Kennsluforritið sýnir 4 fljótlegar leiðir til að bæta við fellilista í Excel. Það sýnir einnig hvernig á að búa til fellilista úr annarri vinnubók, breyta, afrita og eyða gagnaprófunarlistum.

Excel fellilisti, aka fellilisti eða combo kassi, er notaður til að slá inn gögn í töflureikni úr fyrirfram skilgreindum varalista. Megintilgangur þess að nota fellilista í Excel er að takmarka fjölda valkosta sem eru í boði fyrir notandann. Þar fyrir utan kemur fellilisti í veg fyrir stafsetningarvillur og gerir gagnainnslátt hraðari.

Hvernig á að búa til fellilista í Excel

Í heildina eru 4 leiðir til að búa til fellivalmynd í Excel með því að nota gagnaprófunaraðgerðina. Hér að neðan er að finna stutta útlistun á helstu kostum og göllum ásamt nákvæmum skref-fyrir-skref leiðbeiningum fyrir hverja aðferð:

Búa til fellilista með kommum aðskildum gildum

Þetta er fljótlegasta leiðin til að bæta við fellilista í öllum útgáfum af Excel 2010 í gegnum Excel 365.

1. Veldu reit eða svið fyrir fellilistann þinn.

Þú byrjar á því að velja reit eða reiti þar sem þú vilt að fellilisti birtist. Þetta getur verið einn reit, svið af frumum eða allur dálkurinn. Ef þú velur allan dálkinn, þá verður til fellivalmynd í hverri reit þess dálks, sem er raunverulegur tímasparnaður, til dæmis þegar þú ert að búa til spurningalista.

Þú getur jafnvel valið ósamliggjandi frumur Upplýsingar eða Viðvörun gera notendum kleift að slá inn sinn eigin texta í combo boxið.

• Mælt er með Upplýsingaskilaboðum ef líklegt er að notendur þínir setji inn eigin val nokkuð oft.
• Viðvörun skilaboð mun fá notendur til að velja hlut úr fellilistanum frekar en að slá inn eigin gögn, þó það banna ekki sérsniðnar færslur.
• Stopp (sjálfgefið) mun koma í veg fyrir að fólk geti slá inn öll gögn sem eru ekki í Excel fellilistanum þínum.

Og svona geta sérsniðnu viðvörunarskilaboðin þín litið út í Excel:

Ábending. Ef þú ert ekki viss um hvaða titil eða skilaboðatexta á að slá inn geturðu skilið reitina eftir tóma. Í þessu tilviki mun Microsoft Excel birta sjálfgefna viðvörun " Gildið sem þú slóst inn er ekki gilt. Notandi hefur takmörkuð gildi sem hægt er að slá inn í þennan reit ."

Hvernig á að afrita fellilistann í Excel

Ef þú vilt að vallisti birtist í mörgum hólfum geturðu einfaldlega afritað hann eins og hvert annað frumuefni með því að draga fyllihandfangið í gegnum aðliggjandi frumur eða með því að nota afrita / líma flýtivísana. Þessar aðferðir afrita allt innihald reits þar á meðal Gagnaprófun og núverandi val . Svo er best að nota þá þegar ekkert atriði er valið í fellilistanum ennþá.

Til að afrita fellilista án núverandi vals , notaðuLímdu sérstaka eiginleika til að afrita aðeins gagnaprófunarregluna.

Hvernig á að breyta Excel fellilista

Eftir að þú hefur búið til fellilista í Excel gætirðu viljað bæta fleiri færslum við það eða eyða einhverjum af þeim atriðum sem fyrir eru. Hvernig þú gerir þetta fer eftir því hvernig fellilistann þinn var búinn til.

Breyta fellilista aðskilinn með kommum

Ef þú hefur búið til fellilista aðskilinn með kommum reit, haltu áfram með eftirfarandi skrefum:

1. Veldu hólf eða hólfa sem vísa í Excel Data Validation listann þinn, þ.e. hólf sem innihalda fellilistann sem þú vilt breyta.
2. Smelltu á Gagnavottun (Excel borði > Gögn flipinn).
3. Eyða eða sláðu inn nýja hluti í reitinn Uppruni .
4. Smelltu á OK til að vista breytingarnar og lokaðu Excel Data Validation glugganum.

