Le tutoriel fournit des conseils détaillés sur la façon de récupérer des e-mails dans Outlook après qu'ils ont été envoyés, explique les facteurs clés de la réussite de la récupération et décrit quelques alternatives.

Un clic hâtif de la souris peut arriver au meilleur d'entre nous. Ainsi, le Envoyer Vous avez appuyé sur le bouton "Envoyer", votre courriel est en route vers le destinataire et vous frémissez à l'idée de ce que cela pourrait vous coûter. Avant de commencer à peser les conséquences et à rédiger une note d'excuse, pourquoi ne pas essayer de récupérer le message erroné ? Heureusement, de nombreux clients de messagerie offrent la possibilité d'annuler des messages électroniques après leur envoi. Bien que cette technique présente un certain nombre d'exigences et de limites, ellevous donne une bonne chance de corriger votre erreur à temps et de sauver la face.

Qu'est-ce que cela signifie de rappeler un courriel ?

Si vous avez accidentellement envoyé un message incomplet, ou si vous avez oublié de joindre un fichier, ou encore si vous avez envoyé un courriel à la mauvaise personne, vous pouvez essayer de récupérer le message dans la boîte de réception du destinataire avant qu'il ne le lise. Dans Microsoft Outlook, cette fonctionnalité est appelée Courriel de rappel et cela peut se faire de deux manières différentes :

• Supprimer le message de la boîte de réception du destinataire.
• Remplacer le message original par un nouveau.

Lorsqu'un message est rappelé avec succès, les destinataires ne le voient plus dans leur boîte de réception.

La possibilité de récupérer les e-mails est uniquement disponible pour les comptes de messagerie Microsoft Exchange et les utilisateurs d'Office 365. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 sont pris en charge.

D'autres clients de messagerie offrent également une fonction similaire, bien qu'elle puisse être appelée différemment. Par exemple, Gmail dispose de la fonction Annuler l'envoi Contrairement à Microsoft Outlook, Google Gmail ne rappelle pas un message, mais retarde plutôt son envoi dans un délai très court. Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique Annuler l'envoi d'un e-mail dans Gmail.

Comment rappeler un message dans Outlook

Pour rappeler un message envoyé par erreur, voici les étapes à suivre :

1. Allez à la Articles envoyés dossier.
2. Double-cliquez sur le message que vous souhaitez retirer pour l'ouvrir dans une fenêtre distincte. L'option Rappeler n'est pas disponible pour un message affiché dans le volet de lecture.
3. Sur le Message dans l'onglet Déplacements cliquez sur Actions > ; Rappelez-vous ce message .

   

4. Dans le Rappelez-vous ce message sélectionnez l'une des options ci-dessous, puis cliquez sur OK :
   • Supprimer les copies non lues de ce message - cela supprimera le message de la boîte de réception du destinataire.
   • Suppression des copies non lues et remplacement par un nouveau message - cela remplacera le message d'origine par un nouveau message.

   

   Conseil : pour être informé du résultat, assurez-vous que l'option Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire. est sélectionnée.

   Voir également: Fonction TEXTJOIN dans Excel pour fusionner le texte de plusieurs cellules
5. Si vous avez choisi de remplacer le message, une copie de votre message original sera automatiquement ouverte dans une fenêtre séparée. Modifiez le message comme vous le souhaitez et cliquez sur Envoyer .

   Conseils et notes :

   • Si le Rappel n'est pas disponible pour vous, il est probable que vous n'ayez pas de compte Exchange, ou que cette fonction soit désactivée par votre administrateur Exchange. Veuillez consulter la section Exigences et limites du rappel.
   • Si le message original est envoyé à plusieurs destinataires Il n'y a aucun moyen de récupérer un courriel envoyé pour des personnes sélectionnées.
   • Parce que seul un message non lu peut être rappelé, effectuez les étapes ci-dessus le plus rapidement possible après l'envoi de l'e-mail.

Exigences et limites du rappel d'Outlook

Si le processus de rappel est assez simple et direct, quelques conditions doivent être remplies pour que cette fonctionnalité fonctionne :

1. Vous et votre destinataire devriez avoir un Office 365 ou Microsoft Exchange compte.
2. La fonction de rappel ne fonctionne que pour Windows et n'est pas disponible dans Outlook pour Mac et Outlook sur le web.
3. Un message protégé par Protection des informations d'Azure ne peut être récupéré.
4. Le message original doit se trouver dans le dossier du destinataire. Boîte de réception et non lu Un courriel ouvert par le destinataire ou traité par une règle, un filtre anti-spam ou un module complémentaire ne peut être retiré.

Si ces quatre conditions sont remplies, il y a de bonnes chances pour qu'un courriel embarrassant soit évité d'être lu. Dans la section consacrée aux nids, vous trouverez de plus amples informations sur les principales raisons de l'échec d'un rappel.

Pourquoi le rappel d'Outlook ne fonctionne-t-il pas ?

Un démarrage réussi du processus de rappel ne signifie pas qu'il sera toujours achevé comme prévu. De nombreux facteurs peuvent le compliquer, voire l'annuler.

