Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tentang tanda tangan digital Outlook, mengenkripsi koneksi email dengan SSL / TLS, dan cara lain untuk mengirim email aman di Outlook 365 - 2010.

Minggu lalu kita membahas berbagai cara untuk mengirim email terenkripsi di Outlook. Hari ini, mari kita lihat lebih dekat teknik lain untuk melindungi pesan email Anda - Tanda tangan digital Outlook .

Tanda tangan digital yang valid membuktikan keaslian email dan menunjukkan kepada penerima bahwa pesan tersebut dibuat oleh pengirim yang dikenal dan isinya belum diubah dalam perjalanan.

Lebih lanjut dalam artikel ini, Anda akan belajar bagaimana Anda dapat dengan cepat mengirim pesan yang ditandatangani secara digital dengan aman di Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 dan 2010 dan menjelajahi beberapa cara perlindungan email lainnya:

Kirim email yang aman di Outlook dengan menggunakan tanda tangan digital

Penandatanganan email secara digital di Outlook tidak sama dengan menambahkan teks atau tanda tangan grafis Anda di akhir pesan keluar. Tanda tangan pesan email hanyalah salam penutup khusus yang dapat disalin atau ditiru oleh siapa pun.

Tanda tangan digital Outlook adalah hal yang berbeda - tanda tangan digital ini menambahkan tanda digital unik Anda ke pesan. Dengan menandatangani email dengan tanda tangan digital, Anda menyertakan sertifikat dan kunci publik Anda yang terkait dengan ID digital Anda (sertifikat penandatanganan). Dengan cara ini, Anda membuktikan kepada penerima bahwa pesan tersebut berasal dari pengirim tepercaya dan isinya utuh.

Untuk dapat mengirim email Outlook yang aman menggunakan tanda tangan digital, Anda memerlukan dua hal dasar:

• ID Digital (sertifikat email). Lihat di mana dan bagaimana Anda bisa mendapatkan ID digital.
• Siapkan sertifikat penandatanganan di Outlook Di artikel sebelumnya, kami juga membahas bagaimana Anda dapat menyiapkan sertifikat enkripsi di Outlook. Untuk mengonfigurasi sertifikat penandatanganan, Anda melakukan langkah-langkah yang persis sama dengan satu-satunya perbedaan yang Anda pilih untuk menambahkan sertifikat penandatanganan. Menandatangani sertifikat alih-alih sertifikat Enkripsi.

Meskipun demikian, jika ID digital Anda valid baik untuk enkripsi email maupun penandatanganan digital (dan sebagian besar sertifikat email memang demikian), tidak masalah opsi mana yang Anda pilih, kedua sertifikat akan tetap dikonfigurasi.

Cara menandatangani satu email Outlook dengan tanda tangan digital

Dengan sertifikat penandatanganan digital Anda yang sudah ada, lanjutkan dengan langkah-langkah berikut ini.

Dalam pesan yang sedang Anda tulis atau balas, masuk ke Tab Opsi> Kelompok izin dan klik tombol Tanda tombol.

Jika Anda tidak melihat Tanda tombol, kemudian lakukan seperti berikut ini:

1. Kunjungi Opsi tab> Lebih Banyak Pilihan dan klik ikon panah kecil ke bawah ( Peluncur Kotak Dialog Opsi ) di sudut bawah.

   

2. Klik tombol Security Settings (Pengaturan Keamanan) dan centang Tambahkan tanda tangan digital ke pesan ini.

   

3. Klik OK untuk menutup dialog dan mengirim email seperti biasa dengan mengklik tombol Kirim tombol.

Cara menandatangani semua pesan email yang Anda kirim di Outlook secara digital

1. Di Outlook Anda, buka file Pusat Kepercayaan dialog: pergi ke Tab File> Opsi> Pusat Kepercayaan dan klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan tombol.

   

2. Beralih ke Keamanan E-mail dan pilih tab Menambahkan tanda tangan digital ke pesan keluar di bawah Surat Terenkripsi .

   

3. Anda bisa memilih salah satu opsi tambahan, apabila berlaku:
   • Pilih Kirim pesan bertanda tangan teks yang jelas saat mengirim pesan bertanda tangan jika Anda ingin penerima yang tidak memiliki keamanan S/MIME dapat membaca pesan yang Anda kirim. Kotak centang ini dipilih secara default.
   • Periksa Meminta tanda terima S/MIME untuk semua pesan yang ditandatangani S/MIME jika Anda ingin memverifikasi bahwa pesan email Anda yang ditandatangani secara digital telah diterima tanpa perubahan oleh penerima yang dituju. Ketika Anda memilih opsi ini, informasi verifikasi akan dikirimkan kepada Anda dalam pesan terpisah.
   • Jika Anda memiliki beberapa sertifikat penandatanganan, Anda bisa memilih ID digital yang tepat dengan mengklik tombol Settings (Pengaturan).
4. Klik OK untuk menutup setiap kotak dialog yang terbuka.

   Catatan. Jika Anda mengirim informasi sensitif atau sangat rahasia, maka Anda mungkin juga ingin mengenkripsi email untuk memastikan privasi sepenuhnya.

