บทช่วยสอนจะให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีดึงอีเมลใน Outlook หลังจากส่งไปแล้ว อธิบายปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการเรียกคืน และอธิบายทางเลือกสองสามข้อ

เร่งรีบ การคลิกเมาส์สามารถเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเราได้ ดังนั้น เมื่อกดปุ่ม ส่ง แล้ว อีเมลของคุณกำลังส่งถึงผู้รับ และคุณกำลังประจบประแจงเมื่อคิดว่าอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไร ก่อนที่คุณจะเริ่มชั่งน้ำหนักผลที่ตามมาและเขียนข้อความขอโทษ ทำไมไม่ลองดึงข้อความที่ผิดพลาดกลับมาล่ะ โชคดีที่ไคลเอนต์อีเมลจำนวนมากให้ความสามารถในการเลิกทำข้อความอีเมลหลังจากส่ง แม้ว่าเทคนิคนี้จะมีข้อกำหนดและข้อจำกัดหลายประการ แต่ก็ทำให้คุณมีโอกาสที่ดีในการแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงทีและไม่ต้องเสียหน้า

การเรียกคืนอีเมลหมายความว่าอย่างไร

หากคุณส่งข้อความที่ไม่สมบูรณ์โดยไม่ได้ตั้งใจ หรือลืมแนบไฟล์ หรือส่งอีเมลให้ผิดคน คุณสามารถลองดึงข้อความจากกล่องจดหมายของผู้รับก่อนที่ผู้รับจะอ่าน ใน Microsoft Outlook คุณลักษณะนี้เรียกว่า เรียกคืนอีเมล และสามารถทำได้สองวิธี:

• ลบข้อความออกจากกล่องจดหมายของผู้รับ
• แทนที่ข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่

เมื่อเรียกคืนข้อความได้สำเร็จ ผู้รับจะไม่เห็นข้อความนั้นในกล่องจดหมายอีกต่อไป

ความสามารถในการเรียกค้นอีเมลใช้ได้เฉพาะกับ อีเมล Microsoft Exchangeหายไป:

ไม่เหมือนกับคุณลักษณะการเรียกคืนของ Outlook ตัวเลือกเลิกทำของ Gmail จะไม่สอดส่องอีเมลจากกล่องจดหมายของผู้รับ สิ่งที่เกิดขึ้นจริงคือการส่งอีเมลล่าช้าเหมือนกฎการเลื่อนเวลาส่งของ Outlook หากคุณไม่ใช้เลิกทำภายใน 30 วินาที ข้อความจะถูกส่งไปยังผู้รับอย่างถาวร

ทางเลือกในการเรียกคืนข้อความ

เนื่องจากมีปัจจัยหลายอย่างที่ส่งผลต่อความสำเร็จของข้อความมากเกินไป เรียกคืน วิธีแก้ไขข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้อาจมีประโยชน์

การส่งอีเมลล่าช้า

หากคุณส่งข้อมูลสำคัญบ่อยครั้ง การเรียกคืนล้มเหลวอาจเป็นความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณสามารถบังคับให้ Outlook เก็บอีเมลของคุณไว้ในกล่องขาออกตามช่วงเวลาที่กำหนดก่อนที่จะส่ง การดำเนินการนี้จะทำให้คุณมีเวลาดึงข้อความที่ไม่เหมาะสมออกจากโฟลเดอร์กล่องขาออกและแก้ไขข้อผิดพลาด มีสองตัวเลือกสำหรับคุณ:

• กำหนดค่ากฎของ Outlook ที่กำหนดช่วงเวลาระหว่างเวลาที่กดปุ่ม ส่ง และช่วงเวลาที่ข้อความถูกส่งจริง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถหน่วงข้อความขาออกทั้งหมดหรือเฉพาะข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการ เช่น ส่งจากบัญชีเฉพาะ
• เลื่อนการส่งอีเมลเฉพาะที่คุณกำลังเขียนออกไป

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีชะลอการส่งอีเมลใน Outlook

ส่งคำขอโทษ

การส่งข้อความขอโทษอย่างรวดเร็วอาจเป็นทางออกที่ง่ายที่สุดหากข้อความที่คุณส่งผิดพลาดไม่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและไม่น่ารังเกียจเกินไป เพียงแค่ขอโทษและหยุดกังวลเกี่ยวกับมัน ความผิดพลาดเป็นเรื่องของมนุษย์ :)

นั่นคือวิธีที่คุณจำอีเมลที่ส่งใน Outlook ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!

