -mappe på maskinen din er å åpne Outlook, klikke Fil > Alternativer > Mail , og hold deretter nede Ctrl-tasten når du klikker på Signaturer... -knappen:

Tilpass ren tekstversjonen av Outlook HTML-e-postsignatur

Når du oppretter en HTML e-signatur meddine egendefinerte farger, bilder og koblinger, vær oppmerksom på at det kanskje ikke vises slik du designet det for alle.

For eksempel kan noen av e-postmottakerne dine ha Les all standard post i ren tekst -alternativet valgt i Outlooks Tillitssenter -innstillinger, og som et resultat vil all formatering, bilder og koblinger bli slått av i e-postsignaturen din så vel som i hele meldingsteksten. For eksempel, i en plantekstmelding, blir min herlige html Outlook-signatur til dette:

Mens du ikke kan gjøre noe med formatering, merkevarelogoen eller personlig bilde, fordi det vanlige tekstformatet støtter ikke noe av dette, du kan i det minste fikse hyperkoblingene dine som inneholder relevant informasjon. Når jeg sier «fiks», mener jeg at hele URL-en vises i ren tekstversjonen av html Outlook-signaturen.

For å redigere bare en ren tekstsignatur, åpne den tilsvarende .txt-filen direkte i Signaturer-mappen , og gjør de nødvendige endringene. De detaljerte trinnene følger nedenfor.

1. Åpne mappen Signaturer som forklart her.
2. Finn .txt-filen med navnet som tilsvarer Outlook-signaturnavnet. I dette eksemplet skal jeg fikse en lenke i signaturen som heter " Formal ", så jeg ser etter Formal.txt -filen:

Tips. Jeg anbefaler på det sterkeste å ta en sikkerhetskopi av Outlook-signaturene dine etterpå, fordi redigeringene du har gjort i ren tekstsignaturen vil bli overskrevet når du endrer den opprinnelige html-signaturen i Outlook.

Outlook e-signaturgeneratorer

Den gode nyheten er at det finnes mange e-postsignaturgeneratorer på nettet som tilbyr et utvalg av vakkert utformede e-signaturmaler. Den dårlige nyheten er at svært få av dem tillater eksport av e-postsignaturer til Outlook gratis. Men fortsatt er det noen som gjør det.

For å kopiere e-postsignaturen din opprettet med Newoldstamp-generatoren til Outlook, klikker du ganske enkelt på Outlook-ikonet, og vil se de detaljerte trinnvise instruksjonene:

I tillegg finnes det en rekke spesialiserte verktøy for å lage og administrere Outlook e-postsignaturer, for eksempel:

• Exclaimer Signature Manager - e-signaturprogramvareløsning for Microsoft Outlook. Den har en rekke e-signaturmaler som lar deg lage profesjonelle Outlook-signaturer som kombinerer statisk tekst med bilder og dynamiske data.
• Xink - gjør det enkelt å oppdatere e-postsignaturene dine på tvers av forskjellige e-postklienter, som f.eks.som Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce og andre.
• Signature-Switch – et Outlook-tillegg som forbedrer bruken av HTML-baserte signaturer.

Alle tre er betalte verktøy, selv om prøveversjoner er tilgjengelige.

Dette er hvordan du oppretter, legger til og endrer signaturer i Outlook. Og nå er det over til deg! Ha det gøy med å designe din splitter nye Outlook-signatur, hold fontene lesbare, fargene fine, grafikken enkel, og du vil garantert etterlate et godt varig inntrykk på alle e-postmottakerne dine.

For å sette opp en signatur i Outlook, utfør følgende trinn.

1. På Hjem -kategorien, klikk på Ny e-post -knappen. Og klikk deretter Signatur > Signaturer... på Message -fanen, i Inkluder -gruppen.

   

   En annen måte å få tilgang til Signatur -funksjonen er via Fil > Alternativer > E-post -delen > Signaturer... i Outlook 2010 og nyere. I Outlook 2007 og tidligere versjoner er det Verktøy > Alternativer > E-postformat -fanen > Signaturer... .

2. Uansett, vil dialogvinduet Signaturer og skrivesaker åpne og vise en liste over tidligere opprettede signaturer, hvis noen.

   For å legge til en ny signatur, klikk Ny -knappen under Velg signatur for å redigere , og skriv inn et navn for signaturen i dialogboksen Ny signatur .

   

3. Under delen Velg standardsignatur gjør du følgende:
   • I e-posten nedtrekksliste for konto , velg en e-postkonto som skal knyttes til den nyopprettede signaturen.
   • I rullegardinlisten Nye meldinger velger du signaturen som automatisk skal legges til i alle nye meldinger. Hvis du ikke vil at Outlook skal legge til noen e-postsignatur i nye meldinger automatisk, la standardalternativet (ingen) være igjen.
   • Fra Svar/videresendinger -listen, velg signaturen for svar og videresendt melding, eller la standardalternativet være (ingen).
4. Skriv inn signaturen i Rediger signatur -boksen, og klikk OK for å lagre den nye Outlook-e-postsignaturen. Ferdig!

