Questa esercitazione vi guiderà su come creare una casella di controllo in Excel e utilizzare i risultati della casella di controllo nelle formule per creare una lista di controllo interattiva, un elenco di cose da fare, un rapporto o un grafico.

Credo che tutti sappiano cos'è una casella di controllo, sicuramente ne avrete viste molte su vari moduli online. Tuttavia, per chiarezza, permettetemi di iniziare con una breve definizione.

A casella di controllo , anche detto "a", "a", "a", "a", "a", "a". casella di spunta o casella di controllo o casella di selezione è un piccolo riquadro quadrato sul quale si fa clic per selezionare o deselezionare una determinata opzione.

L'inserimento di una casella di controllo in Excel sembra una cosa banale, ma apre una serie di nuove possibilità per i vostri fogli di lavoro che vi permetteranno di tenere sotto controllo gli obiettivi, gli impegni, i compiti, ecc.

Come inserire una casella di controllo in Excel

Come tutti gli altri Forma controlli, il Casella di controllo si trova nella scheda Sviluppatore, che per impostazione predefinita non compare nella barra multifunzione di Excel. È quindi necessario attivarlo prima.

1. Mostrare la scheda Sviluppatore sulla barra multifunzione

Per aggiungere la scheda Sviluppatore alla barra multifunzione di Excel, procedere come segue:

• Fare clic con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra multifunzione, quindi fare clic su Personalizzare la barra multifunzione ... Oppure, fare clic su File > Opzioni > Personalizzare la barra multifunzione .
• Sotto Personalizzare la barra multifunzione , selezionare Schede principali (di solito è selezionata per impostazione predefinita), controllare l'opzione Sviluppatore e fare clic su OK.

Ora, con la scheda Sviluppatore, è possibile accedere a una serie di controlli interattivi, tra cui Check Box.

2. Organizzare i dati

Se state creando una lista di controllo o un elenco di cose da fare in Excel, il primo passo è quello di creare un elenco di attività o di altri elementi per i quali verranno inserite le caselle di controllo.

Per questo esempio, ho creato il seguente file Lista di controllo per l'organizzazione della festa :

3. Aggiungere una casella di controllo

Le fasi di preparazione sono state completate e ora si passa alla parte principale: aggiungere caselle di controllo all'elenco di pianificazione della festa.

Per inserire una casella di controllo in Excel, eseguite i seguenti passaggi:

• Sul Sviluppatore nella scheda Controlli gruppo, fare clic su Inserire e selezionare Casella di controllo sotto Controlli del modulo .

  

• Fate clic nella cella in cui volete inserire la prima casella di controllo (B2 in questo esempio). Il controllo Casella di controllo apparirà vicino a quel punto, anche se non esattamente posizionato nella cella:

  

• Per posizionare correttamente la casella di controllo, passarci sopra il mouse e, non appena il cursore diventa una freccia a quattro punte, trascinare la casella di controllo nel punto desiderato.

  

• Per rimuovere il testo " Selezionare la casella 1 ", fare clic con il tasto destro del mouse sulla casella di controllo, selezionare il testo ed eliminarlo. Oppure, fare clic con il tasto destro del mouse sulla casella di controllo, selezionare Modifica del testo nel menu contestuale, quindi eliminare il testo.

  

La vostra prima casella di controllo di Excel è pronta e dovete solo copiarla in altre celle.

4. Copiare la casella di controllo in altre celle

Selezionare la cella con la casella di controllo utilizzando i tasti freccia della tastiera e posizionare il cursore sull'angolo inferiore destro della cella. Quando il puntatore del mouse diventa una sottile croce nera, trascinarlo verso il basso fino all'ultima cella in cui si desidera copiare la casella di controllo.

Le caselle di controllo sono state aggiunte a tutte le voci della lista di controllo:

Come si può vedere nella schermata precedente, la nostra lista di controllo Excel è quasi pronta. Perché quasi? Sebbene le caselle di controllo siano state inserite e sia ora possibile selezionarle o deselezionarle semplicemente facendo clic su una casella, Microsoft Excel non è in grado di rispondere a queste modifiche perché nessuna cella è ancora collegata a nessuna delle caselle di controllo.

