این آموزش راهنمای دقیقی را در مورد نحوه بازیابی ایمیل در Outlook پس از ارسال ارائه می‌کند، عوامل کلیدی موفقیت فراخوان را توضیح می‌دهد و چند گزینه دیگر را شرح می‌دهد.

عجولانه کلیک ماوس می تواند برای بهترین ما اتفاق بیفتد. بنابراین، دکمه ارسال زده می‌شود، ایمیل شما در راه است به سمت گیرنده، و شما از این فکر می‌کنید که ممکن است برای شما چه هزینه‌ای داشته باشد. قبل از اینکه عواقب آن را بسنجید و یک اعلامیه عذرخواهی بنویسید، چرا سعی نکنید پیام اشتباه را بازیابی کنید؟ خوشبختانه، بسیاری از سرویس گیرندگان ایمیل این امکان را برای بازگرداندن پیام های ایمیل پس از ارسال فراهم می کنند. اگرچه این تکنیک دارای تعدادی الزامات و محدودیت است، اما به شما فرصت خوبی می دهد تا اشتباه خود را به موقع تصحیح کنید و چهره خود را حفظ کنید.

به خاطر آوردن ایمیل به چه معناست؟

اگر به طور تصادفی یک پیام ناقص ارسال کرده‌اید، یا فراموش کرده‌اید که فایلی را پیوست کنید، یا ایمیلی برای شخص اشتباهی ارسال کرده‌اید، می‌توانید قبل از خواندن پیام، آن را از صندوق ورودی دریافت‌کننده بازیابی کنید. در Microsoft Outlook، این ویژگی Recall email نامیده می شود و می توان آن را به دو روش مختلف انجام داد:

• حذف پیام از صندوق ورودی گیرنده.
• پیام اصلی را با یک پیام جدید جایگزین کنید.

وقتی پیامی با موفقیت فراخوانی شد، گیرندگان دیگر آن را در صندوق ورودی خود نمی بینند.

امکان بازیابی ایمیل فقط برای ایمیل Microsoft Exchangeناپدید می‌شود:

برخلاف ویژگی فراخوانی Outlook، گزینه Undo Gmail ایمیلی را از صندوق پستی گیرنده بیرون نمی‌آورد. چیزی که در واقع انجام می دهد، تاخیر در ارسال ایمیل است، مانند قانون تعویق تحویل Outlook. اگر ظرف 30 ثانیه از واگرد استفاده نکنید، پیام به طور دائم برای گیرنده ارسال می‌شود.

جایگزین‌های فراخوانی پیام

از آنجایی که عوامل بسیار زیادی بر موفقیت یک پیام تأثیر می‌گذارند. به یاد بیاورید، یکی از راه‌حل‌های زیر ممکن است مفید باشد.

تأخیر در ارسال ایمیل

اگر اغلب اطلاعات مهمی را ارسال می‌کنید، شکست فراخوان می‌تواند یک اشتباه پرهزینه باشد. برای جلوگیری از این اتفاق، می‌توانید Outlook را مجبور کنید که ایمیل‌های شما را برای یک بازه زمانی مشخص قبل از ارسال در Outbox نگه دارد. این به شما زمان می‌دهد تا پیام نامناسبی را از پوشه صندوق خروجی خود بگیرید و اشتباه را تصحیح کنید. دو گزینه برای شما در دسترس است:

• یک قانون Outlook را پیکربندی کنید که فاصله زمانی بین زمانی که دکمه ارسال زده می شود و لحظه ای که واقعاً پیام ارسال می شود را تنظیم می کند. به این ترتیب، می‌توانید تمام پیام‌های ارسالی یا فقط آن‌هایی را که شرایط خاصی دارند، به تعویق بیاندازید. ارسال شده از یک حساب خاص.
• تحویل ایمیل خاصی را که در حال نوشتن آن هستید، بازپرداخت کنید.

برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به نحوه به تاخیر انداختن ارسال ایمیل در Outlook مراجعه کنید.

ارسال یک عذرخواهی

ارسال یک یادداشت عذرخواهی سریع می تواند ساده ترین راه حل باشد.اگر پیامی که به اشتباه ارسال کرده‌اید حاوی اطلاعات حساسی نیست و خیلی افتضاح نیست. به سادگی عذرخواهی کنید و دیگر نگران آن نباشید. اشتباه کردن انسان است :)

اینگونه ایمیل های ارسال شده را در Outlook به یاد می آورید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!

برخی از سرویس گیرنده های ایمیل دیگر نیز ویژگی مشابهی را ارائه می دهند، اگرچه ممکن است به گونه ای متفاوت نامیده شود. برای مثال، جیمیل گزینه Undo Send را دارد. برخلاف Microsoft Outlook، Google Gmail پیامی را به خاطر نمی آورد، بلکه ارسال آن را در مدت زمان بسیار کوتاهی به تاخیر می اندازد. برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به لغو ارسال ایمیل در Gmail مراجعه کنید.