ไคลเอ็นต์อีเมลอื่นๆ บางโปรแกรมก็มีฟีเจอร์ที่คล้ายกันเช่นกัน แม้ว่าอาจเรียกต่างกันออกไป ตัวอย่างเช่น Gmail มีตัวเลือก ยกเลิกการส่ง Google Gmail ไม่เรียกคืนข้อความซึ่งแตกต่างจาก Microsoft Outlook แต่จะชะลอการส่งภายในระยะเวลาอันสั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูเลิกทำการส่งอีเมลใน Gmail

วิธีเรียกคืนข้อความใน Outlook

หากต้องการเรียกคืนข้อความที่ส่งด้วยข้อผิดพลาด ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการดำเนินการ:

1. ไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ส่ง
2. ดับเบิลคลิกที่ข้อความที่คุณต้องการถอนกลับเพื่อเปิดในหน้าต่างแยก ตัวเลือกการเรียกคืนไม่สามารถใช้ได้สำหรับข้อความที่แสดงในบานหน้าต่างการอ่าน
3. ในแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ย้าย ให้คลิก การดำเนินการ > เรียกคืนข้อความนี้ .

   

4. ในกล่องโต้ตอบ เรียกคืนข้อความนี้ เลือกหนึ่งในตัวเลือกด้านล่าง และ คลิก ตกลง :
   • ลบสำเนาของข้อความนี้ที่ยังไม่ได้อ่าน – การดำเนินการนี้จะลบข้อความออกจากกล่องจดหมายของผู้รับ
   • ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่าน และแทนที่ด้วยข้อความใหม่ – สิ่งนี้จะแทนที่ข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่

   

   เคล็ดลับ หากต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผลลัพธ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง บอกฉันว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับแต่ละผู้รับ

5. หากคุณได้เลือกที่จะแทนที่ข้อความ สำเนาของข้อความต้นฉบับของคุณจะถูกเปิดโดยอัตโนมัติในหน้าต่างแยกต่างหาก แก้ไขข้อความตามที่คุณต้องการ แล้วคลิก ส่ง

   คำแนะนำและหมายเหตุ:

   • หากคำสั่ง เรียกคืน ไม่พร้อมใช้งานสำหรับคุณ เป็นไปได้มากว่าคุณไม่มีบัญชี Exchange หรือฟังก์ชันนี้ถูกปิดใช้งานโดย ผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ โปรดดูข้อกำหนดและข้อจำกัดในการเรียกคืน
   • หากข้อความต้นฉบับถูกส่งไปยัง ผู้รับหลายคน จะมีการเรียกคืนสำหรับทุกคน ไม่มีทางที่จะเรียกคืนอีเมลที่ส่งไปแล้วสำหรับบุคคลที่เลือก
   • เนื่องจากสามารถเรียกคืนได้เฉพาะ ข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน ดังนั้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนโดยเร็วที่สุดหลังจากที่อีเมลถูกส่งไปแล้ว

ข้อกำหนดและข้อจำกัดในการเรียกคืนของ Outlook

แม้ว่ากระบวนการเรียกคืนจะค่อนข้างเรียบง่ายและตรงไปตรงมา แต่ก็มีเงื่อนไขบางประการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้คุณลักษณะนี้ทำงานได้:

1. คุณและผู้รับควรมีบัญชี Office 365 หรือ Microsoft Exchange
2. คุณลักษณะการเรียกคืน ใช้งานได้กับไคลเอ็นต์ Windows เท่านั้น และไม่พร้อมใช้งานใน Outlook for Mac และ Outlook บนเว็บ
3. ไม่สามารถเรียกคืนข้อความที่ป้องกันโดย Azure Information Protection ได้
4. ข้อความต้นฉบับควรอยู่ใน กล่องจดหมาย ของผู้รับและ ยังไม่ได้อ่าน อีเมลที่ผู้รับเปิดหรือดำเนินการตามกฎ สแปมตัวกรองหรือ Add-in ไม่สามารถถอนกลับได้

หากปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งสี่นี้ มีโอกาสสูงที่อีเมลที่น่าอับอายจะถูกบันทึกไม่ให้ถูกอ่าน ในส่วนซ้อน คุณจะพบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุหลักของการเรียกคืนที่ล้มเหลว

เหตุใดการเรียกคืนของ Outlook จึงไม่ทำงาน

การเริ่มต้นกระบวนการเรียกคืนที่สำเร็จไม่ได้หมายความว่าจะ ให้สำเร็จสมดังตั้งใจเสมอ มีปัจจัยหลายอย่างที่อาจทำให้ซับซ้อนหรือทำให้เป็นโมฆะได้

1. ควรใช้ Office 365 หรือ Microsoft Exchange

ตามที่กล่าวไว้แล้ว คุณลักษณะการเรียกคืนรองรับเฉพาะบัญชีอีเมล Outlook 365 และ Microsoft Exchange แต่ข้อเท็จจริงนี้เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าอีเมลจะถูกถอนกลับ เงื่อนไขต่อไปนี้มีความสำคัญต่อการเรียกคืนให้สำเร็จ:

• ผู้ส่งและผู้รับควรอยู่ใน Outlook Exchange Server เดียวกัน หากผู้รับใช้บัญชี POP3, IMAP หรือ Outlook.com หรืออยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange อื่น แม้จะอยู่ในองค์กรเดียวกัน การเรียกคืนก็จะล้มเหลว
• ผู้รับต้องมีการเชื่อมต่อ Outlook Exchange ที่ใช้งานอยู่ หากพวกเขาทำงานแบบออฟไลน์ในโหมด Cached Exchange การเรียกคืนจะไม่ทำงาน
• อีเมลต้นฉบับต้องส่งจากกล่องจดหมาย Exchange "หลัก" ไม่ใช่จากกล่องจดหมายผู้รับมอบสิทธิ์หรือกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

2. ใช้งานได้กับไคลเอนต์อีเมล Windows และ Outlook เท่านั้น

คุณลักษณะการเรียกคืนได้รับการออกแบบมาให้ใช้งานได้เท่านั้นระบบปฏิบัติการ Windows และสำหรับไคลเอนต์ Outlook เท่านั้น หากคุณพยายามดึงอีเมลที่ส่งถึงใครบางคนในระบบอีเมลอื่น เช่น Gmail หรือ Thunderbird จะไม่ทำงาน นอกจากนี้ การเรียกคืนจะใช้ไม่ได้กับ Outlook เวอร์ชันบนเว็บและ Outlook สำหรับ Mac

3. ใช้ไม่ได้กับแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ไม่รองรับการเรียกคืนอีเมลที่อ่านบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ด้วยไคลเอนต์อีเมล เช่น Gmail หรือ Apple Mail และแม้ว่าผู้รับจะใช้การตั้งค่า Exchange ActiveSync (EAS) สำหรับ Outlook บนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต การเรียกคืนอาจล้มเหลวเนื่องจากปัญหาความเข้ากันได้ต่างๆ

4. อีเมลต้องอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ

เพื่อให้ดึงข้อมูลได้สำเร็จ ข้อความจะต้องอยู่ในโฟลเดอร์กล่องจดหมายของผู้รับ หากถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นด้วยตนเองหรือถูกเปลี่ยนเส้นทางโดยกฎของ Outlook ตัวกรองการเรียงลำดับ โค้ด VBA หรือ Add-in การเรียกคืนจะล้มเหลว

5. อีเมลต้องยังไม่ได้อ่าน

การเรียกคืนใช้ได้กับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเท่านั้น หากผู้รับเปิดอีเมลแล้ว อีเมลนั้นจะไม่ถูกลบออกจากกล่องจดหมายโดยอัตโนมัติ ผู้รับอาจได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณขอให้ถอนข้อความต้นฉบับกลับแทน

6. อาจล้มเหลวสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะและโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

