Ohjeessa annetaan yksityiskohtaiset ohjeet siitä, miten sähköpostiviestit haetaan Outlookissa sen jälkeen, kun ne on lähetetty, selitetään palautuksen onnistumisen avaintekijät ja kuvataan pari vaihtoehtoa.

Hätäinen hiiren napsautus voi sattua parhaalle meistä. Niinpä Lähetä painiketta on painettu, sähköpostiviestisi on matkalla vastaanottajalle, ja sinua hirvittää ajatus siitä, mitä se voi maksaa sinulle. Ennen kuin alat punnita seurauksia ja laatia anteeksipyyntöä, miksi et yrittäisi perua virheellistä viestiä? Onneksi monet sähköpostiohjelmat tarjoavat mahdollisuuden peruuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen. Vaikka tällä tekniikalla on useita vaatimuksia ja rajoituksia, se onantaa sinulle hyvän mahdollisuuden korjata virheesi ajoissa ja pelastaa kasvosi.

Mitä tarkoittaa sähköpostin palauttaminen mieleen?

Jos olet vahingossa lähettänyt epätäydellisen viestin, unohtanut liittää tiedoston tai lähettänyt sähköpostiviestin väärälle henkilölle, voit yrittää hakea viestin vastaanottajan postilaatikosta ennen kuin hän lukee sen. Microsoft Outlookissa tätä toimintoa kutsutaan nimellä Palauta sähköpostiviesti , ja se voidaan tehdä kahdella eri tavalla:

• Poista viesti vastaanottajan Saapuneet-kansiosta.
• Korvaa alkuperäinen viesti uudella.

Kun viesti on onnistuneesti kutsuttu takaisin, vastaanottajat eivät enää näe sitä saapuneiden viestien joukossa.

Mahdollisuus hakea sähköpostiviestejä on käytettävissä vain Microsoft Exchange -sähköpostitileille ja Office 365 -käyttäjille. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 ovat tuettuja.

Myös muutamat muut sähköpostiohjelmat tarjoavat samanlaisen ominaisuuden, joskin sen nimi voi olla erilainen. Esimerkiksi Gmailissa on toiminto Peruuta lähetys Toisin kuin Microsoft Outlook, Google Gmail ei peruuta viestiä, vaan viivyttää sen lähettämistä hyvin lyhyellä aikavälillä. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostin lähettämisen peruuttaminen Gmailissa.

Viestin palauttaminen Outlookissa

Voit palauttaa virheellisesti lähetetyn viestin seuraavasti:

1. Mene osoitteeseen Lähetetyt kohteet kansio.
2. Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat vetää takaisin, avataksesi sen erilliseen ikkunaan. Takaisinvetovaihtoehto ei ole käytettävissä lukupaneelissa näkyvälle viestille.
3. On Viesti välilehdellä, kohdassa Siirrä ryhmää, klikkaa Toimet > Muista tämä viesti .

   

4. Vuonna Muista tämä viesti Valitse jokin alla olevista vaihtoehdoista ja napsauta painiketta OK :
   • Poista lukemattomat kopiot tästä viestistä - tämä poistaa viestin vastaanottajan postilaatikosta.
   • Poista lukemattomat kopiot ja korvaa ne uudella viestillä. - tämä korvaa alkuperäisen viestin uudella.

   

   Vihje. Jos haluat saada ilmoituksen tuloksesta, varmista, että asetukset Kerro minulle, onnistuuko tai epäonnistuuko palautus kunkin vastaanottajan kohdalla. ruutu on valittuna.

5. Jos olet valinnut viestin korvaamisen, kopio alkuperäisestä viestistäsi avautuu automaattisesti erilliseen ikkunaan. Muokkaa viestiä haluamallasi tavalla ja napsauta painiketta Lähetä .

   Vinkkejä ja huomautuksia:

   • Jos Palauta komento ei ole käytettävissäsi, sinulla ei todennäköisesti ole Exchange-tiliä tai Exchange-ylläpitäjäsi on poistanut tämän toiminnon käytöstä. Katso kohta Recall-vaatimukset ja rajoitukset.
   • Jos alkuperäinen viesti lähetetään osoitteeseen useita vastaanottajia , palautus tehdään kaikille. Valituille henkilöille lähetettyä sähköpostia ei voi hakea takaisin.
   • Koska vain lukematon viesti voidaan palauttaa, suorita edellä mainitut toimenpiteet mahdollisimman pian sähköpostin lähettämisen jälkeen.