Cara lain untuk mengirim email aman di Outlook

Memang, enkripsi email dan tanda tangan digital Outlook adalah metode paling umum untuk mengirim email yang aman di Outlook dan klien email lainnya. Namun, pilihan Anda tidak terbatas pada dua opsi ini dan beberapa cara perlindungan email lainnya tersedia untuk Anda:

Mengenkripsi koneksi email dengan SSL atau TLS

Anda bisa menggunakan Lapisan Soket Aman (SSL) atau Keamanan Lapisan Transportasi (TLS) enkripsi untuk mengamankan koneksi antara penyedia email Anda dan komputer Anda (ponsel atau perangkat lain). Metode enkripsi ini bekerja sama dengan skema perlindungan yang digunakan untuk mengamankan transaksi dan pembelian online.

Jika Anda menggunakan peramban web untuk bekerja dengan email Anda, pastikan enkripsi SSL/TLS diaktifkan. Jika aktif, maka alamat situs web (URL) dimulai dengan https bukan seperti biasanya http seperti yang bisa Anda lihat pada tangkapan layar di bawah ini:

Di Microsoft Outlook, Anda bisa menyiapkan koneksi terenkripsi dengan cara ini:

1. Pergi ke Tab File> Pengaturan Akun> Pengaturan Akun...
2. Klik dua kali akun yang ingin Anda aktifkan koneksi SSL, lalu klik tombol Pengaturan lainnya... tombol.

   

3. Beralih ke tab Advanced dan centang Server ini memerlukan koneksi terenkripsi (SSL) kotak.
4. Pilih jenis enkripsi dari daftar drop-down di samping Gunakan jenis koneksi terenkripsi berikut ini .

   

Jenis enkripsi mana yang harus dipilih tergantung pada persyaratan penyedia email Anda. Biasanya mereka menyediakan instruksi terperinci untuk mengonfigurasi koneksi terenkripsi, jadi mudah-mudahan Anda tidak akan mengalami kesulitan dengan hal ini.

Mengirim file zip yang dilindungi kata sandi

Jika Anda perlu mengirim email beberapa informasi rahasia sebagai dokumen teks, spreadsheet Excel atau file lainnya, Anda bisa melakukan tindakan pencegahan ekstra terhadap akses yang tidak sah dengan meng-zip file dan melindunginya dengan kata sandi.

Cara mengompres / meng-zip file atau folder

Saya yakin semua orang tahu cara mengompres (atau zip) file atau folder di Windows. Saya akan mengingatkan Anda caranya hanya demi kelengkapan : )

Di Windows Explorer, temukan file atau folder yang ingin Anda kompres, klik kanan padanya dan pilih Kirim ke> Folder terkompresi (zip) dari menu konteks.

Folder zipped baru akan dibuat di lokasi yang sama.

Cara melindungi folder terkompresi dengan kata sandi

Jika Anda masih menggunakan Windows XP Anda dapat melindungi isi folder terkompresi dengan kata sandi menggunakan cara Windows. Prosedurnya sangat sederhana:

1. Klik dua kali folder zip yang ingin Anda lindungi dan klik Tambahkan Kata Sandi pada Berkas menu.
2. Ketik kata sandi dalam kotak Password.

Catatan. Harap diingat bahwa kata sandi untuk file dan folder yang dikompresi tidak dapat dipulihkan di Windows. Jadi, pastikan untuk menggunakan sesuatu yang dapat Anda ingat dengan mudah.

Jika Anda menggunakan Windows 7 atau Windows 8 Mengapa Microsoft telah menghapus fitur perlindungan kata sandi yang digunakan oleh banyak orang adalah misteri yang lengkap bagi saya. Versi baru perangkat lunak seharusnya menambahkan fitur baru dan bukan sebaliknya, bukan?

Bagaimanapun, jika Anda menggunakan Windows 7 atau Windows 8, Anda dapat menggunakan beberapa perangkat lunak pengarsipan pihak ketiga dengan fitur proteksi kata sandi, misalnya 7-Zip - pengarsipan file open source gratis.

Saya pribadi lebih menyukai perangkat lunak WinRar (Anda dapat melihat jendela dialognya pada gambar di bawah), tetapi ini hanya masalah preferensi.

Dengan dokumen penting Anda yang telah dikompresi dan dilindungi kata sandi, Anda siap untuk mengirimkannya melalui email dengan aman sebagai lampiran. Hanya saja, jangan lupa untuk memberikan kata sandi kepada penerima Anda dalam pesan email terpisah, melalui Skype atau telepon.

Tip. Jika Anda memiliki Setelah memperoleh sertifikat Digital ID, Anda juga dapat mengenkripsi file zip Anda dan menandatanganinya dengan tanda tangan digital. Untuk melakukan ini, klik kanan file .exe di Windows Explorer dan pilih tombol Tanda tangani dan Enkripsi dari menu konteks.

Jika Anda mengirim dokumen yang sangat rahasia dan mencari privasi lengkap, Anda juga dapat mengenkripsi seluruh pesan email termasuk lampiran seperti yang dijelaskan di Cara mengirim email terenkripsi di Outlook.

Dan ini semua untuk hari ini, terima kasih telah membaca!