La prossima parte del nostro tutorial sulle caselle di controllo di Excel vi insegnerà come catturare la selezione o la cancellazione di una casella di controllo da parte dell'utente e come utilizzare queste informazioni nelle vostre formule.

Come collegare una casella di controllo a una cella

Come già accennato, per poter catturare lo stato della casella di controllo (selezionata o deselezionata) è necessario associare la casella di controllo a una determinata cella. Per farlo, seguite i seguenti passaggi:

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla casella di controllo, quindi fare clic su Controllo del formato .

   

2. Nel Controllo del formato passare alla finestra di dialogo Controllo fare clic sulla scheda Collegamento cellulare e selezionare una cella vuota del foglio a cui si desidera collegare la casella di controllo, oppure digitare manualmente il riferimento alla cella:

   

3. Ripetere il passaggio precedente per le altre caselle di controllo.

   Suggerimento: per identificare facilmente le celle collegate, selezionatele in una colonna adiacente che non contenga altri dati. In questo modo, potrete nascondere in modo sicuro le celle collegate in un secondo momento, in modo che non ingombrino il foglio di lavoro.

4. Infine, fate clic su ciascuna delle caselle di controllo collegate. Nelle celle collegate, viene visualizzato VERO per le caselle di controllo selezionate e FALSO per le caselle di controllo cancellate:

   

A questo punto, le celle collegate probabilmente non hanno molto senso, ma vi prego di pazientare ancora un po' e vedrete quante nuove opportunità vi offrono.

Esempi di utilizzo delle caselle di controllo in Excel

Di seguito troverete alcuni esempi di come utilizzare le caselle di controllo in Excel per creare una lista di controllo interattiva, un elenco di cose da fare, un report e un grafico. Ma prima impariamo a collegare le caselle di controllo alle celle. La tecnica è molto semplice, ma è la chiave di volta per utilizzare i risultati delle caselle di controllo nelle formule.

Suggerimento: per ottenere rapidamente una selezione di modelli di liste di controllo per Excel, fare clic su File > Nuovo , digitare "checklist" nella casella di ricerca e premere Invio.

Come creare una lista di controllo con un riepilogo dei dati

In realtà, abbiamo già fatto la maggior parte del lavoro aggiungendo caselle di controllo e collegandole alle celle. Ora, ci limiteremo a scrivere alcune formule per creare un riepilogo dei dati per la nostra lista di controllo Excel.

Formula per calcolare il numero totale di compiti

È la più semplice: utilizzare la funzione COUNTA per ottenere il numero di celle non vuote nell'elenco di controllo:

=COUNTA(A2:A12)

Dove A2:A12 sono le voci della lista di controllo.

Formula per contare il numero di elementi selezionati (attività completate)

Un'attività completata significa una casella di controllo con un simbolo di spunta, il che significa il valore VERO in una cella collegata. Quindi, ottenete il conteggio totale dei VERI con questa formula COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Dove C2:C12 sono le celle collegate.

Per rendere la formula un po' più intelligente, si usa COUNTIFS invece di COUNTIF per verificare la presenza di celle vuote nell'elenco (colonna A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

In questo caso, se si eliminano alcune voci irrilevanti dall'elenco di controllo di Excel, ma si dimentica di rimuovere il simbolo di spunta dalla casella corrispondente, tali segni di spunta non verranno conteggiati.

Formula per ottenere la percentuale di attività completate

Per calcolare la presentazione dei compiti completati, utilizzare la normale formula della percentuale:

Parte/Totale = Percentuale

Nel nostro caso, dividere il numero di compiti completati per il numero totale di compiti, in questo modo:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

La seguente schermata mostra tutte le formule di cui sopra in azione:

Come si può vedere nella schermata precedente, abbiamo inserito un'altra formula in B18. La formula si basa sulla funzione IF che restituisce "Sì" se il numero di attività completate è uguale al totale delle attività, "No" altrimenti:

=IF(B14=B15, "Sì!", "No :(")

Per abbellire ulteriormente la lista di controllo, è possibile creare un paio di regole di formattazione condizionale che cambieranno il colore della cella B18 in base al suo valore.

