Ce court tutoriel explique les bases d'une référence externe dans Excel, et montre comment référencer une autre feuille et un autre classeur dans vos formules.

Lorsque vous calculez des données dans Excel, vous pouvez souvent vous trouver dans une situation où vous devez extraire des données d'une autre feuille de calcul ou même d'un autre fichier Excel. Pouvez-vous le faire ? Bien sûr, vous pouvez le faire. Vous devez simplement créer un lien entre les feuilles de calcul (dans le même classeur ou dans des classeurs différents) en utilisant ce que l'on appelle une référence de cellule externe ou une référence de cellule externe. lien .

Référence externe Le principal avantage de l'utilisation d'une référence externe Excel est qu'à chaque fois que la ou les cellules référencées dans une autre feuille de calcul changent, la valeur renvoyée par la référence de cellule externe est automatiquement mise à jour.

Bien que les références externes dans Excel soient très similaires aux références de cellules, il existe quelques différences importantes. Dans ce tutoriel, nous allons commencer par les bases et montrer comment créer différents types de références externes avec des étapes détaillées, des captures d'écran et des exemples de formules.

Comment faire référence à une autre feuille dans Excel

Pour faire référence à une cellule ou à une plage de cellules dans une autre feuille de calcul du même classeur, mettez le nom de la feuille de calcul suivi d'un point d'exclamation ( !) avant l'adresse de la cellule.

En d'autres termes, dans une référence Excel à une autre feuille de calcul, vous utilisez le format suivant :

Référence à un cellule individuelle :

Par exemple, pour faire référence à la cellule A1 de la feuille 2, vous tapez Feuille 2!A1 .

Référence à un gamme de cellules :

Par exemple, pour faire référence aux cellules A1:A10 de la feuille 2, vous tapez Feuille2!A1:A10 .

Remarque : si le nom de la feuille de calcul comprend espaces ou caractères non alphabétiques Par exemple, une référence externe à la cellule A1 d'une feuille de calcul nommée Étapes du projet doit se lire comme suit : "Étapes du projet"!A1.

Dans une formule de la vie réelle, qui multiplie la valeur de la cellule A1 en ' Jalons du projet par 10, une référence de feuille Excel ressemble à ceci :

= 'Project Milestones'!A1*10

Créer une référence à une autre feuille dans Excel

Lorsque vous écrivez une formule qui fait référence à des cellules d'une autre feuille de calcul, vous pouvez bien sûr taper manuellement le nom de cette autre feuille suivi d'un point d'exclamation et d'une référence de cellule, mais cette méthode est lente et source d'erreurs.

Il est préférable d'indiquer la ou les cellules d'une autre feuille auxquelles vous souhaitez que la formule fasse référence, et de laisser Excel s'occuper de la syntaxe correcte de votre référence de feuille. Pour qu'Excel insère une référence à une autre feuille dans votre formule, procédez comme suit :

1. Commencez à taper une formule soit dans une cellule de destination, soit dans la barre de formule.
2. Lorsqu'il s'agit d'ajouter une référence à une autre feuille de calcul, passez à cette feuille et sélectionnez une cellule ou une plage de cellules à laquelle vous souhaitez faire référence.
3. Terminez de taper la formule et appuyez sur la touche Entrée pour la terminer.

Par exemple, si vous avez une liste de chiffres de vente dans la feuille Ventes et vous voulez calculer la taxe sur la valeur ajoutée (19%) pour chaque produit dans une autre feuille nommée TVA nous procédons de la manière suivante :

• Commencez à taper la formule =19%* dans la cellule B2 de la feuille. TVA .
• Passer à la feuille Ventes Excel insère immédiatement une référence externe à cette cellule, comme le montre la capture d'écran suivante :

Remarque : Lorsque vous ajoutez une référence Excel à une autre feuille à l'aide de la méthode ci-dessus, Microsoft Excel ajoute par défaut une référence relative (sans le signe $). Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez simplement copier la formule dans d'autres cellules de la colonne B de la feuille TVA les références des cellules s'ajusteront pour chaque ligne, et vous aurez la TVA correctement calculée pour chaque produit.

De la même manière, vous pouvez référence a plage de cellules dans une autre feuille La seule différence est que vous sélectionnez plusieurs cellules de la feuille de calcul source. Par exemple, pour connaître le total des ventes dans les cellules B2:B5 de la feuille Ventes vous devez entrer la formule suivante :

=SUM(Ventes!B2:B5)

C'est ainsi que vous faites référence à une autre feuille dans Excel. Et maintenant, voyons comment vous pouvez faire référence à des cellules d'un autre classeur.

