Jika pekerjaan Anda melibatkan korespondensi bisnis, maka Anda pasti menulis surat permintaan Surat-surat seperti itu sulit untuk ditulis dan bahkan lebih sulit lagi untuk ditulis sedemikian rupa sehingga mendorong penerima untuk menanggapi dengan sukarela dan antusias.

Untuk surat permintaan uang ) Tentu saja, saya tidak bisa menjamin bahwa tips dan contoh surat kami akan membuat Anda mendapatkan keajaiban, tetapi mereka pasti akan menghemat waktu Anda dan membuat pekerjaan menulis Anda tidak terlalu menyakitkan.

Kiat hemat waktu Jika Anda berkomunikasi melalui email, maka Anda dapat menghemat lebih banyak waktu dengan menambahkan semua contoh surat bisnis ini langsung ke Outlook Anda. Dan kemudian, Anda akan dapat mengirim email bisnis yang disesuaikan dengan pesanan pribadi dengan klik mouse!

Yang diperlukan hanyalah add-in Shared Email Templates yang bisa Anda lihat di sebelah kanan. Setelah Anda memilikinya di Outlook, Anda tidak perlu mengetikkan frasa yang sama berulang-ulang.

Cukup klik dua kali templat dan temukan teks yang disisipkan di badan pesan dalam sekejap. Semua pemformatan, hyperlink, gambar, dan tanda tangan Anda akan ada di tempatnya!

Jangan ragu-ragu untuk memeriksanya sekarang juga; versi gratis tersedia untuk diunduh di Microsoft AppStore.

Nah, kembali ke menulis surat bisnis, lebih lanjut dalam artikel ini Anda akan menemukannya:

Format surat bisnis

Surat bisnis adalah cara komunikasi formal dan itulah sebabnya mengapa memerlukan format khusus. Anda mungkin tidak terlalu peduli dengan format surat jika Anda mengirim e-mail, tetapi jika Anda menulis surat bisnis kertas tradisional, rekomendasi di bawah ini mungkin terbukti bermanfaat. Ini dianggap sebagai praktik yang baik untuk mencetak surat bisnis pada kertas putih standar 8,5 "x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Alamat Pengirim. Biasanya Anda mulai dengan mengetik alamat Anda sendiri. Dalam bahasa Inggris British, alamat pengirim biasanya ditulis di sudut kanan atas surat. Dalam bahasa Inggris Amerika, alamat pengirim ditempatkan di sudut kiri atas.

   Anda tidak perlu menulis nama atau gelar pengirim, karena sudah termasuk dalam penutup surat. Ketiklah hanya alamat jalan, kota, dan kode pos, serta nomor telepon dan alamat email.

   Jika Anda menulis di atas alat tulis dengan kop surat, maka lewati ini.

2. Tanggal Ketik tanggal beberapa baris di bawah kop surat atau alamat pengirim. Standarnya adalah 2-3 baris (satu hingga empat baris dapat diterima).
3. Garis Referensi (opsional) Jika surat Anda terkait dengan informasi tertentu, seperti referensi pekerjaan atau nomor faktur, tambahkan di bawah tanggal. Jika Anda membalas surat, rujuklah surat tersebut. Misalnya,
   • Re: Faktur # 000987
   • Re: Surat Anda tertanggal 4/1/2014
4. Pemberitahuan Saat Kedatangan (opsional) Jika Anda ingin menyertakan notasi pada korespondensi pribadi atau rahasia, ketiklah di bawah garis referensi dengan huruf besar, jika sesuai. Misalnya, PERSONAL atau CONFIDENTIAL.
5. Alamat Dalam Ini adalah alamat penerima surat bisnis Anda, perorangan atau perusahaan. Sebaiknya selalu menulis kepada orang tertentu di perusahaan yang Anda tuju.

   Standarnya adalah 2 baris di bawah item sebelumnya yang Anda ketik, satu hingga enam baris dapat diterima.

6. Garis Perhatian (opsional). Ketik nama orang yang ingin Anda hubungi. Jika Anda menulis nama orang tersebut di Alamat Dalam, lewati Baris Perhatian.
7. Salam Jika Anda mengenal orang yang Anda tuju dan biasanya menyapa mereka dengan nama depan, Anda bisa mengetikkan nama depan dalam salam, misalnya: Jane yang terhormat. Dalam semua kasus lainnya, merupakan praktik umum untuk menyapa seseorang dengan gelar pribadi dan nama belakang yang diikuti dengan koma atau titik dua, misalnya:
   • Tn. Brown:
   • Dr. Brown yang terhormat:
   • Yang terhormat Ms Smith,

   Jika Anda tidak mengetahui nama penerima atau tidak yakin bagaimana mengejanya, gunakan salah satu salam berikut ini:

