Ketika Anda bekerja dengan spreadsheet Google, cepat atau lambat Anda mungkin perlu menggunakan beberapa fungsi yang belum pernah Anda gunakan sebelumnya. Kotak centang dan drop-down bisa menjadi salah satu fitur tersebut. Mari kita lihat seberapa berguna mereka di Google Sheets.

Apa itu daftar drop-down di Google Sheets dan mengapa Anda mungkin membutuhkannya

Seringkali kita perlu memasukkan nilai yang berulang-ulang ke dalam satu kolom tabel kita. Misalnya, nama-nama karyawan yang mengerjakan beberapa pesanan atau dengan berbagai klien. Atau status pesanan - terkirim, terbayar, terkirim, dsb. Dengan kata lain, kita memiliki daftar varian dan kita hanya ingin memilih salah satu di antaranya untuk dimasukkan ke dalam cell.

Masalah apa yang mungkin terjadi? Nah, yang paling umum adalah salah eja. Anda dapat mengetikkan huruf lain atau melewatkan akhiran kata kerja secara tidak sengaja. Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana kesalahan ketik kecil ini mengancam pekerjaan Anda? Ketika menghitung jumlah pesanan yang telah diproses setiap karyawan, Anda akan melihat bahwa ada lebih banyak nama daripada orang yang Anda miliki. Anda perlu mencari nama yang salah eja, memperbaikinyadan hitung lagi.

Terlebih lagi, akan membuang-buang waktu untuk memasukkan satu nilai yang sama lagi.

Itulah mengapa tabel Google memiliki opsi untuk membuat daftar dengan nilai: nilai yang hanya akan Anda pilih satu saat mengisi sel.

Apakah Anda memperhatikan pilihan kata saya? Anda tidak akan masuk nilai - Anda akan pilih hanya satu dari daftar.

Ini menghemat waktu, mempercepat proses pembuatan tabel dan menghilangkan kesalahan ketik.

Saya harap sekarang Anda sudah memahami keuntungan dari daftar semacam itu dan siap untuk mencoba dan membuatnya.

Cara memasukkan kotak centang di Google Sheets

Tambahkan kotak centang ke tabel Anda

Daftar yang paling dasar dan sederhana memiliki dua opsi jawaban - ya dan tidak. Dan untuk itu Google Sheets menawarkan kotak centang.

Misalkan kita memiliki spreadsheet #1 dengan pesanan cokelat dari berbagai daerah. Anda bisa melihat bagian datanya di bawah ini:

Kita perlu melihat order mana yang diterima oleh manajer mana dan apakah order tersebut dieksekusi. Untuk itu, kita membuat spreadsheet #2 untuk menempatkan informasi referensi kita di sana.

Karena spreadsheet utama Anda bisa berisi banyak data dengan ratusan baris dan kolom, mungkin agak merepotkan untuk menambahkan beberapa informasi berlebih yang dapat membingungkan Anda di masa mendatang. Oleh karena itu, kami menyarankan Anda untuk membuat lembar kerja lain dan menempatkan data tambahan Anda di sana.

Pilih kolom A di spreadsheet Anda yang lain dan buka Sisipkan> Kotak Centang Kotak centang kosong akan segera ditambahkan ke setiap sel yang dipilih.

Tip. Anda dapat memasukkan kotak centang di Google Sheets ke satu sel saja, lalu pilih sel ini dan klik dua kali pada kotak biru kecil itu untuk mengisi seluruh kolom hingga akhir tabel dengan kotak centang:

Ada cara lain untuk menambahkan kotak centang. Tempatkan kursor ke A2 dan masukkan rumus berikut:

=CHAR(9744)

Tekan Enter , dan Anda akan mendapatkan kotak centang kosong.

Turun ke sel A3 dan masukkan rumus serupa:

=CHAR(9745)

Tekan Enter , dan dapatkan kotak centang yang terisi.