نحوه فراخوانی یک پیام در Outlook

برای فراخوانی یک پیام ارسال شده به اشتباه، مراحل زیر را انجام دهید:

1. به پوشه موارد ارسال‌شده بروید.
2. روی پیامی که می‌خواهید پس بگیرید دوبار کلیک کنید تا در پنجره‌ای جداگانه باز شود. گزینه فراخوان برای پیام نمایش داده شده در صفحه خواندن در دسترس نیست.
3. در برگه پیام ، در گروه انتقال ، روی عملکردها<9 کلیک کنید> > Recall This Message .

   

4. در کادر گفتگوی Recall This Message ، یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید، و روی OK کلیک کنید:
   • حذف کپی های خوانده نشده این پیام – این کار پیام را از صندوق ورودی گیرنده حذف می کند.
   • حذف کپی های خوانده نشده و با یک پیام جدید جایگزین کنید - این پیام اصلی را با یک پیام جدید جایگزین می کند.

   

   نکته. برای اطلاع از نتیجه، مطمئن شوید که کادر به من بگویید اگر فراخوان موفق یا ناموفق بود برای هر گیرنده انتخاب شده باشد.

5. اگرشما انتخاب کرده اید که پیام را جایگزین کنید، یک کپی از پیام اصلی شما به طور خودکار در یک پنجره جداگانه باز می شود. پیام را به دلخواه خود تغییر دهید و روی ارسال کلیک کنید.

   نکات و نکات:

   • اگر دستور Recall برای شما در دسترس نیست، به احتمال زیاد شما یک حساب Exchange ندارید، یا این عملکرد توسط غیرفعال شده است مدیر Exchange شما لطفاً الزامات و محدودیت‌های فراخوان را ببینید.
   • اگر پیام اصلی به چند گیرنده ارسال شود، برای همه فراخوانی خواهد شد. هیچ راهی برای بازیابی ایمیل ارسال شده برای افراد انتخاب شده وجود ندارد.
   • از آنجایی که فقط یک پیام خوانده نشده قابل فراخوانی است، مراحل فوق را در اسرع وقت پس از ارسال ایمیل انجام دهید.

الزامات و محدودیت های فراخوان Outlook

در حالی که فرآیند فراخوان بسیار ساده و سرراست است، برای کارکرد این ویژگی باید چند شرط وجود داشته باشد:

1. شما و گیرنده شما باید یک حساب Office 365 یا Microsoft Exchange داشته باشید.
2. ویژگی فراخوان فقط برای مشتریان Windows کار می کند و در Outlook برای Mac و Outlook در وب در دسترس نیست.
3. یک پیام محافظت شده توسط حفاظت اطلاعات Azure قابل بازیابی نیست.
4. پیام اصلی باید در صندوق ورودی و خوانده نشده گیرنده باشد. ایمیلی که توسط گیرنده باز شده یا توسط یک قانون پردازش شده است، هرزنامهفیلتر، یا یک افزونه را نمی توان پس گرفت.

اگر این چهار شرط برآورده شوند، احتمال زیادی وجود دارد که یک ایمیل شرم آور از خوانده شدن نجات پیدا کند. در بخش آشیانه، اطلاعات بیشتری در مورد دلایل کلیدی شکست فراخوان پیدا خواهید کرد.

چرا فراخوان Outlook کار نمی کند؟

شروع موفقیت آمیز فرآیند فراخوان به این معنی نیست که این کار انجام خواهد شد. همیشه همانطور که در نظر گرفته شده است تکمیل شود. عوامل زیادی وجود دارد که می تواند آن را پیچیده یا حتی باطل کند.

1. باید از Office 365 یا Microsoft Exchange استفاده شود

همانطور که قبلاً ذکر شد، ویژگی فراخوان فقط برای حساب‌های ایمیل Outlook 365 و Microsoft Exchange پشتیبانی می‌شود. اما این واقعیت به تنهایی تضمین نمی کند که یک ایمیل پس گرفته شود. شرایط زیر برای موفقیت در فراخوان بسیار مهم است:

• فرستنده و گیرنده باید در Outlook Exchange Server یکسان باشند. اگر گیرنده از یک حساب POP3، IMAP یا Outlook.com استفاده کند یا روی سرور Exchange دیگری، حتی در همان سازمان، باشد، فراخوانی ناموفق خواهد بود.
• گیرنده باید یک اتصال Outlook Exchange فعال داشته باشد. اگر آنها به‌صورت آفلاین در حالت تبادل حافظه پنهان کار می‌کنند، فراخوانی کار نمی‌کند.
• ایمیل اصلی باید از صندوق پستی Exchange "اصلی" ارسال شود، نه از Delegate یا صندوق پستی مشترک.<11

2. فقط برای سرویس گیرنده ایمیل ویندوز و Outlook کار می کند

ویژگی فراخوان برای کار کردن فقط درسیستم عامل ویندوز و فقط برای مشتری Outlook. اگر می‌خواهید ایمیلی را که برای شخصی در سیستم ایمیل دیگری مانند Gmail یا Thunderbird ارسال شده است بازیابی کنید، کار نخواهد کرد. همچنین، فراخوانی برای نسخه مبتنی بر وب Outlook و Outlook برای Mac کار نخواهد کرد.