   • Wanita
   • Tuan-tuan
   • Kepada Bapak yang terhormat
   • Bapak atau Ibu yang terhormat
   • Kepada Siapa pun yang Berkepentingan
8. Baris Subjek (opsional): Sisakan dua atau tiga baris kosong setelah salam pembuka dan ketiklah inti surat Anda dalam huruf besar, baik di sebelah kiri atau di tengah. Jika Anda telah menambahkan Baris Referensi (3), baris Perihal mungkin berlebihan. Berikut ini beberapa contohnya:
   • SURAT REFERENSI
   • SURAT PENUTUP
   • PERMINTAAN PENGGANTIAN PRODUK
   • PERTANYAAN PEKERJAAN
9. Tubuh Ini adalah bagian utama dari surat Anda, biasanya terdiri dari 2 - 5 paragraf, dengan garis kosong di antara setiap paragraf. Pada paragraf pertama, tulis pembukaan yang ramah dan kemudian nyatakan poin utama Anda. Dalam beberapa paragraf berikutnya, berikan informasi latar belakang dan detail pendukung. Akhirnya, tulis paragraf penutup di mana Anda menyatakan kembali tujuan surat dan meminta beberapa tindakan, jika Anda ingin melakukan sesuatu.Lihat tips menulis surat bisnis persuasif untuk lebih jelasnya.
10. Penutupan. Seperti yang Anda ketahui, ada beberapa penutup pelengkap yang diterima secara umum. Yang mana yang Anda pilih tergantung pada nada surat Anda, misalnya,
    • Hormat kami (sangat formal)
    • Hormat kami atau Salam hangat atau Salam sejahtera atau Hormat kami (penutup yang paling berguna dalam surat bisnis)
    • Salam hangat, Hormat kami (sedikit lebih pribadi dan bersahabat)

    Penutup biasanya diketik pada titik vertikal yang sama dengan tanggal dan satu baris setelah paragraf terakhir. Gunakan huruf besar pada kata pertama saja dan sisakan tiga atau empat baris antara penutup dan blok tanda tangan. Jika salam penutup diikuti oleh titik dua, tambahkan koma setelah penutup; jika tidak, tidak diperlukan tanda baca setelah penutup.

11. Tanda tangan. Biasanya, tanda tangan muncul empat baris kosong setelah Tutup Pujian. Ketik nama Anda di bawah tanda tangan dan tambahkan judul, jika perlu.
12. Lampiran. Baris ini memberitahukan kepada penerima surat, dokumen lain apa saja yang disertakan bersama surat Anda, seperti resume. Gaya umum berikut ini:
    • Terlampir.
    • Lampirkan.
    • Kandang: 2
    • Kandang (2)
13. Inisial Pengetik (opsional) Komponen ini digunakan untuk menunjukkan orang yang mengetik surat untuk Anda. Jika Anda mengetik surat itu sendiri, hilangkan komponen ini. Biasanya inisial identifikasi mencakup tiga inisial Anda dalam huruf besar, lalu dua atau tiga inisial pengetik dalam huruf kecil. Misalnya, JAM/dmc , JAM:cm Tetapi komponen ini cukup jarang digunakan dewasa ini, dalam surat bisnis yang sangat formal.

    Di bawah ini Anda dapat melihat contoh surat donasi yang diformat dengan benar. Selalu lebih mudah untuk memahami dari contoh, bukan?

    

10 kiat untuk menulis surat permintaan persuasif

Di bawah ini Anda akan menemukan 10 strategi untuk menulis surat permintaan Anda sedemikian rupa sehingga meyakinkan pembaca Anda untuk menanggapi atau bertindak.

1. Kenali penerima Anda Sebelum Anda mulai menyusun surat permohonan, tanyakan pada diri Anda sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut ini. Siapa pembaca saya dan bagaimana tepatnya mereka dapat membantu saya? Apakah mereka pengambil keputusan atau apakah mereka hanya akan meneruskan permohonan saya kepada pejabat senior? Baik gaya maupun isi surat permohonan Anda akan tergantung pada posisi pembaca.
2. Jangan bertele-tele Aturan praktisnya adalah - jangan gunakan dua kata ketika satu kata sudah cukup. Ingatlah kutipan terkenal dari Mark Twain - "Saya tidak punya waktu untuk menulis surat pendek, jadi saya menulis surat yang panjang sebagai gantinya". Seseorang dalam posisinya mampu melakukan hal itu, dan... dia tidak meminta apa pun : )
3. Buatlah surat Anda mudah dibaca Ketika menulis surat permohonan, jangan melantur dan jangan membingungkan pembaca Anda dengan melenceng dari poin utama Anda. Hindari kalimat dan paragraf yang panjang dan berjejal, karena akan mengintimidasi dan sulit dicerna. Gunakan kalimat deklaratif yang sederhana, dan hentikan kalimat panjang dengan koma, titik dua, dan titik koma. Mulailah paragraf baru ketika Anda mengubah pemikiran atau ide.

   Berikut ini adalah contoh surat lamaran yang sangat buruk:

   " Dalam segala hal, kualifikasi saya tampaknya konsisten dengan keinginan yang diungkapkan oleh iklan Anda dan berdasarkan suara blog perusahaan Anda, saya benar-benar berpikir bahwa saya memang ditakdirkan untuk menjadi [Posisi] di perusahaan Anda."

   Dan ini adalah yang bagus:

   " Saya memiliki keterampilan dan pengalaman yang baik dalam [Bidang keahlian Anda] dan saya akan sangat berterima kasih jika Anda mempertimbangkan saya untuk posisi yang sesuai."

   Ingatlah, jika surat permohonan Anda terlihat mudah dibaca, maka surat itu memiliki peluang yang lebih baik untuk dibaca!

4. Tambahkan ajakan bertindak Masukkan tindakan dalam surat permintaan Anda sedapat mungkin. Cara termudah adalah dengan menggunakan kata kerja tindakan dan kalimat aktif daripada pasif.
5. Meyakinkan tetapi tidak menuntut Jangan memperlakukan lawan bicara Anda seolah-olah mereka berhutang sesuatu kepada Anda. Sebaliknya, tangkaplah perhatian pembaca dengan menyebutkan kesamaan dan tekankan manfaat dari tindakan tersebut.
6. Jangan memberatkan Berikan pembaca semua informasi yang dibutuhkan dan beritahu apa yang sebenarnya Anda ingin mereka lakukan. Sederhanakan pekerjaan untuk orang yang akan merespon - sertakan informasi kontak, nomor telepon langsung, berikan tautan atau lampirkan file, apa pun yang sesuai.
7. Tulislah dengan cara yang bersahabat dan menarik perasaan pembaca Meskipun Anda menulis surat bisnis, jangan terlalu berlebihan dalam berbisnis. Surat yang bersahabat akan membuat teman, jadi tulislah surat permintaan Anda dengan cara yang bersahabat seolah-olah Anda sedang berbicara dengan teman sejati atau kenalan lama Anda. Kita semua adalah manusia, dan mungkin merupakan ide yang baik untuk menarik rasa kemanusiaan, kedermawanan, atau simpati dari koresponden Anda.
8. Tetap sopan dan profesional Meskipun Anda menulis surat permintaan pembatalan pesanan atau surat keluhan, tetaplah sopan dan santun, cukup nyatakan masalahnya, berikan semua informasi yang relevan, dan pastikan untuk menghindari ancaman dan fitnah.
9. Perhatikan tata bahasa Anda Mengulangi pepatah terkenal - "tata bahasa sangat penting untuk kesan pertama". Tata bahasa yang buruk seperti halnya sopan santun yang buruk dapat merusak segalanya, jadi pastikan untuk mengoreksi semua surat bisnis yang Anda kirim.
10. Tinjau sebelum mengirim Setelah Anda selesai menulis surat, bacalah dengan keras. Jika poin utama Anda tidak jelas, tulislah kembali. Lebih baik menginvestasikan waktu untuk menulis ulang dan mendapatkan tanggapan, daripada membuatnya dengan cepat dan surat Anda langsung dibuang ke tempat sampah.

Dan akhirnya, jika Anda mendapat tanggapan atas surat permintaan Anda atau tindakan yang diinginkan telah diambil, jangan lupa untuk berterima kasih kepada orang tersebut. Di sini Anda dapat menemukan contoh surat ucapan terima kasih untuk semua kesempatan.

Contoh surat permohonan

Di bawah ini, Anda akan menemukan beberapa contoh surat permohonan untuk berbagai kesempatan.

Contoh surat permintaan rekomendasi

Yang terhormat Tn. Brown:

Saya harap Anda baik-baik saja. Saya memiliki kenangan hangat tentang kepemimpinan Anda yang luar biasa dan dukungan Anda untuk para guru selama saya bekerja di SMA XYZ.

Saat ini, saya melamar ke distrik sekolah XYZ dan diharuskan menyerahkan tiga surat rekomendasi. Saya menulis surat ini untuk menanyakan apakah Anda akan menulis surat rekomendasi atas nama saya.

Saya ingin memberikan beberapa informasi latar belakang yang dapat membantu Anda, jika Anda memutuskan untuk menulis surat ini.

Terlampir, Anda akan menemukan salinan resume terbaru saya. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memerlukan informasi tambahan. Saya menantikan kabar dari Anda, dan saya ucapkan terima kasih sebelumnya atas waktu Anda.

Permintaan informasi

Terima kasih telah mengirimkan resume Anda sebagai tanggapan atas lowongan yang kami iklankan. Selain resume Anda, kami juga membutuhkan tiga referensi dan daftar atasan Anda selama tiga tahun terakhir, beserta nomor telepon mereka.

Kebijakan kami adalah meninjau latar belakang setiap kandidat secara menyeluruh untuk memilih orang yang paling cocok untuk pekerjaan ini.

Terima kasih atas bantuan Anda. Kami menantikan kabar dari Anda.

Permintaan referensi karakter

Dia telah melamar di perusahaan kami untuk posisi di perusahaan kami. Dia telah memberikan nama Anda sebagai referensi karakter. Maukah Anda berbaik hati untuk memberikan evaluasi tertulis Anda tentang orang ini kepada kami.

Yakinlah bahwa jawaban Anda akan dijaga kerahasiaannya. Terima kasih sebelumnya.

Permintaan sumbangan

Saya mengirimkan ini kepada Anda sebagai sesama anggota komunitas kami. Saya yakin bahwa Anda menghargai tinggal di lingkungan yang tenang dan damai, seperti yang saya lakukan.

Seperti yang mungkin Anda ketahui, Komite Komunitas lokal kami telah mengadakan pertemuan selama dua bulan terakhir untuk mencoba menemukan cara mengurangi tingkat pembobolan di daerah kami. Minggu lalu mereka merilis rekomendasi mereka tentang cara terbaik untuk mengatasi masalah itu.

Rekomendasi utama mereka adalah peningkatan patroli polisi dan keamanan untuk melengkapi program Neighborhood Watch setempat. Sayangnya, jumlah yang dibutuhkan tidak termasuk dalam alokasi anggaran kota tahun ini.

Oleh karena itu, sebagai anggota komunitas yang peduli, saya telah memutuskan bahwa bisnis saya akan menyumbangkan $ untuk setiap $ yang terkumpul di komunitas untuk menutupi biaya keamanan tambahan. Saya mendorong Anda untuk bergabung dengan saya hari ini untuk mendukung tujuan yang layak ini demi kebaikan kita bersama.

Untuk memberikan sumbangan Anda hari ini, Anda dapat mampir ke salah satu dari dua toko kami dan menyetorkan sumbangan Anda di kotak yang disediakan di dekat kas depan. Jika Anda tidak dapat datang ke toko, silakan kirim cek atau wesel, yang dibuat untuk "XYZ" dan kirimkan ke alamat yang tercantum di atas.

Terima kasih sebelumnya.

Meminta bantuan

Saya menulis surat kepada Anda untuk meminta bantuan yang saya harap bisa Anda lakukan untuk saya.

Dalam waktu kurang dari tiga bulan saya akan mengambil , dengan harapan untuk masuk ke , di mana mereka memiliki program sekolah pascasarjana terbaik untuk program studi yang saya minati.

Sekolah ini memberikan penekanan yang sangat tinggi pada keberhasilan siswa dalam ujian, itulah sebabnya saya merasa sangat tertekan untuk mendapatkan nilai di atas rata-rata pada Graduate Record Examination.

Karena Anda baru saja lulus dengan gelar sarjana, Anda secara alami adalah orang pertama yang saya pikirkan ketika mempertimbangkan siapa yang bisa saya dekati untuk membantu saya. Saya tidak meminta terlalu banyak waktu, saya akan sangat menghargai petunjuk apa pun yang bisa Anda berikan kepada saya dan beberapa pelajaran tentang , yang saya rasa merupakan titik terlemah saya.

Saya harap Anda akan memberikan tanggapan positif kepada saya. Terima kasih sebelumnya.

Permintaan pengembalian / penggantian produk

Pada Saya memesan untuk , menerimanya pada . Saya telah menemukan bahwa produk yang dibeli memiliki masalah berikut:

Karena produk yang Anda kirimkan tidak memiliki kualitas yang memuaskan, saya berhak untuk memilikinya dan saya akan meminta Anda untuk mengkonfirmasi bahwa Anda akan melakukan ini dalam tujuh hari ke depan. Saya juga meminta Anda untuk mengkonfirmasi apakah Anda akan mengatur agar produk tersebut dapat diambil atau akan mengganti biaya pengembaliannya.

Saya berharap untuk menerima proposal Anda yang memuaskan untuk penyelesaian klaim saya dalam waktu tujuh hari sejak tanggal surat ini.

*****

Semoga informasi ini akan membantu Anda menyusun surat bisnis yang diformat dengan benar secara umum dan surat permintaan persuasif secara khusus, dan selalu mendapatkan respons yang diinginkan. Terima kasih telah membaca!