Tip. Lihat jenis kotak centang lain yang dapat Anda tambahkan di Google Sheets di posting blog ini.

Mari kita letakkan nama keluarga karyawan kita di kolom di sebelah kanan untuk menggunakannya nanti:

Sekarang kita perlu menambahkan info mengenai manajer pesanan dan status pesanan ke dalam kolom H dan I dari spreadsheet pertama.

Kemudian, karena nama-nama disimpan dalam daftar, kami menggunakan kotak centang Google Sheets dan daftar drop-down untuk memasukkannya.

Mari kita mulai dengan mengisi informasi status pesanan. Pilih rentang sel untuk menyisipkan kotak centang di Google Sheets - H2: H20. Lalu pergi ke Data> Validasi data :

Pilih Kotak centang opsi di samping Kriteria .

Tip. Anda bisa mencentang opsi untuk Gunakan nilai sel kustom dan mengatur teks di belakang setiap jenis kotak centang: dicentang dan tidak dicentang.

Apabila Anda sudah siap, tekan Simpan .

Hasilnya, setiap cell dalam range tersebut akan ditandai dengan checkbox. Sekarang anda bisa mengaturnya berdasarkan status order anda.

Tambahkan daftar drop-down Google Sheets kustom ke tabel Anda

Cara lain untuk menambahkan daftar drop-down ke sel lebih umum dan menawarkan lebih banyak opsi.

Pilih rentang I2:I20 untuk memasukkan nama manajer yang memproses pesanan. Data> Validasi data Pastikan bahwa Kriteria opsi menunjukkan Daftar dari suatu rentang dan pilih kisaran dengan nama yang diperlukan:

Tip. Anda dapat memasukkan rentang secara manual, atau klik simbol tabel dan pilih rentang dengan nama dari spreadsheet 2. Kemudian klik OK :

Untuk menyelesaikannya, klik Simpan dan Anda akan mendapatkan rentang sel dengan segitiga yang membuka menu drop-down nama di Google SheetsfSemua drop-down yang dipilih dihapus comp:

Dengan cara yang sama kita bisa membuat daftar kotak centang. Ulangi saja langkah-langkah di atas tetapi pilih A2:A3 sebagai rentang kriteria.

Cara menyalin kotak centang ke rentang sel lain

Jadi, kami mulai mengisi tabel kami dengan cepat di Google Sheets dengan kotak centang dan daftar drop-down. Tetapi seiring berjalannya waktu, lebih banyak pesanan telah ditempatkan sehingga kami memerlukan baris tambahan dalam tabel. Terlebih lagi, hanya ada dua manajer yang tersisa untuk memproses pesanan ini.

Apa yang harus kita lakukan dengan meja kita? Mengulangi langkah yang sama lagi? Tidak, semuanya tidak sesulit kelihatannya.

Anda dapat menyalin sel individual dengan kotak centang dan daftar drop-down dan menempelkannya di mana pun Anda perlu menggunakan kombinasi Ctrl + C dan Ctrl + V pada keyboard Anda.

Selain itu, Google memungkinkan untuk menyalin dan menempelkan kelompok sel:

Pilihan lainnya adalah dengan menyeret dan menjatuhkan sudut kanan bawah sel yang dipilih dengan kotak centang atau daftar drop-down Anda.

Hapus beberapa kotak centang Google Sheets dari rentang tertentu

Untuk kotak centang yang berada di cell apa adanya (yang bukan bagian dari daftar drop-down), cukup pilih cell-cell ini dan tekan Delete pada keyboard Anda. Semua kotak centang akan segera dihapus, meninggalkan cell-cell kosong di belakang.

Namun demikian, jika Anda mencoba dan melakukannya dengan daftar drop-down (alias Validasi data ), ini hanya akan menghapus nilai yang dipilih. Daftar itu sendiri akan tetap berada dalam sel.

