Þetta stutta námskeið útskýrir grunnatriði ytri tilvísunar í Excel og sýnir hvernig á að vísa til annars blaðs og vinnubókar í formúlunum þínum.

Þegar þú reiknar gögn í Excel gætirðu oft lenda í aðstæðum þegar þú þarft að draga gögn úr öðru vinnublaði eða jafnvel úr annarri Excel skrá. Getur þú gert það? Auðvitað máttu það. Þú þarft bara að búa til tengil á milli vinnublaðanna (innan sömu vinnubókar eða í mismunandi vinnubókum) með því að nota það sem kallast utanaðkomandi frumutilvísun eða tengil .

Ytri tilvísun í Excel er tilvísun í reit eða svið af hólfum utan núverandi vinnublaðs. Helsti ávinningurinn af því að nota utanaðkomandi tilvísun í Excel er að alltaf þegar tilvísun í hólf eða hólf í öðru vinnublaði breytist, er gildið sem ytri hólfatilvísunin skilar sjálfkrafa uppfært.

Þó að ytri tilvísanir í Excel séu mjög svipaðar og frumuvísanir, það eru nokkur mikilvægur munur. Í þessari kennslu munum við byrja á grunnatriðum og sýna hvernig á að búa til ýmsar ytri tilvísunargerðir með ítarlegum skrefum, skjámyndum og formúludæmum.

Hvernig á að vísa í annað blað í Excel

Til að vísa til hólfs eða sviðs hólfa í öðru vinnublaði í sömu vinnubók skaltu setja heiti vinnublaðsins á eftir upphrópunarmerki (!) á undan vistfangi hólfsins.

Með öðrum orðum, í Excel tilvísun til annarsvinnublað notar þú eftirfarandi snið:

Tilvísun í einstaklinga reit:

Til dæmis, til að vísa í reit A1 í Sheet2, slærðu inn Sheet2!A1 .

Tilvísun í hólf svið:

Til dæmis, til að vísa í reiti A1:A10 í blað2, skrifarðu Blað2!A1:A10 .

Athugið. Ef heiti vinnublaðsins inniheldur bil eða stafrófslausa stafi , verður þú að setja það innan gæsalappa. Til dæmis ætti ytri tilvísun í reit A1 í vinnublaði sem heitir Áfangar verkefnis að vera sem hér segir: 'Áfangar verkefnis'!A1.

Í raunverulegri formúlu, sem margfaldar gildið í reit A1 í ' Áfangaverkefnum' blaði með 10, lítur tilvísun í Excel blað svona út:

='Project Milestones'!A1*10

Búa til tilvísun í annað blað í Excel

Þegar þú skrifar formúlu sem vísar til hólfa í öðru vinnublaði geturðu að sjálfsögðu slegið inn nafnið á öðru blaðinu og síðan upphrópunarmerki og hólfatilvísun handvirkt, en þetta væri hægfara og villuhættuleg leið.

Betri leið er að benda á reitinn(a) í öðru blaði sem þú vilt að formúlan vísi í og ​​láta Excel sjá um rétta setningafræði tilvísun blaðsins þíns. Til að láta Excel setja inn tilvísun í annað blað í formúlunni þinni skaltu gera eftirfarandi:

1. Byrjaðu að slá inn formúlu annað hvort íáfangastað eða í formúlustikunni.
2. Þegar kemur að því að bæta tilvísun í annað vinnublað skaltu skipta yfir í það blað og velja reit eða svið af hólfum sem þú vilt vísa til.
3. Ljúktu við að slá inn formúluna og ýttu á Enter takkann til að ljúka henni.

Til dæmis, ef þú ert með lista yfir sölutölur á blaðinu Sala og þú vilt reikna út virðisaukinn Skattur (19%) fyrir hverja vöru í öðru blaði sem heitir VSK , haltu áfram á eftirfarandi hátt:

• Byrjaðu að slá inn formúluna =19%* í reit B2 á blaði VSK .
• Skiptu yfir í blað Sala og smelltu á reit B2 þar. Excel mun strax setja ytri tilvísun í þann reit, eins og sýnt er á eftirfarandi skjámynd:

Athugið . Þegar Excel tilvísun er bætt við annað blað með ofangreindri aðferð bætir Microsoft Excel sjálfgefið við hlutfallslegri tilvísun (án $ merki). Svo, í dæminu hér að ofan, geturðu bara afritað formúluna í aðrar frumur í dálki B á blaðinu VSK , frumutilvísanir breytast fyrir hverja línu og þú munt hafa VSK fyrir hverja vöru rétt reiknaðan.