1. il faut utiliser Office 365 ou Microsoft Exchange

Comme nous l'avons déjà mentionné, la fonction de rappel n'est prise en charge que pour les comptes de messagerie Outlook 365 et Microsoft Exchange. Mais ce fait ne suffit pas à garantir qu'un courriel sera retiré. Les conditions suivantes sont essentielles au succès du rappel :

• L'expéditeur et le destinataire doivent se trouver sur le même serveur Outlook Exchange. Si le destinataire utilise un compte POP3, IMAP ou Outlook.com ou se trouve sur un serveur Exchange différent, même au sein de la même organisation, le rappel échouera.
• Le destinataire doit avoir une connexion Outlook Exchange active. S'il travaille hors ligne dans le mode Exchange en cache, le rappel ne fonctionnera pas.
• L'e-mail original doit être envoyé à partir d'une boîte aux lettres Exchange "primaire", et non à partir d'une boîte aux lettres déléguée ou partagée.

2. ne fonctionne que pour Windows et le client de messagerie Outlook

La fonction de rappel est conçue pour fonctionner uniquement sur le système d'exploitation Windows et uniquement pour le client Outlook. Si vous essayez de récupérer un courriel envoyé à quelqu'un sur un système de messagerie différent tel que Gmail ou Thunderbird, cela ne fonctionnera pas. De même, un rappel ne fonctionnera pas pour la version web d'Outlook et Outlook pour Mac.

3. ne fonctionne pas pour les applications mobiles

Les rappels ne sont pas pris en charge pour les e-mails lus sur des appareils mobiles avec un client de messagerie tel que Gmail ou Apple Mail. Et même si votre destinataire utilise les paramètres Exchange ActiveSync (EAS) pour Outlook sur un smartphone ou une tablette, un rappel peut échouer en raison de divers problèmes de compatibilité.

4. l'e-mail doit se trouver dans la boîte de réception du destinataire.

Pour être récupéré avec succès, un message doit rester dans le dossier Inbox du destinataire. S'il a été déplacé manuellement vers un autre dossier ou a été réacheminé par une règle Outlook, un filtre de tri, un code VBA ou un add-in, le rappel échouera.

5. l'e-mail doit être non lu

Un rappel ne fonctionne que pour les messages non lus. Si l'e-mail a déjà été ouvert par le destinataire, il ne sera pas supprimé automatiquement de sa boîte de réception. Au lieu de cela, le destinataire peut recevoir une notification indiquant que vous avez demandé à retirer le message original.

6. Peut échouer pour les dossiers publics et partagés

Les dossiers publics compliquent les choses car plusieurs personnes peuvent accéder à la boîte de réception. Ainsi, si une personne ouvre l'e-mail, le rappel échoue et le message original reste dans la boîte de réception car il est désormais "lu".

Que se passe-t-il lorsque vous rappelez un courriel dans Outlook

La réussite ou l'échec d'un rappel est déterminé par une série de facteurs différents. Les résultats de la réussite et de l'échec peuvent également être différents selon les paramètres d'Outlook.

Succès du rappel

Dans des circonstances parfaites, le destinataire ne saura jamais que le message a été reçu et supprimé ou remplacé par la suite. Dans certaines situations, une notification de rappel arrivera.

Du côté de l'émetteur : Si vous avez sélectionné l'option correspondante, Outlook vous informe que votre message a été rappelé avec succès :

Du côté des destinataires : Si le " Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages L'option " est cochée sous Fichier > ; Options > ; Courrier > ; Suivi du site la suppression ou le remplacement du message d'origine passe inaperçue, à l'exception de quelques notifications de courrier dans la barre d'état système.

Si l'option ci-dessus n'est pas sélectionnée, le destinataire sera informé que l'expéditeur souhaite rappeler le message. Si vous avez de la chance et que le destinataire ouvre la notification de rappel avant le message original, ce dernier sera automatiquement supprimé ou remplacé par le nouveau message. Sinon, le message original restera dans le dossier Boîte de réception.

Défaut de rappel

Quelles que soient les raisons pour lesquelles un rappel a échoué, les résultats seront les suivants.

Du côté de l'émetteur : Si vous avez sélectionné l'option " Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire. "Vous serez informé de l'échec :

Du côté des destinataires Dans la plupart des cas, le destinataire ne remarquera pas que l'expéditeur a essayé de récupérer le message. Dans certains cas, il pourra recevoir un message de rappel, mais le message original restera intact.

Comment récupérer un email rappelé par l'expéditeur

Vous avez remarqué une notification de nouveau courrier dans la barre d'état système mais vous ne voyez pas cet e-mail dans votre boîte de réception ? Il y a de fortes chances que l'expéditeur l'ait rappelé. Cependant, comme le message a été stocké dans votre boîte aux lettres pendant un certain temps, il a laissé une trace et il est possible de le récupérer. Voici comment :

1. Sur le Dossier dans l'onglet Nettoyage cliquez sur le bouton Récupérer les éléments supprimés bouton.

   Dans Outlook 2016, Outlook 2019 et Office 365, vous pouvez également accéder à l'onglet Éléments supprimés et cliquez sur le bouton Récupérer les éléments récemment supprimés de ce dossier en haut de la page.

