Vejledningen giver detaljeret vejledning om, hvordan du henter e-mail i Outlook, efter at den er blevet sendt, forklarer de vigtigste faktorer for succes med tilbagekaldelse og beskriver et par alternativer.

Et forhastet klik med musen kan ske for den bedste af os. Så den Send knappen er trykket, din e-mail er på vej til modtageren, og du krummer tæer ved tanken om, hvad det kan koste dig. Før du begynder at afveje konsekvenserne og skrive en undskyldning, hvorfor så ikke prøve at hente den fejlagtige meddelelse tilbage? Heldigvis giver mange e-mail-klienter mulighed for at fortryde e-mails efter afsendelse. Selv om denne teknik har en række krav og begrænsninger, er dengiver dig en god chance for at rette din fejl i tide og redde dit ansigt.

Hvad betyder det at tilbagekalde en e-mail?

Hvis du ved et uheld har sendt en ufuldstændig meddelelse, glemt at vedhæfte en fil eller sendt en e-mail til en forkert person, kan du forsøge at hente meddelelsen fra modtagerens indbakke, før de læser den. I Microsoft Outlook kaldes denne funktion for Tilbagekaldelse af e-mail , og det kan gøres på to forskellige måder:

• Slet meddelelsen fra modtagerens indbakke.
• Udskift den oprindelige meddelelse med en ny.

Når en besked er blevet tilbagekaldt, kan modtagerne ikke længere se den i deres indbakke.

Muligheden for at hente e-mail er kun tilgængelig for Microsoft Exchange-e-mailkonti og Office 365-brugere. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 og Outlook 2019 understøttes.

Nogle andre e-mail-klienter har også en lignende funktion, selv om den måske hedder noget andet. Gmail har f.eks. Fortryd Send I modsætning til Microsoft Outlook tilbagekalder Google Gmail ikke en meddelelse, men udsætter snarere afsendelsen af den inden for en meget kort periode. Du kan finde flere oplysninger under Fortryd afsendelse af e-mail i Gmail.

Sådan tilbagekalder du en besked i Outlook

Du kan tilbagekalde en meddelelse, der er sendt ved en fejl, ved at udføre følgende trin:

1. Gå til Afsendte varer mappe.
2. Dobbeltklik på den meddelelse, du vil trække tilbage, for at åbne den i et separat vindue. Muligheden for at trække tilbage er ikke tilgængelig for en meddelelse, der vises i læsefladen.
3. På den Besked under fanen, i fanen Flyt gruppe, klik på Foranstaltninger > Husk dette budskab .

   

4. I den Husk dette budskab dialogboksen, vælg en af nedenstående muligheder, og klik på OK :
   • Slet ulæste kopier af denne meddelelse - fjerner du beskeden fra modtagerens indbakke.
   • Slet ulæste kopier og erstat med en ny meddelelse - erstatter den oprindelige meddelelse med en ny.

   

   Tip. For at få besked om resultatet skal du sikre dig, at Fortæl mig, om tilbagekaldelsen lykkes eller mislykkes for hver modtager feltet er markeret.

5. Hvis du har valgt at erstatte beskeden, åbnes automatisk en kopi af din oprindelige besked i et separat vindue. Ændr beskeden som du ønsker, og klik på Send .

   Tips og noter:

   • Hvis den Tilbagekaldelse kommandoen ikke er tilgængelig for dig, har du højst sandsynligt ikke en Exchange-konto, eller denne funktion er deaktiveret af din Exchange-administrator. Se Krav og begrænsninger for tilbagekaldelse.
   • Hvis den oprindelige meddelelse er sendt til flere modtagere Der er ingen mulighed for at hente en sendt e-mail for udvalgte personer.
   • Fordi kun en ulæst besked kan blive tilbagekaldt, skal du udføre ovenstående trin så hurtigt som muligt, efter at e-mailen er blevet sendt.

Krav og begrænsninger i forbindelse med tilbagekaldelse af Outlook

Selv om tilbagekaldelsesprocessen er ret enkel og ligetil, er der nogle få betingelser, der skal være opfyldt, for at denne funktion kan fungere:

1. Du og din modtager bør have en Office 365 eller Microsoft Udveksling konto.
2. Tilbagekaldelsesfunktionen fungerer kun for Windows klienter og er ikke tilgængelig i Outlook til Mac og Outlook på nettet.
3. En meddelelse, der er beskyttet af Beskyttelse af oplysninger i Azure ikke kan hentes.
4. Den oprindelige meddelelse skal være i modtagerens Indbakke og ulæst En e-mail, der åbnes af modtageren eller behandles af en regel, et spamfilter eller en tilføjelse, kan ikke trækkes tilbage.

Hvis disse fire krav er opfyldt, er der en god chance for, at en pinlig e-mail bliver sparet for at blive læst. I afsnittet om boet finder du flere oplysninger om de vigtigste årsager til en fejlslagen tilbagekaldelse.

Hvorfor virker Outlook tilbagekaldelse ikke?

En vellykket start på tilbagekaldelsesprocessen betyder ikke, at den altid vil blive gennemført som planlagt. Der er mange faktorer, der kan komplicere eller endog ødelægge den.

1. Office 365 eller Microsoft Exchange bør anvendes

Som allerede nævnt er tilbagekaldelsesfunktionen kun understøttet for Outlook 365- og Microsoft Exchange-e-mailkonti. Men dette faktum alene er ikke en garanti for, at en e-mail bliver trukket tilbage. Følgende betingelser er afgørende for, at tilbagekaldelsen lykkes:

• Afsenderen og modtageren skal være på den samme Outlook Exchange Server. Hvis modtageren bruger en POP3-, IMAP- eller Outlook.com-konto eller er på en anden Exchange-server, selv inden for samme organisation, vil en tilbagekaldelse mislykkes.
• Modtageren skal have en aktiv Outlook Exchange-forbindelse. Hvis modtageren arbejder offline i Cached Exchange-tilstand, vil en tilbagekaldelse ikke fungere.
• Den oprindelige e-mail skal sendes fra en "primær" Exchange-postkasse og ikke fra en delegeret eller delt postkasse.

2. Virker kun til Windows og Outlook e-mail-klient

Tilbagekaldelsesfunktionen er kun beregnet til at fungere på Windows-operativsystemet og kun for Outlook-klienten. Hvis du forsøger at hente en e-mail, der er sendt til en person på et andet e-mailsystem som Gmail eller Thunderbird, vil det ikke fungere. Tilbagekaldelse vil heller ikke fungere for den webbaserede version af Outlook og Outlook til Mac.

3. Virker ikke for mobilapps

Tilbagekaldelser understøttes ikke for e-mails, der læses på mobile enheder med en e-mail-klient som Gmail eller Apple Mail. Og selv hvis din modtager bruger Exchange ActiveSync-indstillinger (EAS) for Outlook på en smartphone eller tablet, kan en tilbagekaldelse mislykkes på grund af forskellige kompatibilitetsproblemer.

4. E-mailen skal være i modtagerens indbakke

En meddelelse skal forblive i modtagerens indbakke-mappe for at blive hentet med succes. Hvis den blev flyttet til en anden mappe manuelt eller blev omdirigeret af en Outlook-regel, et sorteringsfilter, VBA-kode eller en tilføjelsesprogram, vil tilbagekaldelsen mislykkes.

5. E-mailen skal være ulæst

En tilbagekaldelse fungerer kun for ulæste meddelelser. Hvis modtageren allerede har åbnet e-mailen, slettes den ikke automatisk fra indbakken. I stedet får modtageren en meddelelse om, at du har anmodet om at tilbagekalde den oprindelige meddelelse.

6. Kan fejle for offentlige og delte mapper

Offentlige mapper gør tingene komplicerede, fordi flere personer kan få adgang til indbakken. Så hvis en person åbner e-mailen, vil tilbagekaldelsen mislykkes, og den oprindelige meddelelse forbliver i indbakken, fordi den nu er "læst".

