Tutorial ini memberikan panduan mendetail tentang cara mengambil email di Outlook setelah dikirim, menjelaskan faktor kunci keberhasilan penarikan kembali dan menjelaskan beberapa alternatif.

Klik mouse yang tergesa-gesa bisa terjadi pada kita yang terbaik. Kirim Sebelum Anda mulai menimbang konsekuensi dan membuat surat permintaan maaf, mengapa tidak mencoba untuk menarik kembali pesan yang salah? Untungnya, banyak klien email yang menyediakan kemampuan untuk membatalkan pesan email setelah dikirim. Meskipun teknik ini memiliki sejumlah persyaratan dan keterbatasan, teknik ini dapat membantu Anda untuk memperbaiki pesan email yang salah.tidak memberi Anda kesempatan yang baik untuk memperbaiki kesalahan Anda dan menyelamatkan muka.

Apa yang dimaksud dengan mengingat email?

Jika Anda secara tidak sengaja mengirim pesan yang tidak lengkap, atau lupa melampirkan file, atau mengirim email ke orang yang salah, Anda dapat mencoba mengambil pesan dari kotak masuk penerima sebelum mereka membacanya. Di Microsoft Outlook, fitur ini disebut Email penarikan kembali dan bisa dilakukan dengan dua cara yang berbeda:

• Menghapus pesan dari Kotak Masuk penerima.
• Ganti pesan asli dengan yang baru.

Ketika pesan berhasil ditarik kembali, penerima tidak lagi melihatnya di kotak masuk mereka.

Kemampuan untuk mengambil email hanya tersedia untuk akun email Microsoft Exchange dan pengguna Office 365. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 didukung.

Beberapa klien email lain juga menyediakan fitur serupa, meskipun mungkin disebut berbeda. Misalnya, Gmail memiliki fitur Batalkan Kirim Tidak seperti Microsoft Outlook, Google Gmail tidak menarik kembali pesan, melainkan menunda pengirimannya dalam jangka waktu yang sangat singkat. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Membatalkan pengiriman email di Gmail.

Cara mengingat pesan di Outlook

Untuk memanggil kembali pesan yang terkirim karena kesalahan, berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Pergi ke Item yang Dikirim folder.
2. Klik dua kali pada pesan yang ingin Anda tarik kembali untuk membukanya di jendela terpisah. Opsi Recall tidak tersedia untuk pesan yang ditampilkan di Panel Baca.
3. Pada Pesan tab, di tab Pindah kelompok, klik Tindakan > Ingat Pesan Ini .

   

4. Dalam Ingat Pesan Ini kotak dialog, pilih salah satu opsi di bawah ini, dan klik OK :
   • Hapus salinan pesan ini yang belum dibaca - ini akan menghapus pesan dari kotak masuk penerima.
   • Hapus salinan yang belum dibaca dan ganti dengan pesan baru - ini akan menggantikan pesan asli dengan pesan baru.

   

   Tip. Untuk diberitahu tentang hasilnya, pastikan Beritahu saya jika penarikan berhasil atau gagal untuk setiap penerima dipilih.

   Lihat juga: Tanda tangan digital Outlook - cara cepat untuk mengirim email yang aman
5. Jika Anda memilih untuk mengganti pesan, salinan pesan asli Anda akan secara otomatis dibuka di jendela terpisah. Modifikasi pesan sesuai keinginan Anda dan klik Kirim .

   Kiat dan catatan:

   • Jika Penarikan kembali tidak tersedia untuk Anda, maka kemungkinan besar Anda tidak memiliki akun Exchange, atau fungsi ini dinonaktifkan oleh administrator Exchange Anda. Silakan lihat Persyaratan dan batasan Recall.
   • Jika pesan asli dikirim ke beberapa penerima Tidak ada cara untuk mengambil email yang terkirim untuk orang-orang yang dipilih.
   • Karena hanya pesan yang belum dibaca dapat dipanggil kembali, lakukan langkah-langkah di atas secepat mungkin setelah email dikirim.

