Daftar Isi
Hari ini kita akan melihat lebih dekat pada add-in Shared Email Templates dan mempelajari lebih lanjut tentang opsi-opsi yang sangat berguna untuk menambahkan gambar. Saya telah menyiapkan satu set tutorial untuk Anda di mana saya akan memandu Anda melalui seluruh proses, menunjukkan kepada Anda pendekatan yang berbeda untuk memasukkan gambar dan memberi tahu Anda pro dan kontra dari masing-masing pendekatan.
Berkenalan dengan Templat Email Bersama
Izinkan saya memulai dengan beberapa klarifikasi bagi mereka yang baru mengenal Ablebits dan tidak mengerti apa itu Ablebits. Tim kami memperkenalkan alat baru untuk Outlook baru-baru ini dan menyebutnya Shared Email Templates. Apa yang dilakukannya? Menghemat waktu Anda! Tidak perlu mengetik atau menyalin-tempel teks yang sama berulang-ulang. Anda cukup menjalankan Shared Email Templates, pilih template yang diinginkan dan tempelkan ke dalamPerlu mempertahankan pemformatan, hyperlink, gambar, atau menambahkan lampiran? Tidak masalah!
Selain itu, karena Shared Email Templates adalah add-in berbasis cloud, Anda dapat menggunakan templat yang sama pada beberapa perangkat, tidak ada surat yang hilang. Dan jika Anda ingin orang lain memiliki akses ke templat yang sama juga, Anda dapat membuat tim dan berbagi templat Anda dengan orang lain.
Karena kita berbicara tentang gambar hari ini, izinkan saya memberi Anda sebuah contoh. Karena kita berada di ambang liburan sekarang, buletin Natal akan dikirim ke semua kontak Anda. Apakah Anda ingin menempelkan dan mengedit teks yang sama berulang kali di setiap email? Atau Anda lebih suka menekan ikon Tempel sehingga teks yang diperlukan, pemformatan, dan tentu saja, kartu pos Natal ditambahkan? Lihat, kartu pos yang sudah disimpan sebelumnya.template membuat email yang siap dikirim dengan sekali klik:
Jika Anda berpikir bahwa hal ini terlalu sulit bagi Anda dan lebih baik Anda melakukannya dengan cara lama, silakan berikan artikel ini beberapa menit dari waktu Anda. Percayalah, Anda akan terkejut betapa mudahnya ;)
Cara menempatkan gambar Anda pada OneDrive
Anda mungkin bertanya-tanya tentang lokasi gambar-gambar yang mungkin Anda gunakan di Shared Email Templates. Saya akan memberitahu Anda tentang semua kemungkinan penyimpanan dan tempat di tutorial ini dan tutorial berikutnya sehingga Anda dapat memilih salah satu yang lebih cocok untuk Anda.
Menurut pendapat saya, ini adalah platform termudah untuk menyematkan gambar di template Anda dan membagikannya dengan kolega Anda jika perlu. Jika Anda baru mengenal OneDrive dan tidak tahu apa platform ini dan apa yang harus Anda lakukan, tidak masalah. Saya telah menyiapkan panduan kecil untuk Anda yang akan membantu Anda mengenal OneDrive dan menikmatinya seperti saya.
Namun demikian, jika Anda merasa seperti seorang profesional di OneDrive, lewati dua bagian pertama dan langsung saja membuat templat ;)
Pertama, mari kita buka OneDrive Anda. Pergi ke office.com dan masuk. Kemudian klik ikon peluncur aplikasi dan pilih OneDrive:
Saya sarankan Anda menempatkan semua berkas yang akan Anda gunakan di Shared Email Templates dalam satu folder. Ini akan membantu Anda menemukannya dengan cepat (jika Anda perlu mengganti salah satunya, misalnya) dan berbagi dengan orang lain jika diperlukan.
Ada 2 cara untuk menempatkan folder dengan gambar di OneDrive Anda:
- Buat folder baru, lalu isi dengan file yang diperlukan:
Anda dapat menambahkan gambar dengan menggunakan Unggah atau cukup pilih file yang diperlukan di File Explorer Anda, seret dan jatuhkan ke OneDrive Anda.
Dalam sekejap, file yang dipilih akan ditambahkan ke OneDrive Anda. Sekarang Anda memiliki file Anda di OneDrive. Lihat? Mudah! :)
Untuk informasi selengkapnya, silakan lihat:
- Cara berbagi file secara aman dengan OneDrive
- Cara melihat file bersama di OneDrive dan berhenti berbagi
Berbagi folder OneDrive dengan tim
Jika Anda ingin rekan tim Anda menggunakan templat dengan beberapa gambar, Anda harus berbagi tidak hanya templatnya, tetapi juga gambar-gambarnya. Mari kita buat gambar-gambar Anda dibagikan:
- Kumpulkan semua file yang akan Anda gunakan dalam templat umum dalam satu folder di OneDrive Anda, klik kanan padanya dan pilih Mengelola akses :
Catatan Harap diingat bahwa latihan ini tidak akan berfungsi untuk akun OneDrive pribadi Anda. Anda perlu menempatkan dan berbagi file di OneDrive perusahaan yang dapat diakses oleh Anda dan kolega Anda.