Una volta completato, nascondete la colonna con le celle collegate e il vostro elenco di controllo Excel è pronto!

Se vi piace la lista di controllo che abbiamo creato per questo esempio, potete scaricarla subito.

Scarica la lista di controllo Excel

Come creare un elenco di cose da fare con la formattazione condizionale

In pratica, è possibile aggiungere caselle di controllo e formule per un elenco di cose da fare esattamente come abbiamo appena fatto per la lista di controllo di Excel. "A cosa serve allora scrivere questa sezione?", mi chiederete. Ebbene, in un tipico elenco di cose da fare, le attività completate hanno il formato barrato come questo:

Questo effetto può essere facilmente ottenuto creando una regola di formattazione condizionale. I passaggi dettagliati seguono.

Per cominciare, scrivete un elenco di compiti, inserite delle caselle di controllo e collegatele alle celle:

E ora, applicate formattazione condizionale che darà il formato barrato e, facoltativamente, un diverso colore di sfondo o di carattere agli elementi controllati.

1. Selezionare un elenco di attività (A2:A11 in questo esempio).
2. Vai al sito Casa scheda> Stili e fare clic su Formattazione condizionale > Nuova regola...
3. Nel Nuova regola di formattazione selezionare la finestra di dialogo Utilizzate una formula per determinare quali celle formattare .
4. Nel Formatta i valori in cui questa formula è vera inserire la seguente formula:

   =$C2=TRUE

   Dove C2 è la cella collegata più in alto.

   

5. Fare clic sul pulsante Formato impostare lo stile di formattazione desiderato e fare clic su OK. In questo esempio, selezioniamo lo stile di formattazione Barrato e il colore grigio chiaro dei caratteri:

   

   Suggerimento: se avete poca esperienza con la formattazione condizionale, potete trovare utile la seguente guida dettagliata: Formattazione condizionale di Excel basata sul valore di un'altra cella.

Attualmente, ogni volta che viene selezionata una determinata casella, l'elemento corrispondente viene formattato con un colore di carattere grigio chiaro e barrato.

Ecco un'altra idea per formattare l'elenco delle cose da fare di Excel: invece di cancellare le attività in competizione, potete inserire una colonna aggiuntiva con la seguente formula IF:

=IF(E2=TRUE, "Fatto", "Da fare")

Dove E2 è la cella collegata più in alto.

Come mostrato nella schermata seguente, la formula restituisce "Fatto" se una cella collegata contiene VERO, "Da fare" se FALSO:

Successivamente, applicare il formato condizionale desiderato al file Stato in base a questa formula:

=$C2="Fatto"

Il risultato sarà simile a questo:

Infine, aggiungete un paio di formule per calcolare le attività completate (come abbiamo fatto per la lista di controllo), nascondete le celle collegate e il vostro elenco di cose da fare in Excel è pronto!

Il grafico a barre in cima all'elenco delle cose da fare si basa sulla formula della percentuale in B2. Se siete curiosi di conoscere i dettagli, vi invito a scaricare il modello, a nascondere le colonne D ed E e ad analizzare le formule.

Scarica il modello di elenco delle cose da fare

Come creare un report interattivo con caselle di controllo

Un'altra utile applicazione delle caselle di controllo in Excel è la creazione di rapporti interattivi.

Supponiamo di avere un report sulle vendite che include i dati di 4 regioni: Nord, Sud, Est e Ovest. L'obiettivo è quello di ottenere il totale di una o più regioni selezionate. Naturalmente, questo può essere fatto utilizzando la funzione Slicers di una tabella o di una PivotTable di Excel o inserendo dei subtotali. Ma perché non rendere il report più facile da usare inserendo 4 caselle di controllo in alto?

Per creare un report simile nel vostro foglio, seguite i seguenti passaggi:

1. Aggiungete 4 caselle di controllo nella parte superiore del foglio, per le opzioni Nord , Sud , Est e Ovest regioni.
2. Create l'area dei criteri in una parte inutilizzata del foglio e collegate le caselle di controllo a celle vuote:

   

   Nella schermata precedente, I2:I5 sono celle collegate e H2:H5 sono i nomi delle regioni esattamente come appaiono nel report.