Outlookin palautusvaatimukset ja rajoitukset

Vaikka palautusprosessi on melko yksinkertainen ja suoraviivainen, on olemassa muutamia ehtoja, joiden on täytyttävä, jotta tämä toiminto toimisi:

1. Sinulla ja vastaanottajalla pitäisi olla Office 365 tai Microsoft Vaihto tili.
2. Muistutustoiminto toimii vain seuraavissa tapauksissa Windows asiakkaille, eikä se ole käytettävissä Outlook for Macissa ja Outlook verkossa.
3. Viesti on suojattu Azure-tietojen suojaus ei voida hakea.
4. Alkuperäisen viestin pitäisi olla vastaanottajan Saapuneet tiedot ja lukematon Vastaanottajan avaamaa tai säännön, roskapostisuodattimen tai lisäosan käsittelemää sähköpostiviestiä ei voi peruuttaa.

Jos nämä neljä vaatimusta täyttyvät, on suuri mahdollisuus, että kiusallinen sähköposti säästyy lukemiselta. Pesä-osiossa on lisätietoa muistutuksen epäonnistumisen keskeisistä syistä.

Miksi Outlookin muistutus ei toimi?

Takaisinvetoprosessin onnistunut käynnistäminen ei tarkoita, että se aina saadaan päätökseen suunnitellulla tavalla. On monia tekijöitä, jotka voivat vaikeuttaa tai jopa mitätöidä sen.

1. Olisi käytettävä Office 365:tä tai Microsoft Exchangea.

Kuten jo mainittiin, palautusominaisuus on tuettu vain Outlook 365- ja Microsoft Exchange -sähköpostitileille. Tämä ei kuitenkaan yksinään takaa, että sähköpostiviesti peruutetaan. Seuraavat ehdot ovat kriittisiä palautuksen onnistumisen kannalta:

• Lähettäjän ja vastaanottajan on oltava samalla Outlook Exchange -palvelimella. Jos vastaanottaja käyttää POP3-, IMAP- tai Outlook.com-tiliä tai on eri Exchange-palvelimella, vaikka se olisi samassa organisaatiossa, palautus epäonnistuu.
• Vastaanottajalla on oltava aktiivinen Outlook Exchange -yhteys. Jos vastaanottaja toimii offline-tilassa välimuistissa olevassa Exchange-tilassa, palautus ei toimi.
• Alkuperäinen sähköposti on lähetettävä "ensisijaisesta" Exchange-postilaatikosta, ei delegoidusta tai jaetusta postilaatikosta.

2. Toimii vain Windowsissa ja Outlook-sähköpostiohjelmassa.

Recall-toiminto on suunniteltu toimimaan vain Windows-käyttöjärjestelmässä ja vain Outlook-asiakasohjelmassa. Jos yrität hakea sähköpostia, joka on lähetetty jollekulle muussa sähköpostijärjestelmässä, kuten Gmailissa tai Thunderbirdissä, se ei toimi. Recall ei myöskään toimi Outlookin web-pohjaisessa versiossa eikä Outlook for Macissa.

3. Ei toimi mobiilisovelluksissa

Palautuksia ei tueta sähköposteille, joita luetaan mobiililaitteilla, joissa on sähköpostiohjelma, kuten Gmail tai Apple Mail. Ja vaikka vastaanottaja käyttäisi Exchange ActiveSync (EAS) -asetuksia Outlookille älypuhelimessa tai tabletissa, palautus voi epäonnistua erilaisten yhteensopivuusongelmien vuoksi.

4. Sähköpostin on oltava vastaanottajan Saapuneet-kansiossa.

Onnistuakseen nouto, viestin on pysyttävä vastaanottajan Saapuneet-kansiossa. Jos se siirrettiin toiseen kansioon manuaalisesti tai ohjattiin uudelleen Outlookin säännön, lajittelusuodattimen, VBA-koodin tai lisäosan avulla, palautus epäonnistuu.

5. Sähköpostin on oltava lukematon

Takaisinveto toimii vain lukemattomien viestien osalta. Jos vastaanottaja on jo avannut sähköpostiviestin, sitä ei poisteta automaattisesti hänen Saapuneet-kansiostaan. Sen sijaan vastaanottaja voi saada ilmoituksen, että olet pyytänyt alkuperäisen viestin peruuttamista.

6. Voi epäonnistua julkisten ja jaettujen kansioiden osalta.

Julkiset kansiot monimutkaistavat asioita, koska useat henkilöt voivat käyttää Saapuneet-kansiota. Jos kuka tahansa avaa sähköpostin, palautus epäonnistuu ja alkuperäinen viesti pysyy Saapuneet-kansiossa, koska se on nyt "luettu".

