Tutorial ini menunjukkan cara mempertahankan format angka, tanggal, persentase, dan mata uang saat melakukan penggabungan surat dari Excel ke Word atau mengubahnya sesuai keinginan Anda.

Dalam salah satu artikel kami sebelumnya, kami melihat cara menggabungkan surat dari Excel ke Word untuk mengirim surat atau pesan email yang dipersonalisasi. Ternyata, menggunakan Gabungan Surat Word untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen dari lembar kerja Excel dapat menghadirkan banyak tantangan. Beberapa bidang mungkin tidak terisi atau diisi dengan informasi yang salah. Angka yang diformat dengan benar di Excel mungkin tidak muncul dengan benar diKode pos mungkin kehilangan angka nol di depannya. Tips pemecahan masalah di bawah ini akan membantu Anda memperbaiki masalah pemformatan Mail Merge yang khas.

Cara menggabungkan surat dan mempertahankan format

Saat melakukan penggabungan surat dari lembar kerja Excel, beberapa data numerik Anda mungkin kehilangan pemformatan setelah melalui penggabungan. Masalahnya biasanya terjadi dengan angka yang diformat sebagai persentase atau mata uang, atau angka yang mengandung nol di depan seperti kode pos.

Penyebab Secara default, Microsoft Word menggunakan koneksi OLE DB, yang menarik informasi tetapi bukan format. Akibatnya, dalam dokumen Word, data muncul dalam format yang disimpan secara internal di Excel, dan bukan dalam format yang diterapkan ke sel.

Untuk mengilustrasikan masalahnya, silakan lihat format data sumber dalam lembar kerja Excel:

Sekarang, lihat apa yang terjadi dalam dokumen gabungan surat Word:

• Kode pos - muncul tanpa angka nol di depannya. Di Excel, angka nol di depannya ditampilkan karena sel memiliki format angka kustom seperti 00000. Di Word, nilai yang mendasari (2451) muncul.
• Mata Uang - muncul tanpa simbol mata uang, pemisah ribuan, dan tempat desimal. Di Excel, angka diformat sebagai Currency ($3,000.00). Di Word, angka dalam bentuk murni ditampilkan (3000).
• Persentase - biasanya, muncul sebagai angka desimal yang sesuai dengan persen; dalam beberapa kasus - angka floating-point. Misalnya, 30% diformat sebagai Persen di Excel mungkin muncul sebagai 0,3 atau 0,299999999 di Word.
• Tanggal - muncul dalam format default yang ditetapkan dalam pengaturan Wilayah Anda. Dalam kasus kami, tanggal Excel 20-May-22 diubah menjadi 5/20/2022 di Word.

Solusi : Agar Word menampilkan kode pos, tanggal, harga, persentase dan nilai numerik lainnya dalam format yang tepat, hubungkan ke buku kerja Excel Anda menggunakan Pertukaran Data Dinamis (DDE).

Cara menggunakan Dynamic Data Exchange untuk terhubung ke lembar Excel

Sebelum memulai mail merge, lakukan langkah-langkah berikut ini di Microsoft Word.

1. Pergi ke File> Opsi> Lanjutan .
2. Gulir ke bawah ke Umum bagian, pilih kotak centang Konfirmasikan konversi format file saat terbuka dan klik OK .
3. Mulai Mail Merge Anda seperti biasa (langkah-langkah detailnya ada di sini). Ketika memilih penerima, pilih Gunakan daftar yang sudah ada .
4. Jelajahi spreadsheet Anda, pilih, dan klik Terbuka (atau klik dua kali file).
5. Dalam Konfirmasi Sumber Data kotak dialog yang terbuka, periksa Tunjukkan semua di sudut kiri bawah, kemudian pilih Lembar Kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) , dan klik OK .
6. Klik Seluruh Spreadsheet dan OK .

Mungkin diperlukan waktu cukup lama bagi Word untuk terhubung ke sumber data Excel Anda melalui DDE, jadi harap bersabar - ini akan menghemat lebih banyak waktu dalam jangka panjang :)

Tip. Untuk mencegah beberapa prompt yang ditampilkan oleh Word setiap kali Anda membuka file data, hapus perintah Konfirmasikan konversi format file saat terbuka kotak centang setelah terhubung ke milis Anda.