Á svipaðan hátt geturðu vísað til hólfssviðs í öðru blaði . Eini munurinn er sá að þú velur margar frumur á frumvinnublaðinu. Til dæmis, til að finna út heildarsölu í hólfum B2:B5 á blaði Sala , myndirðu slá inneftirfarandi formúlu:

=SUM(Sales!B2:B5)

Svona vísar þú til annars blaðs í Excel. Og nú skulum við sjá hvernig þú getur vísað í frumur úr annarri vinnubók.

Hvernig á að vísa í aðra vinnubók í Excel

Í Microsoft Excel formúlum eru ytri tilvísanir í aðra vinnubók birtar á tvo vegu , eftir því hvort frumvinnubókin er opin eða lokuð.

Ytri tilvísun í opna vinnubók

Þegar frumvinnubókin er opin inniheldur utanaðkomandi Excel tilvísun nafn vinnubókarinnar í hornklofa (þ.m.t. skráarendingu), á eftir blaðsheiti, upphrópunarmerki (!) og hólf sem vísað er til eða svið af hólfum. Með öðrum orðum, þú notar eftirfarandi tilvísunarsnið fyrir opna vinnubókartilvísun:

Til dæmis, hér er ytri tilvísun í reiti B2:B5 á blaði Jan í vinnubókinni sem heitir Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ef þú vilt, segðu, til að reikna út summan af þessum hólfum myndi formúlan með tilvísun vinnubókarinnar líta svona út:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ytri tilvísun í lokaða vinnubók

Þegar þú vísar í aðra vinnubók í Excel, þessi önnur vinnubók þarf ekki endilega að vera opin. Ef frumvinnubókin er lokuð verður þú að bæta allri slóðinni við ytri tilvísunina þína.

Til dæmis, til að leggja saman reiti B2:B5 í Jan blaðinu frá Sales.xlsx vinnubók sem er í Reports möppunni á drifi D, þú skrifar eftirfarandi formúlu:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Hér er sundurliðun á tilvísunarhlutar:

• Skráarslóð . Það bendir á drifið og möppuna þar sem Excel skráin þín er geymd ( D:\Reports\ í þessu dæmi).
• Nafn vinnubókar . Það inniheldur skráarendingu (.xlsx, .xls eða .xslm) og er alltaf innan hornklofa, eins og [Sales.xlsx] í formúlunni hér að ofan.
• Nafn blaðs . Þessi hluti utanaðkomandi Excel tilvísunar inniheldur blaðsnafnið á eftir með upphrópunarmerki þar sem hólfið sem vísað er til er staðsett ( Jan! í þessu dæmi).
• Hólftilvísun . Það bendir á raunverulegt hólf eða svið reita sem vísað er til í formúlunni þinni.

Ef þú hefur búið til tilvísun í aðra vinnubók þegar þessi vinnubók var opin og eftir það lokaðir þú upprunavinnubókinni, Ytri vinnubókartilvísun þín verður uppfærð sjálfkrafa til að innihalda alla slóðina.

Athugið. Ef annaðhvort heiti vinnubókarinnar eða blaðsnafnið, eða hvort tveggja, inniheldur bil eða einhverja stafrófslausa stafi , verður þú að setja slóðina innan um gæsalappir. Til dæmis:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Tilvísun í aðra vinnubók í Excel

Eins og raunin er með að búa til Excel formúlu sem vísar í annað blað, þú þarft ekki að slá inn tilvísuní aðra vinnubók handvirkt. Skiptu bara yfir í hina vinnubókina þegar þú slærð inn formúluna þína og veldu reit eða svið af frumum sem þú vilt vísa til. Microsoft Excel sér um afganginn:

Athugasemdir:

• Þegar tilvísun í aðra vinnubók er búin til með því að velja reitinn(a) í henni, Excel setur alltaf inn algjörar frumutilvísanir. Ef þú ætlar að afrita nýstofnaða formúluna yfir í aðrar hólf, vertu viss um að fjarlægja dollaramerkið ($) úr hólfatilvísunum til að breyta þeim í hlutfallslegar eða blandaðar tilvísanir, allt eftir tilgangi þínum.
• Ef þú velur a reit eða svið í vinnubókinni sem vísað er til skapar ekki sjálfkrafa tilvísun í formúlunni, líklega eru þessar tvær skrár opnar í mismunandi tilfellum af Excel . Til að athuga þetta skaltu opna Task Manager og sjá hversu mörg Microsoft Excel tilvik eru í gangi. Ef fleiri en eitt, stækkaðu hvert tilvik til að sjá hvaða skrár eru hreiður þar. Til að laga málið skaltu loka einni skrá (og tilviki) og opna hana síðan aftur úr hinni skránni.

Tilvísun í skilgreint nafn í sömu eða annarri vinnubók

Til að gera utanaðkomandi Excel tilvísun fyrirferðarmeiri, þú getur búið til skilgreint nafn í upprunablaðinu og vísað síðan í það nafn úr öðru blaði sem er í sömu vinnubók eða í annarri vinnubók.