Persyaratan dan batasan penarikan Outlook

Meskipun proses penarikan kembali cukup sederhana dan tidak berbelit-belit, namun ada beberapa kondisi yang harus dipenuhi agar fitur ini berfungsi:

1. Anda dan penerima Anda harus memiliki Kantor 365 atau Microsoft Pertukaran akun.
2. Fitur penarikan kembali hanya berfungsi untuk Windows klien dan tidak tersedia di Outlook untuk Mac dan Outlook di web.
3. Pesan yang dilindungi oleh Perlindungan Informasi Azure tidak bisa diambil.
4. Pesan asli harus berada di dalam Kotak Masuk dan belum dibaca Email yang dibuka oleh penerima atau diproses oleh aturan, filter spam, atau add-in tidak dapat ditarik kembali.

Jika keempat persyaratan ini terpenuhi, ada kemungkinan besar email yang memalukan akan terselamatkan dari pembacaan. Di bagian sarang, Anda akan menemukan informasi lebih lanjut tentang alasan utama kegagalan penarikan kembali.

Mengapa penarikan Outlook tidak berfungsi?

Awal yang sukses dari proses penarikan kembali tidak berarti akan selalu selesai sebagaimana mestinya. Ada banyak faktor yang bisa mempersulit atau bahkan membatalkannya.

1. Office 365 atau Microsoft Exchange harus digunakan

Seperti yang telah disebutkan, fitur penarikan kembali hanya didukung untuk akun email Outlook 365 dan Microsoft Exchange. Tetapi fakta ini saja tidak menjamin bahwa email akan ditarik kembali. Kondisi berikut ini sangat penting untuk keberhasilan penarikan kembali:

• Pengirim dan penerima harus berada di Outlook Exchange Server yang sama. Jika penerima menggunakan akun POP3, IMAP, atau Outlook.com atau berada di server Exchange yang berbeda, bahkan dalam organisasi yang sama, penarikan akan gagal.
• Penerima harus memiliki koneksi Outlook Exchange yang aktif. Jika mereka bekerja secara off-line dalam Mode Pertukaran Cache, pemanggilan kembali tidak akan berfungsi.
• Email asli harus dikirim dari kotak surat Exchange "utama", bukan dari Delegasi atau Kotak Surat Bersama.

2. Hanya berfungsi untuk klien email Windows dan Outlook

Fitur Recall didesain untuk bekerja hanya pada sistem operasi Windows dan hanya untuk klien Outlook. Jika Anda mencoba mengambil email yang dikirim ke seseorang pada sistem email yang berbeda seperti Gmail atau Thunderbird, fitur ini tidak akan berfungsi. Selain itu, penarikan kembali tidak akan berfungsi untuk versi Outlook berbasis web dan Outlook untuk Mac.

3. Tidak berfungsi untuk aplikasi seluler

Penarikan tidak didukung untuk email yang dibaca di perangkat seluler dengan klien email seperti Gmail atau Apple Mail. Dan bahkan jika penerima Anda menggunakan pengaturan Exchange ActiveSync (EAS) untuk Outlook di smartphone atau tablet, penarikan mungkin gagal karena berbagai masalah kompatibilitas.

4. Email harus berada di Inbox penerima

Agar berhasil diambil, pesan harus tetap berada di folder Kotak Masuk penerima. Jika dipindahkan ke folder lain secara manual atau dialihkan oleh aturan Outlook, filter pengurutan, kode VBA atau add-in, penarikan akan gagal.

5. Email harus belum dibaca

Penarikan kembali hanya berfungsi untuk pesan yang belum dibaca. Jika email telah dibuka oleh penerima, email tersebut tidak akan dihapus dari Kotak Masuk mereka secara otomatis. Sebaliknya, penerima mungkin mendapatkan pemberitahuan bahwa Anda telah meminta untuk menarik kembali pesan asli.

6. Mungkin gagal untuk folder publik dan bersama

Folder publik membuat segalanya menjadi rumit karena banyak orang dapat mengakses Kotak Masuk. Jadi, jika ada orang yang membuka email, penarikan kembali akan gagal dan pesan asli akan tetap berada di Kotak Masuk karena sekarang "dibaca".