Sekarang, semua nilai numerik dalam dokumen gabungan surat Word mempertahankan format aslinya.

Cara memformat bidang gabungan surat tertentu

Menghubungkan ke lembar kerja Excel melalui DDE adalah cara tercepat untuk memperbaiki semua masalah pemformatan sekaligus. Jika solusi ini tidak dapat diterapkan untuk Anda karena alasan tertentu, Anda dapat mengontrol pemformatan data Excel di Word dengan menambahkan sakelar numerik (sebelumnya disebut sakelar gambar) ke bidang gabungan tertentu.

A sakelar numerik adalah sejenis topeng yang memungkinkan Anda memformat konten bidang dalam dokumen Word seperti yang Anda inginkan. Untuk menambahkan sakelar numerik, lakukan langkah-langkah ini:

1. Pilih bidang gabungan yang formatnya ingin Anda ubah. Ini bisa berupa Tanggal , Mata Uang , Persen atau bidang lainnya.
2. Tekan Shift + F9 untuk menampilkan kode bidang yang dipilih atau Alt + F9 untuk menampilkan kode semua bidang dalam dokumen Anda. Kode bidang generik terlihat seperti {NAMA MERGEFIELD }.
3. Tambahkan kode sakelar numerik ke akhir bidang.
4. Dengan kursor diposisikan di mana saja dalam bidang, tekan F9 untuk memperbaruinya.
5. Tekan Shift + F9 atau Alt + F9 lagi untuk menyembunyikan kode bidang, lalu pratinjau hasilnya.

Contoh-contoh berikut ini akan membantu Anda melalui beberapa skenario tipikal.

Penggabungan surat: format angka

Untuk membuat angka-angka muncul dalam format yang benar (sama atau berbeda dari file Excel Anda), gunakan kode sakelar numerik berikut ini.

Misalnya, untuk memformat bilangan bulat dengan pemisah seribu, gunakan sakelar numerik \# ,0 sehingga Nomor bidang berubah menjadi:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Penggabungan surat: format mata uang

Untuk memformat mata uang dalam gabungan surat, ini adalah kode yang digunakan:

Misalnya, untuk menerapkan format dolar dalam gabungan surat, tambahkan sakelar numerik \# $,0 ke bidang Mata Uang:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Hasilnya, angka 3000 diformat sebagai $3.000 tanpa tempat desimal.

Tip. Contoh-contoh di atas adalah untuk mail merge format dolar Alih-alih tanda dolar ($), Anda bisa menggunakan simbol mata uang lainnya, misalnya. € atau £ .

Penggabungan surat: format persentase

Cara Anda memformat persentase dalam dokumen gabungan surat Word tergantung pada bagaimana nilai sumber diformat dalam lembar Excel Anda.

Jika Umum atau Nomor Untuk memformat angka itu sebagai persen, tambahkan salah satu sakelar numerik berikut.

Contohnya, untuk memformat angka sebagai persen utuh, edit file Persen bidang sebagai berikut:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Akibatnya, angka 50 diformat sebagai 50%.

Jika format Persen diterapkan ke sel Excel, Word akan menampilkan nilai aktual di balik pemformatan persentase, yang merupakan angka desimal. Misalnya, nilai Excel 50% akan muncul sebagai 0,5 di Word. Untuk mengonversinya menjadi persen, pertama-tama Anda harus mengalikan desimal dengan 100, lalu menggunakan sakelar numerik yang sesuai. Berikut adalah langkah-langkah detailnya:

1. Pilih bidang gabungan yang ingin Anda format sebagai persen, misalnya "Persen". Perhatikan, tanda kutip harus disertakan dalam pemilihan.
2. Tekan Ctrl + F9 untuk membungkus bidang yang dipilih di bidang lain seperti ini: { "Persen" }
3. Edit bidang tersebut sehingga Anda mendapatkan salah satu dari yang berikut ini:
   • Seluruh persen yang dibulatkan: {="Persen "*100 \# 0%}
   • Persen dengan dua tempat desimal: {="Persen "*100 \# 0.00%}
4. Tempatkan kursor di mana saja dalam bidang dan tekan F9 untuk memperbaruinya.

