Handledningen ger detaljerad vägledning om hur du hämtar e-post i Outlook efter att den har skickats, förklarar de viktigaste faktorerna för att lyckas med återkallandet och beskriver ett par alternativ.

Ett hastigt klick på musen kan hända den bästa av oss. Skicka knappen är tryckt, ditt e-postmeddelande är på väg till mottagaren, och du skrockar vid tanken på vad det kan kosta dig. Innan du börjar väga konsekvenserna och skriva ett ursäktsmeddelande, varför inte försöka återskapa det felaktiga meddelandet? Lyckligtvis ger många e-postklienter möjlighet att ångra e-postmeddelanden efter att de har skickats. Även om denna teknik har ett antal krav och begränsningar, är denger dig en bra chans att i tid rätta till ditt misstag och rädda ditt ansikte.

Vad innebär det att återkalla ett e-postmeddelande?

Om du av misstag har skickat ett ofullständigt meddelande, glömt att bifoga en fil eller skickat ett e-postmeddelande till fel person kan du försöka hämta meddelandet från mottagarens inkorg innan de läser det. I Microsoft Outlook kallas den här funktionen för Återkallande av e-post och det kan göras på två olika sätt:

• Ta bort meddelandet från mottagarens inkorg.
• Ersätt det ursprungliga meddelandet med ett nytt.

När ett meddelande har återkallats med framgång ser mottagarna det inte längre i sin inkorg.

Möjligheten att hämta e-post är endast tillgänglig för Microsoft Exchange-konton och Office 365-användare. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 och Outlook 2019 stöds.

Vissa andra e-postklienter har också en liknande funktion, även om den kallas annorlunda. Gmail har till exempel funktionen Ångra sändning Till skillnad från Microsoft Outlook återkallar Google Gmail inte ett meddelande, utan fördröjer sändningen av det inom en mycket kort tidsperiod. Mer information finns i Ångra sändningen av e-postmeddelanden i Gmail.

Hur man återkallar ett meddelande i Outlook

Så här gör du för att återkalla ett meddelande som skickats av misstag:

1. Gå till Skickade objekt mapp.
2. Dubbelklicka på det meddelande du vill återkalla för att öppna det i ett separat fönster. Alternativet Återkalla är inte tillgängligt för ett meddelande som visas i Läsfönstret.
3. På den Meddelande på fliken Flytta grupp, klicka på Åtgärder > Minns detta meddelande .

   

4. I Minns detta meddelande dialogrutan, välj ett av nedanstående alternativ och klicka på OK :
   • Radera olästa kopior av detta meddelande - Detta tar bort meddelandet från mottagarens inkorg.
   • Ta bort olästa kopior och ersätt med ett nytt meddelande. - Detta ersätter det ursprungliga meddelandet med ett nytt.

   

   Tips: För att få ett meddelande om resultatet, se till att Berätta för mig om återkallandet lyckas eller misslyckas för varje mottagare. är markerad.

5. Om du har valt att ersätta meddelandet öppnas automatiskt en kopia av ditt ursprungliga meddelande i ett separat fönster. Ändra meddelandet som du vill och klicka på Skicka .

   Tips och anteckningar:

   • Om den Återkalla inte är tillgängligt för dig, är det troligt att du inte har något Exchange-konto eller att funktionen är inaktiverad av din Exchange-administratör. Se Återkallningskrav och begränsningar.
   • Om det ursprungliga meddelandet skickas till flera mottagare Det finns inget sätt att hämta ett skickat e-postmeddelande för utvalda personer.
   • Eftersom endast en oläst meddelande kan återkallas, utför ovanstående steg så snabbt som möjligt efter att e-postmeddelandet har skickats.

Krav och begränsningar för återkallande av Outlook

Återkallelseprocessen är ganska enkel och okomplicerad, men det finns några villkor som måste uppfyllas för att funktionen ska fungera:

1. Du och din mottagare bör ha en Office 365 eller . Microsoft Utbyte konto.
2. Återkallningsfunktionen fungerar endast för Windows klienter och är inte tillgänglig i Outlook för Mac och Outlook på webben.
3. Ett meddelande som skyddas av Skydd av information i Azure inte kan hämtas.
4. Det ursprungliga meddelandet ska finnas i mottagarens Inbox och oläst Ett e-postmeddelande som öppnas av mottagaren eller behandlas av en regel, ett skräppostfilter eller en tilläggsmodul kan inte dras tillbaka.

Om dessa fyra krav är uppfyllda finns det en god chans att ett pinsamt e-postmeddelande inte kommer att läsas. I avsnittet om boet hittar du mer information om de viktigaste orsakerna till att en återkallelse misslyckas.

Varför fungerar inte Outlook recall?

En lyckad start av återkallelseprocessen betyder inte att den alltid kommer att slutföras som planerat. Det finns många faktorer som kan försvåra eller till och med upphäva den.

