Tutorial menunjukkan cara membuat peraturan Pengesahan Data tersuai dalam Excel. Anda akan menemui beberapa contoh formula pengesahan data E xcel untuk membenarkan hanya nombor atau nilai teks dalam sel tertentu, atau hanya teks yang bermula dengan aksara tertentu, membenarkan data unik menghalang pendua dan banyak lagi.

Dalam tutorial semalam, kami mula melihat Pengesahan Data Excel - apakah tujuannya, cara ia berfungsi dan cara menggunakan peraturan terbina dalam untuk mengesahkan data dalam lembaran kerja anda. Hari ini, kita akan melangkah lebih jauh dan bercakap tentang aspek-aspek penting pengesahan data tersuai dalam Excel serta mencuba beberapa formula pengesahan yang berbeza.

Cara untuk buat pengesahan data tersuai dengan formula

Microsoft Excel mempunyai beberapa peraturan pengesahan data terbina dalam untuk nombor, tarikh dan teks, tetapi ia merangkumi senario paling asas sahaja. Jika anda ingin mengesahkan sel dengan kriteria anda sendiri, buat peraturan pengesahan tersuai berdasarkan formula. Begini caranya:

1. Pilih satu atau lebih sel untuk disahkan.
2. Buka kotak dialog Pengesahan Data. Untuk ini, klik butang Pengesahan Data pada tab Data , dalam kumpulan Alat Data atau tekan jujukan kekunci Alt > D > L (setiap kekunci perlu ditekan secara berasingan).
3. Pada tab Tetapan pada tetingkap dialog Pengesahan Data , pilih Tersuai dalam Benarkan kotak, dan masukkankedudukan baris dan lajur. Oleh itu, untuk sel D3 formula akan bertukar kepada =A3/B3 , dan untuk D4 ia akan menjadi =A4/B4 , melakukan pengesahan data serba salah!

   Untuk membetulkan formula, hanya taip "$" sebelum rujukan lajur dan baris untuk mengunci mereka: =$A$2/$B$2 . Atau, tekan F4 untuk menogol antara jenis rujukan yang berbeza.

   Dalam situasi apabila anda ingin mengesahkan setiap sel berdasarkan kriterianya sendiri, gunakan rujukan sel relatif tanpa tanda $ untuk mendapatkan formula untuk dilaraskan setiap baris atau/dan lajur:

   

   Seperti yang anda lihat, tidak ada "kebenaran mutlak", formula yang sama mungkin betul atau salah bergantung pada situasi dan tugas khusus anda.

   Ini ialah cara menggunakan pengesahan data dalam Excel dengan formula anda sendiri. Untuk mendapatkan lebih pemahaman, sila muat turun contoh buku kerja kami di bawah dan periksa tetapan peraturan. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!

   Latihan buku kerja untuk muat turun

   Contoh Pengesahan Data Excel (fail.xlsx)

   formula pengesahan data anda dalam kotak Formula .
4. Klik OK .

Secara pilihan, anda boleh menambah mesej input tersuai dan makluman Ralat yang akan dipaparkan apabila pengguna memilih sel yang disahkan atau memasukkan data tidak sah, masing-masing.

Di bawah anda akan menemui beberapa contoh peraturan pengesahan tersuai untuk jenis data yang berbeza.

Nota. Semua peraturan pengesahan data Excel, terbina dalam dan tersuai, sahkan hanya data baharu yang ditaip dalam sel selepas membuat peraturan. Data yang disalin tidak disahkan, begitu juga input data dalam sel sebelum membuat peraturan. Untuk menyematkan entri sedia ada yang tidak memenuhi kriteria pengesahan data anda, gunakan ciri Data Tidak Sah Bulatan seperti yang ditunjukkan dalam Cara mencari data tidak sah dalam Excel.

Pengesahan data Excel untuk membenarkan nombor sahaja

Anehnya, tiada peraturan pengesahan data Excel terbina dalam memenuhi situasi yang sangat biasa apabila anda perlu mengehadkan pengguna untuk memasukkan nombor sahaja dalam sel tertentu. Tetapi ini boleh dilakukan dengan mudah dengan formula pengesahan data tersuai berdasarkan fungsi ISNUMBER, seperti ini:

=ISNUMBER(C2)

Di mana C2 ialah sel paling atas julat yang ingin anda sahkan.