Búa til nafn í Excel

Til að búa til nafn í Excel skaltu velja allar frumur sem þú viltinnihalda, og farðu svo annað hvort í Formúlur flipann > Skilgreind nöfn hópinn og smelltu á hnappinn Skilgreint nafn eða ýttu á Ctrl + F3 og smelltu á Nýtt .

Í Nýtt nafn valmynd skaltu slá inn hvaða nafn sem þú vilt (mundu að bil eru ekki leyfð í Excel nöfnum) og athugaðu hvort rétt svið sé birt í Vísar til reitsins.

Til dæmis, þetta er hvernig við búum til nafn ( Jan_sala ) fyrir frumur B2:B5 í Jan blaði:

Þegar nafnið er búið til er þér frjálst að nota það í ytri tilvísunum þínum í Excel. Snið slíkra tilvísana er mun einfaldara en tilvísun í Excel blað og vinnubók sem fjallað var um áðan, sem gerir formúlurnar með nafnatilvísunum auðveldari að skilja.

Athugið. Sjálfgefið er að Excel nöfn eru búin til fyrir vinnubókarstigið , vinsamlega takið eftir Umfang reitnum á skjámyndinni hér að ofan. En þú getur líka búið til ákveðið vinnublaðsstig nafn með því að velja samsvarandi blað úr fellilistanum Scope . Fyrir Excel tilvísanir er umfang nafns mjög mikilvægt vegna þess að það ákvarðar staðsetninguna þar sem nafnið er viðurkennt.

Mælt er með því að þú búir alltaf til nöfn á vinnubókarstigi (nema þú hafir sérstaka ástæðu til að gera það ekki), því þau einfalda verulega að búa til utanaðkomandi tilvísanir í Excel, eins og sýnt er í eftirfarandi dæmum.

Tilvísun í nafní öðru blaði í sömu vinnubók

Til að vísa til alþjóðlegs vinnubókarstigs nafns í sömu vinnubók slærðu einfaldlega inn nafnið í röksemdafærslu falls:

Til dæmis, til að finna summu allra frumna innan Jan_sales nafnsins sem við bjuggum til fyrir augnabliki, notaðu eftirfarandi formúlu:

=SUM(Jan_sales)

Til að vísa til staðbundins vinnublaðsstigs nafns í öðru blaði í sömu vinnubók þarftu að koma nafni blaðsins á undan nafninu og upphrópunarmerki:

= Function ( Sheet_name ! name )

Til dæmis:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Ef blaðnöfnin innihalda bil eða ein-stafrófsstafi, mundu að setja það innan gæsalappa, t.d.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Tilvísun í nafn í annarri vinnubók

Tilvísun í nafn á vinnubókarstigi í annarri vinnubók samanstendur af heiti vinnubókarinnar (þ.m.t. eftirnafnið) fylgt eftir með upphrópunarmerki og skilgreindu nafni (nefnt svið):

Fyrir dæmi:

4 085

Til að vísa til vinnublaðsstigs nafns í annarri vinnubók ætti nafn blaðsins á eftir með upphrópunarmerki líka að vera með og nafn vinnubókarinnar ætti að vera innan hornklofa. Til dæmis:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Þegar vísað er til nafngreinds sviðs í lokaðri vinnubók , mundu að láta alla leiðina að Excel skránni fylgja með, til dæmis:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Hvernig á að búa tilExcel nafnatilvísun

Ef þú hefur búið til handfylli af mismunandi nöfnum í Excel blöðunum þínum þarftu ekki að muna öll þessi nöfn utanað. Til að setja inn Excel nafntilvísun í formúlu skaltu framkvæma eftirfarandi skref:

1. Veldu áfangastað, sláðu inn jöfnunarmerkið (=) og byrjaðu að slá inn formúluna þína eða útreikninginn.
2. Þegar það kemur að hlutanum þar sem þú þarft að setja inn Excel nafntilvísun, gerðu eitt af eftirfarandi:
   • Ef þú ert að vísa til vinnubókarstigs nafns úr annarri vinnubók skaltu skipta yfir í þessi vinnubók. Ef nafnið er í öðru blaði í sömu vinnubók skaltu sleppa þessu skrefi.
   • Ef þú ert að vísa í nafn á vinnublaðsstigi skaltu fara í það tiltekna blað annað hvort í núverandi eða önnur vinnubók.
3. Ýttu á F3 til að opna gluggann Fornafn , veldu nafnið sem þú vilt vísa til og smelltu á OK.

Nú þegar þú veist hvernig á að búa til ytri tilvísun í Excel geturðu notið góðs af þessa frábæru hæfileika og notaðu gögn úr öðrum vinnublöðum og vinnubókum í útreikningum þínum. Ég þakka þér fyrir lesturinn og hlakka til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!