Het artikel laat zien hoe je Outlook-agenda op drie verschillende manieren kunt delen met Google-account: door een uitnodiging te sturen, een agenda online te publiceren en een iCalendar-bestand te exporteren.

Iets delen of synchroniseren tussen twee verschillende toepassingen is vaak veel ingewikkelder dan het hoeft te zijn, vooral als het gaat om Microsoft Outlook en Google Gmail, de twee meest gebruikte mail- en agenda-apps van dit moment. Natuurlijk zijn er een handvol programma's en diensten van derden die het werk gemakkelijker maken, maar wie zou willen betalen voor iets dat gratis kan?

Deze handleiding leert u 3 eenvoudige manieren om Outlook-agenda met Google te delen zonder extensies, plug-ins of tools van derden te gebruiken.

Outlook-agenda delen met Google door uitnodiging te sturen

Microsoft Outlook en Google Agenda-app zijn fundamenteel verschillend, maar ze hebben één ding gemeen: beide ondersteunen iCal, een algemeen aanvaard formaat voor het uitwisselen van planningsinformatie tussen verschillende systemen en toepassingen. Dat betekent dat u zich kunt abonneren op een Outlook-agenda in Google als u een geldige ICS-koppeling hebt. In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u de iCal-koppeling van eenuitnodiging delen.

De functie agenda delen is beschikbaar in de desktop versies van Outlook voor Office 365, Exchange gebaseerde accounts, Outlook op het web en Outlook.com. De onderstaande instructies zijn voor Exchange server accounts en Outlook voor Office 365 desktop. Als u Outlook op het web of Outlook.com gebruikt, staan de gedetailleerde stappen hier: Hoe agenda delen in Outlook Online.

Belangrijke opmerking! Momenteel werkt het delen van agenda's slechts eenmaal, latere wijzigingen worden niet gesynchroniseerd. Voor meer informatie, zie Outlook / Google agenda synchronisatie werkt niet.

Om Outlook agenda te delen met Gmail, is dit wat je moet doen:

Een uitnodiging voor het delen van een agenda versturen vanuit Outlook

Ga in Microsoft Outlook naar de agendaweergave en doe het volgende:

1. Klik in het navigatievenster met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt delen en kies Machtigingen delen uit het contextmenu. (Of klik op Kalender delen op de Home tabblad, in de Agenda's beheren groep.)
2. Op de Machtigingen tabblad van de Kalender eigenschappen dialoogvenster, klik op Toevoegen .
3. In de Gebruikers toevoegen venster, typ het Gmail-adres in het Toevoegen vak, en klik op OK .
4. Selecteer het niveau van rechten dat u wilt geven (de standaardinstelling is Bekijk alle details ) en klik op OK.

Het Outlook-gedeelte is klaar, en de uitnodiging voor het delen van de agenda is onderweg naar je Gmail-account.

iCal-link toevoegen aan Google Agenda

Log in op uw Google-account en voer deze stappen uit:

1. Open in Google Gmail de uitnodiging tot delen, klik met de rechtermuisknop op " deze URL " link onderaan, en kies Kopieer link adres of het gelijkwaardige commando, afhankelijk van uw browser.
2. Ga naar de Google Agenda-app en klik op het plusteken naast Andere kalenders .
3. Selecteer in het pop-up menu Van URL .
4. Plak de link die u hebt gekopieerd van de uitnodiging tot delen (deze moet eindigen met de extensie .ics) in de URL van kalender vak en klik op Kalender toevoegen .

   U krijgt zo meteen bericht dat de agenda is toegevoegd.

5. Klik op de pijl terug in de linkerbovenhoek om af te sluiten Instellingen en u vindt de Outlook-agenda onder Andere kalenders U kunt het nu een andere naam geven en het kleurenschema naar wens aanpassen:

De agenda zou automatisch moeten synchroniseren zolang je erop geabonneerd blijft. Normaal duurt het een paar minuten voordat de updates in Google Agenda verschijnen.

Outlook-agenda delen met Google door hem online te publiceren

Als u geen moeite wilt doen om elke persoon een individuele uitnodiging te sturen, kunt u uw agenda op het web publiceren en vervolgens een ICS-link ernaar delen.

De publiceerfunctie is beschikbaar in bijna alle toepassingen, inclusief Outlook.com, Office voor 365 en Exchange-accounts. Als publiceren niet werkt in een lokaal geïnstalleerde desktop Outlook-app of uw beheerder bepaalde beperkingen heeft opgelegd aan uw zakelijke Office 365-account, kunt u altijd Outlook.com gebruiken voor de publiceerfunctie.

