Continuiamo la nostra serie di tutorial sulle immagini nei modelli di e-mail condivisi e scopriamo altri modi rapidi per inserirle nei messaggi di Outlook. Vedrete i pro e i contro di ciascun metodo, li confronterete e deciderete quale sia l'opzione migliore per voi.

Come ricorderete dai miei precedenti manuali, il nostro strumento Modelli condivisi può aiutarvi ad aggiungere immagini ai messaggi di Outlook da archivi online come OneDrive e SharePoint. Sebbene sia piuttosto semplice, alcuni di voi potrebbero pensare che ci siano troppi passaggi da fare per incollare una sola immagine.

Oggi vi mostrerò come aggiungere un'immagine al corpo dell'e-mail di Outlook da Internet e incollare un'immagine direttamente dagli appunti. Niente cartelle condivise, autorizzazioni e login: solo un link e un'immagine. È un gioco da ragazzi!

Informazioni sui modelli di e-mail condivisi

Innanzitutto, per coloro che non conoscono ancora il nostro nuovo componente aggiuntivo, vorrei spendere qualche parola sui Modelli di e-mail condivisi. Abbiamo creato questo strumento per farvi risparmiare tempo e aiutarvi a scrivere e inviare e-mail in modo rapido e semplice. Non si tratta solo di parole.

Immaginate questo: avete rilasciato un nuovo prodotto e tutti i vostri clienti hanno la stessa domanda: in che modo è migliore del vostro prodotto precedente e in che cosa si differenzia da esso? Vediamo le opzioni a vostra disposizione:

• Si può rispondere personalmente a tutti scrivendo sempre le stesse cose con parole diverse.
• È possibile creare un esempio di risposta e copiarlo da un documento per incollarlo in un'e-mail, ripristinando manualmente la formattazione, i collegamenti ipertestuali e le immagini.
• Oppure potete avviare Modelli di e-mail condivisi, selezionare il modello pre-salvato e incollarlo. Pochi clic e l'e-mail è pronta per essere inviata. Pochi clic e il lavoro è fatto.

Tutto ciò che dovete fare è creare un modello. Shared Email Templates farà il resto :) Con un solo clic del mouse incorporerete un testo perfettamente formattato con tutti i collegamenti ipertestuali e le immagini necessarie conservate. E se fate parte di un team e volete che anche gli altri utilizzino le vostre frasi, non ci sarà alcun problema!

Torniamo ora alle immagini e al loro incollaggio in un'e-mail con l'aiuto di Shared Email Templates. Poiché si tratta di un nuovo componente aggiuntivo di Outlook, vorrei diffonderne la conoscenza e inviare alcune e-mail ai miei amici che potrebbero essere interessati. Quindi, scriverò un testo, applicherò un po' di colore, creerò un link in modo che i miei amici non debbano cercarlo su Google. Poi darò un'occhiata al mio testo e mi renderò conto che si tratta di unaLe immagini sono accattivanti e danno un'immagine visiva dei tuoi pensieri. Quindi, inserirò un'immagine per rendere il mio messaggio completo e informativo. Ora mi piace quello che vedo :)

Dal momento che non sono un mago, vi svelerò il "segreto" della creazione di un modello con immagini ;)

Inserire un'immagine in un messaggio di Outlook da un URL

Dedicherò questo capitolo a un altro modo per inserire le immagini nei modelli di e-mail condivise. Non è necessario creare una cartella in una posizione basata su cloud, né tenere a mente le opzioni di condivisione e le e-mail dei vostri compagni di squadra. Avete solo bisogno di un link all'immagine. Tutto qui, solo un link. Non scherzo :)

Vi illustro la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] che, come si può intuire dal nome, consente di inserire un'immagine nei messaggi di posta elettronica di Outlook a partire da un URL. Procediamo passo dopo passo:

1. Eseguite Modelli e-mail condivisi e iniziate a creare un modello.
2. Fare clic sul pulsante Inserisci macro e scegliere ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] dall'elenco:
3. La macro chiederà il link e le dimensioni dell'immagine da inserire. Qui si può anche impostare la larghezza e la lunghezza dell'immagine o lasciarla così com'è:

   

Nota: l'immagine deve essere di uno dei seguenti formati: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, altrimenti la macro non funzionerà.

Suggerimento: si consiglia di lasciare selezionata l'opzione "Come allegato nascosto", in modo che i destinatari possano vedere l'immagine indipendentemente dal loro client di posta elettronica e dalle sue impostazioni.

Lasciate che vi mostri come funziona la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Per esempio, voglio inviare un link al post di Facebook sulla pagina di Ablebits e aggiungere una foto in modo che sia bella. Perché no? :) Quindi, trovo il post necessario, ottengo il suo link facendo clic sul suo timestamp, quindi faccio clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e copio il suo indirizzo per la macro. Ecco cosa otterrò:

Tuttavia, mi aspetto che l'immagine venga incollata sotto il testo per far sì che il mio messaggio risulti bello, e così è!

Nota: su Internet esistono URL di tutti i tipi. Il link utilizzato deve portare a un'immagine scaricabile. Il modulo aggiuntivo deve scaricare un'immagine per poterla incollare nell'e-mail. Se la parola "scaricabile" vi ha confuso e non sapete come verificare la "scaricabilità" della vostra immagine, fate clic con il pulsante destro del mouse e verificate se è disponibile l'opzione "Salva immagine con nome...". In tal caso, l'immagine è disponibile.può essere scaricato e funzionerà perfettamente per la macro.

Tutti gli altri membri del vostro team che desiderano utilizzare lo stesso modello e incollare la stessa immagine non avranno problemi: funzionerà perfettamente per tutti, senza bisogno di ulteriori passaggi.

Aggiungere immagini ai messaggi di posta elettronica di Outlook dagli appunti

C'è un altro modo per aggiungere una foto in Outlook, che vi sorprenderà per la sua ovvietà: potete aggiungere un'immagine... copiandola e incollandola nel vostro modello :) Potete inserire un'immagine di qualsiasi formato, ma la sua dimensione non deve superare i 64 Kb. Questa è l'unica limitazione che dovrete affrontare.

Basta cercare il file, aprirlo in un qualsiasi editor di immagini e copiarlo da lì. Poi basta incollarlo nel modello e il risultato sarà questo:

Suggerimento: potete anche trascinare e rilasciare l'immagine da Esplora file nel corpo del modello.

Una volta sostituito il mio saluto con un'immagine luminosa, il mio messaggio è diventato meno informale. È proprio questo il mio obiettivo!

Il vantaggio principale di questo metodo è la possibilità di vedere l'immagine stessa, non la macro con un insieme casuale di caratteri, e di essere sicuri di aggiungere l'immagine giusta. Tuttavia, a causa del limite di 64 Kb, è possibile incollare in questo modo solo immagini di piccole dimensioni. Se si supera questo limite, si otterrà il seguente messaggio di errore:

In questo caso è necessario consultare i nostri manuali sull'argomento e scegliere un altro modo per aggiungere un'immagine.

Se vi siete persi le mie precedenti esercitazioni su come incorporare un'immagine da OneDrive o inserire un'immagine da SharePoint, consultatele e scegliete il metodo più adatto a voi.

Se desiderate aggiungere automaticamente un'immagine in base all'utente corrente, potete trovare i passaggi in questo articolo: Come creare un modello dinamico di Outlook per l'utente corrente.

E quando deciderete di passare dalla teoria alla pratica, basterà installare Shared Email Templates dal Microsoft Store e provarci :)

Se avete domande o, magari, suggerimenti su come rendere i nostri modelli di e-mail condivise ancora migliori, lasciate i vostri pensieri nella sezione Commenti ;)