Ábending. Ef þú vilt nota breytingarnar á allar frumur sem innihalda þennan fellilista skaltu velja " Beita þessum breytingum á allar aðrar frumur með sömu stillingum ".

Breyta fellilistanum sem byggist á sviðum hólfa

Ef þú hefur búið til fellilista með því að tilgreina svið hólfa frekar en að vísa til nafnssviðs skaltu halda áfram á eftirfarandi hátt.

1. Farðu yfir á töflureikni sem inniheldur atriðin sem birtast í fellilistanum þínum og breyttu listanum á þann hátt sem þú vilt.
2. Veldu hólfið eða hólfin sem innihalda fellilistann þinnlisti.
3. Smelltu á Data Validation á flipanum Data .
4. Í Excel Data Validation glugganum, á Stillingar flipanum, breyttu frumutilvísunum í upprunareitnum. Þú getur annaðhvort breytt þeim handvirkt eða smellt á Skrapa gluggann táknið.
5. Smelltu á hnappinn Í lagi til að vista breytingarnar og loka glugganum.

Uppfæra fall- niður listi frá nafngreindu sviði

Ef þú hefur búið til fellilista sem byggir á nafni sviðs, þá geturðu bara breytt hlutum sviðsins þíns og síðan breytt tilvísuninni í nafnsviðið. Allir fellivalmyndir sem byggjast á þessu nafngreindu sviði verða uppfærðar sjálfkrafa.

1. Bæta við eða eyða hlutum á nafngreindu sviði.

Opnaðu vinnublaðið sem inniheldur nafnið þitt, eyddu eða sláðu inn nýjar færslur. Mundu að raða hlutunum í þeirri röð sem þú vilt að þeir birtast í Excel fellilistanum þínum.

Hvernig á að eyða fellilista

Ef þú vilt ekki lengur hafa fellilista í Excel vinnublaðinu þínu geturðu fjarlægt þá úr sumum eða öllum hólfum.

Fjarlægja fellivalmynd úr völdum hólfum

1. Veldu hólf eða nokkra reiti sem þú vilt fjarlægja fellilista úr.
2. Farðu á flipann Data og smelltu á Data Validation .
3. Á Stillingar flipanum velurðu Clear All hnappinn.

Þessi aðferð fjarlægir fellivalmyndirnar úr völdum hólfum, en heldur þeim gildum sem nú eru valin.

Ef þú vilt eyða bæði fellivalmynd og gildi frumanna, getur þú valið frumurnar og smellt á Hreinsa allt hnappinn á Heimaflipanum > Breytingarhópur > Hreinsa .

Excel fellilista eytt úr öllum hólfum í núverandi blaði

Þannig er hægt að fjarlægja fellilista úr öllum tengdum hólfum í núverandi vinnublað. Þetta mun ekki eyða sama fellilistanum úr hólfum í öðrum vinnublöðum, ef einhver er.

1. Veldu hvaða reit sem er.sem inniheldur fellilistann þinn.
2. Smelltu á Data Validation á Data flipanum.
3. Í Gagnaprófun glugganum, á Stillingar flipanum, veldu " Beita þessum breytingum á allar aðrar frumur með sömu stillingum " gátreitinn.

   Þegar þú hefur hakað við það verða allar hólfin sem vísa til þessa Excel gagnaprófunarlista valdar, eins og þú sérð á skjámyndinni hér að neðan.

4. Smelltu á Hreinsa allt hnappinn til að eyða fellilistanum.
5. Smelltu á OK til að vista breytingarnar og loka glugganum Data Validation.

Þessi aðferð eyðir fellilista úr öllum hólfum sem innihalda hann og heldur þeim gildum sem eru valin. Ef þú bjóst til fellivalmynd úr hólfsviði eða nafngreindu sviði mun upprunalistinn einnig vera ósnortinn. Til að fjarlægja það skaltu opna vinnublaðið sem inniheldur atriði fellilistans og eyða þeim.

Nú þekkir þú grunnatriði Excel fellilistanna. Í næstu grein munum við kanna þetta efni frekar og ég mun sýna þér hvernig á að búa til fellilista (háð) með skilyrtri gagnamatsprófun. Endilega fylgist með og takk fyrir að lesa!

2. Notaðu Excel Data Validation til að búa til fellilista.

Á Excel borði, farðu í Data flipann > Gagnaverkfæri hópur og smelltu á Gagnavottun .