Apa yang terjadi ketika Anda mengingat email di Outlook

Apakah penarikan berhasil atau gagal ditentukan oleh berbagai faktor yang berbeda. Hasil dari keberhasilan dan kegagalan mungkin juga berbeda tergantung pada pengaturan Outlook.

Keberhasilan penarikan kembali

Dalam keadaan yang sempurna, penerima tidak akan pernah tahu bahwa pesan telah diterima dan dihapus atau diganti setelahnya. Dalam beberapa situasi, pemberitahuan penarikan akan tiba.

Di sisi pengirim: Jika Anda memilih opsi yang sesuai, Outlook akan memberi tahu Anda bahwa pesan Anda telah berhasil ditarik kembali:

Di sisi penerima Jika " Secara otomatis memproses permintaan rapat dan tanggapan terhadap permintaan rapat dan jajak pendapat " dicentang di bawah opsi Berkas > Opsi > Surat > Pelacakan , penghapusan atau penggantian pesan asli akan luput dari perhatian, selain dari beberapa pemberitahuan email di baki sistem.

Jika opsi di atas tidak dipilih, penerima akan diberitahu bahwa pengirim ingin menarik kembali pesan tersebut. Jika Anda beruntung dan penerima membuka notifikasi penarikan kembali sebelum pesan asli, maka pesan asli akan secara otomatis terhapus atau digantikan dengan pesan baru. Jika tidak, pesan asli akan tetap berada di folder Inbox.

Kegagalan penarikan kembali

Terlepas dari alasan-alasan yang menyebabkan penarikan kembali gagal, hasilnya adalah sebagai berikut.

Di sisi pengirim: Jika Anda memilih " Beritahu saya jika penarikan berhasil atau gagal untuk setiap penerima ", Anda akan diberitahu tentang kegagalan tersebut:

Di sisi penerima Dalam beberapa situasi, mereka mungkin mendapatkan pesan penarikan kembali, tetapi email asli akan tetap utuh.

Cara memulihkan email yang ditarik kembali oleh pengirim

Anda melihat notifikasi email baru di baki sistem tetapi tidak melihat email itu di Kotak Masuk Anda? Kemungkinan besar pengirimnya telah menariknya kembali. Namun, karena pesan itu tersimpan di kotak surat Anda untuk sementara waktu, pesan itu meninggalkan jejak, dan dimungkinkan untuk memulihkannya. Berikut caranya:

1. Pada Map tab, di tab Bersihkan kelompok, klik tombol Memulihkan Item yang Terhapus tombol.

   Di Outlook 2016, Outlook 2019, dan Office 365, Anda juga bisa membuka Item yang Dihapus folder dan klik tombol Memulihkan item yang baru saja dihapus dari folder ini tautan di bagian atas.

   

2. Dalam kotak dialog yang muncul, cari pesan "Recall" (lihat tangkapan layar di bawah), dan Anda akan melihat pesan asli di atasnya.
3. Pilih pesan asli, pilih tombol Kembalikan Item yang Dipilih opsi, dan klik OK .

   

Pesan yang dipilih akan dikembalikan ke salah satu dari Item yang Dihapus atau folder Kotak Masuk Karena Outlook memerlukan waktu untuk sinkronisasi, mungkin diperlukan beberapa menit agar pesan yang dipulihkan muncul.

Catatan. Hanya pesan yang berada dalam Periode Retensi yang ditetapkan untuk kotak surat Anda yang dapat dipulihkan. Panjang periode tergantung pada pengaturan Exchange atau Office 365 Anda, defaultnya adalah 14 hari.

Bagaimana saya tahu jika pesan yang ditarik kembali berhasil?