3. Aggiungere un'altra colonna all'area dei criteri con una formula IF che restituisce il nome della regione se la cella collegata è valutata VERO, altrimenti un trattino ("-"):

   =IF(I2=VERO, H2, "-")

   

4. Digitare un'intestazione per la colonna della formula che corrisponda esattamente all'intestazione della colonna corrispondente nel report ( Regione La corrispondenza esatta è molto importante e nel prossimo passo capirete perché.
5. Quindi, scrivere la formula per calcolare il totale delle regioni selezionate. A questo scopo, utilizzeremo la funzione DSUM che somma i valori di un database che corrispondono alle condizioni specificate: DSUM(database, campo, criteri)

   Dove:

   • Database è la tabella o l'intervallo, comprese le intestazioni delle colonne (A5:F48 in questo esempio).
   • Campo è la colonna che si vuole sommare. Può essere fornita sia come intestazione della colonna racchiusa tra virgolette, sia come numero che rappresenta la posizione della colonna nel database. In questo esempio, sommiamo i numeri della colonna Sub-totale quindi il secondo argomento è "sub-totale".
   • Criteri è l'intervallo di celle che contiene le condizioni, compresa l'intestazione della colonna (J1:J5). Per questo motivo l'intestazione della colonna della formula nell'area dei criteri deve corrispondere all'intestazione della colonna nel report.

   Se si mettono insieme i ragionamenti di cui sopra, la formula DSUM diventa la seguente:

   =DSOMMA(A5:F48, "sub-totale", J1:J5)

   ...e funziona perfettamente!

   

Per nascondere l'errore #DIV/0! che appare quando non è selezionata alcuna regione, inserire DSUM nella funzione IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-totale", J1:J5), 0)

Se, oltre al totale, il report calcola una media per ogni riga, è possibile utilizzare la funzione DAVERAGE(database, campo, criteri) per ottenere una media delle vendite. media per le regioni selezionate.

Infine, nascondete e probabilmente bloccate l'area dei criteri per evitare modifiche accidentali e il vostro rapporto interattivo è pronto!

Scarica il rapporto interattivo

Creare un grafico dinamico in base allo stato della casella di controllo

Questo esempio vi insegnerà a creare un grafico dinamico di Excel in grado di rispondere alla modifica dello stato delle caselle di controllo (selezionate o deselezionate):

I dati di partenza di questo esempio sono semplici:

Per trasformarlo in un grafico dinamico di Excel, eseguire i seguenti passaggi:

1. Creare caselle di controllo e link a celle vuote.

   In particolare, inserire 2 caselle di controllo per gli anni 2013 e 2014 e collegarle rispettivamente alle celle G2 e G3:

   

2. Creare il set di dati per il grafico a seconda dei dati di origine e delle celle collegate (vedere l'immagine seguente):
   • Per l'anno 2013 (J4:J7), utilizzare la seguente formula:

     =IF($G$2=VERO, B4, NA())

     Se la casella di controllo 2013 è selezionata (G2 è VERO), la formula estrae il valore originale da B4, altrimenti restituisce l'errore #N/A.

   • Per l'anno 2014 (K4:K7), inserire una formula simile per estrarre i valori dalla colonna C se è selezionata la casella 2014:

     =IF($G$2=VERO, C4, NA())

     Guarda anche: Le funzioni ISTEXT e ISNONTEXT di Excel con esempi di formule
   • Nella cella L4, inserire la formula =$D4 e copiarla in L7. Poiché i dati dell'anno 2015 devono essere sempre visualizzati nel grafico, non è necessaria una formula IF per questa colonna.

   

3. Creare un grafico combinato basato sul set di dati dipendenti (I3:L7). Poiché abbiamo collegato tutte le celle della tabella dipendente ai dati originali, il grafico si aggiornerà automaticamente non appena verrà apportata una modifica al set di dati originali.

   

Scarica il grafico dinamico

Ecco come creare e utilizzare le caselle di controllo in Excel. Per rivedere tutti gli esempi discussi in questa esercitazione, potete scaricare la nostra cartella di lavoro di esempio qui sotto. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana.

Eserciziario da scaricare

Esempi di caselle di controllo in Excel (file .xlsx)