3. Sláðu inn listaatriðin og veldu valkostina.

Í Gagnaprófun glugganum, á flipanum Stillingar , gerðu eftirfarandi:

• Í reitnum Leyfa skaltu velja Listi .
• Í reitnum Heimild skaltu slá inn atriðin sem þú vilt birtast í fellilistanum þínum valmynd aðskilin með kommu (með eða án bils).
• Gakktu úr skugga um að hakað sé við In-cell fellivalmyndina ; annars birtist fellilistaörin ekki við hlið reitsins.
• Veldu eða hreinsaðu Hunsa auða eftir því hvernig þú vilt meðhöndla tómar reiti.
• Smelltu á Allt í lagi og þú ert búinn!

Nú smellir Excel notendur einfaldlega á ör við hliðina á reit sem inniheldur fellilistann og veldu síðan færsluna sem þeir vilja úr fellivalmynd.

Jæja, fellivalmyndin þín er tilbúin á innan við mínútu. Þessi aðferð virkar vel fyrir litla Excel gagnaprófunarlista sem ólíklegt er að muni nokkurn tíma breytast. Ef það er ekki raunin skaltu íhuga að nota einn af eftirfarandi valkostum.

Bæta við fellilista úr nafngreindu sviði

Þessi aðferð við að búa til Excel gagnaprófunarlista tekur aðeins meiri tíma, en það gæti sparað enn meiratíma til lengri tíma litið.

1. Sláðu inn færslurnar fyrir fellilistann þinn.

Veldu færslurnar sem þú vilt birtast í fellivalmyndinni þinni í núverandi vinnublaði eða sláðu inn færslurnar í nýtt blað. Þessi gildi ættu að vera færð inn í einn dálk eða röð án auðra reita.

Til dæmis skulum við búa til fellilista yfir innihaldsefni fyrir uppáhalds uppskriftirnar þínar:

Ábending. Það er góð hugmynd að raða færslunum þínum í þeirri röð sem þú vilt að þær birtist í fellivalmyndinni.

2. Búðu til nafngreint svið.

Fljótlegasta leiðin til að búa til nafngreint svið í Excel er að velja frumurnar og slá inn sviðsheitið beint í Nafnareitinn . Þegar því er lokið skaltu smella á Enter til að vista nýstofnaða nafnasviðið. Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjáðu hvernig á að skilgreina nafn í Excel.

3. Notaðu sannprófun gagna.

Smelltu í reitinn þar sem þú vilt að fellilistinn birtist - það getur verið svið af hólfum eða allur dálkurinn, á sama blaði þar sem listi yfir færslur er staðsettur eða í annað vinnublað. Farðu síðan í Data flipann , smelltu á Data Validation og stilltu regluna:

• Í Allow reitnum skaltu velja Listi .
• Í reitnum Uppruni skaltu slá inn nafnið sem þú gafst sviðinu þínu á undan jöfnunarmerki, til dæmis =Innhaldsefni .
• Gakktu úr skugga um að hakað sé við In-cell fellivalmyndina .
• Smelltu áAllt í lagi.

Ef heimildalisti inniheldur fleiri en 8 atriði mun fellivalmyndin þín vera með skrunstiku eins og þessa:

Athugið. Ef nafngreint svið þitt hefur að minnsta kosti einn auðan reit, með því að velja Hunsa auða reitinn er hægt að slá inn hvaða gildi sem er í staðfesta reitinn.

Búa til fellilista úr Excel töflu

Í stað þess að nota venjulegt nefnt svið geturðu breytt gögnunum þínum í fullkomlega virka Excel töflu ( Setja inn > töflu eða Ctrl + T ) , og búðu síðan til gagnaprófunarlista úr þeirri töflu. Af hverju gætirðu viljað nota borð? Fyrst og fremst vegna þess að það gerir þér kleift að búa til stækkanlegan kvikan fellilista sem uppfærist sjálfkrafa þegar þú bætir við eða fjarlægir hluti úr töflunni.

Til að bæta við kraftmikilli fellilista úr Excel töflu skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu reitinn þar sem þú vilt setja inn fellilista.
2. Opnaðu Gagnaprófun gluggi.
3. Veldu Listi úr fellivalmyndinni Leyfa .
4. Í nýja uppsprettu kassi, sláðu inn formúluna sem vísar til ákveðins dálks í töflunni þinni, ekki með haushólfinu. Til þess skaltu nota INDIRECT aðgerðina með uppbyggðri tilvísun eins og þessari:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Þegar þú ert búinn skaltu smella á OK .

