Questa breve esercitazione spiega le basi di un riferimento esterno in Excel e mostra come fare riferimento a un altro foglio e a un'altra cartella di lavoro nelle formule.

Quando si calcolano i dati in Excel, ci si può trovare spesso nella situazione di dover prelevare i dati da un altro foglio di lavoro o addirittura da un altro file di Excel. Si può fare? Certo che si può, basta creare un collegamento tra i fogli di lavoro (all'interno della stessa cartella di lavoro o in cartelle di lavoro diverse) utilizzando quello che viene chiamato un riferimento di cella esterno o un link .

Riferimento esterno in Excel è un riferimento a una cella o a un intervallo di celle al di fuori del foglio di lavoro corrente. Il vantaggio principale dell'utilizzo di un riferimento esterno in Excel è che ogni volta che la cella o le celle di riferimento in un altro foglio di lavoro cambiano, il valore restituito dal riferimento esterno alla cella viene aggiornato automaticamente.

Sebbene i riferimenti esterni in Excel siano molto simili ai riferimenti di cella, vi sono alcune importanti differenze. In questa esercitazione inizieremo con le nozioni di base e mostreremo come creare vari tipi di riferimenti esterni con passaggi dettagliati, schermate ed esempi di formule.

Come fare riferimento a un altro foglio in Excel

Per fare riferimento a una cella o a un intervallo di celle in un altro foglio di lavoro della stessa cartella di lavoro, anteporre all'indirizzo della cella il nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo (!).

In altre parole, in un riferimento di Excel a un altro foglio di lavoro, si utilizza il seguente formato:

Riferimento a un singola cellula:

Ad esempio, per fare riferimento alla cella A1 del Foglio2, si digita Foglio2!A1 .

Riferimento a un gamma di celle:

Ad esempio, per fare riferimento alle celle A1:A10 del foglio2, si digita Foglio2!A1:A10 .

Nota: se il nome del foglio di lavoro include spazi o caratteri non alfabetici è necessario racchiuderlo tra virgolette singole. Ad esempio, un riferimento esterno alla cella A1 di un foglio di lavoro denominato Pietre miliari del progetto dovrebbe essere letto come segue: "Pietre miliari del progetto"!A1.

In una formula reale, che moltiplica il valore della cella A1 in ' Pietre miliari del progetto per 10, un riferimento a un foglio Excel si presenta come segue:

='Pietre miliari del progetto'!A1*10

Creare un riferimento a un altro foglio in Excel

Quando si scrive una formula che fa riferimento a celle di un altro foglio di lavoro, è ovviamente possibile digitare manualmente il nome dell'altro foglio seguito da un punto esclamativo e dal riferimento alla cella, ma si tratta di un metodo lento e soggetto a errori.

Un modo migliore è quello di indicare la cella o le celle di un altro foglio a cui si vuole che la formula faccia riferimento e lasciare che Excel si occupi della sintassi corretta del riferimento al foglio. Per fare in modo che Excel inserisca nella formula un riferimento a un altro foglio, procedete come segue:

1. Iniziare a digitare una formula in una cella di destinazione o nella barra della formula.
2. Per aggiungere un riferimento a un altro foglio di lavoro, passate a quel foglio e selezionate una cella o un intervallo di celle a cui volete fare riferimento.
3. Terminate di digitare la formula e premete il tasto Invio per completarla.

Ad esempio, se si dispone di un elenco di cifre di vendita nel foglio Vendite e si vuole calcolare l'Imposta sul Valore Aggiunto (19%) per ogni prodotto in un altro foglio denominato IVA procedere nel modo seguente:

• Iniziare a digitare la formula =19%* nella cella B2 del foglio IVA .
• Passa al foglio Vendite Excel inserirà immediatamente un riferimento esterno a tale cella, come mostrato nella seguente schermata:

Nota: quando si aggiunge un riferimento Excel a un altro foglio utilizzando il metodo sopra descritto, per impostazione predefinita Microsoft Excel aggiunge un riferimento relativo (senza segno $). Quindi, nell'esempio precedente, è possibile copiare la formula in altre celle della colonna B del foglio IVA I riferimenti alle celle si adattano a ogni riga e l'IVA di ogni prodotto viene calcolata correttamente.

In modo simile, è possibile riferimento a intervallo di celle in un altro foglio L'unica differenza è che si selezionano più celle nel foglio di lavoro di origine. Ad esempio, per trovare il totale delle vendite nelle celle B2:B5 del foglio Vendite si inserisce la seguente formula:

=SOMMA(Vendite!B2:B5)

In questo modo si fa riferimento a un altro foglio di Excel. Vediamo ora come fare riferimento alle celle di un'altra cartella di lavoro.