   Catatan. Bidang gabungan yang berisi formula akan menampilkan nilai, bukan nama bidang, bahkan ketika tidak dalam mode pratinjau. Jangan khawatir, ini adalah perilaku normal. Untuk memastikan nilainya tidak statis, klik panah di Hasil Pratinjau Untuk melihat kode bidang, pilih nilai dan tekan tombol Shift + F9 bersamaan. Jika semua dilakukan dengan benar, Anda akan melihat sesuatu seperti ini:

   { ={MERGEFIELD Persen }*100 \# 0% }

Penggabungan surat: format tanggal dan waktu

Seperti halnya angka dan mata uang, Anda dapat mengubah format tanggal di mail merge dengan menggunakan saklar numerik. Tabel di bawah ini mencantumkan kode untuk beberapa format tanggal/waktu yang umum digunakan.

Contohnya, untuk menerapkan tanggal lengkap format, ubah format bidang penggabungan Tanggal dengan cara ini:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Kiat dan catatan:

• Dalam sakelar numerik tanggal/waktu, huruf besar M digunakan untuk bulan dan huruf kecil m untuk menit.
• Di samping kode yang tercantum di atas, Anda dapat menggunakan format tanggal dan waktu kustom lainnya.

Cara mengubah format tanggal dan waktu saat ini di gabungan surat Word

Untuk memasukkan tanggal hari ini dan waktu saat ini dalam dokumen gabungan surat, Anda dapat menggunakan pintasan berikut:

• Alt + Shift + D - menyisipkan bidang DATE yang menampilkan tanggal saat ini.
• Alt + Shift + T - menyisipkan bidang TIME yang menampilkan waktu saat ini.

Ini akan menambahkan tanggal dan waktu dalam format default. Untuk mengubahnya, Anda bisa menggunakan sakelar numerik seperti yang dijelaskan di atas. Atau, Anda bisa menerapkan pemformatan tanggal/waktu yang diinginkan dengan cara visual.

1. Pilih Tanggal atau Waktu bidang format yang ingin Anda ubah.
2. Tekan Shift + F9 untuk menampilkan pengkodean bidang, yang mungkin terlihat seperti { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Klik kanan bidang yang dipilih dan pilih Edit Bidang... dari menu konteks.
4. Dalam Diajukan kotak dialog, pilih format yang diinginkan untuk Tanggal bidang, dan klik OK .

   Tip. Jika Anda ingin mempertahankan pemformatan selama pembaruan pilih kotak centang yang sesuai di sudut kanan bawah.

Cara menghindari kehilangan angka nol di depan dalam gabungan surat

Dalam semua nilai numerik, angka nol di depan dihilangkan selama penggabungan surat. Agar kode pos dan nomor lain dapat melalui penggabungan surat tanpa kehilangan angka nol, kode pos tersebut harus diformat sebagai teks .

Untuk menyelesaikannya, pilih kolom dengan angka dan pilih Teks di Format Angka kotak pada Rumah tab.

Atau, Anda bisa mengklik kanan kolom yang dipilih, kemudian klik Memformat Sel... Dalam Format Sel kotak dialog yang terbuka, pada Nomor tab, pilih Teks , lalu klik OK .

Catatan penting! Jika Khusus (seperti kode pos) atau format Custom (seperti 00000) diterapkan ke sel Excel Anda, mengubahnya ke format Teks akan menyebabkan angka nol di depan menghilang. Setelah memformat sel sebagai Teks Untuk menghindari tugas yang menakutkan ini, hubungkan ke lembar Excel Anda melalui DDE. Ini akan mempertahankan format angka Excel asli termasuk angka nol sebelumnya.

Itulah cara mengatasi masalah pemformatan mail merge dan memformat bidang seperti yang Anda inginkan. Terima kasih telah membaca!