ट्यूटोरियल यह देखता है कि एक्सेल में कॉलम को मैन्युअल रूप से कैसे समूहित किया जाए और कॉलम को स्वचालित रूप से समूहित करने के लिए ऑटो आउटलाइन सुविधा का उपयोग कैसे किया जाए।

यदि आप अपने वर्कशीट की व्यापक सामग्री के बारे में अभिभूत या भ्रमित महसूस करते हैं , आप अपनी शीट के विभिन्न भागों को आसानी से छुपाने और दिखाने के लिए समूहों में कॉलम व्यवस्थित कर सकते हैं, ताकि केवल प्रासंगिक जानकारी दिखाई दे।

Excel में कॉलम कैसे समूहित करें

एक्सेल में कॉलम को समूहीकृत करते समय, यह मैन्युअल रूप से करना सबसे अच्छा होता है क्योंकि ऑटो आउटलाइन सुविधा अक्सर विवादास्पद परिणाम देती है।

ध्यान दें। गलत समूहीकरण से बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपकी वर्कशीट में कोई छिपा हुआ कॉलम नहीं है।

एक्सेल में कॉलमों को समूहीकृत करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. उन कॉलमों का चयन करें जिन्हें आप समूहीकृत करना चाहते हैं, या प्रत्येक कॉलम में कम से कम एक सेल।
2. पर डेटा टैब, आउटलाइन समूह में, समूह बटन पर क्लिक करें। या Shift + Alt + दायां तीर शॉर्टकट का उपयोग करें।
3. यदि आपने संपूर्ण कॉलम के बजाय सेल का चयन किया है, तो समूह संवाद बॉक्स प्रकट होगा जो आपसे यह निर्दिष्ट करने के लिए कहेगा कि आप वास्तव में क्या समूहीकृत करना चाहते हैं। जाहिर है, आप कॉलम चुनते हैं और ओके पर क्लिक करते हैं।

यह देखने के लिए कि यह व्यवहार में कैसे काम करता है, आइए नीचे दिए गए डेटासेट में सभी इंटरमीडिएट कॉलम को समूहित करें। इसके लिए, हम I से कॉलम B को हाइलाइट करते हैं, और समूह :

यह नीचे दिखाए गए अनुसार स्तर 1 की रूपरेखा बनाता है:

क्लिक करकेसमूह के शीर्ष पर माइनस (-) चिह्न या ऊपरी-बाएँ कोने में रूपरेखा संख्या 1 समूह के भीतर सभी कॉलम छुपाता है:

नेस्टेड कॉलम समूह बनाएं

किसी भी समूह के भीतर, आप आंतरिक स्तरों पर कई समूहों की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं। स्तंभों का एक आंतरिक, नेस्टेड समूह बनाने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. आंतरिक समूह में शामिल किए जाने वाले स्तंभों का चयन करें।
2. डेटा पर टैब में आउटलाइन ग्रुप में ग्रुप पर क्लिक करें। या Shift + Alt + दायां तीर शॉर्टकट दबाएं।

हमारे डेटासेट में, Q1 विवरणों को समूहीकृत करने के लिए, हम D से कॉलम B का चयन करते हैं और समूह :

इसी प्रकार से, आप Q2 विवरण (कॉलम F से H तक) समूहित कर सकते हैं।

ध्यान दें। चूंकि केवल आसन्न कॉलम को समूहीकृत किया जा सकता है, आपको प्रत्येक आंतरिक समूह के लिए उपरोक्त चरणों को व्यक्तिगत रूप से दोहराना होगा।

परिणामस्वरूप, अब हमारे पास समूहीकरण के 2 स्तर हैं:

• बाहरी समूह (स्तर 1) - कॉलम B से I
• दो आंतरिक समूह (स्तर 2) - कॉलम B - D और F - H.