โฟลเดอร์สาธารณะทำให้สิ่งต่างๆ ซับซ้อน เนื่องจากมีคนหลายคนสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายเข้าได้ ดังนั้นหากผู้ใดเปิดอีเมล การเรียกคืนจะล้มเหลวและต้นฉบับข้อความจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายเนื่องจากตอนนี้ "อ่านแล้ว"

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเรียกคืนอีเมลใน Outlook

การเรียกคืนจะสำเร็จหรือล้มเหลวจะขึ้นอยู่กับอาร์เรย์ของปัจจัยต่างๆ ผลลัพธ์ของความสำเร็จและความล้มเหลวอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Outlook

เรียกคืนความสำเร็จ

ภายใต้สถานการณ์ที่สมบูรณ์แบบ ผู้รับจะไม่มีทางรู้ว่าได้รับข้อความแล้วและถูกลบหรือแทนที่หลังจากนั้น ในบางสถานการณ์ การแจ้งเตือนการเรียกคืนจะมาถึง

ในด้านผู้ส่ง: หากคุณเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง Outlook จะแจ้งให้คุณทราบว่าข้อความของคุณถูกเรียกคืนเรียบร้อยแล้ว:

ทางฝั่งผู้รับ : หากเลือกตัวเลือก " ประมวลผลการเรียกประชุมและการตอบกลับการเรียกประชุมและโพล โดยอัตโนมัติ" ภายใต้ ไฟล์ > ตัวเลือก > จดหมาย > การติดตาม การลบหรือแทนที่ข้อความต้นฉบับจะไม่ถูกสังเกต ยกเว้นจดหมายสองสามฉบับ การแจ้งเตือนในซิสเต็มเทรย์

หากไม่ได้เลือกตัวเลือกด้านบน ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าผู้ส่งต้องการเรียกคืนข้อความ หากคุณโชคดีและผู้รับเปิดการแจ้งเตือนการเรียกคืนก่อนข้อความเดิม ข้อความหลังจะถูกลบหรือแทนที่ด้วยข้อความใหม่โดยอัตโนมัติ มิฉะนั้น ข้อความต้นฉบับจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ Inbox

การเรียกคืนล้มเหลว

โดยไม่คำนึงถึงสาเหตุที่ทำให้การเรียกคืนล้มเหลว ผลลัพธ์จะเป็นดังนี้

ด้านผู้ส่ง: หากคุณเลือก " โปรดแจ้งให้เราทราบว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับแต่ละรายการ ผู้รับ " ตัวเลือก คุณจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับความล้มเหลว:

ในด้านผู้รับ : โดยส่วนใหญ่ ผู้รับจะ' สังเกตว่าผู้ส่งพยายามดึงข้อความ ในบางสถานการณ์ พวกเขาอาจได้รับข้อความเรียกคืน แต่อีเมลต้นฉบับจะยังคงอยู่

วิธีกู้คืนอีเมลที่เรียกคืนโดยผู้ส่ง

คุณสังเกตเห็นการแจ้งเตือนอีเมลใหม่ในซิสเต็มเทรย์ แต่ไม่เห็นอีเมลนั้นในกล่องขาเข้าของคุณ? โอกาสที่ผู้ส่งเรียกคืนได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากข้อความถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะเวลาหนึ่ง จึงทิ้งร่องรอยไว้ และเป็นไปได้ที่จะกู้คืนได้ มีวิธีการดังนี้:

1. ในแท็บ โฟลเดอร์ ในกลุ่ม ล้างข้อมูล ให้คลิกปุ่ม กู้คืนรายการที่ถูกลบ

   ใน Outlook 2016, Outlook 2019 และ Office 365 คุณยังสามารถไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ และคลิกลิงก์ กู้คืนรายการที่เพิ่งลบออกจากโฟลเดอร์นี้ ที่ด้านบน

   

   ดูสิ่งนี้ด้วย: ขีดจำกัดของ Google เอกสารและ Google ชีต – ทั้งหมดในที่เดียว
2. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาข้อความ "เรียกคืน" (โปรดดูภาพหน้าจอด้านล่าง) และคุณจะเห็นข้อความต้นฉบับด้านบน
3. เลือกข้อความต้นฉบับ เลือกตัวเลือก กู้คืนรายการที่เลือก แล้วคลิก ตกลง .

   

ข้อความที่เลือกจะถูกกู้คืนไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ หรือ กล่องขาเข้า โฟลเดอร์ เนื่องจาก Outlook ต้องการเวลาในการซิงโครไนซ์ จึงอาจใช้เวลาสองสามนาทีก่อนที่ข้อความที่กู้คืนจะแสดงขึ้น

หมายเหตุ เฉพาะข้อความที่อยู่ในระยะเวลาเก็บรักษาที่กำหนดไว้สำหรับกล่องจดหมายของคุณเท่านั้นที่สามารถเรียกคืนได้ ระยะเวลาขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Exchange หรือ Office 365 ของคุณ ค่าเริ่มต้นคือ 14 วัน

ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าข้อความที่เรียกคืนสำเร็จหรือไม่

หากคุณต้องการได้รับแจ้งเกี่ยวกับผลลัพธ์ ให้เรียกคืนตามปกติและตรวจสอบให้แน่ใจว่า แจ้งว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับ ผู้รับแต่ละราย ทำเครื่องหมายในช่อง (โดยปกติแล้ว ตัวเลือกนี้จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น):

Outlook จะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณทันทีที่ข้อความเรียกคืนได้รับการประมวลผลโดย ผู้รับ:

ไอคอนติดตามจะถูกเพิ่มในข้อความต้นฉบับของคุณด้วย เปิดข้อความที่คุณพยายามเรียกคืนจากโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง คลิกปุ่ม การติดตาม บนแท็บ ข้อความ แล้ว Outlook จะแสดงรายละเอียดให้คุณเห็น:<3

หมายเหตุ:

1. บางครั้งข้อความยืนยันอาจมาถึง ล่าช้า เนื่องจากผู้รับไม่ได้เข้าสู่ระบบ Outlook เมื่อเรียกคืน ถูกส่งไปแล้ว
2. ในบางครั้ง ข้อความแสดงความสำเร็จอาจ ทำให้เข้าใจผิด เช่น เมื่อผู้รับเปิดข้อความของคุณแล้วทำเครื่องหมายว่า"ยังไม่ได้อ่าน" ในกรณีนี้ การเรียกคืนยังคงได้รับรายงานว่าสำเร็จ แม้ว่าข้อความต้นฉบับจะถูกอ่านจริงก็ตาม

เมื่อคุณได้รับข้อความเรียกคืนหมายความว่าอย่างไร

เมื่อคุณได้รับ การแจ้งเตือนการเรียกคืนดังที่แสดงด้านล่าง หมายความว่าผู้ส่งไม่ต้องการให้คุณอ่านข้อความต้นฉบับและพยายามดึงข้อความจากกล่องจดหมายของคุณ

บ่อยที่สุด ข้อความเรียกคืนได้รับในสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ผู้รับใช้ Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปที่ไม่ได้อยู่ใน Exchange Server ในกรณีนั้น ผู้รับจะได้รับเพียงข้อความแจ้งว่ามีการพยายามเรียกคืน ข้อความต้นฉบับจะไม่ถูกลบออกจากกล่องจดหมายไม่ว่าในกรณีใด ๆ
• ผู้รับอยู่บน Exchange Server เดียวกันกับผู้ส่ง แต่ " ประมวลผลการเรียกประชุมและการตอบกลับการร้องขอการประชุมและแบบสำรวจโดยอัตโนมัติ " ไม่ได้เลือกตัวเลือกใน Outlook ( ไฟล์ > ตัวเลือก > จดหมาย > การติดตาม) ในกรณีนี้ ข้อความต้นฉบับจะถูกลบโดยอัตโนมัติหากผู้รับเปิดข้อความที่เรียกคืนในขณะที่ข้อความต้นฉบับยังไม่ได้อ่าน

ยกเลิกการส่งใน Gmail

เลิกทำการส่ง เป็นคุณลักษณะเริ่มต้นของ Gmail แล้ว หลังจากส่งข้อความ ตัวเลือก เลิกทำ จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ และคุณจะมีเวลาประมาณ 30 วินาทีในการตัดสินใจก่อนที่จะใช้ตัวเลือก