Hvad sker der, når du tilbagekalder en e-mail i Outlook

Om en tilbagekaldelse lykkes eller mislykkes afhænger af en række forskellige faktorer. Resultaterne af succes og fiasko kan også være forskellige afhængigt af Outlook-indstillingerne.

Succes med tilbagekaldelse

Under de perfekte omstændigheder vil modtageren aldrig få kendskab til, at meddelelsen er modtaget og derefter slettet eller erstattet. I nogle situationer vil der komme en tilbagekaldelsesmeddelelse.

På afsendersiden: Hvis du har valgt den tilsvarende indstilling, giver Outlook dig besked om, at din besked er blevet tilbagekaldt:

På modtagerens side : Hvis " Automatisk behandling af mødeanmodninger og svar på mødeanmodninger og afstemninger " er markeret under Fil > Indstillinger > Mail > Sporing , sletningen eller udskiftningen af den oprindelige besked ville gå ubemærket hen, bortset fra et par meddelelser i systembakken.

Hvis ovenstående indstilling ikke er valgt, vil modtageren blive informeret om, at afsenderen ønsker at tilbagekalde meddelelsen. Hvis du er heldig, og modtageren åbner tilbagekaldelsesmeddelelsen før den oprindelige meddelelse, vil sidstnævnte automatisk blive slettet eller erstattet af den nye meddelelse. Ellers vil den oprindelige meddelelse forblive i mappen Indbakke.

Manglende tilbagekaldelse

Uanset årsagerne til, at en tilbagekaldelse mislykkedes, vil resultaterne være som følger.

På afsendersiden: Hvis du har valgt " Fortæl mig, om tilbagekaldelsen lykkes eller mislykkes for hver modtager ", får du besked om fejlen:

På modtagerens side : For det meste vil modtageren ikke bemærke, at afsenderen har forsøgt at hente meddelelsen tilbage. I nogle situationer kan modtageren få en tilbagekaldelsesmeddelelse, men den oprindelige e-mail forbliver intakt.

Sådan gendannes en e-mail, der er tilbagekaldt af afsenderen

Du har bemærket en meddelelse om ny mail i systembakken, men kan ikke se den pågældende e-mail i din indbakke? Der er stor sandsynlighed for, at afsenderen har tilbagekaldt den. Men da meddelelsen blev gemt i din postkasse i et stykke tid, efterlod den et spor, og det er muligt at gendanne den. Her er hvordan:

1. På den Mappe under fanen, i fanen Oprydning gruppe, skal du klikke på Gendan slettede elementer knap.

   I Outlook 2016, Outlook 2019 og Office 365 kan du også gå til Slettede emner mappe og klik på Gendanne elementer, der for nylig er fjernet fra denne mappe link øverst.

   

2. I den dialogboks, der vises, skal du søge efter en "Recall"-meddelelse (se skærmbilledet nedenfor), og du vil se den oprindelige meddelelse over den.
3. Vælg den oprindelige meddelelse, vælg den Gendan udvalgte elementer og klik på OK .

   

Den valgte meddelelse vil blive gendannet til enten den Slettede emner eller i mappen Indbakke Da Outlook skal bruge noget tid på synkronisering, kan det tage et par minutter, før den gendannede besked vises.

Bemærk. Kun de meddelelser, der ligger inden for den opbevaringsperiode, der er indstillet for din postkasse, kan gendannes. Periodens længde afhænger af dine Exchange- eller Office 365-indstillinger, men standardværdien er 14 dage.

Hvordan ved jeg, om en tilbagekaldt meddelelse er lykkedes?