Mitä tapahtuu, kun muistat sähköpostin Outlookissa?

Se, onnistuuko tai epäonnistuuko palautus, riippuu monista eri tekijöistä. Onnistumisen ja epäonnistumisen tulokset voivat myös vaihdella Outlook-asetuksista riippuen.

Recall-menestys

Täydellisissä olosuhteissa vastaanottaja ei koskaan saa tietää, että viesti on vastaanotettu ja että se on sen jälkeen poistettu tai korvattu. Joissakin tilanteissa saapuu muistutusilmoitus.

Lähettäjän puolella: Jos olet valinnut vastaavan vaihtoehdon, Outlook ilmoittaa sinulle, että viestisi on onnistuneesti palautettu:

Vastaanottajan puolella : Jos " Käsittele kokouspyynnöt ja vastaukset kokouspyyntöihin ja kyselyihin automaattisesti. " -vaihtoehto on valittuna kohdassa Tiedosto > Vaihtoehdot > Posti > Seuranta , alkuperäisen viestin poistaminen tai korvaaminen jäisi huomaamatta, lukuun ottamatta paria sähköposti-ilmoitusta järjestelmätilassa.

Jos edellä mainittua vaihtoehtoa ei ole valittu, vastaanottajalle ilmoitetaan, että lähettäjä haluaa palauttaa viestin. Jos olet onnekas ja vastaanottaja avaa palautusilmoituksen ennen alkuperäistä viestiä, jälkimmäinen poistetaan automaattisesti tai korvataan uudella viestillä. Muussa tapauksessa alkuperäinen viesti jää Saapuneet-kansioon.

Takaisinvedon epäonnistuminen

Riippumatta siitä, mistä syistä takaisinveto epäonnistui, tulokset ovat seuraavat.

Lähettäjän puolella: Jos valitsit " Kerro minulle, onnistuuko tai epäonnistuuko palautus kunkin vastaanottajan kohdalla. " -vaihtoehto, saat ilmoituksen epäonnistumisesta:

Vastaanottajan puolella : Useimmiten vastaanottaja ei huomaa, että lähettäjä yritti palauttaa viestin. Joissakin tilanteissa hän saattaa saada palautusviestin, mutta alkuperäinen sähköposti säilyy ennallaan.

Kuinka palauttaa lähettäjän muistuttama sähköposti takaisin?

Huomasitko uuden sähköposti-ilmoituksen järjestelmän lokerossa, mutta et näe kyseistä sähköpostia Saapuneet-kansiossasi? On todennäköistä, että lähettäjä on muistanut sen. Koska viesti oli kuitenkin tallessa postilaatikossasi jonkin aikaa, siitä jäi jälki, ja se on mahdollista palauttaa. Näin se palautetaan. Tässä on ohje:

1. On Kansio välilehdellä, kohdassa Siivoa ryhmää, napsauta Palauta poistetut kohteet nappi.

   Outlookissa 2016, Outlook 2019 ja Office 365, voit myös siirtyä osoitteeseen Poistetut kohteet kansioon ja napsauta Palauta tästä kansiosta äskettäin poistetut kohteet linkki yläreunassa.

   

2. Etsi avautuvasta valintaikkunasta "Recall"-viesti (katso alla oleva kuvakaappaus), ja näet alkuperäisen viestin sen yläpuolella.
3. Valitse alkuperäinen viesti, valitse Palauta valitut kohteet ja napsauta OK .

   

Valittu viesti palautetaan joko kohtaan Poistetut kohteet kansioon tai Saapuneet tiedot Koska Outlook tarvitsee jonkin aikaa synkronointiin, voi kestää pari minuuttia, ennen kuin palautettu viesti näkyy.

Huomautus. Vain viestit, jotka ovat postilaatikollesi asetetun säilytysajan sisällä, voidaan palauttaa. Jakson pituus riippuu Exchange- tai Office 365 -asetuksistasi, oletusarvo on 14 päivää.

Mistä tiedän, onnistuiko palautettu viesti?

Jos haluat, että sinulle ilmoitetaan tuloksesta, tee takaisinveto tavalliseen tapaan ja varmista, että Kerro minulle, onnistuuko tai epäonnistuuko palautus kunkin vastaanottajan kohdalla. valintaruutu on valittuna (yleensä tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna):

Outlook lähettää sinulle ilmoituksen heti, kun vastaanottaja on käsitellyt palautusviestin:

Alkuperäiseen viestiin lisätään myös seurantakuvake. Avaa viesti, jonka yritit palauttaa, valikosta Lähetetyt kohteet kansiossa, napsauta Seuranta painiketta Viesti välilehdellä, ja Outlook näyttää sinulle tiedot:

Huomautuksia:

1. Joskus voi tulla vahvistusviesti viiveellä koska vastaanottaja ei ollut kirjautunut Outlookiin, kun muistutus lähetettiin.
2. Toisinaan onnistumisviesti voi olla harhaanjohtava esimerkiksi silloin, kun vastaanottaja avaa viestisi ja merkitsee sen sitten "lukemattomaksi". Tässä tapauksessa palautus voidaan silti ilmoittaa onnistuneeksi, vaikka alkuperäinen viesti olisi tosiasiassa luettu.

Mitä se tarkoittaa, kun saat takaisinkutsuviestin?

Kun saat alla olevan kaltaisen palautusilmoituksen, se tarkoittaa, että lähettäjä ei halua sinun lukevan alkuperäistä viestiä ja on yrittänyt hakea sen pois Saapuneet-kansiostasi.

Useimmiten takaisinkutsuviesti vastaanotetaan jossakin seuraavista tilanteista:

• Vastaanottaja käyttää Outlookin työpöytäversiota, joka ei ole Exchange Server -palvelimella. Tässä tapauksessa vastaanottaja saa vain ilmoituksen siitä, että palautusyritys on tehty. Alkuperäistä viestiä ei kuitenkaan poisteta hänen postilaatikostaan.
• Vastaanottaja on samalla Exchange-palvelimella kuin lähettäjä, mutta " Käsittele kokouspyynnöt ja vastaukset kokouspyyntöihin ja kyselyihin automaattisesti. " -vaihtoehtoa ei ole valittu heidän Outlookissaan ( Tiedosto > Vaihtoehdot > Posti > Seuranta) Tässä tapauksessa alkuperäinen viesti poistetaan automaattisesti, jos vastaanottaja avaa muistutusviestin, kun alkuperäinen viesti on vielä lukematta.

Peruuta lähetys Gmailissa

Peruuta lähetys on nyt Gmailin oletusominaisuus. Viestin lähettämisen jälkeen Gmailin Kumoa vaihtoehto avautuu automaattisesti näytön vasempaan alakulmaan, ja sinulla on noin 30 sekuntia aikaa tehdä päätöksesi ennen kuin vaihtoehto katoaa:

Toisin kuin Outlookin palautustoiminto, Gmailin Peruuta-vaihtoehto ei poista sähköpostia vastaanottajan postilaatikosta. Se itse asiassa viivästyttää sähköpostin lähettämistä, kuten Outlookin lykkäämisohje tekee. Jos et käytä Peruuta-vaihtoehtoa 30 sekunnin kuluessa, viesti lähetetään vastaanottajalle pysyvästi.

Vaihtoehdot viestin palauttamiselle

Koska viestin palauttamisen onnistumiseen vaikuttavat liian monet tekijät, jokin seuraavista kiertotoimenpiteistä voi olla kätevä.

Viivästys sähköpostin lähettämisessä

Jos lähetät usein tärkeitä tietoja, palautusvirhe voi olla kallis virhe. Tämän estämiseksi voit pakottaa Outlookin pitämään sähköpostiviestit Lähtevät-kansiossa tietyn ajan ennen lähettämistä. Näin sinulla on aikaa napata sopimaton viesti Lähtevät-kansiosta ja korjata virhe. Käytettävissäsi on kaksi vaihtoehtoa:

• Määritä Outlookin sääntö, joka määrittää väliajan, joka kuluu sen välillä, kun Lähetä Tällä tavoin voit viivyttää kaikkia lähteviä viestejä tai vain niitä, jotka täyttävät tietyt ehdot, esimerkiksi tietyltä tililtä lähetetyt viestit.
• Tallenna tietyn sähköpostin toimitus, jota olet laatimassa.

Lisätietoja on kohdassa Sähköpostin lähetyksen viivästyttäminen Outlookissa.

Lähetä anteeksipyyntö

Nopean anteeksipyyntöviestin lähettäminen voi olla yksinkertaisin ratkaisu, jos virheellisesti lähettämäsi viesti ei sisällä arkaluonteisia tietoja eikä ole liian kammottava. Pyydä yksinkertaisesti anteeksi ja lakkaa murehtimasta asiaa. Erehtyminen on inhimillistä :)

Näin muistat lähetetyn sähköpostin Outlookissa. Kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!