Hướng dẫn cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách truy xuất email trong Outlook sau khi email đã được gửi, giải thích các yếu tố chính để thu hồi thành công và mô tả một vài lựa chọn thay thế.

Một cách vội vàng nhấp chuột có thể xảy ra với tốt nhất của chúng tôi. Vì vậy, nút Gửi đã được nhấn, email của bạn đang trên đường đến người nhận và bạn đang lo lắng về những gì bạn có thể phải trả. Trước khi bạn bắt đầu cân nhắc hậu quả và viết một thông báo xin lỗi, tại sao bạn không thử truy xuất thông báo sai? May mắn thay, nhiều ứng dụng email cung cấp khả năng hoàn tác email sau khi gửi. Mặc dù kỹ thuật này có một số yêu cầu và hạn chế, nhưng nó giúp bạn có cơ hội tốt để sửa lỗi kịp thời và giữ thể diện.

Thu hồi email có nghĩa là gì?

Nếu vô tình gửi nhầm thư, quên đính kèm tệp hoặc gửi nhầm email cho người nhận, bạn có thể thử truy xuất thư từ hộp thư đến của người nhận trước khi họ đọc. Trong Microsoft Outlook, tính năng này được gọi là Thu hồi email và có thể thực hiện tính năng này theo hai cách khác nhau:

• Xóa thư khỏi Hộp thư đến của người nhận.
• Thay thế thư ban đầu bằng một thư mới.

Khi một thư được thu hồi thành công, người nhận sẽ không thấy thư đó trong hộp thư đến của họ nữa.

Khả năng truy xuất email chỉ khả dụng cho thư điện tử Microsoft Exchangebiến mất:

Không giống như tính năng thu hồi của Outlook, tùy chọn Hoàn tác của Gmail không lấy email từ hộp thư của người nhận. Những gì thực sự làm là trì hoãn việc gửi email giống như quy tắc gửi chậm của Outlook. Nếu bạn không sử dụng tính năng Hoàn tác trong vòng 30 giây, thì tin nhắn sẽ được gửi vĩnh viễn đến người nhận.

Các lựa chọn thay thế để thu hồi tin nhắn

Vì có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của một tin nhắn thu hồi, một trong những cách giải quyết sau đây có thể hữu ích.

Chậm gửi email

Nếu bạn thường gửi thông tin quan trọng, việc thu hồi không thành công có thể là một sai lầm tốn kém. Để ngăn điều này xảy ra, bạn có thể buộc Outlook giữ email của mình trong Hộp thư đi trong một khoảng thời gian xác định trước khi gửi. Điều này sẽ cho bạn thời gian để lấy thư không phù hợp từ thư mục Hộp thư đi và sửa lỗi. Bạn có hai tùy chọn:

• Định cấu hình quy tắc Outlook thiết lập khoảng thời gian giữa thời điểm nhấn nút Gửi và thời điểm thư thực sự được gửi. Bằng cách này, bạn có thể trì hoãn tất cả các tin nhắn gửi đi hoặc chỉ những tin nhắn đáp ứng các điều kiện nhất định, ví dụ: được gửi từ một tài khoản cụ thể.
• Trì hoãn gửi email cụ thể mà bạn đang soạn.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách trì hoãn việc gửi email trong Outlook.

Gửi lời xin lỗi

Gửi lời xin lỗi nhanh chóng có thể là giải pháp đơn giản nhấtnếu tin nhắn bạn gửi nhầm không chứa thông tin nhạy cảm và không quá ghê tởm. Đơn giản chỉ cần xin lỗi và ngừng lo lắng về nó. Sai sót là do con người :)

Đó là cách bạn nhớ lại email đã gửi trong Outlook. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Một số ứng dụng email khách khác cũng cung cấp tính năng tương tự, mặc dù tính năng này có thể được gọi khác. Ví dụ: Gmail có tùy chọn Hoàn tác gửi . Không giống như Microsoft Outlook, Gmail của Google không thu hồi thư mà chỉ trì hoãn việc gửi thư trong một khoảng thời gian rất ngắn. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Hoàn tác gửi email trong Gmail.