Hvis du ønsker at blive informeret om resultatet, skal du foretage en tilbagekaldelse som sædvanlig og sikre dig, at den Fortæl mig, om tilbagekaldelsen lykkes eller mislykkes for hver modtager er markeret (normalt er denne indstilling valgt som standard):

Outlook sender dig en meddelelse, så snart modtageren har behandlet tilbagekaldelsesbeskeden:

Der vil også blive tilføjet et sporingsikon til din oprindelige besked. Åbn den besked, du forsøgte at genindkalde fra den Afsendte varer mappe, skal du klikke på Sporing på knappen på Besked fanen, og Outlook viser dig detaljerne:

Bemærkninger:

1. Nogle gange kan der komme en bekræftelsesmeddelelse med en forsinkelse fordi modtageren ikke var logget ind i Outlook, da tilbagekaldelsen blev sendt.
2. Undertiden kan en succesmeddelelse være vildledende I dette tilfælde kan tilbagekaldelsen stadig rapporteres som en succes, selv om den oprindelige meddelelse faktisk blev læst.

Hvad betyder det, når du får en tilbagekaldelsesmeddelelse?

Når du får en tilbagekaldelsesmeddelelse som vist nedenfor, betyder det, at afsenderen ikke ønsker, at du skal læse den oprindelige besked, og at han har forsøgt at hente den fra din indbakke.

Oftest modtages en tilbagekaldelsesmeddelelse i en af følgende situationer:

• Modtageren bruger en desktopversion af Outlook, som ikke er på Exchange Server. I så fald modtager modtager modtageren kun en besked om, at der er blevet gjort et forsøg på tilbagekaldelse. Den oprindelige besked bliver under alle omstændigheder ikke slettet fra indbakken.
• Modtageren er på den samme Exchange Server som afsenderen, men " Automatisk behandling af mødeanmodninger og svar på mødeanmodninger og afstemninger " ikke er valgt i deres Outlook ( Fil > Indstillinger > Mail > Sporing) I dette tilfælde slettes den oprindelige besked automatisk, hvis modtageren åbner den tilbagekaldte besked, mens den oprindelige besked stadig er ulæst.

Fortryd afsendelse i Gmail

Fortryd Send er nu en standardfunktion i Gmail. Når du har sendt en besked, vises Fortryd vises automatisk i nederste venstre hjørne af skærmen, og du har ca. 30 sekunder til at træffe din beslutning, inden indstillingen forsvinder:

I modsætning til Outlook's tilbagekaldelsesfunktion, så kan Gmails fortrydelsesmulighed ikke fjerne en e-mail fra modtagerens postkasse. Det, den faktisk gør, er at forsinke afsendelsen af e-mailen, ligesom Outlook's regel om udsættelse af levering gør. Hvis du ikke bruger Fortryd inden for 30 sekunder, vil meddelelsen blive sendt permanent til modtageren.

Alternativer til at genindkalde en meddelelse

Da der er for mange faktorer, der har indflydelse på, om en tilbagekaldelse af en meddelelse lykkes, kan en af følgende løsninger være nyttige.

Forsinket afsendelse af e-mail

Hvis du ofte sender vigtige oplysninger, kan en fejl i tilbagekaldelsen være en dyr fejltagelse. For at forhindre dette kan du tvinge Outlook til at opbevare dine e-mails i Udbakke i et bestemt tidsinterval, før du sender dem. Dette giver dig tid til at hente en uhensigtsmæssig besked fra mappen Udbakke og rette en fejl. Du har to muligheder:

• Konfigurer en Outlook-regel, der opretter et interval mellem det tidspunkt, hvor den Send På denne måde kan du forsinke alle udgående beskeder eller kun dem, der opfylder visse betingelser, f.eks. hvis de er sendt fra en bestemt konto.
• Aflevering af en bestemt e-mail, som du er ved at skrive.

Du kan finde flere oplysninger under Sådan udsætter du e-mailforsendelsen i Outlook.

Send en undskyldning

At sende en hurtig undskyldning kan være den enkleste løsning, hvis den besked, du fejlagtigt har sendt, ikke indeholder følsomme oplysninger og ikke er for afskyelig. Du skal blot undskylde og holde op med at bekymre dig om det. Fejl er menneskeligt :)

Det er sådan du minder om sendte e-mails i Outlook. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!