Come fare riferimento a un'altra cartella di lavoro in Excel

Nelle formule di Microsoft Excel, i riferimenti esterni a un'altra cartella di lavoro vengono visualizzati in due modi, a seconda che la cartella di lavoro di origine sia aperta o chiusa.

Riferimento esterno a una cartella di lavoro aperta

Quando la cartella di lavoro di origine è aperta, un riferimento esterno di Excel include il nome della cartella di lavoro tra parentesi quadre (compresa l'estensione del file), seguito dal nome del foglio, dal punto esclamativo (!) e dalla cella o dall'intervallo di celle di riferimento. In altre parole, per un riferimento a una cartella di lavoro aperta si utilizza il seguente formato:

Ad esempio, ecco un riferimento esterno alle celle B2:B5 del foglio Gennaio nella cartella di lavoro denominata Vendite.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Se si desidera, ad esempio, calcolare la somma di queste celle, la formula con il riferimento alla cartella di lavoro sarà la seguente:

=SOMMA([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Riferimento esterno a una cartella di lavoro chiusa

Quando si fa riferimento a un'altra cartella di lavoro in Excel, quest'ultima non deve necessariamente essere aperta. Se la cartella di lavoro di origine è chiusa, è necessario aggiungere l'intero percorso al riferimento esterno.

Ad esempio, per sommare le celle B2:B5 nel file Gennaio foglio da Vendite.xlsx che risiede all'interno della cartella di lavoro Rapporti sull'unità D, si scrive la seguente formula:

=SOMMA(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ecco la ripartizione delle parti di riferimento:

• Percorso del file Indica l'unità e la directory in cui è memorizzato il file Excel ( D:\Rapporti in questo esempio).
• Nome della cartella di lavoro Include l'estensione del file (.xlsx, .xls o .xslm) ed è sempre racchiusa tra parentesi quadre, come ad esempio [Sales.xlsx] nella formula precedente.
• Nome del foglio Questa parte del riferimento esterno di Excel include il nome del foglio seguito da un punto esclamativo in cui si trova la cella o le celle di riferimento ( Jan! in questo esempio).
• Riferimento cella punta alla cella effettiva o a un intervallo di celle a cui si fa riferimento nella formula.

Se si è creato un riferimento a un'altra cartella di lavoro quando questa era aperta e successivamente si è chiusa la cartella di lavoro di origine, il riferimento alla cartella di lavoro esterna verrà aggiornato automaticamente per includere l'intero percorso.

Nota: se il nome della cartella di lavoro o il nome del foglio, o entrambi, comprendono spazi o qualsiasi caratteri non alfabetici è necessario racchiudere il percorso tra virgolette singole, ad esempio:

=SOMMA('[Bilancio dell'anno.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SOMMA('[Vendite.xlsx]Vendite gennaio'!B2:B5)

=SOMMA('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Fare riferimento a un'altra cartella di lavoro in Excel

Come nel caso della creazione di una formula di Excel che fa riferimento a un altro foglio, non è necessario digitare manualmente un riferimento a un'altra cartella di lavoro. È sufficiente passare all'altra cartella di lavoro quando si inserisce la formula e selezionare una cella o un intervallo di celle a cui si desidera fare riferimento. Microsoft Excel si occuperà del resto:

Note:

• Quando si crea un riferimento a un'altra cartella di lavoro selezionando le celle in essa contenute, Excel inserisce sempre riferimenti assoluti alle celle. Se si intende copiare la formula appena creata in altre celle, assicurarsi di rimuovere il segno del dollaro ($) dai riferimenti alle celle per trasformarli in riferimenti relativi o misti, a seconda degli scopi.
• Se la selezione di una cella o di un intervallo nella cartella di lavoro di riferimento non crea automaticamente un riferimento nella formula, molto probabilmente i due file sono aperti in diverse istanze di Excel Per verificarlo, aprire Task Manager e vedere quante istanze di Microsoft Excel sono in esecuzione. Se sono più di una, espandere ogni istanza per visualizzare i file annidati. Per risolvere il problema, chiudere un file (e l'istanza) e riaprirlo dall'altro file.

Riferimento a un nome definito nella stessa cartella di lavoro o in un'altra.

Per rendere più compatto un riferimento esterno di Excel, è possibile creare un nome definito nel foglio di origine e poi fare riferimento a quel nome da un altro foglio che risiede nella stessa cartella di lavoro o in una cartella di lavoro diversa.

Creare un nome in Excel

Per creare un nome in Excel, selezionare tutte le celle che si desidera includere, quindi andare alla voce Formule scheda> Nomi definiti e fare clic sul pulsante Definire il nome oppure premere Ctrl + F3 e fare clic su Nuovo .