Cách thu hồi thư trong Outlook

Để thu hồi thư đã gửi do lỗi, đây là các bước thực hiện:

1. Chuyển đến thư mục Mục đã gửi .
2. Nhấp đúp vào thư bạn muốn rút lại để mở thư trong một cửa sổ riêng. Tùy chọn Thu hồi không khả dụng cho thông báo được hiển thị trong Ngăn Đọc.
3. Trên tab Thông báo , trong nhóm Di chuyển , hãy nhấp vào Hành động > Nhớ lại tin nhắn này .

   

4. Trong hộp thoại Nhớ lại tin nhắn này , chọn một trong các tùy chọn bên dưới và nhấp vào OK :
   • Xóa các bản sao chưa đọc của thư này – thao tác này sẽ xóa thư khỏi hộp thư đến của người nhận.
   • Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới – thao tác này sẽ thay thế tin nhắn gốc bằng một tin nhắn mới.

   

   Mẹo. Để được thông báo về kết quả, hãy đảm bảo hộp Cho tôi biết nếu thu hồi thành công hay thất bại đối với mỗi người nhận được chọn.

5. Nếubạn đã chọn thay thế tin nhắn, bản sao của tin nhắn gốc sẽ tự động được mở trong một cửa sổ riêng. Sửa đổi tin nhắn theo ý muốn của bạn và nhấp vào Gửi .

   Mẹo và lưu ý:

   • Nếu lệnh Recall không khả dụng với bạn thì rất có thể bạn không có tài khoản Exchange hoặc chức năng này bị tắt bởi quản trị viên Exchange của bạn. Vui lòng xem các yêu cầu và giới hạn Thu hồi.
   • Nếu thư ban đầu được gửi tới nhiều người nhận , mọi người sẽ bị thu hồi. Không có cách nào để lấy lại email đã gửi cho những người được chọn.
   • Vì chỉ có thể thu hồi thư chưa đọc nên hãy thực hiện các bước trên càng nhanh càng tốt sau khi email được gửi đi.

Các giới hạn và yêu cầu thu hồi Outlook

Mặc dù quy trình thu hồi khá đơn giản và dễ hiểu, nhưng phải đáp ứng một số điều kiện để tính năng này hoạt động:

1. Bạn và người nhận của bạn phải có tài khoản Office 365 hoặc Microsoft Exchange .
2. Tính năng thu hồi chỉ hoạt động cho máy khách Windows và không khả dụng trong Outlook dành cho Mac và Outlook trên web.
3. Không thể truy xuất thư được bảo vệ bởi Azure Information Protection .
4. Thư gốc phải nằm trong Hộp thư đến và chưa đọc của người nhận. Một email được mở bởi người nhận hoặc được xử lý theo quy tắc, thư rácbộ lọc hoặc không thể rút lại phần bổ trợ.

Nếu bốn yêu cầu này được đáp ứng, rất có thể một email đáng xấu hổ sẽ không bị đọc. Trong phần tổ, bạn sẽ tìm thấy thêm thông tin về các lý do chính dẫn đến lỗi thu hồi.

Tại sao quá trình thu hồi Outlook không hoạt động?

Quá trình thu hồi bắt đầu thành công không có nghĩa là nó sẽ hoạt động luôn được hoàn thành như dự định. Có rất nhiều yếu tố có thể làm phức tạp hoặc thậm chí vô hiệu hóa nó.

1. Nên sử dụng Office 365 hoặc Microsoft Exchange

Như đã đề cập, tính năng thu hồi chỉ được hỗ trợ cho các tài khoản email Outlook 365 và Microsoft Exchange. Nhưng thực tế này không đảm bảo rằng một email sẽ được rút lại. Các điều kiện sau đây rất quan trọng để thu hồi thành công:

• Người gửi và người nhận phải ở trên cùng một Outlook Exchange Server. Nếu người nhận sử dụng tài khoản POP3, IMAP hoặc Outlook.com hoặc đang ở trên một máy chủ Exchange khác, ngay cả trong cùng một tổ chức, thì việc thu hồi sẽ không thành công.
• Người nhận phải có kết nối Outlook Exchange đang hoạt động. Nếu chúng đang hoạt động ngoại tuyến trong Chế độ Exchange được lưu trong bộ nhớ cache, việc thu hồi sẽ không hoạt động.
• Email ban đầu cần được gửi từ hộp thư Exchange "chính", không phải từ Hộp thư đại diện hoặc Hộp thư dùng chung.

2. Chỉ hoạt động cho ứng dụng email Windows và Outlook

Tính năng Thu hồi được thiết kế để chỉ hoạt động trênhệ điều hành Windows và chỉ dành cho máy khách Outlook. Nếu bạn đang cố truy xuất email được gửi cho ai đó trên một hệ thống email khác, chẳng hạn như Gmail hoặc Thunderbird, nó sẽ không hoạt động. Ngoài ra, việc thu hồi sẽ không hoạt động đối với phiên bản Outlook và Outlook dành cho Mac dựa trên web.

3. Không hoạt động đối với ứng dụng dành cho thiết bị di động

Tính năng thu hồi không được hỗ trợ đối với các email được đọc trên thiết bị di động có ứng dụng email khách như Gmail hoặc Apple Mail. Và ngay cả khi người nhận của bạn sử dụng cài đặt Exchange ActiveSync (EAS) cho Outlook trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, việc thu hồi có thể không thành công do nhiều sự cố tương thích.

4. Email phải nằm trong Hộp thư đến của người nhận

Để được truy xuất thành công, thư phải nằm trong thư mục Hộp thư đến của người nhận. Nếu nó được di chuyển sang thư mục khác theo cách thủ công hoặc được định tuyến lại theo quy tắc Outlook, bộ lọc sắp xếp, mã VBA hoặc phần bổ trợ, thì việc thu hồi sẽ không thành công.

5. Email phải chưa được đọc

Việc thu hồi chỉ hoạt động đối với các thư chưa đọc. Nếu email đã được người nhận mở, nó sẽ không tự động bị xóa khỏi Hộp thư đến của họ. Thay vào đó, người nhận có thể nhận được thông báo rằng bạn đã yêu cầu rút lại thư gốc.

6. Có thể không thành công đối với các thư mục công khai và được chia sẻ

Các thư mục công khai khiến mọi thứ trở nên phức tạp vì nhiều người có thể truy cập Hộp thư đến. Vì vậy, nếu bất kỳ người nào mở email, việc thu hồi sẽ thất bại và bản gốcthư sẽ nằm trong Hộp thư đến vì nó hiện ở trạng thái "đã đọc".

Điều gì xảy ra khi bạn thu hồi email trong Outlook

Việc thu hồi thành công hay thất bại được xác định bởi một loạt các yếu tố khác nhau. Kết quả thành công và thất bại cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào cài đặt Outlook.

Ghi lại thành công

Trong những trường hợp hoàn hảo, người nhận sẽ không bao giờ biết rằng thư đã được nhận và xóa hoặc thay thế sau đó. Trong một số trường hợp, thông báo thu hồi sẽ đến.

Về phía người gửi: Nếu bạn đã chọn tùy chọn tương ứng, Outlook sẽ thông báo cho bạn rằng thư của bạn đã được thu hồi thành công:

Về phía người nhận : Nếu tùy chọn " Tự động xử lý yêu cầu họp và phản hồi đối với yêu cầu họp và thăm dò ý kiến " được chọn trong Tệp > Tùy chọn > Thư > Theo dõi , việc xóa hoặc thay thế thư gốc sẽ không được chú ý, ngoại trừ một số thư thông báo trong khay hệ thống.

Nếu tùy chọn trên không được chọn, người nhận sẽ được thông báo rằng người gửi muốn thu hồi tin nhắn. Nếu bạn may mắn và người nhận mở thông báo thu hồi trước tin nhắn gốc, thì tin nhắn sau sẽ tự động bị xóa hoặc thay thế bằng tin nhắn mới. Nếu không, thư gốc sẽ nằm trong thư mục Hộp thư đến.

Ghi lại không thành công

Bất kểlý do khiến việc thu hồi không thành công, kết quả sẽ như sau.

Về phía người gửi: Nếu bạn chọn tùy chọn " Hãy cho tôi biết nếu việc thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận ", bạn sẽ được thông báo về lỗi:

Về phía người nhận : Phần lớn, người nhận sẽ không không nhận thấy rằng người gửi đang cố truy xuất thư. Trong một số trường hợp, họ có thể nhận được thông báo thu hồi, nhưng email ban đầu sẽ vẫn nguyên vẹn.