   

På lignende måte kan du opprette en annen signatur for en annen konto , for eksempel én signatur for personlige e-poster og en annen for forretnings-e-poster.

Du kan til og med opprette to forskjellige e-postsignaturer for samme konto , si en lengre signatur for nye meldinger, og en kortere og enklere for svar og videresending. Så snart du har konfigurert e-postsignaturene dine, vil de alle vises i rullegardinlistene Nye meldinger og Svar/videresendinger :

Tips. Dette eksemplet viser en veldig enkel tekstsignatur bare for demonstrasjonsformål. Hvis du lager en formell e-postsignatur, kan det være lurt å designe den på en forretningsmessig måte, og inkludere en klikkbar merkevarelogo og ikoner for sosiale medier. Du finner relevant informasjon og de detaljerte trinnene i denne delen: Hvordan lage en profesjonell e-postsignatur i Outlook.

Hvordan legge til en signatur i Outlook

Microsoft Outlook lar deg konfigurere standard signaturinnstillinger slik at en valgt signatur legges til i alle nye meldinger og/eller svarer og videresender automatisk; eller du kan sette inn ensignatur i en individuell e-postmelding manuelt.

Hvordan legge til signatur i Outlook automatisk

Hvis du har fulgt nøye med i forrige del av denne opplæringen, vet du allerede hvordan du har en signatur automatisk lagt til i nye meldinger, svar og videresendinger.

Alt du trenger å gjøre er å velge ønsket standardsignatur(er) for hver av kontoene dine. Som du husker, ligger disse alternativene under Velg standardsignatur i dialogvinduet Signaturer og skrivesaker og er tilgjengelige når du oppretter en ny Outlook-signatur eller endrer den eksisterende signaturen.

I det følgende skjermbildet konfigurerer jeg for eksempel en signatur for min ' Salg -konto, og velger Formell signatur for nye meldinger og Kort signatur for svar og videresending.

Sett inn Outlook e-postsignatur i meldinger manuelt

Hvis du ikke vil autosignere e-postmeldingene dine, er alternativet for å legge til signaturen til hver melding manuelt. I dette tilfellet setter du standardsignaturen til (ingen) :

Og når du skriver en ny melding eller svarer på en e-post, klikker du på Signatur -knappen på Message -fanen > Inkluder -gruppen, og velg ønsket signatur:

Hvordan endre signatur i Outlook

Som du nettopp har sett, er det ingen sak å lage en signatur i Outlook.Det er like enkelt å endre en eksisterende e-postsignatur. Bare åpne vinduet Signatur og skrivesaker med en oversikt over eksisterende signaturer, som vist i Hvordan opprette signatur i Outlook - Trinn 1, og gjør ett av følgende:

• For å gi nytt navn til en Outlook-signatur, klikk på signaturen under Velg signatur som skal redigeres , og klikk på Gi nytt navn . Gi nytt navn til signatur -boksen vises opp, hvor du skriver inn et nytt navn, og klikker OK for å lagre endringene.
• For å endre utseendet på tekst i Outlook-e-postsignaturen, bruk miniformateringsverktøylinjen øverst av Rediger signatur
• For å endre en e-postkonto knyttet til signaturen, eller endre meldingstype (nye meldinger, svar/videresendinger) ), bruk den tilsvarende rullegardinlisten under Velg standardsignatur i høyre del av dialogvinduet Signaturer og skrivesaker .

Hvordan legge til bilde til Outlook-signatur

Hvis du kommuniserer med mange mennesker utenfor organisasjonen din, vil du kanskje tilpasse e-postsignaturen din ved å legge til firmalogoen, ditt personlige bilde, sosiale medier-ikoner, et skannet bilde av din håndskrevne signatur eller annet bilde.

Som alt annet relatert til Outlook-signaturer , er det veldig enkelt og greit å legge til et bilde.

1. Åpne Signaturer ogSkrivesaker -dialogvinduet (som du husker, er den raskeste måten å klikke Ny e-post på Hjem -fanen, og deretter klikke Signatur > Signaturer... i kategorien Melding ).
2. Under Velg signatur som skal redigeres, klikker du signaturen du vil legge til et bilde i, eller klikker på Ny -knapp for å opprette en ny signatur.
3. I boksen Rediger signatur klikker du der du vil legge til et bilde, og klikker deretter Sett inn en bilde -knappen på verktøylinjen.

Outlook tillater å legge til bilder i følgende formater: .png, .jpg, .bmp og .gif.

Hvis du i stedet for (eller sammen med) firmalogoen din la til sosiale medier-ikoner, vil du selvsagt koble til disse ikoner til de tilsvarende profilene, og neste avsnitt forklarer hvordan du gjør det.