Jika Anda ingin diberitahu tentang hasilnya, lakukan penarikan seperti biasa dan pastikan Beritahu saya jika penarikan berhasil atau gagal untuk setiap penerima dicentang (biasanya, opsi ini dipilih secara default):

Outlook akan mengirimkan pemberitahuan kepada Anda segera setelah pesan penarikan diproses oleh penerima:

Ikon pelacakan juga akan ditambahkan ke pesan asli Anda. Buka pesan yang Anda coba tarik kembali dari ikon Item yang dikirim folder, klik tombol Pelacakan tombol pada Pesan dan Outlook akan menampilkan detailnya:

Catatan:

1. Kadang-kadang pesan konfirmasi mungkin tiba dengan penundaan karena penerima tidak masuk ke Outlook saat penarikan dikirim.
2. Kadang-kadang, pesan sukses mungkin menyesatkan Misalnya, ketika penerima membuka pesan Anda dan kemudian menandainya sebagai "belum dibaca." Dalam kasus ini, penarikan kembali masih bisa dilaporkan berhasil meskipun pesan asli sebenarnya sudah dibaca.

Apa artinya apabila Anda mendapatkan pesan penarikan kembali?

Ketika Anda mendapatkan notifikasi penarikan kembali seperti yang ditunjukkan di bawah ini, itu berarti bahwa pengirim tidak ingin Anda membaca pesan asli mereka dan telah mencoba untuk mengambilnya dari Kotak Masuk Anda.

Paling sering, pesan penarikan kembali diterima dalam salah satu situasi berikut ini:

• Penerima menggunakan Outlook versi desktop yang tidak ada di Exchange Server. Dalam hal itu, penerima hanya menerima catatan bahwa upaya penarikan telah dilakukan. Pesan asli tidak akan dihapus dari kotak masuk mereka dalam hal apa pun.
• Penerima berada pada Exchange Server yang sama dengan pengirim, tetapi " Secara otomatis memproses permintaan rapat dan tanggapan terhadap permintaan rapat dan jajak pendapat " tidak dipilih di Outlook mereka ( Berkas > Opsi > Surat > Pelacakan) Dalam hal ini, pesan asli akan secara otomatis terhapus jika penerima membuka pesan penarikan kembali sementara pesan asli masih belum dibaca.

Batalkan Kirim di Gmail

Batalkan Kirim sekarang menjadi fitur default Gmail. Setelah mengirim pesan, fitur Batalkan akan muncul secara otomatis di sudut kiri bawah layar Anda, dan Anda memiliki waktu sekitar 30 detik untuk membuat keputusan sebelum opsi tersebut menghilang:

Tidak seperti fitur penarikan Outlook, opsi Undo Gmail tidak membongkar email dari kotak surat penerima. Apa yang sebenarnya dilakukan adalah menunda pengiriman email seperti yang dilakukan oleh aturan penundaan pengiriman Outlook. Jika Anda tidak menggunakan Undo dalam waktu 30 detik, pesan akan dikirim secara permanen ke penerima.

Alternatif untuk mengingat pesan

Karena ada terlalu banyak faktor yang memengaruhi keberhasilan penarikan pesan, salah satu solusi berikut ini mungkin berguna.

Menunda pengiriman email

Jika Anda sering mengirim informasi penting, kegagalan penarikan kembali bisa menjadi kesalahan yang mahal. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda dapat memaksa Outlook untuk menyimpan email Anda di Outbox untuk interval waktu tertentu sebelum mengirim. Ini akan memberi Anda waktu untuk mengambil pesan yang tidak pantas dari folder Outbox Anda dan memperbaiki kesalahan. Dua opsi tersedia untuk Anda:

• Konfigurasikan aturan Outlook yang menyiapkan interval antara waktu Kirim Dengan cara ini, Anda dapat menunda semua pesan keluar atau hanya pesan yang memenuhi kondisi tertentu, misalnya dikirim dari akun tertentu.
• Pengiriman depay dari email tertentu yang sedang Anda buat.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Cara menunda pengiriman email di Outlook.

Kirim permintaan maaf

Mengirimkan catatan permintaan maaf singkat bisa menjadi solusi paling sederhana jika pesan yang Anda kirimkan secara keliru tidak mengandung informasi sensitif dan tidak terlalu keji. Cukup minta maaf dan berhenti mengkhawatirkannya. Salah itu manusiawi :)

Itulah cara Anda mengingat kembali email yang dikirim di Outlook. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!