   

2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, recherchez un message "Recall" (voir la capture d'écran ci-dessous), et vous verrez le message original au-dessus.
3. Sélectionnez le message original, choisissez le Restaurer les éléments sélectionnés et cliquez sur OK .

   

Le message sélectionné sera restauré soit dans le Éléments supprimés ou le dossier Boîte de réception Étant donné qu'Outlook a besoin d'un certain temps pour se synchroniser, le message restauré peut prendre quelques minutes avant de s'afficher.

Remarque : seuls les messages qui se trouvent dans la période de rétention définie pour votre boîte aux lettres peuvent être restaurés. La durée de la période dépend de vos paramètres Exchange ou Office 365, la valeur par défaut est de 14 jours.

Comment puis-je savoir si un message rappelé a abouti ?

Si vous souhaitez être informé du résultat, effectuez un rappel comme d'habitude et assurez-vous que l'option Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire. est cochée (en général, cette option est sélectionnée par défaut) :

Outlook vous enverra une notification dès que le message de rappel sera traité par le destinataire :

Une icône de suivi sera également ajoutée à votre message d'origine. Ouvrez le message que vous avez tenté de rappeler à partir de la page d'accueil. Articles envoyés cliquez sur le bouton Suivi du site sur le bouton Message et Outlook vous montrera les détails :

Notes :

1. Il arrive parfois qu'un message de confirmation arrive avec un retard parce que le destinataire n'était pas connecté à Outlook lorsque le rappel a été envoyé.
2. Parfois, un message de réussite peut être trompeur Par exemple, lorsque le destinataire ouvre votre message et le marque ensuite comme "non lu", le rappel peut être considéré comme réussi même si le message original a été lu.

Que signifie un message de rappel ?

Lorsque vous recevez une notification de rappel comme celle illustrée ci-dessous, cela signifie que l'expéditeur ne souhaite pas que vous lisiez son message original et qu'il a tenté de le récupérer dans votre boîte de réception.

Le plus souvent, un message de rappel est reçu dans l'une des situations suivantes :

• Le destinataire utilise une version de bureau d'Outlook qui n'est pas sur Exchange Server. Dans ce cas, le destinataire reçoit uniquement une note indiquant qu'une tentative de rappel a été effectuée. Le message original ne sera en aucun cas supprimé de sa boîte de réception.
• Le destinataire se trouve sur le même serveur Exchange que l'expéditeur, mais la " Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages l'option " n'est pas sélectionnée dans leur Outlook ( Fichier > ; Options > ; Courrier > ; Suivi) Dans ce cas, le message original sera automatiquement supprimé si le destinataire ouvre le message de rappel alors que le message original n'est toujours pas lu.

Annuler l'envoi dans Gmail

Annuler l'envoi est désormais une fonctionnalité par défaut de Gmail. Après avoir envoyé un message, la fonction Annuler s'affichera automatiquement dans le coin inférieur gauche de votre écran, et vous aurez environ 30 secondes pour prendre votre décision avant que l'option ne disparaisse :

Contrairement à la fonction de rappel d'Outlook, l'option d'annulation de Gmail n'extrait pas un message de la boîte aux lettres du destinataire. En fait, elle retarde l'envoi du message, comme le fait la règle de livraison différée d'Outlook. Si vous n'utilisez pas l'option d'annulation dans les 30 secondes, le message sera envoyé définitivement au destinataire.

Alternatives au rappel d'un message

Étant donné que trop de facteurs influencent le succès d'un rappel de message, l'une des solutions de contournement suivantes peut s'avérer utile.

Retard d'envoi de l'e-mail

Si vous envoyez souvent des informations importantes, un échec de rappel pourrait être une erreur coûteuse. Pour éviter que cela ne se produise, vous pouvez forcer Outlook à conserver vos e-mails dans la boîte d'envoi pendant un intervalle de temps spécifié avant l'envoi. Cela vous donnera le temps de récupérer un message inapproprié dans votre dossier de boîte d'envoi et de corriger une erreur. Deux options s'offrent à vous :

• Configurez une règle Outlook qui définit un intervalle entre le moment où l'utilisateur de l'application Envoyer De cette façon, vous pouvez retarder tous les messages sortants ou seulement ceux qui remplissent certaines conditions, par exemple ceux qui sont envoyés depuis un compte spécifique.
• Déposer la livraison d'un courriel spécifique que vous êtes en train de composer.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique Comment retarder l'envoi d'un e-mail dans Outlook.

Envoyez des excuses

Envoyer un petit mot d'excuse pourrait être la solution la plus simple si le message que vous avez envoyé par erreur ne contient pas d'informations sensibles et n'est pas trop abominable. Présentez simplement vos excuses et ne vous inquiétez plus. L'erreur est humaine :)

C'est ainsi que vous rappelez les e-mails envoyés dans Outlook. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !