I denne artikkelen vil jeg vise hvordan du raskt kan eksportere kontakter fra Outlook 365 - 2007 til et Excel-regneark. Først vil jeg forklare hvordan du bruker den innebygde Outlook Import / Export-funksjonen, og etter det vil vi lage en tilpasset kontaktvisning og kopiere / lime den inn i en Excel-fil.

Alle vi trenger for å eksportere kontakter fra Outlook-adresseboken til Excel en gang i blant. Det kan være ulike grunner til å gjøre dette. Det kan være lurt å oppdatere alle eller noen av kontaktene dine, sikkerhetskopiere kontaktene eller lage en liste over VIP-kundene dine slik at partneren din kan ta vare på dem under ferien.

I dag skal vi dykke ned i 2 mulige måter av eksport av Outlook-kontakter til Excel, og jeg skal vise hvordan du raskt kan gjøre dette i forskjellige Outlook-versjoner:

Tips. For å utføre en motsatt oppgave, vil denne artikkelen være nyttig: Slik importerer du raskt kontakter til Outlook fra Excel.

Eksporter Outlook-kontakter til Excel ved å bruke funksjonen Importer og eksporter

Importer /Eksport -funksjonen er tilgjengelig i alle Outlook-versjoner. Imidlertid klarte ikke Microsoft å finne lite plass til det på båndet (og heller ikke på verktøylinjen i tidligere versjoner), slik at det ville være innen rekkevidde. I stedet ser det ut til at de har prøvd å skjule denne funksjonen dypere og dypere for hver nye versjon av Outlook, noe som er morsomt, fordi det er veldig nyttig.

Les denne artikkelen for å lære hvordan du kaneksporter raskt alle nødvendige detaljer om alle Outlook-kontaktene dine til et Excel-regneark om gangen.

Hvor finner du Import/Eksporter-funksjonen i forskjellige Outlook-versjoner

Vel, la oss se hvor nøyaktig Importer/eksporter -veiviseren ligger i hver Outlook-versjon, og etter det vil jeg lede deg trinn for trinn gjennom eksport av Outlook-kontakter til en Excel-fil.

Tips. Før du eksporterer kontaktene dine til Excel, er det fornuftig å slå sammen dupliserte kontakter i Outlook

Importer/eksporter-funksjonen i Outlook 2021 - 2013

I kategorien Fil velger du Åpne & Eksporter > Importer/eksporter :

Alternativt kan du åpne den samme veiviseren ved å gå til Alternativer > Avansert > ; Eksporter , som du gjør i Outlook 2010.

Eksportfunksjon i Outlook 2010

Velg Alternativer

Fil 11> > Avansert > Eksport :

Importer og eksporter funksjon i Outlook 2007 og Outlook 2003

Klikk Fil på hovedmenyen og velg Importer og eksporter... Det var ganske enkelt, var det ikke? ;)

Hvordan eksportere Outlook-kontakter til Excel ved hjelp av import-/eksportveiviseren

Nå som du vet hvor Importer/Eksporter -funksjonen er plassert, la oss ta en nærmere titt se på hvordan du eksporterer kontakter fra Outlook-adresseboken til et Excel-regneark. Vi skal gjøre dette i Outlook 2010, og heldig du er hvis duha denne versjonen installert :)

1. Åpne Outlook og naviger til Importer/Eksporter -funksjonen, som vist i skjermbildene ovenfor. Jeg minner deg om at i Outlook 2010 kan du finne den på Fil -fanen > Alternativer > Avansert .
2. På første trinn i Importer og eksporter veiviseren , velg " Eksporter til en fil " og klikk deretter Neste .
3. Velg " Kommaseparerte verdier (Windows) " hvis du vil eksportere Outlook-kontaktene dine til Excel 2007, 2010 eller 2013, og klikk på Neste -knappen .

   Hvis du vil eksportere kontaktene til tidligere Excel-versjoner, velg " Microsoft Excel 97-2003 ". Merk at Outlook 2010 er den siste versjonen der dette valget er tilgjengelig, i Outlook 2013 er det eneste alternativet " Kommadelte verdier (Windows) ".

4. Velg mappen som skal eksporteres fra. Siden vi eksporterer Outlook-kontaktene våre, velger vi Kontakter under Outlook -noden, som vist på skjermbildet nedenfor, og klikker Neste for å fortsette.
5. Vel, du har nettopp valgt dataene som skal eksporteres, og nå må du spesifisere hvor du vil lagre dem. Klikk Bla gjennom -knappen for å velge en målmappe å lagre den eksporterte filen til.
6. I dialogboksen Bla gjennom skriver du inn et navn for den eksporterte filen i feltet " Filnavn " og klikker på OK .
7. Ved å klikke på OK -knappen vil bringe deg tilbake til forrige vindu, og du klikker Neste for å fortsette.
8. I teorien kan dette være det siste trinnet ditt, det vil si hvis du klikket på Fullfør -knappen akkurat nå. Dette vil imidlertid eksportere absolutt alle feltene til Outlook-kontaktene dine. Mange av disse feltene inneholder uviktig informasjon som offentlig ID-nummer eller biltelefon, og de kan bare fylle Excel-filen med overflødige detaljer. Og selv om Outlook-kontaktene dine ikke inneholder slike detaljer, vil tomme kolonner fortsatt bli opprettet i et Excel-regneark (92 kolonner til sammen!).

   Med tanke på ovenstående er det fornuftig å eksportere bare de feltene du virkelig trenger. For å gjøre dette, klikk Kart egendefinerte felt -knappen.

9. I dialogvinduet " Kart tilpassede felt " klikker du først på Slett kart -knappen for å fjerne standardkartet i høyre rute og dra deretter de nødvendige feltene fra venstre rute.

   Du kan også dra de valgte feltene i høyre rute oppover og nedover for å omorganisere rekkefølgen. Hvis du ved et uhell har lagt til et uønsket felt, kan du fjerne det ved å ganske enkelt dra det tilbake, dvs. fra høyre rute til venstre.

   Når du er ferdig, klikker du på OK -knappen. Hvis du for eksempel vil eksportere en liste over kundene dine, kan innstillingene dine ligne på skjermbildet nedenfor, der bare de virksomhetsrelaterte feltene er valgt.

   Se også: Excel MAX IF-formel for å finne største verdi med betingelser
10. Hvis du klikker OK , kommer du tilbake til forrige vindu (fra trinn 7), og du klikker på Fullfør -knappen.

Det er det! Alle Outlook-kontaktene dine eksporteres til en .csv-fil, og nå kan du åpne den i Excel for gjennomgang og redigering.

Hvordan eksportere kontakter fra Outlook til Excel ved å kopiere/lime inn

Noen kan kalle "kopier / lim inn" en nybegynner måte, ikke egnet for avanserte brukere og guruer. Selvfølgelig er det et korn av sannhet i det, men ikke i dette spesielle tilfellet :) Faktisk har eksport av kontakter ved å kopiere/lime inn flere fordeler sammenlignet med import- og eksportveiviseren som vi nettopp har diskutert.

For det første er dette en visuell måte , det vil si at det du ser er det du får, så du vil ikke se noen uventede kolonner eller oppføringer i Excel-filen din etter eksport. For det andre lar import- og eksportveiviseren deg eksportere de fleste, men ikke alle feltene . For det tredje , kartlegging av feltene og omorganisering av rekkefølgen deres kan også være ganske tyngende, spesielt hvis du velger mange felt og de ikke passer innenfor det synlige, over rulleområdet, i vinduet.

Alt i alt kan det å kopiere og lime inn Outlook-kontakter manuelt være et raskere og mer praktisk alternativ til den innebygde import-/eksportfunksjonen. Denne tilnærmingen fungerer med alle Outlook-versjoner, og du kan bruke den til å eksportere kontaktene dine til alleOffice-applikasjon der kopier/lim fungerer, ikke bare Excel.

Du starter med å lage en egendefinert visning som viser kontaktfeltene du vil eksportere.

1. I Outlook 2013 og Outlook 2010 , bytt til Kontakter og på Hjem-fanen, i Gjeldende visning -gruppen, klikk Telefon ikon for å vise en tabellvisning.

   I Outlook 2007 går du til Vis > Gjeldende visning > Telefonliste .

   I Outlook 2003 er det nesten det samme: Vis > Arranger etter > Gjeldende visning > Telefonliste .

2. Nå må vi velge feltene vi vil eksportere. For å gjøre dette, i Outlook 2010 og 2013, bytt til Vis -fanen og klikk på Legg til kolonner -knappen i Arrangement -gruppen.

   I Outlook 2007 går du til Vis > Gjeldende visning > Tilpass gjeldende visning... og klikk på Felt -knappen.

   I Outlook 2003 er Felt -knappen under Vis > Ordne etter > Tilpass...

3. I dialogboksen " Vis kolonner " klikker du på det nødvendige feltet i venstre rute for å velge den og klikk deretter på Legg til -knappen for å legge den til i den høyre ruten som inneholder feltene som skal vises i din egendefinerte visning.

   Som standard vises bare de ofte feltene hvis du ønsker flere felt, åpne rullegardinlisten under " Velg tilgjengeligkolonner fra " og velg Alle kontaktfelter .

   Hvis du vil endre rekkefølgen på kolonnene i din egendefinerte visning, velg feltet du vil flytte i høyre rute og klikk enten Flytt opp eller Flytt ned -knappen.

   Når du har lagt til alle de ønskede feltene og angitt rekkefølgen på kolonnene etter eget ønske, klikker du OK for å lagre endringene.

   Tips: En alternativ måte å lage en tilpasset kontaktvisning på er å høyreklikke hvor som helst på raden med feltnavn og velge Feltvelger.

   Deretter kan du ganske enkelt dra feltene du trenger dit du vil ha dem i raden med feltnavn, som vist på skjermbildet.

   Voila! Vi har laget en tilpasset kontaktvisning, som faktisk var hoveddelen av arbeidet. Det som gjenstår for deg å gjøre er å trykke på et par snarveier for å kopiere kontaktopplysningene og lime dem inn i et Excel-dokument.

4. Trykk CTRL +A for å velge alle kontaktene og deretter CTRL+C for å kopiere dem til utklippstavlen.
5. Åpne en ny Excel-fil forhåndsark og velg celle A1 eller en annen celle som du vil skal være den første cellen i tabellen. Høyreklikk på cellen og velg Lim inn fra hurtigmenyen, eller trykk CTRL+V for å lime inn de kopierte kontaktene.
6. Lagre Excel-arket og nyt resultatene :)

Det er slik du eksporterer Outlook-kontakter til et Excel-regneark. Ikke noe vanskelig, er det? Hvis du har spørsmål, ellervet en bedre måte, ikke nøl med å gi meg en kommentar. Takk for at du leste!