Om een agenda in Outlook.com of Outlook op het web te publiceren, voert u de volgende stappen uit:

1. Klik in de Agenda-app op de Instellingen (tandwiel) pictogram in de rechterbovenhoek, en klik dan op het Alle Outlook-instellingen weergeven link onderaan de Instellingen paneel.
2. Klik links op Kalender > Gedeelde kalenders .
3. In het rechterdeelvenster, onder Een kalender publiceren Kies de kalender die u wilt publiceren en kies het toegangsniveau: Kijk als ik bezig ben , Bekijk titels en locaties of Bekijk alle details .
4. Klik op de Publiceren knop.
5. Zo meteen verschijnt de ICS-link in hetzelfde venster. Kopieer hem en deel hem met zoveel mensen als je wilt.

Tips:

1. Als u een desktop versie van Outlook, gebruik dan deze instructies: Hoe publiceer ik een agenda in Outlook.
2. Als iemand een ICS-link met u heeft gedeeld, voert u de stappen 2 - 5 uit die in het vorige gedeelte zijn besproken om een openbare iCalendar aan uw Google-account toe te voegen.

Outlook-agenda importeren in Google

Een andere manier om Outlook agenda te delen met Google account is het exporteren en importeren van de gebeurtenissen. De belangrijkste beperking van deze aanpak is dat je een snapshot De agenda's worden niet automatisch gesynchroniseerd en wijzigingen die u in Outlook in uw agenda aanbrengt, worden niet meer in Google weergegeven.

Agenda exporteren vanuit Outlook

Om een agenda uit Outlook te exporteren, sla je hem op als iCal-bestand. Zo doe je dat:

1. Selecteer de kalender die u wilt exporteren.
2. Klik op Bestand > Kalender opslaan .
3. In de Opslaan als dialoogvenster, typ een willekeurige naam in het Bestandsnaam vakje of laat het standaardvakje staan.

   Onderaan het venster ziet u de samenvatting van wat er wordt opgeslagen. Als u tevreden bent met de standaardwaarden, klikt u op Sla Anders, klik Meer opties en doorgaan met de volgende stap.

4. Geef in het geopende venster de volgende informatie op:
   • Van de Datumbereik drop-down lijst, selecteer Data vermelden en stel een gewenst datumbereik in, of kies uit de voorgedefinieerde opties. Als u besluit de hele kalender te exporteren, houd er dan rekening mee dat het resulterende iCal-bestand vrij groot kan zijn, en dat het even duurt om het te genereren.
   • Van de Detail drop-down lijst, selecteer de hoeveelheid informatie die u wilt opslaan: Alleen beschikbaarheid , Beperkte details (beschikbaarheid en onderwerpen) of Volledige gegevens .
   • Optioneel klikt u op de Toon knop en configureer de extra opties zoals het exporteren van privé-items en kalenderbijlagen.
   • Klik op OK als u klaar bent.

   Terug in het hoofdgebouw Opslaan als venster, klik op Sla .

iCal-bestand importeren in Google

Voer de volgende stappen uit om het .ics-bestand te importeren in Google Agenda:

1. Klik in de Google Agenda-app op de Instellingen menu pictogram in de rechterbovenhoek, en selecteer Instellingen .
2. Selecteer links Invoer & uitvoer .
3. Onder Import klik Selecteer een bestand op uw computer en blader naar het iCal-bestand dat u vanuit Outlook hebt geëxporteerd.
4. Kies naar welke agenda de gebeurtenissen moeten worden geïmporteerd. Standaard worden de gebeurtenissen toegevoegd aan de primaire agenda.
5. Klik op de Import knop.

Na voltooiing krijgt u bericht hoeveel gebeurtenissen zijn geïmporteerd, en zodra u Instellingen vindt u ze in uw Google agenda.

Outlook gedeelde kalender werkt niet

Hoewel het standaard iCal-formaat door zowel Microsoft als Google wordt ondersteund, lijken ze veel compatibiliteitsproblemen te hebben. Uit mijn eigen ervaring blijkt dat een gedeelde of gepubliceerde agenda die geacht wordt automatisch te synchroniseren in werkelijkheid slechts één keer werkt - bij de eerste synchronisatie. Latere wijzigingen in Outlook worden niet doorgegeven aan Google, waardoor deze functie bijna nutteloos is. Mijn eerste gedachte was dat ikiets mis, maar na een beetje onderzoek vond ik veel soortgelijke problemen gemeld bij de Google Helpdesk.

Helaas is er momenteel geen duidelijke oplossing voor dit probleem. We moeten ofwel wachten (of liever hopen) op een oplossing of vertrouwen op speciale software. Bijvoorbeeld, volgens Google is hun G Suite Sync voor Microsoft Outlook synchroniseert alle items inclusief mail, agenda, contacten, taken en notities in beide richtingen. Enkele alternatieven worden beschreven in Hoe Google Agenda synchroniseren met Outlook.

Zo deel je Outlook agenda met Google. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien!