Daftar Isi
Tutorial menunjukkan cara membuat daftar drop-down Excel tergantung pada sel lain dengan menggunakan fungsi array dinamis baru.
Membuat daftar drop-down sederhana di Excel itu mudah. Membuat drop-down berjenjang bertingkat selalu menjadi tantangan. Tutorial terkait di atas menjelaskan empat pendekatan yang berbeda, masing-masing termasuk sejumlah langkah yang gila, sekumpulan rumus yang berbeda, dan beberapa batasan yang berkaitan dengan entri multi-kata, sel kosong, dll.
Kabar baiknya adalah bahwa metode tersebut dirancang untuk versi Excel pra-dinamis. Pengenalan array dinamis di Excel 365 telah mengubah segalanya! Dengan fungsi array dinamis baru, membuat daftar drop-down dependen multipel hanya dalam hitungan menit, jika bukan detik. Tidak ada trik, tidak ada peringatan, tidak ada omong kosong. Hanya solusi yang cepat, lugas, dan mudah diikuti.
Catatan:
- Cara array dinamis baru untuk membuat daftar dropdown ini hanya berfungsi di Excel 365 dan Excel 2021. Di Excel pra-dinamis, Anda harus melakukannya dengan cara lama seperti yang dijelaskan dalam Membuat drop-down dependen di Excel 2019 - 2007.
- Solusi ini untuk satu baris. Jika Anda ingin menyalin daftar pilihan Anda ke bawah beberapa baris , lalu ikuti instruksi dalam daftar drop-down Dependent untuk beberapa baris.
- Pilih sel di mana Anda ingin dropdown muncul (D3 dalam kasus kami).
- Pada Data tab, di tab Alat Data kelompok, klik Validasi Data .
- Dalam Validasi Data kotak dialog, lakukan hal berikut ini:
- Di bawah Izinkan , pilih Daftar .
- Dalam Sumber kotak, masukkan referensi ke output rentang tumpahan oleh rumus UNIQUE. Untuk ini, ketikkan tag hash tepat setelah referensi sel, seperti ini: =$G$3#
Ini disebut referensi rentang tumpahan, dan sintaks ini mengacu ke seluruh rentang terlepas dari seberapa banyak rentang itu mengembang atau menyusut.
- Klik OK untuk menutup dialog.
- Untuk memiliki entri baru termasuk dalam daftar drop-down secara otomatis Atau Anda bisa menyertakan beberapa sel kosong dalam rumus Anda seperti yang ditunjukkan dalam contoh ini.
- Jika data asli Anda mengandung celah, Anda bisa menyaring bagian yang kosong dengan menggunakan solusi ini.
- Untuk urutkan secara alfabetis item dropdown, bungkus rumus Anda dalam fungsi SORT seperti yang dijelaskan dalam contoh ini.
- Untuk termasuk data baru secara otomatis saat ditambahkan ke daftar sumber, tambahkan beberapa sel ekstra ke array yang direferensikan dalam rumus Anda.
- Untuk mengecualikan sel kosong , konfigurasikan rumus untuk mengabaikan sel kosong sampai terisi.
Cara membuat daftar drop-down dinamis di Excel
Contoh ini mendemonstrasikan pendekatan umum untuk membuat daftar drop-down berjenjang di Excel dengan menggunakan fungsi array dinamis baru.
Misalkan Anda memiliki daftar buah di kolom A dan eksportir di kolom B. Komplikasi tambahan adalah bahwa nama buah tidak dikelompokkan tetapi tersebar di seluruh kolom. Tujuannya adalah untuk menempatkan nama buah yang unik di drop-down pertama dan tergantung pada pilihan pengguna, tunjukkan eksportir yang relevan di drop-down kedua.
Untuk membuat daftar drop-down dependen dinamis di Excel, lakukan langkah-langkah ini:
1. Dapatkan item untuk daftar drop-down utama
Sebagai permulaan, kita akan mengekstrak semua nama buah yang berbeda dari kolom A. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan fungsi UNIQUE dalam bentuknya yang paling sederhana - menyediakan daftar buah untuk argumen pertama ( array ) dan hilangkan argumen opsional yang tersisa karena defaultnya bekerja dengan baik untuk kita:
=UNIQUE(A3:A15)
Rumusnya masuk ke G3, dan setelah menekan tombol Enter, hasilnya tumpah ke sel berikutnya secara otomatis.
2. Buat drop down utama
Untuk membuat daftar drop-down utama Anda, konfigurasikan aturan Validasi Data Excel dengan cara ini:
Daftar drop-down utama Anda sudah selesai!
3. Dapatkan item untuk daftar drop-down dependen
Untuk mendapatkan entri untuk menu dropdown sekunder, kita akan memfilter nilai di kolom B berdasarkan nilai yang dipilih di dropdown pertama. Ini dapat dilakukan dengan bantuan fungsi array dinamis lain yang disebut FILTER:
=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)
Di mana B3:B15 adalah sumber data untuk dropdown dependenmu, A3:A15 adalah sumber data untuk dropdown utamamu, dan D3 adalah cell dropdown utama.
Untuk memastikan formula berfungsi dengan benar, Anda dapat memilih beberapa nilai dalam daftar drop-down pertama dan mengamati hasil yang dikembalikan oleh FILTER. Sempurna! :)
4. Buatlah drop down dependen
Untuk membuat daftar dropdown kedua, konfigurasikan kriteria validasi data persis seperti yang Anda lakukan untuk drop down pertama pada langkah 2. Tapi kali ini, rujuk rentang tumpahan yang dikembalikan oleh fungsi FILTER: =$H$3#
Itu saja! Daftar dropdown dependen Excel Anda siap digunakan.
Kiat dan catatan:
Cara membuat beberapa daftar drop-down dependen di Excel
Pada contoh sebelumnya, kita membuat daftar drop-down yang tergantung pada sel lain. Tetapi bagaimana jika Anda membutuhkan hierarki multi-level, yaitu dropdown ke-3 yang tergantung pada daftar ke-2, atau bahkan dropdown ke-4 yang tergantung pada daftar ke-3. Apakah itu mungkin? Ya, Anda dapat mengatur sejumlah daftar dependen (tentu saja dalam jumlah yang wajar :).
Untuk contoh ini, kita telah menempatkan negara bagian / provinsi di kolom C, dan sekarang ingin menambahkan menu dropdown yang sesuai di G3:
Untuk membuat daftar drop-down dependen multipel di Excel, inilah yang perlu Anda lakukan:
1. Siapkan drop down pertama
Daftar dropdown utama dibuat dengan langkah-langkah yang sama persis seperti pada contoh sebelumnya (lihat langkah 1 dan 2 di atas). Satu-satunya perbedaan adalah referensi rentang tumpahan yang Anda masukkan di dalam Sumber kotak.
Kali ini, rumus UNIQUE berada di E8, dan daftar drop-down utama akan berada di E3. Jadi, Anda memilih E3, klik Validasi Data , dan berikan referensi ini: =$E$8#
2. Konfigurasikan drop down kedua
Seperti yang mungkin telah Anda perhatikan, sekarang kolom B berisi beberapa kemunculan eksportir yang sama. Tetapi Anda hanya ingin nama unik dalam daftar tarik-turun Anda, bukan? Untuk menghilangkan semua kemunculan duplikat, bungkus fungsi UNIQUE di sekitar rumus FILTER Anda, dan masukkan rumus yang diperbarui ini di F8:
=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))
Di mana B3: B15 adalah data sumber untuk dropdown kedua, A3: A15 adalah data sumber untuk dropdown pertama, dan E3 adalah sel dropdown pertama.
Setelah itu, gunakan referensi rentang tumpahan berikut untuk kriteria Validasi Data: =$F$8#
3. Siapkan drop down ketiga
Untuk mengumpulkan item untuk daftar drop-down ke-3, gunakan rumus FILTER dengan beberapa kriteria. Kriteria pertama memeriksa seluruh daftar buah terhadap nilai yang dipilih di dropdown ke-1 (A3:A15=E3) sedangkan kriteria kedua menguji daftar eksportir terhadap pilihan di dropdown ke-2 (B3:B15=F3). Rumus lengkapnya masuk ke G8:
=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))
Jika Anda akan menambahkan lebih banyak dropdown dependen (dropdown ke-4, ke-5, dll.), Maka kemungkinan besar kolom C akan berisi beberapa kemunculan item yang sama. Untuk mencegah duplikat masuk ke dalam tabel persiapan, dan akibatnya di dropdown ke-3, sarangkan rumus FILTER dalam fungsi UNIQUE seperti yang kita lakukan di langkah sebelumnya:
=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))
Hal terakhir yang harus Anda lakukan adalah membuat satu lagi aturan Validasi Data dengan ini Sumber referensi: =$G$8#
Daftar drop-down multiple dependent Anda sudah siap digunakan!
Tip. Dengan cara yang sama, Anda bisa mendapatkan item untuk drop-down berikutnya Dengan asumsi kolom D berisi data sumber untuk daftar dropdown ke-4 Anda, Anda dapat memasukkan rumus berikut di H8 untuk mengambil item yang sesuai:
=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))
Cara membuat daftar drop-down yang dapat diperluas di Excel
Setelah membuat dropdown, kekhawatiran pertama Anda mungkin adalah apa yang terjadi ketika Anda menambahkan item baru ke data sumber. Apakah daftar dropdown akan diperbarui secara otomatis? Jika data asli Anda diformat sebagai tabel Excel, maka ya, daftar dropdown dinamis yang dibahas dalam contoh sebelumnya akan meluas secara otomatis tanpa upaya apa pun di pihak Anda karena tabel Excel dapat diperluas sesuai sifatnya.
Jika karena alasan tertentu menggunakan tabel Excel bukan merupakan pilihan, Anda bisa membuat daftar dropdown Anda dapat diperluas dengan cara ini:
Dengan mengingat kedua poin ini, mari kita menyempurnakan formula dalam tabel persiapan data kita. Aturan Validasi Data tidak memerlukan penyesuaian sama sekali.
Formula untuk dropdown utama
Dengan nama-nama buah di A3:A15, kami menambahkan 5 sel ekstra ke larik untuk memenuhi kemungkinan entri baru. Selain itu, kami menyematkan fungsi FILTER ke dalam UNIQUE untuk mengekstrak nilai unik tanpa kosong.
Mengingat hal di atas, rumus dalam G3 mengambil bentuk ini:
=UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))
Formula untuk dropdown dependen
Rumus di G3 tidak perlu banyak penyesuaian - cukup perpanjang array dengan beberapa sel lagi:
=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)
Hasilnya adalah daftar drop-down dependen yang dapat diperluas sepenuhnya dinamis:
Cara mengurutkan daftar drop-down menurut abjad
Ingin mengatur daftar dropdown Anda menurut abjad tanpa menggunakan data sumber? Excel dinamis baru memiliki fungsi khusus untuk ini juga! Dalam tabel persiapan data Anda, cukup bungkus fungsi SORT di sekitar rumus yang ada.
Aturan validasi data dikonfigurasi persis seperti yang dijelaskan dalam contoh sebelumnya.
Untuk mengurutkan dari A sampai Z
Karena urutan pengurutan menaik adalah opsi default, Anda bisa menyarangkan rumus yang ada di dalam array argumen SORT, menghilangkan semua argumen lain yang bersifat opsional.
Untuk dropdown utama (rumus dalam G3):
=SORT(UNIQUE(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))))
Untuk dropdown yang bergantung (rumus dalam H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))
Selesai! Kedua daftar drop-down diurutkan menurut abjad A hingga Z.
Untuk mengurutkan dari Z ke A
Untuk mengurutkan dalam urutan menurun, Anda perlu menetapkan argumen ke-3 ( sort_order ) dari fungsi SORT ke -1.
Untuk dropdown utama (rumus dalam G3):
=SORT(UNIQUE(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)
Untuk dropdown yang bergantung (rumus dalam H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)
Ini akan mengurutkan data dalam tabel persiapan dan item dalam daftar dropdown dari Z ke A:
Itulah cara membuat daftar drop-down dinamis di Excel dengan bantuan fungsi array dinamis baru. Berbeda dengan metode tradisional, pendekatan ini bekerja dengan sempurna untuk entri tunggal dan multi-kata dan menangani sel kosong apa pun. Terima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!
Buku kerja latihan untuk diunduh
Daftar drop-down yang bergantung pada Excel (file .xlsx)