Comment faire référence à un autre classeur dans Excel

Dans les formules de Microsoft Excel, les références externes à un autre classeur sont affichées de deux manières, selon que le classeur source est ouvert ou fermé.

Référence externe à un classeur ouvert

Lorsque le classeur source est ouvert, une référence externe Excel comprend le nom du classeur entre crochets (y compris l'extension de fichier), suivi du nom de la feuille, d'un point d'exclamation ( !) et de la cellule ou de la plage de cellules référencée. En d'autres termes, vous utilisez le format de référence suivant pour une référence à un classeur ouvert :

Par exemple, voici une référence externe aux cellules B2:B5 de la feuille Jan dans le classeur nommé Ventes.xlsx :

[Ventes.xlsx]Jan!B2:B5

Si vous voulez, par exemple, calculer la somme de ces cellules, la formule avec la référence au classeur se présenterait comme suit :

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Référence externe à un classeur fermé

Lorsque vous faites référence à un autre classeur dans Excel, cet autre classeur ne doit pas nécessairement être ouvert. Si le classeur source est fermé, vous devez ajouter le chemin complet à votre référence externe.

Par exemple, pour additionner les cellules B2:B5 dans le fichier Jan feuille de Ventes.xlsx qui réside dans le Rapports sur le lecteur D, vous écrivez la formule suivante :

=SUM(D:\Reports[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Voici la répartition des pièces de référence :

• Chemin du fichier Il pointe vers le lecteur et le répertoire dans lequel votre fichier Excel est stocké ( D:\N- Rapports dans cet exemple).
• Nom du cahier d'exercices Il comprend l'extension du fichier (.xlsx, .xls ou .xslm) et est toujours placé entre crochets, comme suit [Sales.xlsx] dans la formule ci-dessus.
• Nom de la feuille Cette partie de la référence externe d'Excel comprend le nom de la feuille suivi d'un point d'exclamation où se trouve la ou les cellules référencées ( Jan ! dans cet exemple).
• Référence de la cellule Il pointe vers la cellule réelle ou une plage de cellules référencées dans votre formule.

Si vous avez créé une référence à un autre classeur lorsque celui-ci était ouvert, et que vous avez ensuite fermé le classeur source, votre référence au classeur externe sera automatiquement mise à jour pour inclure le chemin d'accès complet.

Remarque : si le nom du classeur ou le nom de la feuille, ou les deux, incluent espaces ou tout caractères non alphabétiques vous devez placer le chemin entre guillemets simples, par exemple :

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Faire une référence à un autre classeur dans Excel

Comme dans le cas de la création d'une formule Excel faisant référence à une autre feuille, vous n'avez pas besoin de taper manuellement une référence à un autre classeur. Il suffit de passer à l'autre classeur lors de la saisie de votre formule et de sélectionner une cellule ou une plage de cellules à laquelle vous souhaitez faire référence. Microsoft Excel s'occupe du reste :

Notes :

• Lorsque vous créez une référence à un autre classeur en sélectionnant la ou les cellules qu'il contient, Excel insère toujours des références de cellule absolues. Si vous avez l'intention de copier la formule nouvellement créée dans d'autres cellules, veillez à supprimer le signe dollar ($) des références de cellule pour les transformer en références relatives ou mixtes, en fonction de vos objectifs.
• Si la sélection d'une cellule ou d'une plage dans le classeur référencé ne crée pas automatiquement une référence dans la formule, il est fort probable que les deux fichiers soient ouverts dans le même classeur. différentes instances d'Excel Pour le vérifier, ouvrez le Gestionnaire des tâches et voyez combien d'instances de Microsoft Excel sont en cours d'exécution. S'il y en a plusieurs, développez chaque instance pour voir quels fichiers y sont imbriqués. Pour résoudre le problème, fermez un fichier (et une instance), puis ouvrez-le à nouveau à partir de l'autre fichier.

Référence à un nom défini dans le même classeur ou dans un autre classeur

Pour rendre une référence externe Excel plus compacte, vous pouvez créer un nom défini dans la feuille source, puis faire référence à ce nom à partir d'une autre feuille qui se trouve dans le même classeur ou dans un classeur différent.