Untuk menghapus semuanya dari sel, termasuk drop-down, dari rentang mana pun di spreadsheet Anda, ikuti langkah-langkah sederhana di bawah ini:

1. Pilih sel di mana Anda ingin menghapus kotak centang dan drop-down (semuanya sekaligus atau pilih sel tertentu sambil menekan Ctrl ).
2. Pergi ke Data> Validasi data di menu Google Sheets.
3. Klik Hapus validasi di tombol yang muncul Validasi data jendela pop-up:

Ini akan menyingkirkan semua drop-down terlebih dulu.

Dan selesai! Semua drop-down Google Sheets yang dipilih dihapus sepenuhnya, sementara sel lainnya tetap aman dan sehat.

Hapus beberapa kotak centang dan daftar drop-down di Google Sheets dari seluruh tabel

Bagaimana jika Anda perlu menghapus semua kotak centang di seluruh tabel yang Anda kerjakan?

Prosedurnya sama, meskipun Anda perlu memilih setiap sel dengan kotak centang. Kombinasi tombol Ctrl + A mungkin berguna.

Pilih sel manapun dari tabel Anda, tekan Ctrl+A pada keyboard Anda dan semua data yang Anda miliki akan terpilih. Langkah-langkah selanjutnya tidak ada bedanya lagi: Data> Validasi data> Hapus validasi :

Catatan. Data di kolom H akan tetap ada karena disisipkan menggunakan daftar drop-down. Dengan kata lain, daftar drop-down yang dihapus daripada nilai yang disisipkan (jika ada) dalam sel.

Untuk menghapus kotak centang itu sendiri, Anda harus menekan Delete pada keyboard.

Tip. Pelajari cara lain untuk menghapus karakter tertentu atau teks yang sama di Google Sheets.

Menambahkan nilai ke daftar drop-down secara otomatis

Jadi, inilah drop-down Google Sheets kami yang telah membantu untuk sementara waktu. Tetapi ada beberapa perubahan dan kami memiliki beberapa karyawan lagi di tengah-tengah kami sekarang. Belum lagi bahwa kami perlu menambahkan satu lagi status parsel, sehingga kami dapat melihat kapan itu "siap untuk dikirim". Apakah itu berarti kita harus membuat daftar dari awal?

Nah, Anda bisa mencoba dan memasukkan nama-nama karyawan baru tanpa menghiraukan drop-down. Peringatan dicentang untuk setiap data yang tidak valid dalam pengaturan daftar kita, nama baru tidak akan disimpan. Sebaliknya, segitiga pemberitahuan oranye akan muncul di sudut sel yang mengatakan bahwa hanya nilai yang ditentukan di awal yang dapat digunakan.

Itulah mengapa saya sarankan Anda membuat daftar drop-down di Google Sheets yang dapat diisi secara otomatis. Nilai akan ditambahkan ke daftar secara otomatis tepat setelah Anda memasukkannya ke sel.

Mari kita lihat bagaimana kita bisa mengubah konten daftar drop-down tanpa beralih ke skrip tambahan apa pun.

Kita pergi ke spreadsheet 2 dengan nilai-nilai untuk daftar drop-down kita. Salin dan tempelkan nama-nama tersebut ke kolom lain:

Sekarang kita mengubah pengaturan daftar drop-down untuk rentang I2:I20: pilih sel ini, buka Data> Validasi data , dan mengubah kisaran untuk Kriteria ke kolom D spreadsheet 2. Jangan lupa untuk menyimpan perubahannya:

Sekarang lihat betapa mudahnya menambahkan nama ke dalam daftar:

Semua nilai dari kolom D lembar 2 secara otomatis menjadi bagian dari daftar. Sangat nyaman, bukan?

Singkatnya, sekarang Anda tahu bahwa bahkan pemula spreadsheet pun dapat membuat daftar drop-down bahkan jika mereka belum pernah mendengar fitur seperti ini sebelumnya. Cukup ikuti langkah-langkah di atas dan Anda akan membawa drop-down dan kotak centang Google Sheets ke meja Anda!

Semoga berhasil!