Fyrir þetta dæmi , gerum við fellilista úr dálknum sem heitir Hráefni í töflu1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Setja inn fellilista í Excel úr úrvali af frumur

Tilsettu inn fellilista úr fjölda hólfa, framkvæmdu þessi skref:

1. Sláðu inn atriðin í aðskilda hólfa.
2. Veldu reitinn þar sem þú vilt fellilistann að birtast.
3. Á flipanum Gögn , smelltu á Gagnavottun .
4. Setjið bendilinn í Upprunareitinn eða smellið á
1>Skrapa gluggann táknið, og veldu svið hólfa sem á að hafa með í fellilistanum þínum. Sviðið getur verið í sama eða öðru vinnublaði. Ef það er hið síðarnefnda ferðu einfaldlega á hitt blaðið og velur svið með mús.

Búa til kraftmikla (sjálfvirkt uppfærða) Excel fellilista

Ef þú breytir oft hlutunum í fellivalmyndinni gætirðu viljað búa til kraftmikinn fellilista í Excel. Í þessu tilviki mun listinn þinn uppfærast sjálfkrafa í öllum hólfum sem innihalda hann, þegar þú fjarlægir eða bætir nýjum færslum við upprunalistann.

Auðveldasta leiðin til að búa til svo kraftmikið uppfærðan fellilista í Excel er með því að búa til nafngreindan lista byggðan á töflu. Ef þú kýst af einhverjum ástæðum venjulegt nefnt svið, vísaðu til þess með því að nota OFFSET formúluna, eins og útskýrt er hér að neðan.

1. Þú byrjar á því að búa til venjulegan fellilista sem byggir á nafngreindu sviði eins og lýst er hér að ofan.
2. Í skrefi 2, þegar þú býrð til nafn, seturðu eftirfarandi formúlu í Refers to reitinn.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Hvar:

   • Blað1 - nafn blaðsins
   • A - dálkurinn þar sem atriðifellilistann þinn er staðsettur
   • $A$1 - reitinn sem inniheldur fyrsta atriði listans

Eins og þú sérð samanstendur formúlan af 2 Excel aðgerðir - OFFSET og COUNTA. COUNTA fallið telur allar óeyðar í tilgreindum dálki. OFFSET tekur þá tölu og skilar tilvísun í svið sem inniheldur aðeins ótómar hólf, frá fyrsta hólfinu sem þú tilgreinir í formúlunni.

Helsti kosturinn við dynamic fellilistanum er að þú þarft ekki að breyta tilvísuninni í nefnt svið í hvert skipti eftir að hafa breytt upprunalistanum. Þú einfaldlega eyðir eða slærð inn nýjar færslur í upprunalistann og allar hólfin sem innihalda þennan Excel staðfestingarlista verða uppfærðar sjálfkrafa!

Hvernig þessi formúla virkar

Í Microsoft Excel, OFFSET(tilvísunin) , rows, cols, [height], [width]) fall er notað til að skila tilvísun í svið sem samanstendur af tilteknum fjölda lína og dálka. Til að þvinga það til að skila kviku, þ.e. breytilegt svið, tilgreinum við eftirfarandi rök:

• reference - reit $A$1 í Sheet1, sem er fyrsta atriðið í fellilistanum þínum;
• rows & cols eru 0 vegna þess að þú vilt ekki færa skilað bili hvorki lóðrétt né lárétt;
• height - fjöldi ótómra hólfa í dálki A, skilað af COUNTA fallinu;
• width - 1, þ.e.a.s. einn dálkur.

Hvernig á að búa til fellilistalisti úr annarri vinnubók

Þú getur búið til fellivalmynd í Excel með því að nota lista úr annarri vinnubók sem uppruna. Til að gera þetta þarftu að búa til 2 nafngreind svið - eitt í upprunabókinni og annað í bókinni þar sem þú vilt nota Excel Data Validation Listinn þinn.

Athugið. Til að fellilistinn úr annarri vinnubók virki verður vinnubókin með upprunalistanum að vera opin.

Stöðugur fellilisti úr annarri vinnubók

Fellilistinn sem búinn er til á þennan hátt mun ekki uppfærast sjálfkrafa þegar þú bætir við eða fjarlægir færslur í upprunalistanum og þú verður að breyta heimildarlistanum handvirkt.