Création d'un nom dans Excel

Pour créer un nom dans Excel, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez inclure, puis allez dans la section Formules tab> ; Noms définis et cliquez sur le bouton Définir le nom ou appuyez sur Ctrl + F3 et cliquez sur Nouveau .

Dans le Nouveau nom tapez le nom que vous voulez (rappelez-vous que les espaces ne sont pas autorisés dans les noms Excel), et vérifiez si la plage correcte est affichée dans la boîte de dialogue Fait référence à champ.

Par exemple, voici comment on crée un nom ( Jan_sales ) pour les cellules B2:B5 dans Jan feuille :

Une fois le nom créé, vous êtes libre de l'utiliser dans vos références externes dans Excel. Le format de ces références est beaucoup plus simple que le format d'une référence de feuille Excel et d'un classeur discuté précédemment, ce qui rend les formules avec références de nom plus faciles à comprendre.

Remarque : par défaut, des noms Excel sont créés pour les fichiers de type niveau du cahier d'exercices veuillez noter que Portée dans la capture d'écran ci-dessus. niveau de la feuille de calcul en choisissant une feuille correspondante dans le Portée Pour les références Excel, la portée d'un nom est très importante car elle détermine l'emplacement dans lequel le nom est reconnu.

Il est recommandé de toujours créer des noms au niveau du classeur (sauf si vous avez une raison spécifique de ne pas le faire), car ils simplifient considérablement la création de références externes à Excel, comme le montrent les exemples suivants.

Référence à un nom dans une autre feuille du même classeur

Pour faire référence à une niveau du manuel dans le même classeur, il suffit de saisir ce nom dans l'argument d'une fonction :

Par exemple, pour trouver la somme de toutes les cellules dans le fichier Jan_sales que nous avons créé il y a un instant, utilisez la formule suivante :

=SUM(Jan_sales)

Pour référencer un local au niveau de la feuille de calcul dans une autre feuille du même classeur, vous devez faire précéder le nom du nom de la feuille suivi d'un point d'exclamation :

= Fonction ( Nom de la feuille ! nom )

Par exemple :

=SUM(Jan!Jan_sales)

Si le nom de la feuille comprend des espaces ou des caractères mono-alphabétiques, n'oubliez pas de le placer entre guillemets simples, par exemple :

=SUM('Rapport Jan'!Jan_Sales)

Référence à un nom dans un autre classeur

Une référence à un niveau du manuel dans un autre classeur se compose du nom du classeur (y compris l'extension) suivi d'un point d'exclamation, et du nom défini (plage nommée) :

Par exemple :

=SUM(Ventes.xlsx!Ventes_janvier)

Pour référencer un au niveau de la feuille de calcul dans un autre classeur, le nom de la feuille suivi du point d'exclamation doit également être inclus, et le nom du classeur doit être placé entre crochets. Par exemple :

=SUM([Ventes.xlsx]Jan!Jan_sales)

Lorsque vous faites référence à une plage nommée dans un cahier fermé n'oubliez pas d'inclure le chemin d'accès complet à votre fichier Excel, par exemple :

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Comment créer une référence de nom Excel

Si vous avez créé une poignée de noms différents dans vos feuilles Excel, vous n'avez pas besoin de vous souvenir de tous ces noms par cœur. Pour insérer une référence à un nom Excel dans une formule, procédez comme suit :

1. Sélectionnez la cellule de destination, saisissez le signe égal (=) et commencez à taper votre formule ou votre calcul.
2. Lorsque vous arrivez à la partie où vous devez insérer une référence à un nom Excel, faites l'une des choses suivantes :
   • Si vous faites référence à un niveau du manuel Si le nom se trouve dans un autre classeur, passez à ce classeur. Si le nom se trouve dans une autre feuille du même classeur, passez cette étape.
   • Si vous faites référence à un au niveau de la feuille de calcul permet de naviguer vers cette feuille spécifique, que ce soit dans le classeur actuel ou dans un autre classeur.
3. Appuyez sur F3 pour ouvrir le Ancien nom sélectionnez le nom auquel vous voulez faire référence, puis cliquez sur OK.

Maintenant que vous savez comment créer une référence externe dans Excel, vous pouvez profiter de cette grande capacité et utiliser des données provenant d'autres feuilles de calcul et classeurs dans vos calculs. Je vous remercie de votre lecture et j'ai hâte de vous retrouver sur notre blog la semaine prochaine !