आंतरिक समूह के ऊपर ऋण (-) बटन क्लिक करने से केवल वह विशेष समूह अनुबंधित होता है। ऊपरी-बाएँ कोने में संख्या 2 पर क्लिक करने से इस स्तर के सभी समूह संक्षिप्त हो जाते हैं:

छिपे हुए डेटा को फिर से दृश्यमान बनाने के लिए, प्लस पर क्लिक करके कॉलम समूह का विस्तार करें ( +) बटन। या आप रूपरेखा संख्या पर क्लिक करके दिए गए स्तर पर सभी समूहों का विस्तार कर सकते हैं।

युक्तियाँ औरनोट्स:

• आउटलाइन बार और नंबरों को जल्दी से छिपाने या दिखाने के लिए, Ctrl + 8 कुंजियों को एक साथ दबाएं। शॉर्टकट को पहली बार दबाने से आउटलाइन सिंबल छिप जाते हैं, इसे फिर से दबाने से आउटलाइन फिर से दिखाई देती है।
• अगर आउटलाइन सिंबल आपके एक्सेल में दिखाई नहीं देते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आउटलाइन सिंबल दिखाएं यदि कोई आउटलाइन है लागू किया जाता है आपकी सेटिंग में चेक बॉक्स चयनित है: फ़ाइल टैब > विकल्प > उन्नत श्रेणी .

एक्सेल में ऑटो आउटलाइन कॉलम कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्वचालित रूप से कॉलम की आउटलाइन भी बना सकता है। यह निम्नलिखित चेतावनियों के साथ काम करता है:

• आपके डेटासेट में कोई खाली कॉलम नहीं होना चाहिए। यदि कोई हो, तो उन्हें इस गाइड में बताए अनुसार हटा दें।
• विवरण कॉलम के प्रत्येक समूह के दाईं ओर, सूत्रों के साथ एक सारांश कॉलम होना चाहिए।

हमारे डेटासेट में, 3 सारांश कॉलम हैं जैसे नीचे दिखाया गया है:

एक्सेल में स्वतः आउटलाइन कॉलम के लिए, निम्न कार्य करें:

1. डेटासेट या उसके भीतर किसी एक सेल का चयन करें।
2. पर डेटा टैब पर, समूह के नीचे तीर पर क्लिक करें और फिर ऑटो आउटलाइन पर क्लिक करें।

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हमारे मामले में, ऑटो आउटलाइन फीचर ने Q1 और Q2 डेटा के लिए दो ग्रुप बनाए। अगर आप भी कॉलम बी - I के लिए एक बाहरी समूह चाहते हैं, तो आपको इसे मैन्युअल रूप से बनाना होगा जैसा कि इस ट्यूटोरियल के पहले भाग में बताया गया है।

अगर आपके सारांश कॉलम हैंविवरण कॉलम के बाएं पर रखा गया है, इस तरह आगे बढ़ें:

1. बाह्यरेखा समूह के निचले-दाएं कोने में एक छोटा तीर क्लिक करें, जिसे डायलॉग बॉक्स लॉन्चर कहा जाता है।

   

2. सेटिंग्स डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है, विवरण के दाईं ओर सारांश कॉलम खाली करें बॉक्स में क्लिक करें और ओके पर क्लिक करें। और आपको निम्न परिणाम प्राप्त होंगे:

समूहीकृत कॉलम को कैसे छुपाना और दिखाना है

आप कितने समूहों को छिपाना या प्रदर्शित करना चाहते हैं, इसके आधार पर उपयोग करें नीचे दी गई तकनीकों में से एक।

किसी विशेष कॉलम समूह को छुपाएं और दिखाएं

• एक निश्चित समूह के भीतर डेटा को छिपाने के लिए, ऋण (-) चिह्न पर क्लिक करें समूह के लिए।
• किसी निश्चित समूह के भीतर डेटा दिखाने के लिए, समूह के लिए प्लस (+) चिह्न पर क्लिक करें।

पूरे को विस्तृत या संक्षिप्त करें किसी दिए गए स्तर की रूपरेखा

पूरी रूपरेखा को एक निश्चित स्तर पर छिपाने या दिखाने के लिए, संबंधित कहां पर क्लिक करें रेखा संख्या।

उदाहरण के लिए, यदि आपकी रूपरेखा में तीन स्तर हैं, तो आप संख्या 2 पर क्लिक करके दूसरे स्तर के सभी समूहों को छुपा सकते हैं। सभी समूहों का विस्तार करने के लिए, संख्या 3 पर क्लिक करें।

सभी समूहित डेटा को छुपाएं और दिखाएं

• सभी समूहों को छिपाने के लिए, नंबर 1 पर क्लिक करें। यह विवरण का निम्नतम स्तर प्रदर्शित करेगा।
• सभी डेटा प्रदर्शित करने के लिए , उच्चतम बाह्यरेखा संख्या पर क्लिक करें। के लियेउदाहरण के लिए, यदि आपके पास चार स्तर हैं, तो संख्या 4 पर क्लिक करें।

हमारे नमूना डेटासेट में 3 रूपरेखा स्तर हैं:

स्तर 1 - केवल आइटम और <दिखाता है 1>ग्रैंड टोटल (कॉलम ए और जे) सभी मध्यवर्ती कॉलम छुपाते हुए।

लेवल 2 - लेवल 1 के अलावा, क्यू1 और क्यू2 टोटल (कॉलम ई और आई) भी प्रदर्शित करता है।

स्तर 3 - सारा डेटा दिखाता है।

सिर्फ़ दिखाई देने वाले कॉलम की कॉपी कैसे करें

कुछ कॉलम समूहों को छिपाने के बाद, हो सकता है कि आप डेटा कहीं और प्रदर्शित किया। समस्या यह है कि रेखांकित डेटा को सामान्य तरीके से हाइलाइट करने से छिपे हुए कॉलम सहित सभी डेटा का चयन हो जाता है।

केवल दृश्यमान कॉलम को चुनने और कॉपी करने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. उन कॉलमों को छिपाने के लिए रूपरेखा चिह्नों का उपयोग करें जिन्हें आप कॉपी नहीं करना चाहते हैं।
2. माउस का उपयोग करके दृश्यमान कॉलमों का चयन करें।
3. होम टैब पर, संपादन समूह में, ढूंढें & > जाएं का चयन करें।
4. विशेष पर जाएं संवाद बॉक्स में, केवल दृश्यमान सेल चुनें, और <1 क्लिक करें>ठीक ।

   

5. अब जबकि आपके पास केवल दिखाई देने वाले सेल चयनित हैं, उन्हें कॉपी करने के लिए Ctrl + C दबाएं।
6. गंतव्य सेल पर क्लिक करें और कॉपी किए गए डेटा को चिपकाने के लिए Ctrl + V दबाएं।

Excel में कॉलम को अनग्रुप कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक बार में सभी ग्रुपिंग को हटाने या केवल कुछ कॉलम को अनग्रुप करने का विकल्प प्रदान करता है।<3

पूरी आउटलाइन कैसे हटाएं

सभी को कैसे हटाएंएक समय में समूहीकरण, डेटा टैब > आउटलाइन समूह पर जाएं, अनग्रुप के अंतर्गत तीर पर क्लिक करें, और फिर आउटलाइन साफ़ करें क्लिक करें .

टिप्पणियाँ:

• आउटलाइन साफ़ करने से केवल आउटलाइन चिह्न हटते हैं; यह किसी भी डेटा को नहीं हटाता है।
• आउटलाइन को साफ़ करते समय यदि कुछ कॉलम समूहों को संक्षिप्त कर दिया गया था, तो आउटलाइन को हटाने के बाद वे कॉलम छिपे रह सकते हैं। डेटा प्रदर्शित करने के लिए, मैन्युअल रूप से स्तंभों को खोल दें।
• एक बार रूपरेखा साफ़ हो जाने के बाद, इसे पूर्ववत करके वापस प्राप्त करना संभव नहीं है। आपको शुरुआत से रूपरेखा फिर से बनानी होगी।

विशिष्ट स्तंभों को कैसे असमूहीकृत करें

पूरी रूपरेखा को हटाए बिना कुछ स्तंभों के लिए समूहीकरण को निकालने के लिए, ये चरण निष्पादित करने के लिए हैं:

1. उन पंक्तियों का चयन करें जिन्हें आप असमूहीकृत करना चाहते हैं। इसके लिए आप समूह के लिए प्लस (+) या माइनस (-) बटन पर क्लिक करते हुए Shift कुंजी दबाए रख सकते हैं।
2. डेटा टैब पर, आउटलाइन में ग्रुप बनाएं और अनग्रुप बटन पर क्लिक करें। या Shift + Alt + बायां तीर कुंजियों को एक साथ दबाएं, जो एक्सेल में अनग्रुपिंग शॉर्टकट है।

   

एक्सेल में कॉलम को ऑटो आउटलाइन समूहित करने का यही तरीका है। मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और अगले सप्ताह आपको हमारे ब्लॉग पर देखने की आशा करता हूं।