Hvordan legge til hyperkoblinger til Outlook-signaturen

Naturligvis er det ingenting som hindrer deg i å legge til en lenke til nettstedet ditt ved å skriver den i sin helhet. Men firmanavnet som kobler til bedriftens nettsted vil definitivt se bedre ut.

For å gjøre hvilken som helst tekst i Outlook-signaturen klikkbar, gjør du bare følgende:

1. I Redigersignatur -boksen, velg teksten og klikk Hyperkobling -knappen på verktøylinjen.

   Hvis hyperkoblingsteksten ikke er lagt til i signaturen ennå, kan du ganske enkelt plassere musepekeren dit du vil legge til en lenke, og klikke på Hyperkobling -knappen.

   

2. I vinduet Sett inn hyperkobling gjør du følgende:
   • I boksen Tekst som skal vises skriver du inn teksten du ønsker å gjøre klikkbar (hvis du har valgt en hvilken som helst tekst før du klikker Hyperkobling -knappen, vil teksten automatisk vises i boksen).
   • I Adresse boksen, skriv inn hele URL-adressen.
   • Klikk OK .

   

3. I Signaturer og Skrivesaker -vinduet, klikk OK for å lagre endringene.

Hvordan gjøre et bilde i Outlook-signaturen klikkbart

For å gjøre logoen, sosial ikoner eller andre klikkbare bilder i Outlook-e-postsignaturen, legg til hyperkoblinger til disse bildene. For dette, utfør trinnene ovenfor, med den eneste forskjellen at du velger et bilde i stedet for tekst. Slik kan du for eksempel gjøre bedriftslogoen din klikkbar:

1. I boksen Rediger signatur velger du logoen og klikker Hyperlink -knappen på verktøylinjen.

Det er det! Merkevarelogoen din har blitt klikkbar via en hyperkobling. Ipå lignende måte kan du legge til lenker til sosiale medier-ikoner som LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube osv.

Lag en Outlook-signatur basert på visittkort

En annen rask måte å lage en signatur i Outlook er å inkludere et visittkort (vCard) som inneholder kontaktinformasjonen din.

Fordi visittkort opprettes av Outlook automatisk basert på kontakter som er lagret i adresseboken din, må du først opprette din egen kontakt. For dette, klikk Personer nederst på skjermen i Outlook 2013 og senere ( Kontakter i Outlook 2010 og tidligere), gå til fanen Hjem > Ny gruppe, og klikk på Ny kontakt . Størstedelen av arbeidet er gjort!

Og nå, lag en ny Outlook-signatur, og klikk på Visittkort -knappen på miniverktøylinjen som vist i skjermbildet nedenfor. Dette vil vise listen over Outlook-kontakter, der du velger din egen kontakt og klikker OK.

Merk. Hvis du setter inn en vCard-basert signatur i en e-post, legges det automatisk ved en .vcf-fil som inneholder visittkortet ditt. For å forhindre at det skjer, kan du kopiere visittkort direkte fra Outlook-kontakter, og deretter sette inn det kopierte bildet i Outlook-signaturen din:

Opprette profesjonell Outlook-e-postsignatur (med bilde, lenker og sosiale medier-ikoner)

Denne delen gir detaljerte trinnvise instruksjoner om hvordanlage en mer kompleks e-postsignatur, som inkluderer din kontaktinformasjon, bilde og sosiale medier-ikoner med lenker til tilsvarende profilsider. Fordi Outlook-signatur-miniverktøylinjen gir et begrenset antall alternativer, skal vi lage en signatur i en ny melding og deretter kopiere den til Outlook-signaturer.

1. Opprett en ny melding ved å klikke på Ny e-post -knapp på Hjem -fanen.
2. Sett inn en tabell for å holde og tenne kontaktinformasjon og bilder.

   I det nye meldingsvinduet bytter du til kategorien Sett inn , klikker på Tabell og drar markøren i tabellrutenettet for å velge antall rader og kolonner som tilsvarer e-posten din signaturoppsett.

   

   Tabellen vil hjelpe deg med å justere grafikk- og tekstelementene dine og bringe harmoni til Outlook-e-postsignaturdesignet ditt.

   Hvis du ikke er sikker hvor mange rader og kolonner du faktisk trenger, kan du legge til 3 rader og 3 kolonner som vi gjør i dette eksemplet, og legge til nye eller slette ekstra rader/kolonner senere om nødvendig.

3. Sett inn merkelogoen eller det personlige bildet i en celle i tabellen (første celle i dette eksemplet).

   For å gjøre dette, sett markøren inn i cellen der du vil legge til et bilde, og klikk på Bilder -knappen på fanen Sett inn .

   

   Søk etter et bilde på datamaskinen, velg det og klikk på Sett inn -knappen.

4. Dra en