Nota. Fungsi ISNUMBER membenarkan sebarang nilai berangka dalam sel yang disahkan, termasuk integer, perpuluhan, pecahan serta tarikh dan masa, yang juga nombor dari segi Excel.

Pengesahan data Excel untuk membolehkanteks sahaja

Jika anda mencari sebaliknya - untuk membenarkan hanya entri teks dalam julat sel tertentu, kemudian bina peraturan tersuai dengan fungsi ISTEXT, contohnya:

=ISTEXT(D2)

Di mana D2 ialah sel paling atas bagi julat yang dipilih.

Benarkan teks bermula dengan aksara tertentu

Jika semua nilai dalam sesuatu julat hendaklah bermula dengan aksara atau subrentetan tertentu, kemudian lakukan pengesahan data Excel berdasarkan fungsi COUNTIF dengan aksara kad bebas:

Sebagai contoh, untuk memastikan semua id pesanan dalam lajur A bermula dengan awalan "AA-", "aa-", "Aa-", atau "aA-" (tidak peka huruf besar-besaran), tentukan peraturan tersuai dengan ini formula pengesahan data:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Formula pengesahan dengan logik OR (kriteria berbilang)

Sekiranya terdapat 2 atau lebih sah awalan, tambahkan beberapa fungsi COUNTIF, supaya peraturan pengesahan data Excel anda berfungsi dengan logik OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Formula pengesahan sensitif huruf kecil

Jika kes aksara penting, kemudian gunakan EXACT dalam kombinasi dengan fungsi LEFT untuk mencipta formula pengesahan sensitif huruf besar untuk entri yang bermula dengan teks tertentu:

Contohnya, untuk membenarkan hanya id pesanan yang bermula dengan "AA-" (sama ada "aa-" mahupun "Aa-" dibenarkan), gunakan ini formula:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

Dalam formula di atas,fungsi LEFT mengekstrak 3 aksara pertama daripada sel A2 dan EXACT melakukan perbandingan sensitif huruf besar dan kecil dengan subrentetan berkod keras ("AA-" dalam contoh ini). Jika dua subrentetan sepadan dengan tepat, formula mengembalikan TRUE dan pengesahan lulus; sebaliknya FALSE dikembalikan dan pengesahan gagal.

Benarkan entri yang mengandungi teks tertentu

Untuk membenarkan entri yang mengandungi teks tertentu di mana-mana dalam sel (pada mulanya , tengah atau akhir), gunakan fungsi ISNUMBER dalam kombinasi sama ada dengan FIND atau SEARCH bergantung pada sama ada anda mahukan padanan sensitif huruf besar atau huruf kecil:

• Pengesahan tidak sensitif huruf besar/kecil: ISNUMBER(SEARCH( teks , sel ))
• Pengesahan sensitif huruf besar-kecil: ISNUMBER(FIND( teks , sel ))

Pada set data sampel kami, untuk membenarkan hanya entri yang mengandungi teks "AA" dalam sel A2:A6, gunakan salah satu formula ini:

Tidak sensitif huruf besar-besaran:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Sensitif huruf besar-kecil:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formula berfungsi dengan logik berikut:

Anda mencari subrentetan "AA" dalam sel A2 menggunakan FIND atau SEARCH, dan kedua-duanya mengembalikan kedudukan aksara pertama dalam subrentetan. Jika teks tidak ditemui, ralat dikembalikan. Untuk sebarang nilai berangka yang dikembalikan sebagai hasil carian, fungsi ISNUMBER menghasilkan TRUE dan pengesahan data berjaya. Sekiranya berlaku ralat, ISNUMBER mengembalikan FALSE dan entri tidak akan dibenarkan dalam asel.

Pengesahan data untuk membenarkan hanya entri unik dan tidak membenarkan pendua

Dalam situasi apabila lajur atau julat sel tertentu tidak sepatutnya mengandungi sebarang pendua, konfigurasikan peraturan pengesahan data tersuai untuk membenarkan entri unik sahaja. Untuk ini, kita akan menggunakan formula COUNTIF klasik untuk mengenal pasti pendua:

Sebagai contoh, untuk membuat pastikan hanya id pesanan unik dimasukkan dalam sel A2 hingga A6, buat peraturan tersuai dengan formula pengesahan data ini:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Apabila nilai unik dimasukkan, formula mengembalikan TRUE dan pengesahan berjaya. Jika nilai yang sama sudah wujud dalam julat yang ditentukan (kiraan lebih besar daripada 1), COUNTIF mengembalikan FALSE dan input gagal pengesahan.

Sila ambil perhatian bahawa kami mengunci julat dengan rujukan sel mutlak (A$2:$A $6) dan gunakan rujukan relatif untuk sel atas (A2) untuk mendapatkan formula melaraskan dengan betul bagi setiap sel dalam julat yang disahkan.

Nota. Formula pengesahan data ini adalah tidak peka huruf besar-kecil , ia tidak membezakan teks huruf besar dan huruf kecil.

Formula pengesahan untuk tarikh dan masa

Pengesahan tarikh terbina menyediakan cukup banyak kriteria yang dipratentukan untuk mengehadkan pengguna untuk memasukkan hanya tarikh antara dua tarikh yang anda tentukan, lebih besar daripada, kurang daripada atau sama dengan tarikh tertentu.

Jika anda mahukan lebih kawalan ke atas datapengesahan dalam lembaran kerja anda, anda boleh meniru fungsi terbina dengan peraturan tersuai atau menulis formula anda sendiri yang melangkaui keupayaan terbina dalam pengesahan data Excel.

Benarkan tarikh antara dua tarikh

Untuk mengehadkan entri kepada tarikh dalam julat yang ditentukan, anda boleh menggunakan sama ada peraturan Tarikh yang dipratentukan dengan kriteria "antara" atau membuat peraturan pengesahan tersuai dengan formula generik ini:

Di mana:

• sel ialah sel paling atas dalam julat yang disahkan dan
• tarikh mula dan tamat ialah tarikh sah yang dibekalkan melalui fungsi DATE atau rujukan kepada sel yang mengandungi tarikh.

Sebagai contoh, untuk membenarkan hanya tarikh dalam bulan Julai tahun 2017, gunakan formula berikut:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Atau, masukkan tarikh mula dan tamat tarikh dalam beberapa sel ( F1 dan F2 dalam contoh ini), dan rujuk sel tersebut dalam formula anda:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Sila ambil perhatian bahawa tarikh sempadan ar e dikunci dengan rujukan sel mutlak.

Benarkan hari bekerja atau hujung minggu sahaja

Untuk mengehadkan pengguna untuk memasukkan hanya hari bekerja atau hujung minggu, konfigurasikan peraturan pengesahan tersuai berdasarkan pada fungsi WEEKDAY.

Dengan argumen return_type ditetapkan kepada 2, WEEKDAY mengembalikan integer antara 1 (Isnin) hingga 7 (Ahad). Jadi, untuk hari bekerja (Isnin hingga Jumaat) keputusan formula sepatutnyakurang daripada 6, dan untuk hujung minggu (Sabtu dan Ahad) lebih daripada 5.

Benarkan hanya hari bekerja :

Benarkan hanya hujung minggu :

Contohnya, untuk membenarkan memasukkan hanya hari bekerja dalam sel C2:C6, gunakan ini formula:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Sahkan tarikh berdasarkan tarikh hari ini

Dalam banyak situasi, anda mungkin mahu menggunakan tarikh hari ini sebagai permulaan tarikh julat tarikh yang dibenarkan. Untuk mendapatkan tarikh semasa, gunakan fungsi TODAY dan kemudian tambahkan bilangan hari yang diingini padanya untuk mengira tarikh tamat.

Sebagai contoh, untuk mengehadkan kemasukan data kepada 6 hari dari sekarang (7 hari termasuk hari ini), kita akan menggunakan peraturan Tarikh terbina dalam dengan kriteria berasaskan formula:

1. Pilih Tarikh dalam Benarkan
2. Pilih antara dalam Data
3. Dalam kotak Tarikh mula , masukkan =TODAY()
4. Dalam Tarikh tamat kotak, masukkan =TODAY() + 6

Dengan cara yang sama, anda boleh mengehadkan pengguna untuk memasukkan tarikh sebelum atau selepas tarikh hari ini. Untuk ini, pilih sama ada kurang daripada atau lebih besar daripada dalam kotak Data , dan kemudian masukkan =TODAY() dalam tarikh Tamat atau Mula kotak tarikh, masing-masing.

Sahkan masa berdasarkan masa semasa

Untuk mengesahkan data berdasarkan masa semasa, gunakan peraturan Masa yang dipratentukan dengan formula pengesahan data anda sendiri:

1. Dalam kotak Benarkan , pilih Masa .
2. Dalam kotak Data , pilih sama ada kurang daripada untuk membenarkan masa sahaja sebelum masa semasa atau lebih daripada untuk membenarkan masa selepas masa semasa.
3. Dalam kotak Masa tamat atau Masa mula (bergantung pada kriteria yang anda pilih pada langkah sebelumnya), masukkan salah satu daripada formula berikut:
   • Untuk mengesahkan tarikh dan masa berdasarkan tarikh dan masa semasa:

     =NOW()

   • Untuk mengesahkan kali berdasarkan masa semasa:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Tangkapan skrin di bawah menunjukkan peraturan yang membenarkan hanya kali lebih besar daripada masa semasa:

Peraturan pengesahan data Excel tersuai tidak berfungsi

Jika peraturan pengesahan data berasaskan formula anda tidak berfungsi seperti yang diharapkan, terdapat 3 perkara utama untuk diperiksa:

• Formula pengesahan data adalah betul
• Formula pengesahan tidak merujuk kepada sel kosong
• Rujukan sel yang sesuai digunakan

Semak ketepatan formula pengesahan data Excel anda

Sebagai permulaan, salin formula pengesahan anda ke dalam beberapa sel untuk memastikan ia tidak mengembalikan ralat seperti #N/A, #VALUE atau #DIV/0!.

Jika anda mencipta peraturan tersuai , formula harus mengembalikan nilai logik TRUE dan FALSE atau nilai 1 dan 0 yang menyamakannya, masing-masing.

Jika anda menggunakan kriteria berasaskan formula dalam peraturan terbina dalam (seperti yang kami lakukan untuk mengesahkan masa berdasarkanmasa semasa), ia juga boleh mengembalikan nilai berangka lain.

Formula pengesahan data Excel tidak boleh merujuk kepada sel kosong

Dalam banyak situasi, jika anda memilih Abaikan kosong kotak apabila mentakrifkan peraturan (biasanya dipilih secara lalai) dan satu atau lebih sel yang dirujuk dalam formula anda kosong, sebarang nilai akan dibenarkan dalam sel yang disahkan.

Berikut ialah contoh dalam bentuk paling mudah:

Rujukan sel mutlak dan relatif dalam formula pengesahan data

Apabila menyediakan peraturan pengesahan Excel berasaskan formula, sila ingat bahawa semua rujukan sel dalam anda formula adalah relatif kepada sel kiri atas dalam julat yang dipilih.

Jika anda mencipta peraturan untuk lebih daripada satu sel dan kriteria pengesahan anda bergantung pada sel tertentu , pastikan anda menggunakan rujukan sel mutlak (dengan tanda $ seperti $A$1), jika tidak peraturan anda akan berfungsi dengan betul hanya untuk sel pertama. Untuk menggambarkan perkara ini dengan lebih baik, sila pertimbangkan contoh berikut.

Andaikata, anda ingin mengehadkan kemasukan data dalam sel D2 hingga D5 kepada nombor bulat antara 1 (nilai minimum) dan hasil pembahagian A2 dengan B2. Jadi, anda mengira nilai maksimum dengan formula ringkas =A2/B2 ini, seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:

Masalahnya ialah formula yang kelihatan betul ini tidak akan berfungsi untuk sel D3 hingga D5 kerana rujukan relatif berubah berdasarkan relatif