1. Office 365 eller Microsoft Exchange bör användas.

Som redan nämnts stöds återkallningsfunktionen endast för Outlook 365- och Microsoft Exchange-e-postkonton. Men detta faktum i sig garanterar inte att ett e-postmeddelande kommer att återkallas. Följande villkor är avgörande för att återkallningen ska lyckas:

• Avsändaren och mottagaren ska finnas på samma Outlook Exchange Server. Om mottagaren använder ett POP3-, IMAP- eller Outlook.com-konto eller befinner sig på en annan Exchange Server, även inom samma organisation, kommer återkallandet att misslyckas.
• Mottagaren måste ha en aktiv Outlook Exchange-anslutning. Om mottagaren arbetar offline i Cached Exchange-läget fungerar inte återkallandet.
• Det ursprungliga e-postmeddelandet måste skickas från en "primär" Exchange-postlåda, inte från en delegerad eller delad postlåda.

2. Fungerar endast för Windows och e-postklienten Outlook.

Funktionen Återkalla är utformad för att fungera endast i Windows-operativsystemet och endast för Outlook-klienten. Om du försöker hämta ett e-postmeddelande som skickats till någon i ett annat e-postsystem, t.ex. Gmail eller Thunderbird, kommer det inte att fungera. En återkallelse kommer inte heller att fungera för den webbaserade versionen av Outlook och Outlook för Mac.

3. Fungerar inte för mobilappar

Återkallelser stöds inte för e-postmeddelanden som läses på mobila enheter med en e-postklient som Gmail eller Apple Mail. Och även om mottagaren använder inställningar för Exchange ActiveSync (EAS) för Outlook på en smartphone eller surfplatta kan en återkallelse misslyckas på grund av olika kompatibilitetsproblem.

4. E-postmeddelandet måste finnas i mottagarens inkorg.

För att ett meddelande ska kunna hämtas måste det finnas kvar i mottagarens inkorgsmapp. Om det flyttades till en annan mapp manuellt eller omdirigerades av en Outlook-regel, ett sorteringsfilter, VBA-kod eller ett tillägg, kommer återkallandet att misslyckas.

5. E-postmeddelandet måste vara oläst.

En återkallelse fungerar endast för olästa meddelanden. Om mottagaren redan har öppnat e-postmeddelandet raderas det inte automatiskt från inkorgen. Istället kan mottagaren få ett meddelande om att du har begärt att återkalla det ursprungliga meddelandet.

6. Kan misslyckas för offentliga och delade mappar

Offentliga mappar gör det komplicerat eftersom flera personer kan komma åt inkorgen. Om någon person öppnar e-postmeddelandet misslyckas återkallandet och det ursprungliga meddelandet finns kvar i inkorgen eftersom det nu är "läst".

Vad händer när du återkallar ett e-postmeddelande i Outlook?

Om en återkallelse lyckas eller misslyckas bestäms av en rad olika faktorer. Resultaten av framgång och misslyckande kan också skilja sig åt beroende på Outlook-inställningar.

Framgång för återkallande

Under perfekta omständigheter kommer mottagaren aldrig att få veta att meddelandet har mottagits och därefter raderats eller ersatts. I vissa situationer kommer ett återkallningsmeddelande att komma.

På avsändarsidan: Om du har valt motsvarande alternativ meddelar Outlook dig att meddelandet har återkallats:

På mottagarsidan : Om " Behandla automatiskt mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar och omröstningar. "är markerat under Fil > Alternativ > E-post > Spårning av Om det ursprungliga meddelandet raderas eller ersätts med ett annat skulle det gå obemärkt förbi, bortsett från ett par e-postmeddelanden i systemfältet.

Om ovanstående alternativ inte är valt kommer mottagaren att informeras om att avsändaren vill återkalla meddelandet. Om du har tur och mottagaren öppnar återkallningsmeddelandet före det ursprungliga meddelandet, raderas det senare automatiskt eller ersätts med det nya meddelandet. I annat fall kommer det ursprungliga meddelandet att ligga kvar i mappen Inbox.

Återkallelse misslyckas

Oavsett vilka orsaker som ligger till grund för att en återkallelse misslyckades kommer resultaten att vara följande.

På avsändarsidan: Om du har valt " Berätta för mig om återkallandet lyckas eller misslyckas för varje mottagare. Om du väljer alternativet "Får du ett meddelande om felet:

På mottagarsidan : För det mesta märker inte mottagaren att avsändaren försökte hämta meddelandet. I vissa situationer kan mottagaren få ett återkallningsmeddelande, men det ursprungliga meddelandet förblir intakt.

Hur du återställer ett e-postmeddelande som avsändaren har återkallat

Har du sett ett meddelande om nytt e-postmeddelande i systemfältet, men ser det inte i din inkorg? Chansen är stor att avsändaren har återkallat det. Men eftersom meddelandet lagrades i din brevlåda ett tag lämnade det ett spår och det är möjligt att återskapa det:

1. På den Mapp på fliken Rensa upp grupp, klickar du på Återskapa raderade objekt knapp.

   I Outlook 2016, Outlook 2019 och Office 365 kan du också gå till Borttagna objekt och klickar på Återskapa objekt som nyligen tagits bort från den här mappen länken högst upp.

   

2. I dialogrutan som visas söker du efter ett "Recall"-meddelande (se skärmbilden nedan), och du kommer att se det ursprungliga meddelandet ovanför det.
3. Välj det ursprungliga meddelandet, välj den Återställa valda objekt och klicka på OK .

   

Det valda meddelandet kommer att återställas till antingen Borttagna objekt eller i mappen Inbox Eftersom Outlook behöver en viss tid för synkronisering kan det ta några minuter innan det återställda meddelandet visas.

Observera: Endast meddelanden som befinner sig inom den lagringsperiod som har ställts in för din brevlåda kan återställas. Periodens längd beror på dina Exchange- eller Office 365-inställningar, standardvärdet är 14 dagar.

Hur vet jag om ett återkallat meddelande har lyckats?

Om du vill bli informerad om resultatet, gör ett återkallande som vanligt och se till att Berätta för mig om återkallandet lyckas eller misslyckas för varje mottagare. är markerad (vanligtvis är det här alternativet markerat som standard):

Outlook skickar ett meddelande till dig så snart meddelandet om återkallelse behandlas av mottagaren:

En spårningsikon kommer också att läggas till i ditt ursprungliga meddelande. Öppna meddelandet som du försökte återkalla från Skickade objekt mappen, klicka på Spårning av på knappen på Meddelande och Outlook kommer att visa dig detaljerna:

Anteckningar:

1. Ibland kan det komma ett bekräftelsemeddelande med en fördröjning eftersom mottagaren inte var inloggad i Outlook när återkallelsen skickades.
2. Ibland kan ett meddelande om framgång vara vilseledande Om mottagaren till exempel öppnar ditt meddelande och sedan markerar det som "oläst" kan återkallelsen ändå rapporteras som lyckad trots att det ursprungliga meddelandet faktiskt lästes.

Vad betyder det när du får ett meddelande om återkallelse?

När du får ett återkallningsmeddelande som visas nedan betyder det att avsändaren inte vill att du ska läsa det ursprungliga meddelandet och har försökt att hämta det från din inkorg.

Ett återkallningsmeddelande tas oftast emot i någon av följande situationer:

• Mottagaren använder en skrivbordsversion av Outlook som inte finns på Exchange Server. I så fall får mottagaren bara en notis om att ett återkallningsförsök har gjorts. Det ursprungliga meddelandet raderas inte från inkorgen i vilket fall som helst.
• Mottagaren finns på samma Exchange Server som avsändaren, men " Behandla automatiskt mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar och omröstningar. "inte har valts i deras Outlook ( Fil > Alternativ > E-post > Spårning) I det här fallet raderas det ursprungliga meddelandet automatiskt om mottagaren öppnar det återkallade meddelandet medan det ursprungliga meddelandet fortfarande är oläst.

Ångra sändning i Gmail

Ångra sändning är nu en standardfunktion i Gmail. När du har skickat ett meddelande visas Ångra visas automatiskt i det nedre vänstra hörnet av skärmen och du har cirka 30 sekunder på dig att fatta ditt beslut innan alternativet försvinner:

Till skillnad från Outlooks återkallningsfunktion, så gör Gmails Ångra alternativet inte att ett e-postmeddelande tas bort från mottagarens brevlåda. Vad det faktiskt gör är att det fördröjer sändningen av e-postmeddelandet på samma sätt som Outlooks regel för uppskjuten leverans gör. Om du inte använder Ångra inom 30 sekunder, kommer meddelandet att skickas permanent till mottagaren.

Alternativ till att återkalla ett meddelande

Eftersom det finns för många faktorer som påverkar hur väl ett meddelande kan återkallas kan en av följande lösningar vara till nytta.

Fördröjning av sändning av e-post

Om du ofta skickar viktig information kan ett återkallningsfel bli ett dyrt misstag. För att förhindra detta kan du tvinga Outlook att behålla dina e-postmeddelanden i Utkorgen under ett visst tidsintervall innan de skickas. Detta ger dig tid att hämta ett olämpligt meddelande från mappen Utkorgen och rätta till ett misstag. Du har två alternativ:

• Konfigurera en Outlook-regel som anger ett intervall mellan den tidpunkt då Skicka På detta sätt kan du fördröja alla utgående meddelanden eller bara de som uppfyller vissa villkor, t.ex. om de skickas från ett visst konto.
• Fördröj leverans av ett specifikt e-postmeddelande som du skriver.

För mer information, se Hur man fördröjer e-postsändning i Outlook.

Skicka en ursäkt

Att skicka en snabb ursäkt kan vara den enklaste lösningen om meddelandet du har skickat av misstag inte innehåller känslig information och inte är alltför avskyvärt. Be om ursäkt och sluta oroa dig för det. Att fela är mänskligt :)

Det är så du återkallar skickade e-postmeddelanden i Outlook. Jag tackar dig för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!