Folder yang telah Anda bagikan dengan orang lain ditandai dengan ikon kecil seseorang:
Jika Anda yang berbagi file/folder dengan seseorang, Anda akan melihatnya di Bersama bagian dari OneDrive Anda:
Sekarang Anda siap untuk bagian yang paling mudah. Mari masukkan gambar di template email Anda.
Cara menyisipkan gambar dari OneDrive dalam pesan Outlook
Karena Anda sudah siap - Anda mendapatkan file Anda di OneDrive dan folder yang diperlukan dibagikan dengan orang-orang yang diperlukan - mari tambahkan ilustrasi tersebut ke template Anda. Kami memperkenalkan makro khusus untuk kasus seperti itu - ~%INSERT_PICTURE_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - yang akan menempelkan foto yang dipilih ke dalam pesan Outlook langsung dari OneDrive Anda. Mari kita pergi langkah demi langkah:
- Jalankan Shared Email Templates dan buat templat baru.
- Buka Sisipkan Makro daftar dropdown dan pilih ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:
Anda akan melihat makro dimasukkan ke dalam template Anda dengan serangkaian karakter acak dalam tanda kurung siku. Tidak ada kesalahan, kesalahan atau bug, tidak perlu mengedit apa pun :) Ini hanya jalur unik ke file ini di OneDrive Anda.
Walaupun teks dalam tanda kurung siku makro terlihat aneh, namun Anda akan mendapatkan gambar yang sangat normal apabila menempelkan templat.
Kiat dan catatan
Ada beberapa aspek penting yang harus saya tunjukkan. Pertama, Anda harus masuk ke akun OneDrive Anda setiap kali Anda membuat atau menyisipkan templat dengan makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Meskipun Anda masuk ke aplikasi OneDrive. Saya tahu, ini menjengkelkan tetapi Microsoft sangat mengkhawatirkan keamanan Anda dan belum akan menerapkan fitur Single Sign-on.
Selain itu, tidak semua format gambar didukung. Berikut ini adalah daftar format yang dapat Anda gunakan dalam Templat Email Bersama kami: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Selain itu, ada batasan 4 Mb untuk sebuah file. Jika gambar Anda tidak sesuai dengan kriteria tersebut, gambar tersebut tidak akan tersedia dalam daftar untuk dipilih.
Tip. Jika Anda memilih akun yang salah, tidak perlu menutup add-in dan mulai dari awal. Cukup klik ikon awan biru untuk beralih di antara akun OneDrive Anda:
Harap diingat bahwa jika Anda membuat satu set templat dan memutuskan untuk membaginya dengan anggota tim Anda yang lain, Anda harus memberikan akses ke folder OneDrive Anda kepada rekan satu tim Anda. Saya punya kasus ini untuk Anda, gulir ke atas jika Anda melewatkannya.
Katakanlah Anda membuat beberapa templat dengan ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] tetapi lupa untuk membagikan folder OneDrive dengan anggota tim lainnya. Anda akan dapat menempelkan templat seperti itu tanpa masalah tetapi add-in akan menampilkan pemberitahuan saat menempel:
Jangan khawatir, ini hanya pengingat bahwa file khusus ini hanya tersedia untuk Anda dan karena pengguna lain tidak membagikannya, mereka tidak akan dapat menyisipkannya. Anda akan memiliki gambar ini yang ditempelkan tepat setelah mengklik Tutup Namun, pengguna yang mencoba menggunakan templat ini akan mendapatkan kesalahan berikut:
Saya yakin tidak perlu memberi tahu Anda cara memperbaiki masalah ini ;)
Tip. Anda juga dapat menambahkan gambar satu per satu untuk setiap pengguna. Kedengarannya luar biasa? Lihat saja ini: Cara membuat template email Outlook dinamis untuk pengguna saat ini.
Saya harap bagian tutorial ini jelas dan bermanfaat dan Anda akan menikmati kesederhanaan dan kenyamanan Template Email Bersama kami. Jangan ragu untuk menginstalnya dari Microsoft Store dan terapkan pengetahuan baru Anda dalam praktik ;)
Jika ada pertanyaan yang tersisa, silakan tanyakan di bagian Komentar. Saya akan dengan senang hati membantu!