Cách khôi phục email bị người gửi thu hồi

Bạn nhận thấy thông báo thư mới trong khay hệ thống nhưng không thấy email đó trong Hộp thư đến của bạn? Rất có thể là người gửi đã thu hồi nó. Tuy nhiên, vì tin nhắn đã được lưu trữ trong hộp thư của bạn trong một thời gian ngắn nên nó đã để lại dấu vết và bạn có thể khôi phục nó. Đây là cách thực hiện:

1. Trên tab Thư mục , trong nhóm Dọn dẹp , hãy nhấp vào nút Khôi phục các mục đã xóa .

   Trong Outlook 2016, Outlook 2019 và Office 365, bạn cũng có thể đi tới thư mục Các mục đã xóa và nhấp vào liên kết Khôi phục các mục vừa bị xóa khỏi thư mục này ở trên cùng.

   

2. Trong hộp thoại xuất hiện, tìm kiếm thông báo "Thu hồi" (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới) và bạn sẽ thấy thông báo gốc phía trên thông báo đó.
3. Chọn thư gốc, chọn tùy chọn Khôi phục các mục đã chọn và nhấp vào OK .

   

Thư đã chọn sẽ được khôi phục vào thư mục Mục đã xóa hoặc Hộp thư đến thư mục . Do Outlook cần một chút thời gian để đồng bộ hóa nên có thể mất vài phút để thông báo đã khôi phục hiển thị.

Lưu ý. Chỉ những thư nằm trong Khoảng thời gian lưu giữ được đặt cho hộp thư của bạn mới có thể được khôi phục. Độ dài của khoảng thời gian tùy thuộc vào cài đặt Exchange hoặc Office 365 của bạn, mặc định là 14 ngày.

Làm cách nào để biết liệu một thông báo được thu hồi có thành công hay không?

Nếu bạn muốn được thông báo về kết quả, hãy thực hiện thu hồi như bình thường và đảm bảo rằng Hãy cho tôi biết nếu việc thu hồi thành công hay thất bại đối với mỗi hộp người nhận được chọn (thông thường, tùy chọn này được chọn theo mặc định):

Outlook sẽ gửi cho bạn thông báo ngay sau khi thông báo thu hồi được xử lý bởi người nhận:

Biểu tượng theo dõi cũng sẽ được thêm vào thư gốc của bạn. Mở thư mà bạn đã cố thu hồi từ thư mục Các mục đã gửi , nhấp vào nút Theo dõi trên tab Thư và Outlook sẽ hiển thị cho bạn thông tin chi tiết:

Lưu ý:

1. Đôi khi thư xác nhận có thể đến chậm trễ do người nhận chưa đăng nhập vào Outlook khi thu hồi đã được gửi.
2. Đôi khi, thông báo thành công có thể gây hiểu nhầm , chẳng hạn như khi người nhận mở thư của bạn rồi đánh dấu thư đó là"chưa đọc". Trong trường hợp này, việc thu hồi vẫn có thể được báo cáo là thành công ngay cả khi thông báo ban đầu đã thực sự được đọc.

Điều đó có nghĩa là gì khi bạn nhận được thông báo thu hồi?

Khi bạn nhận được thông báo thu hồi như hiển thị bên dưới, điều đó có nghĩa là người gửi không muốn bạn đọc thư gốc của họ và đã cố truy xuất thư đó từ Hộp thư đến của bạn.

Thông thường, một nhận được thông báo thu hồi ở một trong các trường hợp sau:

• Người nhận sử dụng phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn không có trên Exchange Server. Trong trường hợp đó, người nhận chỉ nhận được thông báo rằng nỗ lực thu hồi đã được thực hiện. Thư ban đầu sẽ không bị xóa khỏi hộp thư đến của họ trong bất kỳ trường hợp nào.
• Người nhận đang ở trên cùng một Máy chủ Exchange với người gửi, nhưng " Tự động xử lý các yêu cầu họp và phản hồi đối với các yêu cầu họp và thăm dò ý kiến " không được chọn trong Outlook của họ ( Tệp > Tùy chọn > Thư > Theo dõi) . Trong trường hợp này, thư gốc sẽ tự động bị xóa nếu người nhận mở thư thu hồi trong khi thư gốc vẫn chưa được đọc.

Hoàn tác gửi trong Gmail

Hoàn tác gửi hiện là một tính năng mặc định của Gmail. Sau khi gửi tin nhắn, tùy chọn Hoàn tác sẽ tự động bật lên ở góc dưới bên trái màn hình của bạn và bạn sẽ có khoảng 30 giây để đưa ra quyết định trước tùy chọn này