3. برای برنامه‌های تلفن همراه کار نمی‌کند

برای ایمیل‌هایی که در دستگاه‌های تلفن همراه با کلاینت ایمیل مانند Gmail یا Apple Mail خوانده می‌شوند، فراخوان‌ها پشتیبانی نمی‌شوند. و حتی اگر گیرنده شما از تنظیمات Exchange ActiveSync (EAS) برای Outlook در تلفن هوشمند یا رایانه لوحی استفاده کند، ممکن است به دلیل مشکلات سازگاری مختلف، فراخوانی ناموفق باشد.

4. ایمیل باید در صندوق ورودی گیرنده باشد

برای بازیابی موفقیت آمیز، یک پیام باید در پوشه صندوق ورودی گیرنده بماند. اگر به صورت دستی به پوشه دیگری منتقل شود یا توسط یک قانون Outlook، فیلتر مرتب‌سازی، کد VBA یا یک افزونه تغییر مسیر داده شود، فراخوانی ناموفق خواهد بود.

5. ایمیل باید خوانده نشده باشد

یادآوری فقط برای پیام های خوانده نشده کار می کند. اگر ایمیل قبلاً توسط گیرنده باز شده باشد، به طور خودکار از صندوق ورودی او حذف نخواهد شد. درعوض، ممکن است گیرنده اعلانی دریافت کند که شما درخواست کرده اید پیام اصلی را پس بگیرید.

6. ممکن است برای پوشه‌های عمومی و اشتراک‌گذاری شده با شکست مواجه شود

پوشه‌های عمومی همه چیز را پیچیده می‌کند زیرا چند نفر می‌توانند به صندوق ورودی دسترسی داشته باشند. بنابراین، اگر شخصی ایمیل را باز کند، فراخوانی ناموفق و نسخه اصلی خواهد بودپیام در صندوق ورودی می‌ماند زیرا اکنون "خوانده شده" است.

وقتی ایمیلی را در Outlook به یاد می‌آورید چه اتفاقی می‌افتد

اینکه فراخوانی موفق باشد یا ناموفق توسط مجموعه‌ای از عوامل مختلف تعیین می‌شود. نتایج موفقیت و شکست نیز ممکن است بسته به تنظیمات Outlook متفاوت باشد.

موفقیت را به یاد بیاورید

در شرایط عالی، گیرنده هرگز متوجه نخواهد شد که پیام دریافت شده و حذف شده یا پس از آن جایگزین شده است. در برخی شرایط، اعلان فراخوانی دریافت می‌شود.

در سمت فرستنده: اگر گزینه مربوطه را انتخاب کرده باشید، Outlook به شما اطلاع می‌دهد که پیام شما با موفقیت فراخوانی شده است:

در سمت گیرنده : اگر گزینه " پردازش خودکار درخواست‌های جلسه و پاسخ‌ها به درخواست‌های جلسه و نظرسنجی " در زیر علامت زده شود فایل > گزینه ها > ایمیل > ردیابی ، حذف یا جایگزینی پیام اصلی بدون توجه به چند نامه اعلان ها در سینی سیستم.

اگر گزینه بالا انتخاب نشده باشد، به گیرنده اطلاع داده می شود که فرستنده می خواهد پیام را فراخوانی کند. اگر خوش شانس باشید و گیرنده اعلان فراخوان را قبل از پیام اصلی باز کند، پیام دوم به طور خودکار حذف می شود یا با پیام جدید جایگزین می شود. در غیر این صورت، پیام اصلی در پوشه صندوق ورودی باقی می‌ماند.

یادآوری ناموفق

بدون توجه بهدلایل ناموفق فراخوانی، نتایج به شرح زیر خواهد بود.

در سمت فرستنده: اگر " به من بگویید آیا فراخوان برای هر یک موفقیت آمیز است یا ناموفق است" گزینه recipient "، در مورد خرابی به شما اطلاع داده می شود:

در سمت گیرنده : در بیشتر موارد، گیرنده نمی خواهد متوجه نشوید که فرستنده در حال تلاش برای بازیابی پیام است. در برخی شرایط، ممکن است پیام فراخوانی دریافت کنند، اما ایمیل اصلی دست نخورده باقی می‌ماند.

نحوه بازیابی ایمیلی که فرستنده فراخوانی کرده است

شما متوجه یک اعلان نامه جدید در سینی سیستم شده‌اید. اما آن ایمیل را در صندوق ورودی خود نمی بینید؟ به احتمال زیاد فرستنده آن را به خاطر آورده است. با این حال، از آنجایی که پیام برای مدت کوتاهی در صندوق پست شما ذخیره شده بود، ردی از خود به جا گذاشت و امکان بازیابی آن وجود دارد. به این صورت است:

1. در برگه Folder ، در گروه Clean Up ، روی دکمه Recover Deleted Items کلیک کنید.

   در Outlook 2016، Outlook 2019 و Office 365، همچنین می توانید به پوشه Deleted Items بروید و روی پیوند Recover Items که اخیراً از این پوشه حذف شده اند در بالا کلیک کنید.

   

2. در کادر محاوره ای که ظاهر می شود، پیام "Recall" را جستجو کنید (لطفاً تصویر زیر را ببینید)، و پیام اصلی را در بالای آن خواهید دید.
3. پیام اصلی را انتخاب کنید، گزینه Restore Selected Items را انتخاب کنید و کلیک کنید تأیید .

   

پیام انتخابی به پوشه موارد حذف شده یا صندوق ورودی بازیابی می شود پوشه . از آنجایی که Outlook به مدتی برای همگام سازی نیاز دارد، ممکن است چند دقیقه طول بکشد تا پیام بازیابی شده نشان داده شود.

توجه داشته باشید. فقط پیام‌هایی که در دوره نگهداری تنظیم شده برای صندوق پستی شما هستند قابل بازیابی هستند. طول دوره بستگی به تنظیمات Exchange یا Office 365 شما دارد، پیش فرض 14 روز است.

چگونه بفهمم که پیام فراخوانی موفقیت آمیز بوده است؟

اگر می خواهید از نتیجه مطلع شوید، طبق معمول فراخوانی را انجام دهید و مطمئن شوید که به من بگویید آیا فراخوان موفق یا ناموفق است هر کادر گیرنده علامت زده می شود (معمولاً این گزینه به طور پیش فرض انتخاب می شود):

Outlook به محض پردازش پیام فراخوان توسط گیرنده:

یک نماد ردیابی نیز به پیام اصلی شما اضافه خواهد شد. پیامی را که سعی کردید از پوشه موارد ارسال شده به خاطر بیاورید باز کنید، روی دکمه Tracking در برگه پیام کلیک کنید و Outlook جزئیات را به شما نشان می دهد:

نکات:

1. گاهی اوقات ممکن است پیام تأیید با تأخیر برسد زیرا گیرنده هنگام فراخوانی به Outlook وارد نشده است ارسال شد.
2. گاهی اوقات، یک پیام موفقیت آمیز ممکن است گمراه کننده باشد ، برای مثال، زمانی که گیرنده پیام شما را باز می کند و سپس آن را به عنوان علامت گذاری می کند."خوانده نشده". در این حالت، حتی اگر پیام اصلی واقعا خوانده شده باشد، فراخوان همچنان موفق گزارش می‌شود.

وقتی پیام فراخوانی دریافت می‌کنید به چه معناست؟

هنگامی که دریافت می‌کنید یک اعلان فراخوانی مانند نشان داده شده در زیر، به این معنی که فرستنده نمی خواهد شما پیام اصلی او را بخوانید و سعی کرده است آن را از صندوق ورودی شما بازیابی کند.

بیشتر اوقات، پیام فراخوان در یکی از شرایط زیر دریافت می شود:

• گیرنده از نسخه دسکتاپ Outlook استفاده می کند که در Exchange Server نیست. در آن صورت، گیرنده فقط یادداشتی دریافت می کند که تلاش برای فراخوانی انجام شده است. پیام اصلی به هیچ وجه از صندوق ورودی آنها حذف نخواهد شد.
• گیرنده در همان Exchange Server با فرستنده است، اما " به طور خودکار درخواست های جلسه و پاسخ به درخواست های جلسه و نظرسنجی ها را پردازش می کند. گزینه " در Outlook آنها انتخاب نشده است ( File > Options > Mail > Tracking) . در این صورت، اگر گیرنده پیام فراخوان را در حالی که پیام اصلی هنوز خوانده نشده است باز کند، پیام اصلی به طور خودکار حذف می شود.

واگرد ارسال در Gmail

واگرد ارسال اکنون یک ویژگی پیش فرض جیمیل است. پس از ارسال پیام، گزینه Undo به طور خودکار در گوشه سمت چپ پایین صفحه نمایش شما ظاهر می شود و شما حدود 30 ثانیه فرصت دارید تا قبل از انتخاب گزینه تصمیم خود را بگیرید.