1. Búðu til nafngreint svið fyrir heimildalistann.

Opnaðu vinnubókina sem inniheldur heimildalistann, SourceBook.xlsx í þessu dæmi, og búðu til nafngreint svið fyrir færslurnar sem þú vilt hafa með í fellilistann þinn, t.d. Heimildalisti .

2. Búðu til nafngreinda tilvísun í aðalvinnubókinni.

Opnaðu vinnubókina sem þú vilt að fellilistinn birtist í og ​​búðu til nafn sem vísar til heimildalistans. Í þessu dæmi er lokið tilvísun =SourceBook.xlsx!Source_list

Athugið. Þú verður að setja nafn vinnubókarinnar með postulum (') ef það inniheldur bil. Til dæmis: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Notaðu sannprófun gagna

Í aðalvinnubókinni skaltu velja reitinn/hólfina fyrir fellilistann þinn, smelltu á Gögn > GögnStaðfesting og sláðu inn nafnið sem þú bjóst til í skrefi 2 í Uppruni reitnum.

Kvikur fellilisti úr annarri vinnubók

Fellilisti sem búinn er til á þennan hátt verður uppfærður á flugi þegar þú hefur gert einhverjar breytingar á upprunalistanum.

1. Búðu til sviðsnafn í upprunavinnubókinni með OFFSET formúlunni, eins og útskýrt í Að búa til kraftmikla fellilista.
2. Í aðalvinnubókinni, notaðu gagnaprófun á venjulegan hátt.

Excel gagnaprófun virkar ekki

The Valkostur gagnamats er grár eða óvirkur? Það eru nokkrar ástæður fyrir því að það gæti gerst:

• Ekki er hægt að bæta fellilista við vernduð eða samnýtt vinnublöð. Fjarlægðu vörnina eða hættu að deila vinnublaðinu og reyndu síðan að smella á Gagnavottun aftur.
• Þú ert að búa til fellilista úr Excel töflu sem er tengd við SharePoint síðu. Aftengdu töfluna eða fjarlægðu töflusniðið og reyndu aftur.

Viðbótarvalkostir fyrir Excel fellilistann

Í flestum tilfellum er flipinn Stillingar valkostir sem við höfum rætt hér að ofan duga alveg. Ef þeir gera það ekki, eru tveir valkostir í viðbót tiltækir á hinum flipunum í Gagnavottun glugganum.

Sýna skilaboð þegar smellt er á reit með fellivalmyndinni

Ef þú vilt sýna notendum þínum sprettigluggaskilaboð þegar þeir smella á einhvern reit sem inniheldur fellilistann þinn skaltu halda áfram í þessuleið:

• Í Gagnaprófunarglugganum ( Data flipinn > Data Validation ), skiptið yfir í Inntaksskilaboð flipann.
• Gakktu úr skugga um að valkosturinn Sýna inntaksskilaboð þegar reit er valið sé hakað.
• Sláðu inn titil og skilaboð í samsvarandi reiti (allt að 225 stafir).
• Smelltu á OK hnappur til að vista skilaboðin og loka glugganum.

Niðurstaðan í Excel mun líta svipað út:

Leyfa notendum að slá inn eigin gögn í combo box

Sjálfgefið er að fellilistinn sem þú býrð til í Excel er óbreytanlegur, þ.e. takmarkaður við gildin í listinn. Hins vegar geturðu leyft notendum þínum að slá inn eigin gildi.

Tæknilega breytir þetta fellilista í Excel combo box. Hugtakið "combo box" þýðir breytanlegan fellilista sem gerir notendum kleift að annað hvort velja gildi af listanum eða slá inn gildi beint í reitinn.

1. Í Gagnavottun valmyndinni. ( Gagnaflipi > Gagnaprófun ), farðu í flipann Villuviðvörun .
2. Veldu "Sýna villuviðvörun eftir að ógild gögn eru færð inn " reitinn ef þú vilt sýna viðvörun þegar notandi reynir að slá inn gögn sem eru ekki í fellivalmyndinni. Ef þú vilt ekki sýna nein skilaboð skaltu hreinsa þennan gátreit.
3. Til að birta viðvörunarskilaboð skaltu velja einn af valmöguleikunum úr reitnum Stíll og slá inn titilinn og skilaboðin . Annað hvort