Nel Nuovo nome digitare il nome desiderato (ricordate che gli spazi non sono ammessi nei nomi di Excel) e verificare se l'intervallo corretto viene visualizzato nella finestra di dialogo Si riferisce a campo.

Per esempio, ecco come si crea un nome ( Jan_sales ) per le celle B2:B5 in Gennaio foglio:

Una volta creato il nome, si è liberi di utilizzarlo nei riferimenti esterni di Excel. Il formato di tali riferimenti è molto più semplice rispetto al formato di un riferimento a un foglio di Excel e a una cartella di lavoro discussi in precedenza, il che rende le formule con riferimenti al nome più facili da comprendere.

Nota: per impostazione predefinita, vengono creati nomi Excel per i file livello della cartella di lavoro , si prega di notare il Ambito di applicazione nella schermata precedente, ma è anche possibile creare uno specifico campo livello del foglio di lavoro scegliendo un foglio corrispondente dal menu Ambito di applicazione Per i riferimenti di Excel, l'ambito di un nome è molto importante perché determina la posizione all'interno della quale il nome viene riconosciuto.

Si consiglia di creare sempre nomi a livello di cartella di lavoro (a meno che non ci sia un motivo specifico per non farlo), perché semplificano notevolmente la creazione di riferimenti esterni a Excel, come illustrato negli esempi seguenti.

Riferimento a un nome in un altro foglio della stessa cartella di lavoro

Per fare riferimento a un oggetto globale livello del libro di lavoro nella stessa cartella di lavoro, è sufficiente digitare quel nome nell'argomento di una funzione:

Ad esempio, per trovare la somma di tutte le celle all'interno del file Jan_sales che abbiamo creato poco fa, utilizzare la seguente formula:

=SOMMA(vendite di gennaio)

Per fare riferimento a un'immagine locale a livello di foglio di lavoro in un altro foglio della stessa cartella di lavoro, è necessario far precedere il nome dal nome del foglio seguito da un punto esclamativo:

= Funzione ( Nome_foglio ! nome )

Ad esempio:

=SOMMA(Jan!Jan_sales)

Se il nome del foglio include spazi o caratteri monoalfabetici, ricordarsi di racchiuderlo tra apici singoli, ad esempio:

=SOMMA('rapporto gennaio'!vendite_gennaio)

Riferimento a un nome in un'altra cartella di lavoro

Un riferimento a un file livello del libro di lavoro in un'altra cartella di lavoro è costituito dal nome della cartella di lavoro (compresa l'estensione) seguito da un punto esclamativo e dal nome definito (intervallo di nomi):

Ad esempio:

=SOMMA(vendite.xlsx!vendite_giugno)

Per fare riferimento a un a livello di foglio di lavoro in un'altra cartella di lavoro, si deve includere anche il nome del foglio seguito dal punto esclamativo e il nome della cartella di lavoro deve essere racchiuso tra parentesi quadre. Ad esempio:

=SOMMA([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Quando si fa riferimento a un intervallo di nomi in un file cartella di lavoro chiusa ricordarsi di includere il percorso completo del file Excel, ad esempio:

=SOMMA('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Come creare un riferimento al nome in Excel

Se avete creato una manciata di nomi diversi nei vostri fogli Excel, non è necessario ricordarli tutti a memoria. Per inserire un riferimento a un nome Excel in una formula, eseguite i seguenti passaggi:

1. Selezionare la cella di destinazione, inserire il segno di uguale (=) e iniziare a digitare la formula o il calcolo.
2. Quando si arriva alla parte in cui è necessario inserire un riferimento al nome di Excel, eseguire una delle seguenti operazioni:
   • Se ci si riferisce a un livello del libro di lavoro Se il nome si trova in un'altra cartella di lavoro, passare a quella cartella di lavoro. Se il nome si trova in un altro foglio della stessa cartella di lavoro, saltare questo passaggio.
   • Se si fa riferimento a un oggetto a livello di foglio di lavoro nome, si passa a quel foglio specifico nella cartella di lavoro corrente o in un'altra cartella di lavoro.
3. Premere F3 per aprire la finestra di dialogo Nome passato selezionare il nome a cui si vuole fare riferimento e fare clic su OK.

Ora che sapete come creare un riferimento esterno in Excel, potete trarre vantaggio da questa grande capacità e utilizzare nei vostri calcoli dati provenienti da altri fogli di lavoro e cartelle di lavoro. Vi ringrazio per la lettura e vi aspetto sul nostro blog la prossima settimana!